Cara Membuat Perjalanan Email Penatalayanan Nirlaba yang Kuat yang Menarik Perhatian

Mari kita selesaikan ini—tidak ada satu pun rencana pengelolaan yang akan berlaku untuk semua organisasi nirlaba. Namun, tujuan saya adalah untuk mengangkat pertimbangan yang mungkin tidak perlu Anda pikirkan ketika bekerja di sektor publik atau swasta, di luar sektor ketiga.

Tapi tunggu dulu, apa itu perjalanan penatalayanan?

Di dunia nonprofit, perjalanan penatalayanan adalah rangkaian komunikasi yang Anda kirim ke pendukung untuk memelihara hubungan melalui media cetak, email, SMS, dan saluran lainnya. Atau apa yang biasanya kita sebut perjalanan pengasuhan.

Oke, jadi siapa pendukung ini?

Pendukung adalah siapa saja yang memberikan dukungan kepada organisasi nirlaba dengan cara apa pun, mulai dari donor hingga mitra perusahaan, dan bahkan duta selebritas. Anda mungkin langsung memperhatikan dalam kalimat itu bahwa ini dapat mencakup sekelompok besar orang.

Ini bisa menjadi perbedaan terbesar antara perjalanan penatalayanan nirlaba dan perjalanan pengasuhan umum dari sektor swasta. Jika bisnis e-niaga hanya dapat berurusan dengan pelanggan, kemungkinannya adalah bahwa perjalanan penatagunaan nirlaba perlu dikelola:

• Relawan yang sedang mempersiapkan acara besar untuk mengumpulkan sumbangan dari masyarakat
• Penggalang dana yang berlatih maraton untuk mengumpulkan uang sebanyak mungkin
• Pendukung yang mungkin perlu lebih banyak berinvestasi dalam tujuan sebelum mereka menyumbang
• Mitra perusahaan yang membutuhkan informasi dan paket media untuk meningkatkan kesadaran secara internal dan eksternal

Ini hanya mencakup beberapa perjalanan penatalayanan audiens yang perlu dipenuhi.

Dengan semua itu, artikel ini secara khusus akan fokus pada praktik terbaik untuk membuat perjalanan pengelolaan email .

6 langkah untuk memulai

Jika dilakukan dengan benar, pemasaran email sangat efektif dengan laba atas investasi (ROI) 36:1 menurut laporan State of Email Litmus. Ada banyak cara organisasi nirlaba dapat meningkatkan proses email mereka. Salah satu diantara mereka? Menggunakan kekuatan email otomatis dengan perjalanan pelayanan Anda. Berikut cara memulai.

1. Memiliki tujuan yang jelas

Perjalanan penatalayanan yang baik harus didorong oleh tujuan, jadi pertanyaan yang paling penting untuk ditanyakan adalah, “Apa tujuan dari perjalanan ini?”

Apakah untuk membina pendukung potensial menjadi donor tetap? Apakah mendukung penggalangan dana untuk mengumpulkan uang sebanyak mungkin untuk acara mereka? Apakah untuk bergabung dengan sukarelawan pertama kali?

Apa pun hasil akhir yang Anda cari dalam perjalanan penatalayanan Anda, itu harus selaras dengan tujuan tunggal yang jelas.

Jaga agar tim Anda tetap pada jalurnya Brief email memastikan tujuan email, pesan, audiens, dan waktu jelas—dari awal hingga eksekusi. Cegah email Anda tersesat dalam terjemahan, dan tetap di jalur dengan tujuan dan strategi awal Anda. Dapatkan template singkat email gratis Anda →

2. Pastikan data pihak pertama bersih

Secara alami, data yang Anda miliki harus sebersih mungkin. Ini berperan untuk memastikan Anda dapat membuat perjalanan penatagunaan yang relevan untuk pendukung Anda.

Selalu mulai dengan dasar-dasar: nama depan dan alamat email . Anda kemudian dapat meminta informasi lebih lanjut sepanjang perjalanan mereka dengan profil progresif.

Tergantung pada perjalanan penatalayanan, Anda mungkin sudah memiliki lebih banyak informasi. Misalnya, untuk sukarelawan, Anda mungkin sudah mengetahui:

• Sejarah relawan masa lalu
• Area pilihan untuk menjadi sukarelawan
• Informasi lain yang relevan dengan hubungan mereka dengan badan amal Anda

Anda harus berhati-hati untuk hanya menggunakan data yang paling penting yang akan memberikan pengalaman pengguna terbaik bagi pelanggan.

Dengan mengingat hal ini, penyedia layanan email (ESP) Anda harus memiliki koneksi yang kuat ke alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda. Dengan cara ini, email otomatis Anda akan selalu memiliki informasi terbaru tentang pendukung Anda—terutama jika menyangkut persetujuan mereka.

Anda juga harus dengan cermat menjunjung tinggi standar kebijakan Anda terkait data Anda sesuai dengan undang-undang perlindungan data setempat.

3. Segmentasikan pendukung Anda

Bergantung pada organisasi nirlaba Anda, Anda mungkin memiliki banyak jenis pendukung yang dapat mencakup donor, penggalangan dana, dan mitra perusahaan. Karena kebutuhan masing-masing audiens ini sangat bervariasi, mereka harus memiliki perjalanan penatalayanan yang terpisah. Namun, ini bisa menjadi rumit dengan sangat cepat, terutama jika pendukungnya bisa lebih dari satu jenis penonton.

Oleh karena itu, pastikan untuk memiliki dokumentasi mendetail tentang kampanye apa yang sedang ditayangkan dan kepada audiens mana yang mereka tuju. Memvisualisasikan perjalanan ini dengan bantuan perangkat lunak adalah cara yang bagus untuk memahami dengan lebih baik bagaimana perjalanan ini dapat saling bersilangan, sehingga Anda dapat merencanakan jalur yang lebih baik.

4. Bedakan antara pemasaran transaksional dan pemasaran langsung

Sangat penting untuk membedakan antara pesan transaksional dan pemasaran untuk tujuan persetujuan email, data, dan privasi. Di bawah Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) Uni Eropa dan Inggris, pemasaran langsung mencakup “materi apa pun yang mempromosikan maksud dan tujuan organisasi.” Ini penting untuk CAN-SPAM di Amerika Serikat dan CASL di Kanada juga.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, ini dapat meluas ke cukup banyak konten yang termasuk dalam pemasaran email. Pikirkan hal ini saat merencanakan perjalanan email Anda, dan pastikan ada penanda dalam data Anda yang menyatakan apakah seseorang telah memilih untuk mendengar tentang pesan pemasaran di bagian atas sehingga Anda dapat membuat pengecualian yang benar.

5. Mulailah dengan perjalanan yang tidak bisa dinegosiasikan

Sekarang setelah Anda memiliki fondasi Anda, perjalanan pertama untuk memulai seharusnya adalah Selamat Datang dan Terima Kasih . Ini adalah kesopanan umum untuk melakukan ini dalam kehidupan kita sehari-hari, dan itu sangat penting dalam konteks memelihara hubungan melalui perjalanan pengelolaan email.

Selamat datang

Email selamat datang harus datang segera setelah pelanggan mendaftar untuk menerima email atau telah terdaftar dalam program otomatis.

Buat kesan pertama yang bagus Periksa dengan cepat bagaimana email Anda muncul dan berfungsi di 100+ klien email populer di seluruh dunia untuk memastikan email Anda terlihat bagus di setiap kotak masuk. Pelajari caranya →

Konten harus mengatur nada. Harus ada uraian singkat tentang misi lembaga nonprofit dan pengingat untuk apa pelanggan mendaftar. Ada baiknya juga untuk mengelola ekspektasi tentang email apa yang diharapkan akan diterima oleh pelanggan di masa mendatang.

Contoh dari Help for Heroes ini dibuat untuk menyambut pendukung baru ke toko amal.

Tidak hanya memiliki salinan ramah untuk mengatur nada, itu juga mencakup tautan praktis ke berbagai area situs dan memperkuat branding amal.

Terima kasih

Setelah seorang pendukung berubah atau mengambil tindakan tertentu, penting untuk berterima kasih kepada mereka. Pastikan untuk menyertakan kata-kata yang juga mengingatkan mereka tentang siapa yang telah mereka bantu. Jika Anda pernah bekerja di e-niaga, ini adalah bagian dari siklus hidup yang akan Anda kenali sebagai pasca-pembelian.

Anda juga dapat menyertakan gambar yang dapat dibagikan di media sosial sehingga pendukung dapat membagikan pencapaian mereka! Bagaimanapun, pelanggan setia dapat menjadi pendukung terbaik untuk merek Anda, jadi masuk akal untuk memberi mereka alat untuk melakukannya.

Contoh dari Palang Merah Amerika ini menyoroti berapa banyak total yang disumbangkan dari para pendukung secara keseluruhan selama kampanye Giving Tuesday mereka.

Perhatikan bahwa pesan seperti "Terima kasih kepada pendukung seperti Anda" dan menyapa pembaca dengan kata-kata "Kemurahan hati dan kasih sayang Anda membuat semua perbedaan" menambahkan sentuhan yang lebih intim dan pribadi pada salinan.

6. Tambahkan pos pemeriksaan siklus hidup lainnya

Setelah Anda memahami hal di atas, saatnya menambahkan pos pemeriksaan ekstra dalam perjalanan penatalayanan untuk memberikan pengalaman yang mulus dan relevan bagi para pendukung.

Pengingat

Jika perjalanan kepengurusan dimaksudkan untuk membina pendukung menuju acara tertentu, itu akan menambah nilai untuk memiliki pengingat dengan waktu dan tanggal. Jika Anda memiliki informasi dasar tentang area atau negara bagian mana pendukung Anda berada, Anda dapat menyertakan panduan bermanfaat tentang cara menuju ke lokasi acara dan informasi kontak anggota staf yang siap membantu.

Contoh dari Lung Cancer Research Foundation ini memiliki semua informasi penting yang mengingatkan para pendukung kapan dan di mana mereka dapat mengambil bagian dalam acara mereka. Selain itu, mereka telah menyertakan informasi tentang bagaimana orang dapat mengambil bagian jika mereka tidak dapat hadir pada hari itu, memastikan bahwa semua pendukung disertakan dalam acara khusus ini.

Bonus: Perhatikan tombol donasi di footer. Pastikan untuk menyertakan tombol donasi di header atau footer Anda untuk pengalaman tanpa gesekan!

Selamat

Untuk perjalanan pengelolaan penggalangan dana, merupakan ide bagus untuk memberi selamat kepada pendukung ketika mereka telah mencapai tonggak tertentu dan mendorong mereka untuk terus maju. Konten video bisa sangat kuat dan dapat mengatakan lebih dari sekadar salinan. Teknik video palsu ini adalah cara yang bagus untuk memamerkan video Anda di email.

Nirlaba New York mengirim email dengan baris subjek, "Kami hampir setengah jalan!" untuk berbagi kemajuan yang mereka buat menuju tujuan mereka dan memotivasi para pendukung untuk melanjutkan donasi.

Mereka bahkan menjelaskan bagaimana donasi akan digunakan sebagai cara untuk menghubungkan audiens mereka dengan komunitas yang lebih luas yang mereka dukung.

Survei

Setelah jangka waktu tertentu setelah acara, atau mungkin secara berkala, Anda dapat menyertakan survei singkat yang dapat diisi oleh pendukung. Anda dapat menganonimkan hasil dan memberi tahu pendukung, sehingga mereka dapat merasa percaya diri untuk memberikan pendapat jujur ​​mereka, dan Anda akan memiliki data yang lebih baik untuk lebih meningkatkan produk dan layanan amal Anda. Selain itu, pastikan untuk menyatakan berapa lama survei akan berlangsung.

Women of Email melakukan pekerjaan yang luar biasa dalam hal ini dan membuatnya tetap singkat dan manis:

Kiat untuk mengoptimalkan perjalanan Anda

Berikut adalah beberapa tip bermanfaat untuk dipertimbangkan saat Anda menjalani perjalanan penatalayanan Anda.

Pertimbangkan alur kerja yang lebih pendek vs. perjalanan yang lebih panjang

Bergantung pada ESP Anda, dimungkinkan untuk membuat perjalanan penatalayanan yang mencakup beberapa audiens. Namun, yang terbaik adalah tetap membuat satu perjalanan untuk setiap audiens karena beberapa alasan:

Lebih mudah untuk dimodifikasi

Ini praktik terbaik untuk menjeda otomatisasi pemasaran apa pun jika Anda perlu membuat perubahan pada alur kerja. Dengan perjalanan penatalayanan yang panjang dan rumit, kemungkinan besar Anda akan memengaruhi segmen orang yang lebih besar. Dengan memilih perjalanan tunggal dan terfokus, Anda juga hanya akan memengaruhi kantong orang yang lebih kecil dalam satu waktu.

Lebih mudah untuk dicabut

Jika ada yang salah dalam perjalanan, akan lebih mudah untuk bekerja mundur dalam alur kerja yang lebih pendek untuk memecahkan masalah. Dan semakin mudah melakukannya, semakin cepat Anda dapat memperbaiki masalah dan memulai perjalanan lagi.

Peluang pengujian yang lebih baik

Jika perjalanan penatagunaan Anda diarahkan pada satu tujuan, Anda akan berada di posisi yang lebih baik untuk melakukan pengujian A/B email yang berkualitas dan lebih terfokus. Lebih sedikit variabel berarti hasil yang lebih andal, dan itu bagus untuk meningkatkan perjalanan email Anda.

Jangan atur dan lupakan

“Atur dan lupakan” seharusnya tidak terjadi pada email otomatis. Ini bahkan lebih penting ketika menampilkan penerima manfaat atau pendukung dalam konten. Jika mereka membatalkan izin untuk ditampilkan dalam pemasaran, sangat penting untuk melacak email mana yang akan segera diubah dan memiliki beberapa konten cadangan.

Pendukung Anda layak mendapatkan pengalaman pelanggan terbaik

Tidak ada dua perjalanan pelayanan yang sama, tetapi dengan pertimbangan di atas, Anda akan dapat merencanakan perjalanan yang tidak hanya akan memenuhi tujuan lembaga nonprofit Anda, tetapi juga memberikan pengalaman pelanggan terbaik kepada pendukung Anda. Pendukung yang bahagia adalah pendukung yang membantu, dan itulah emas di dunia nirlaba.

Buat email sesuai merek dan bebas kesalahan dengan Litmus Pastikan email nonprofit Anda sempurna dan menonjol dengan cara terbaik. Buat email dengan cepat dan uji QA dengan Litmus. Mulai uji coba gratis Anda →

Najmah Salam adalah geek email yang mengaku dirinya telah bekerja di berbagai industri termasuk e-commerce, perjalanan, nirlaba, dan SaaS. Dia juga mendesain email swag di waktu luangnya, memainkan ukulele, dan menyukai game RPG. Saat ini dia adalah Manajer Pemasaran Email di Filtered.