Cara Membuat Rencana Operasional yang Sebenarnya Akan Anda Gunakan

Anda mungkin memiliki rencana bisnis untuk membantu Anda menciptakan sistem untuk pertumbuhan dan menawarkan pandangan keuangan untuk masa depan. Rencana bisnis seringkali diperlukan jika Anda ingin menarik investor atau mengajukan pembiayaan.

Anda mungkin juga memiliki rencana strategis yang memetakan arah Anda untuk beberapa tahun ke depan. Tapi bagaimana dengan rencana operasional?

Rencana operasional seperti instruksi manual yang menjelaskan bagaimana Anda akan mencapai rencana strategis Anda. Itu termasuk:

• Daftar tugas dan proses dalam perusahaan Anda
• Penjelasan rinci tentang peran dan tanggung jawab Anda dan karyawan Anda
• Garis waktu untuk menyelesaikan tujuan strategis Anda

Perbedaan antara rencana operasional dan strategis

Meskipun mudah membingungkan rencana strategis dan operasional, mereka bekerja bersama dan menawarkan manfaat yang berbeda. Sebagai contoh:

• Rencana strategis mendefinisikan tujuan organisasi, sedangkan rencana operasional menguraikan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk membuat rencana operasional, Anda harus memiliki rencana strategis terlebih dahulu.
• Sebuah rencana strategis adalah organisasi-lebar, sedangkan rencana operasional adalah departemen. Berbagai departemen memiliki fungsi unik untuk mencapai tujuan organisasi. Misalnya, rencana strategis adalah untuk meningkatkan pendapatan sebesar 10%. Dalam hal ini, rencana operasional departemen keuangan mungkin melibatkan penghitungan margin keuntungan, sementara departemen pemasaran menjalankan kampanye untuk meningkatkan penjualan.
• Rencana strategis mencakup periode tertentu, biasanya lima atau 10 tahun. Sebaliknya, rencana operasional merinci tindakan untuk menjalankan strategi itu ke dalam jadwal mingguan, bulanan, triwulanan, atau tahunan. Misalnya, rencana departemen pemasaran dapat mencakup jadwal posting mingguan untuk media sosial dan tinjauan bulanan metrik keterlibatan.

Bagaimana rencana operasional membantu startup bertahan—dan bergerak lebih cepat

Sebuah rencana bisa tampak seperti renungan yang sia-sia tentang masa depan—Anda hanya membuat satu dokumen lagi yang hilang di Dropbox atau Google Drive. Tapi itu pertanda rencana yang buruk lebih dari kritik terhadap perencanaan.

Startup mungkin berpikir mereka terlalu kecil untuk membutuhkan rencana operasional, dan beberapa membenarkan perencanaan terbatas atau tidak sama sekali sebagai "gesit." Namun kurangnya perencanaan adalah salah satu alasan utama kegagalan startup, menurut University Lab Partners, sebuah proyek penelitian independen yang dibentuk dalam kemitraan dengan University of California, Irvine.

Tanpa rencana, pemilik bisnis harus mempertimbangkan kembali dan memprioritaskan upaya perusahaan setiap hari. Paling tidak, itu memakan waktu; cukup sering, itu mengarah pada upaya yang tidak konsisten dan bahkan bersaing, mengubah jalur garis lurus ke tujuan strategis menjadi garis berliku-liku.

Sebuah rencana operasional juga dapat meningkatkan kerja tim dengan secara jelas menguraikan tanggung jawab dan, sebagai hasilnya, akuntabilitas. Setiap anggota tim lebih memahami peran mereka dan apa yang diharapkan dari mereka. Setiap orang dapat melakukan bagian mereka, dan setiap bagian bekerja menuju tujuan strategis.

Rencana operasional juga membantu mengidentifikasi informasi tersembunyi dari area bisnis lainnya. Misalnya, tujuan strategis untuk meningkatkan margin keuntungan mungkin, dalam rencana operasional, meminta tim pemasaran untuk meningkatkan kesadaran akan produk yang paling menguntungkan. Permintaan itu bertindak sebagai insentif alami untuk kolaborasi dengan tim penjualan atau data, yang memiliki data tentang margin untuk inventaris produk.

Akhirnya, rencana operasional dapat meningkatkan produktivitas. Karyawan dapat bekerja lebih cepat karena mereka tahu persis apa yang harus dilakukan. Tugas yang tidak naik ke tujuan operasional dan strategis dapat meluncur dari piring mereka.

Sebuah studi Gallup menemukan bahwa kejelasan harapan adalah salah satu kebutuhan karyawan yang paling mendasar—dan sangat penting untuk kinerja. Namun, seperti yang ditemukan oleh survei Gallup lainnya, hanya sekitar setengah dari karyawan yang tahu apa yang diharapkan dari mereka di tempat kerja. Rencana operasional yang ditulis dengan baik menerjemahkan tujuan dan harapan ke dalam tulisan.

Bagaimana menulis rencana operasional yang sepadan dengan usaha

Untuk membuat rencana operasional, pertama-tama Anda memerlukan rencana strategis untuk mengidentifikasi tujuan dan jadwal organisasi Anda. Setiap proyek dan tugas dalam rencana operasional terkait kembali dengan "mengapa" rencana operasional Anda.

Misalnya, jika sasaran strategisnya adalah meningkatkan pendapatan tahunan sebesar 40% dalam dua tahun, ada banyak proyek—elemen dari rencana operasional—yang dapat membawa Anda ke sana. Bagaimana Anda memutuskan proyek mana yang akan dikejar?

• Lihat data Anda. Di mana peluang terbesarnya?
• Bicaralah dengan tim Anda. Alasan mana yang paling banyak menghasilkan penolakan untuk penjualan atau penyebab paling sakit kepala untuk dukungan pelanggan?
• Baca tentang industri Anda. Di mana studi industri menyarankan perusahaan meninggalkan uang paling banyak di atas meja? Misalnya, hampir 70% dari keranjang belanja e-niaga ditinggalkan, dan email keranjang yang ditinggalkan memiliki rasio buka dan klik-tayang yang mengesankan.

Anda dapat mengidentifikasi beragam proyek potensial untuk membantu Anda mencapai tujuan strategis Anda, seperti:

• Menjalankan kampanye pemasaran media sosial
• Memublikasikan aset yang dapat diunduh untuk mendorong pendaftaran email
• Menerapkan program rujukan untuk pelanggan yang sudah ada
• Berpartisipasi dalam pameran dagang industri

Prioritaskan proyek berdasarkan kemungkinan dampaknya pada tujuan strategis Anda, lalu tetapkan tanggung jawab kepada anggota tim, uraikan proyek menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti.

Pada tahap ini, identifikasi (atau tanyakan!) jika karyawan membutuhkan sumber daya tambahan. Misalnya, apakah orang yang menjalankan kampanye sosial memerlukan platform otomatisasi untuk menjadwalkan postingan terlebih dahulu atau melihat statistik gabungan pada keterlibatan postingan?

Bagi setiap hasil menjadi tugas individu dan tetapkan tenggat waktu. Misalnya, untuk membuat kampanye media sosial, perinciannya mungkin terlihat seperti ini:

• Direktur penjualan mengidentifikasi produk atau layanan untuk dipromosikan.
• Akuntan menyediakan anggaran untuk kampanye.
• Direktur pemasaran menulis ringkasan materi iklan untuk menetapkan pedoman pengiriman pesan dan menugaskan anggota tim untuk menjalankan aset materi iklan.
• Copywriter menulis tiga versi salinan untuk menguji keterlibatan.
• Desainer grafis membuat aset grafis untuk kampanye.

Jika Anda adalah pemilik usaha kecil, Anda dapat menangani semua peran dan tanggung jawab ini. Atau, jika Anda hanya memiliki beberapa karyawan, satu orang dapat menangani banyak fungsi. Pekerjaan yang penting adalah memecah dan menetapkan tugas.

Ketika datang untuk menetapkan tenggat waktu yang realistis, ada baiknya untuk mendapatkan masukan dari karyawan, terutama jika satu orang mengerjakan beberapa proyek atau beberapa bagian dari proyek yang sama. Tetapi berhati-hatilah dalam memberi karyawan terlalu banyak waktu. Orang cenderung menunda-nunda ketika mereka memiliki tenggat waktu yang panjang, dan hukum Parkinson menunjukkan bahwa "pekerjaan berkembang untuk mengisi waktu yang tersedia untuk penyelesaiannya."

Tenggat waktu akan terlewatkan. Tetapi memiliki tenggat waktu berarti Anda akan tahu segera setelah tugas gagal diselesaikan tepat waktu—sehingga Anda dapat memecahkan masalah dan membuat proyek yang lebih besar kembali ke jalurnya. Sebuah proyek yang dipecah menjadi tugas-tugas dengan tenggat waktu adalah pertanda baik bahwa Anda memiliki rencana operasional yang solid.

Bagaimana Anda tahu jika rencana operasional Anda berhasil?

Setelah rencana operasional Anda siap, Anda perlu memetakan dampak dari upaya Anda—pada tingkat yang terperinci. Misalnya, jika sasaran strategis Anda adalah mengembangkan basis pelanggan, dan rencana operasional Anda mencakup kampanye pemasaran email, beberapa KPI dapat membantu mengukur keberhasilan:

• Tingkat buka email, yang terutama mencerminkan kekuatan baris subjek
• Rasio klik-tayang, yang mengevaluasi efektivitas salinan dan penawaran
• Tingkat konversi halaman arahan, yang mengukur relevansi halaman arahan

Menyatukan semuanya mulai dari rencana strategis hingga rencana operasional hingga hasil, tugas, dan pengukuran mungkin tampak menakutkan. Beberapa kerangka kerja, seperti tujuan dan hasil utama, atau OKR, dapat membantu.

Dengan OKR, tujuan adalah tujuan yang ingin dicapai perusahaan Anda, dan hasil utama adalah bagaimana Anda mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut. Anda dapat memiliki OKR di seluruh perusahaan, departemen, dan individu—semuanya bersarang satu sama lain—yang membantu menghubungkan pekerjaan karyawan dengan tujuan gambaran besar.

Lihat kembali untuk menilai rencana operasional Anda—dan sempurnakan rencana berikutnya

Setelah Anda menyelesaikan sebuah proyek, jadwalkan pertemuan postmortem. Selama pertemuan, rekap proyek, tinjau hasilnya, dan tentukan apa yang berhasil dan tidak.

Dokumentasikan latihan sehingga Anda dapat mengidentifikasi praktik terbaik serta area untuk perbaikan. Apakah Anda mengambil terlalu banyak? Apakah tugas tidak cukup dipecah? Apakah ada kebutuhan mendesak akan sumber daya yang hilang?

Informasi ini dapat membantu Anda membuat rencana operasional yang lebih baik di waktu berikutnya. Ini mungkin hanya membuat proses perencanaan operasional lebih efisien. Apa yang mungkin memakan waktu berhari-hari mungkin hanya memakan waktu berjam-jam setelah orang terbiasa dengan prosesnya.

Hasilnya? Proses yang tidak ditakuti siapa pun, rencana yang membuat semua orang tetap sinkron, dan peluang terbaik untuk mencapai tujuan strategis yang ambisius.

Ilustrasi oleh Sjoerd van Leeuwen