Cara Membuat Platform Kolaborasi Seperti Microsoft Teams

Perangkat lunak berkualitas lebih penting untuk pekerjaan sekarang daripada sebelumnya. Di sini, kita akan berbicara tentang cara membuat platform kolaborasi, biaya pembuatan perangkat lunak semacam ini, dan bagaimana Anda dapat mendekati prosesnya.

Bagaimana alat kolaborasi untuk bisnis berbeda dari platform komunikasi?

Pekerjaan jarak jauh telah meningkat popularitasnya selama bertahun-tahun, tetapi 2020 telah memberi kita semua tendangan ke belakang begitu keras sehingga kita akan mengalami whiplash selama bertahun-tahun. Permintaan untuk semua jenis perangkat lunak untuk mengelola tim jarak jauh telah meningkat dalam beberapa bulan terakhir lebih banyak daripada sepanjang tahun 2019. Server berada di bawah begitu banyak beban sehingga mereka mulai gagal.

Sejujurnya, kami membutuhkan lebih banyak perangkat lunak komunikasi perusahaan untuk saat-saat seperti ini dan seterusnya.

Perangkat lunak komunikasi perusahaan adalah nama kolektif untuk berbagai alat termasuk alat kolaborasi.

Platform komunikasi seperti Facebook Workplace pada dasarnya adalah jejaring sosial. Mereka mendukung banyak aspek komunikasi yang berhubungan dengan pekerjaan. Ini berarti komunikasi tentang kegiatan ekstrakurikuler juga — berbagi minat, mengatur kumpul-kumpul setelah bekerja, dan banyak lagi. Pada akhirnya, Facebook Workplace dan platform serupa hadir untuk menyatukan tenaga kerja perusahaan dengan mendekatkan orang satu sama lain dan dengan perusahaan.

Microsoft Teams, Trello, dan Slack , di sisi lain, adalah alat kolaborasi tim. Mereka kurang tentang semangat perusahaan dan lebih banyak tentang pekerjaan yang sebenarnya. Dan meskipun membantu karyawan membentuk ikatan sangatlah penting, beberapa perusahaan memilih untuk tidak melakukannya dengan perangkat lunak internal. Perusahaan-perusahaan ini memilih platform seperti MS Teams dan Slack.

Ingin tahu cara membuat platform kolaborasi seperti Microsoft Teams? Berikut panduan umum.

1. Mulailah dengan analisis bisnis

Sebelum Anda mulai mengembangkan perangkat lunak kolaborasi, Anda perlu melakukan penelitian dan menganalisis data . Keberhasilan produk Anda tergantung pada kualitas analisis Anda, itulah sebabnya jika Anda sendiri bukan seorang spesialis, masuk akal untuk menyewanya. Jika Anda berencana untuk mengalihdayakan pengembangan ke perusahaan pengembangan perangkat lunak, banyak perusahaan semacam itu memiliki manajer proyek dan analis yang dapat melakukan pekerjaan ini untuk Anda.

Analisis bisnis adalah topik yang luas dan merupakan proses yang membutuhkan waktu dan keterampilan profesional. Anda dapat mengumpulkan informasi yang Anda perlukan untuk membangun platform komunikasi dan kolaborasi yang sukses dalam template yang disebut Lean Canvas.

The Lean Canvas adalah kumpulan pertanyaan yang jawabannya akan membantu Anda membuat produk Anda sebaik mungkin — dan kemudian menjadi lebih baik:

• Apa masalah yang coba dipecahkan oleh produk Anda?
• Bagaimana produk Anda akan memecahkan masalah?
• Apa yang unik dari produk Anda?
• Siapa pesaing Anda?
• Apakah ada keuntungan yang dapat Anda gunakan yang tidak dapat digunakan oleh pesaing Anda?
• Untuk siapa Anda membangun produk Anda?
• Bagaimana Anda berencana untuk mengukur kinerja produk Anda?
• Bagaimana Anda bisa mempromosikan produk Anda?
• Bagaimana Anda berencana untuk mendapatkan pendapatan?

Biasanya, manajer proyek bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengatur semua ini dan beberapa informasi tambahan. Informasi ini akan memungkinkan Anda untuk membuat perkiraan kasar pertama Anda tentang waktu dan biaya untuk pengembangan. Perkiraan ini akan sangat perkiraan dan akan berubah setidaknya sekali — ketika Anda dan tim memutuskan fitur yang Anda butuhkan — tetapi mungkin lebih dari sekali, karena ide baru dapat muncul kapan saja, fitur datang dan pergi, dan teknologi baru sering diperkenalkan . Namun, ini adalah permulaan.

2. Tentukan alat kolaborasi online seperti apa yang ingin Anda buat

Bahkan di dalam pasar alat kolaborasi, ada berbagai jenis platform.

• Microsoft Teams adalah alat kolaborasi terbaru yang disertakan dalam Microsoft 365. Keuntungan terbesarnya adalah integrasi tanpa batas dengan semua alat Microsoft lainnya, termasuk Skype for Business.

• Slack adalah, pertama dan terutama, aplikasi messenger. Ini adalah alat yang hebat untuk kolaborasi tim karena memungkinkan Anda membuat saluran dan subsaluran, utas, dan draf, menyimpan file, dan dapat terhubung ke berbagai alat lain yang mungkin sudah Anda gunakan.

• Trello dan Asana adalah alat manajemen proyek di mana pemimpin tim dapat menambahkan tugas, menugaskannya ke anggota tim, dan memindahkannya di antara papan (misalnya To Do — In Progress — Completed). Platform ini tidak memiliki obrolan dalam aplikasi, tetapi pengguna dapat meninggalkan komentar pada tugas. Keduanya menawarkan integrasi dengan Slack untuk komunikasi.

Anda perlu mengetahui jenis perangkat lunak kolaborasi yang akan Anda buat sebelum memulai pengembangan, karena jenis yang berbeda akan memiliki fitur yang berbeda.

3. Buat konsep navigasi

Konsep navigasi adalah sketsa platform Anda yang dibuat oleh desainer UI/UX. Ini belum desain — tidak ada skema warna, ikon, atau font. Sketsa adalah seperangkat layar, selengkap mungkin, yang dibuat untuk membuat visualisasi platform. Tombol apa yang mengarah ke mana? Bagaimana elemen ditempatkan? Apa yang terjadi setelah apa? Bagaimana semuanya terhubung? Konsep navigasi membantu Anda dan tim memahami halaman yang sama dan melihat produk dengan cara yang sama.

4. Bangun prototipe

Sebelum Anda pergi dan membuang semua uang Anda ke dalam produk skala penuh, Anda perlu memvalidasi ide tersebut. Berbekal informasi yang telah Anda kumpulkan, Anda dapat menguji apakah ide itu sendiri layak dan apakah seseorang benar-benar membutuhkan produk Anda. Anda dapat memvalidasi ide melalui survei atau menggunakan prototipe fidelitas menengah .

Jenis prototipe ini memiliki visualisasi yang lebih khas daripada konsep navigasi dan dirancang untuk menunjukkan kepada kelompok pengguna pengujian Anda apa yang dapat dilakukan perangkat lunak dan bagaimana caranya. Anda dapat menggunakan data yang diperoleh dari umpan balik untuk melakukan penyesuaian pada produk.

Setelah Anda memvalidasi ide Anda, Anda dapat membuat strategi UX . Ini adalah tahap pra-pengembangan terakhir. Strategi UX mencakup antarmuka terperinci dan prototipe kesetiaan tinggi. Prototipe ini belum merupakan desain yang lengkap — sering kali berwarna hitam-putih dan memiliki font dan tombol yang digeneralisasi — tetapi mereka memberikan pemahaman menyeluruh tentang apa yang terletak di mana dan bagaimana semuanya terhubung.

5. Pilih model monetisasi

Jika Anda membuat klon Slack atau Trello untuk penggunaan internal Anda sendiri, Anda tidak perlu memonetisasinya. Namun, perusahaan jarang membangun perangkat lunak semacam ini hanya untuk diri mereka sendiri. Dugaan kami adalah jika Anda telah mencari cara membuat situs web atau aplikasi kolaborasi online, itu untuk menawarkannya sebagai layanan untuk bisnis lain.

Dalam hal aplikasi untuk bekerja, model monetisasi cukup standar. Menggunakan iklan sangat tidak disarankan, karena akan mengalihkan perhatian orang dari tugas mereka. Pembayaran satu kali dapat digunakan tetapi umumnya tidak disarankan. Opsi yang paling sering digunakan untuk mendapatkan ROI dari alat kolaborasi dan komunikasi adalah :

• Model berlangganan
• Model Freemium

Model berlangganan memerlukan pembayaran bulanan atau tahunan, biasanya dengan masa percobaan. Model freemium adalah ketika Anda menawarkan serangkaian fitur dasar gratis dan fitur tambahan dengan biaya. Biaya untuk aplikasi freemium bisa satu kali atau berbasis langganan.

6. Bangun MVP/MLP

Saat ini, pasar terlalu jenuh dengan hampir semua hal, termasuk alat kolaborasi untuk bisnis. Sangat penting untuk meluncurkan alat kolaborasi Anda sesegera mungkin untuk mulai mengumpulkan data tambahan dan menghasilkan pendapatan awal. Untuk itulah MVP, atau produk yang layak minimum . Ini adalah platform dengan fungsionalitas dasar yang diluncurkan antara halaman arahan dan produk lengkap.

Namun, ada alternatif — MLP, atau produk minimum yang disukai. Perbedaannya adalah bahwa MLP menempatkan fokus yang kuat pada desain antarmuka dan kegunaan, tidak hanya fungsionalitas. Dengan membuat produk Anda disukai, Anda membantunya menonjol dari persaingan.

7. Pantau metrik

Setelah meluncurkan MVP atau MLP, penting untuk memantau kinerjanya . Dengan terus memantau komentar dan metrik yang telah Anda putuskan selama analisis bisnis, Anda akan tahu apa yang baik tentang produk Anda dan apa yang perlu lebih banyak bekerja. Ini juga akan membantu Anda memprioritaskan fitur berikutnya untuk diluncurkan.

Pengembangan platform kolaborasi: fitur yang harus dimiliki

Tergantung pada jenis alat kolaborasi yang Anda buat, fiturnya akan berbeda. Kami akan mencoba membahas fitur terpenting di berbagai aplikasi untuk membuat gambar yang lebih lengkap.

Mengobrol

Aplikasi seperti Trello dan Asana tidak memiliki fitur ini, seperti yang telah kami sebutkan, dan itu sebenarnya salah satu keluhan utama yang dimiliki pengguna tentang platform ini. Fungsionalitas obrolan di dalam platform kolaborasi sangat penting dalam hal bisnis. Komunikasi yang sederhana dan mudah meningkatkan kinerja.

Untuk komunikasi yang lebih lancar, pengguna harus dapat mengadakan percakapan pribadi satu lawan satu serta obrolan grup. Misalnya, Slack memiliki #channels — obrolan yang didedikasikan untuk topik atau proyek terpisah yang dapat diikuti dan ditinggalkan orang jika diperlukan. Discord memiliki sistem yang serupa.

Mencari

Pengguna harus dapat mencari pesan dalam obrolan atau tugas di papan. Ini tidak perlu dikatakan lagi, bukan? Terkadang pengguna perlu menemukan pesan dari bulan ke bulan , dan terkadang mungkin ada seribu pesan per hari dalam obrolan. Pencarian adalah suatu keharusan untuk komunikasi dan kolaborasi kerja.

Panggilan suara dan video

Sudah diketahui secara luas bahwa orang berpikir lebih cepat dan berkomunikasi lebih efektif dengan lantang daripada secara tertulis. Itu sebabnya banyak perusahaan mengadakan pertemuan harian atau mingguan untuk membahas masalah yang mereka hadapi. Ini biasa terjadi dalam pengembangan perangkat lunak, misalnya — tim yang mengerjakan proyek yang sama bertemu untuk mendiskusikan masalah dan menemukan solusi dengan mengeluarkan ide-ide terliar.

Ketika kita menulis, kita cenderung terlalu memikirkan setiap kata sehingga kita tidak mengatakan sesuatu yang bodoh. Namun, dalam pemecahan masalah, solusi yang tampak aneh atau konyol sebenarnya bisa menjadi sesuatu yang akan mendorong tim ke arah yang benar. Itu sebabnya jika Anda ingin mengembangkan aplikasi seperti Slack atau Microsoft Teams, Anda memerlukan fitur panggilan.

File sharing

Tidak semua jenis pekerjaan mencakup pertukaran file, dan dengan layanan seperti Google Documents dan Google Spreadsheet, cukup berbagi tautan dalam sebuah pesan. Namun, opsi untuk menjatuhkan file langsung ke jendela obrolan sangat berharga bagi sebagian besar pengguna. Hanya saja terkadang lebih cepat.

Penyimpanan bersama

Microsoft Teams memungkinkan kolaborasi dalam dokumen dan menyediakan drive bersama untuk penyimpanan. Slack memiliki tab File dan Tersimpan di mana pengguna dapat dengan mudah mengakses semua yang bukan teks biasa dalam pesan. Apakah aplikasi Anda hanya menyediakan akses ke file atau kemungkinan untuk bersama-sama mengedit dokumen tanpa meninggalkan aplikasi akan bergantung pada jenis tim yang akan menggunakan platform komunikasi dan kolaborasi Anda.

Berbagi layar

Berbagi layar sangat berharga untuk kolaborasi jarak jauh. Sebagian besar, itu adalah bagian dari fitur panggilan video. Berbagi layar memungkinkan anggota tim untuk mendukung apa yang mereka katakan dengan visual. Dalam konferensi video, dimungkinkan untuk berbagi layar saat membuat laporan dan presentasi. Dalam negosiasi dan pertemuan online dengan klien atau mitra, pengguna dapat berbagi diagram dan bagan untuk mendukung pernyataan. Berbagi layar akan berguna jika Anda mengajukan proyek kepada investor atau melaporkan kemajuan proyek.

Menugaskan / @sebutan

Menetapkan dan menyebutkan fitur dapat diimplementasikan dengan cara yang sama, itulah sebabnya kami menggabungkannya di sini.

• Jika Anda ingin mengembangkan alat manajemen proyek seperti Trello, Anda harus menerapkan fitur untuk menetapkan tugas ke anggota tim.
• Di Google Documents, Anda dapat mengundang seseorang untuk memeriksa dokumen dengan @menyebutnya dalam komentar.
• Untuk utusan seperti Slack, menyebut pengguna dalam obrolan grup menarik perhatian mereka dan, dengan fungsionalitas tambahan, dapat digunakan untuk dengan mudah menemukan pesan yang ditargetkan kepada mereka.

Struktur organisasi

Jika Anda membuat perangkat lunak untuk tim atau organisasi besar, pertimbangkan untuk menambahkan bagan organisasi. Ini akan membantu karyawan baru mengetahui dengan siapa mereka berbicara atau menemukan orang yang perlu mereka ajak bicara tentang masalah tertentu. Sebagai contoh, sebagai penulis IT, terkadang saya membutuhkan bantuan dari pengembang iOS, Android, backend, dan frontend. Saya dapat menggunakan bagan organisasi untuk mencari siapa yang tersedia dari departemen yang saya butuhkan dan menghubungi mereka dengan sebutan atau pesan langsung.

Moderasi admin

Dalam hal kolaborasi bisnis, perlu ada kontrol atas siapa yang bergabung dengan grup apa. Sistem izin dapat diterapkan untuk memungkinkan manajemen perusahaan dan pemimpin tim menambah atau menghapus anggota, menyematkan pesan, dan banyak lagi. Versi paling sederhana dari fitur ini, seperti kebanyakan messenger, menambahkan satu admin dan beberapa moderator. Opsi lainnya adalah menyiapkan beberapa admin untuk seluruh akun perusahaan dan moderator untuk setiap obrolan grup. Ini akan membuat komunikasi pemantauan lebih mudah karena akan dilakukan oleh tim orang, bukan satu orang atau siapa pun yang mau.

Pemberitahuan

Saat mengembangkan alat kolaborasi untuk bisnis , ingatlah bahwa pengguna tidak boleh melewatkan pesan. Opsi pemberitahuan adalah suatu keharusan dalam alat komunikasi apa pun, tetapi dalam alat yang berorientasi kerja, ini adalah salah satu fitur terpenting.

Jika Anda membuat aplikasi seluler, gunakan pemberitahuan push. Jika Anda mengembangkan situs web kolaboratif, gunakan pemberitahuan pop-up, penghitung pesan yang belum dibaca yang disorot di menu samping, atau ekstensi browser.

Integrasi

Sebagian besar perusahaan saat ini bekerja dengan berbagai perangkat lunak dan enggan beralih ke sesuatu yang sama sekali berbeda.

Keuntungan terbesar dari Slack bisa dibilang adalah 800+ integrasinya . Pengguna Slack dapat mengintegrasikan editor dokumen eksternal ke dalam Slack. Alih-alih kalender internal, ada integrasi dengan Kalender Google dan Kalender Outlook. Slack dapat dihubungkan ke Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira, dan banyak lagi layanan lainnya.

Trello dapat diberdayakan dengan Google Drive, Dropbox, Slack, Jira, dan lainnya.

Microsoft Teams juga memiliki sejumlah integrasi, meskipun tidak sebanyak Slack. Di sisi lain, Teams adalah perangkat lunak untuk pengguna Microsoft 365, artinya ia hadir dengan sejumlah aplikasi asli yang telah digunakan bisnis selama bertahun-tahun, jadi mungkin tidak perlu banyak integrasi.

Bergantung pada ide dan anggaran Anda, mungkin lebih nyaman menggunakan integrasi daripada mengembangkan fitur tertentu dari awal.

Keamanan

Bisnis berarti uang dan data komersial dan pribadi yang sensitif. Melindungi komunikasi bisnis dan platform kolaborasi Anda dari peretas sangat penting. Saat bekerja dengan perusahaan outsourcing, diskusikan perlindungan apa yang dapat diterapkan oleh tim Anda. Platform Anda perlu dilindungi dari semua kerentanan yang diketahui. Pesan dan file perlu dienkripsi dan Anda harus menggunakan otentikasi multi-faktor.

Backend yang kuat

Server adalah landasan kolaborasi dan alat komunikasi untuk bisnis. Pesan dan file perlu disimpan untuk waktu yang lama, diakses dengan cepat, disinkronkan melalui cloud antar perangkat, dan dilindungi secara menyeluruh.

Biaya untuk membuat platform kolaborasi

Jika Anda sedang membangun aplikasi mirip Microsoft Teams, Anda mungkin ingin memulai dengan aplikasi web atau aplikasi desktop terlebih dahulu, lalu membangun aplikasi seluler nanti. Layanan seperti Slack, di sisi lain, bisa menjadi aplikasi seluler terlebih dahulu dan kemudian aplikasi web. Namun, karena Anda sedang membuat aplikasi untuk bekerja — baik jarak jauh maupun di kantor — kemungkinan besar Anda benar-benar membutuhkan aplikasi seluler dan web . Tetapi Anda tidak perlu membuatnya secara bersamaan, tentu saja. Lakukan riset dan survei audiens target Anda untuk menentukan platform mana yang paling penting bagi pengguna Anda.

Berikut jajaran spesialis yang Anda perlukan untuk aplikasi web:

• 1 manajer proyek
• 1 desainer web
• 1 pengembang frontend
• 1-2 pengembang backend
• 1-2 spesialis jaminan kualitas

Untuk aplikasi seluler, tim akan terlihat seperti ini:

• 1 manajer proyek
• 1 desainer UI/UX
• 1 pengembang seluler untuk setiap platform (iOS dan Android)
• 1-2 pengembang backend
• 1 spesialis jaminan kualitas

Jika Anda menggunakan aplikasi web dan aplikasi seluler, Anda tidak memerlukan dua manajer proyek; satu akan cukup. Hal yang sama berlaku untuk pengembang backend dan QA, karena server yang sama dapat digunakan untuk aplikasi seluler dan web, dan QA dapat menguji aplikasi web dan seluler. Namun, pengujian untuk beberapa platform akan memakan waktu lebih lama, jadi Anda mungkin ingin menyewa QA lain untuk dapat meluncurkan aplikasi Anda lebih cepat. Biasanya, dibutuhkan waktu paling lama untuk menguji aplikasi Android.

Biaya untuk membuat hanya situs web kolaborasi akan menjadi yang terendah, sekitar $55.440 , dan meluncurkan situs web biasanya membutuhkan waktu paling sedikit: mengharapkan sesuatu sekitar dua hingga empat bulan.

Biaya untuk membuat aplikasi kolaborasi seperti Microsoft Teams untuk satu platform seluler akan lebih tinggi daripada biaya untuk membuat aplikasi web — sekitar $61.600 dan pengembangan lima bulan hingga satu tahun tergantung pada kompleksitas dan jumlah fitur.

Menurut penelitian oleh Buffer pada tahun 2019, pekerjaan jarak jauh tetap ada — bahkan ketika dunia pulih dari pandemi. Orang-orang dengan cepat terbiasa dengan fasilitasnya. Jadi sekaranglah saatnya untuk berinvestasi dalam perangkat lunak kolaborasi.

Ada lebih banyak pertanyaan? Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin konsultasi dan penawaran, hubungi kami dan kami akan menghubungi Anda kembali.