Pelaporan Kinerja untuk Proyek: Panduan Singkat

Untuk proyek yang sukses, Anda memerlukan gambaran keseluruhan tentang informasi kinerja kerja (WPI) Anda. Pelaporan kinerja memberikan informasi tersebut dengan menempatkan pengukuran kinerja, jaminan kualitas dan data akuntabilitas dalam konteks.

Laporan kinerja (seperti laporan status proyek) melakukan lebih dari sekadar menunjukkan indikator kinerja utama. Mereka juga dapat menunjukkan di mana ada ruang untuk perbaikan dan mengidentifikasi risiko proyek. Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam pelaporan ini, tetapi pertama-tama, mari kita lihat lebih dalam pada pelaporan kinerja proyek.

Apa itu Pelaporan Kinerja?

Pelaporan kinerja adalah proses mendokumentasikan dan mendefinisikan proyek, produk, atau layanan yang dibuat oleh perusahaan dan mengukur keberhasilannya dengan sistem pelaporan yang mencakup ruang lingkup, biaya, jaminan kualitas, dan jadwal. Pelaporan kinerja digunakan untuk menentukan seberapa baik kinerja perusahaan dan apakah memenuhi tujuan dan sasarannya.

Untuk melakukannya, Anda mengumpulkan data dari pekerjaan tertentu dan menganalisisnya. Setelah analisis itu selesai, Anda dapat membuat saran untuk meningkatkan pengambilan keputusan dalam proses bisnis Anda.

Ada target yang berbeda untuk pelaporan kinerja. Misalnya, laporan kinerja dapat berfokus pada satu proyek atau anggota tim, tetapi juga dapat meluas ke seluruh perusahaan. Laporan kinerja cenderung berbagi poin data umum berikut:

• Tujuan dan sasaran perusahaan
• Visi lima tahun
• Indikator kinerja utama (KPI)
• Frekuensi pengukuran KPI
• Sumber data yang dipantau

Terkait: 5 Template Laporan Proyek Gratis

Mengapa Pelaporan Kinerja Penting?

Pelaporan kinerja memberikan pandangan tentang kinerja bisnis dan memungkinkan Anda melacak aktivitas dan menguraikan kekuatan dan kelemahan Anda.

Laporan kinerja juga dapat digunakan untuk membandingkan kinerja Anda dengan pesaing Anda. Ini memungkinkan Anda mengetahui kekurangan Anda dan dapat meningkatkan keunggulan kompetitif Anda. Tetapi pelaporan kinerja juga dapat memantau tenaga kerja Anda.

Pelaporan kinerja memungkinkan Anda membuat laporan tahunan dan tetap patuh jika bisnis Anda diatur oleh kode dan aturan industri. Tetapi kebanyakan perusahaan menggunakannya untuk meningkatkan kinerja bisnis mereka serta menciptakan komunikasi yang jelas dan efektif.

Anda dapat mengeksekusi dan mengatur data yang dikumpulkan secara lebih efektif dengan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager mengumpulkan data waktu nyata untuk membuat pelaporan lebih akurat. Dasbor langsung secara otomatis menghitung data ini dan menampilkannya dalam grafik yang mudah dibaca dan bagan yang menunjukkan metrik proyek seperti waktu, varians, dan lainnya. Tidak diperlukan konfigurasi. ProjectManager memberi Anda laporan kinerja instan. Cobalah gratis hari ini!

Bagaimana Menerapkan Pelaporan Kinerja

Pelaporan kinerja dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Namun, secara umum, prosesnya akan mengikuti langkah-langkah serupa. Gunakan kiat berikut untuk membuat laporan kinerja Anda sendiri:

1. Kenali Audiens Anda: Siapa audiens target Anda untuk laporan? Sementara eksekutif adalah orang yang paling mungkin Anda kirimi laporan, itu juga akan berdampak pada karyawan di perusahaan. Bergantung pada siapa laporan kinerja itu, tentukan apakah itu umum atau khusus sehingga akan berguna bagi mereka.
2. Tentukan Tujuan: Langkah selanjutnya adalah mengetahui apa yang Anda inginkan dari laporan kinerja. Apa pernyataan misi untuk perusahaan Anda atau tujuan dan sasaran proyek? Ini memungkinkan Anda mengevaluasi dan mengukur kinerja Anda untuk melihat apakah Anda memenuhi tujuan tersebut.
3. Tulis Ringkasan Eksekutif: Laporan kinerja akan memiliki banyak data, itulah sebabnya Anda ingin memulainya dengan ringkasan eksekutif yang memberikan gambaran singkat tentang detailnya kepada pembaca. Sinopsis ini penting karena menawarkan ringkasan fakta yang jelas dan ringkas.
4. Bagikan Penilaian Kinerja: Di sini Anda merinci bagian bisnis atau proyek yang Anda evaluasi. Ini dapat mencakup status keuangan perusahaan atau proyek, perbandingan industri dan data kuantitatif non-keuangan.
5. Jadikan Visual: Tidak ada yang membuat orang tidur lebih cepat daripada batu nisan teks. Menambahkan visual tidak hanya mempercantik halaman, tetapi juga menyediakan data yang mudah dicerna yang dapat dipahami secara sekilas.
6. Jangan Lupa Membuktikannya: Kesalahan ejaan, kesalahan tata bahasa, atau kesalahan ketik lainnya akan mengurangi dampak laporan dan terlihat tidak profesional. Yang terbaik adalah meminta orang lain untuk mengoreksinya, karena mereka cenderung menemukan kesalahan kecil.

Jenis Laporan

Gunakan laporan kinerja untuk membandingkan proyek yang sebenarnya dengan rencana. Anda dapat melakukan ini untuk berbagai titik data. Enam jenis laporan kinerja yang umum meliputi berikut ini:

• Laporan Status Proyek: Menangkap status proyek pada saat itu dalam siklus hidupnya. Sebuah laporan status adalah snapshot dari lingkup saat ini, waktu, biaya dan kualitas proyek.
• Laporan Kemajuan: Mencatat apa yang telah diselesaikan dalam proyek sejak laporan kemajuan terakhir.
• Laporan Peramalan: Memperkirakan apa yang diharapkan terjadi dalam suatu proyek, seperti kinerja masa depan dan status proyek yang diharapkan pada saat itu. Ini digunakan untuk pemanfaatan sumber daya yang lebih baik.
• Laporan Tren: Membandingkan kinerja proyek dengan periode yang sama dalam laporan sebelumnya. Ini dapat dilakukan bulanan, triwulanan, setengah tahunan atau tahunan.
• Variance Report: Bagan perbedaan antara kemajuan aktual vs yang direncanakan dari suatu proyek.
• Laporan Nilai yang Diperoleh: Mengintegrasikan cakupan, jadwal, dan kinerja biaya menggunakan teknik manajemen nilai yang diperoleh. Laporan ini sering menjadi bagian dari laporan status proyek.

Terkait: Template Laporan Status Gratis untuk Excel

Bagaimana Menganalisis dan Menindaklanjuti Laporan Kinerja

Setelah Anda menyiapkan pelaporan kinerja untuk organisasi atau proyek Anda, langkah selanjutnya adalah menganalisis laporan tersebut dan mengambil tindakan. Manajer cenderung menjadi orang yang diberi tugas dengan pekerjaan ini, meskipun seringkali pekerjaan ini dialihdayakan ke analis khusus yang memahami intelijen bisnis.

Data yang perlu Anda analisis mungkin kuantitatif, seperti hasil penjualan dan pemasaran, atau kualitatif, seperti respons yang Anda dapatkan pada survei pelanggan. Apa pun jenis data yang Anda analisis, Anda memerlukan struktur untuk merinci prosesnya, dimulai dengan menetapkan tujuan dan diakhiri dengan rencana tindakan.

Penting bagi Anda untuk menentukan durasi analisis Anda, apakah itu laporan bulanan, kuartal, atau tahunan tentang proyek atau perusahaan. Jangka waktu ini harus cukup lama bagi Anda untuk mengidentifikasi tren dalam data. Memiliki laporan yang dapat memfilter data yang tidak terkait dengan analisis Anda sangat membantu.

Saat Anda meninjau data, cari apa yang terkait dengan tujuan analisis Anda. Selanjutnya, identifikasi dan dokumentasikan tren yang Anda lihat, terutama yang paling penting dan selaras dengan tujuan analisis Anda. Kemudian, Anda akan ingin meringkas temuan dan mengembangkan rencana tindakan untuk membantu Anda meningkatkan kinerja Anda.

Cara Menyebarkan Informasi

Setelah Anda menyelesaikan semua pekerjaan pelaporan dan analisis kinerja, Anda harus menyampaikan informasi itu.

Laporan harus dipublikasikan. Pemangku kepentingan jelas akan tertarik dengan apa yang diungkapkan oleh pelaporan kinerja. Tetapi untuk melakukan perbaikan yang diperlukan sesuai dengan data yang Anda tuju, tim Anda juga harus diberi tahu.

Hasil analisis pelaporan kinerja Anda harus disesuaikan untuk audiens Anda. Apakah memo, email atau bahkan laporan laporan, Anda harus memutuskan kendaraan terbaik untuk menyampaikan data kepada audiens Anda. Untuk memberlakukan rencana tindakan Anda dengan lebih baik, Anda mungkin juga ingin mengadakan rapat.

Bagaimana ProjectManager Membantu Pelaporan Kinerja

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang melacak kemajuan proyek Anda secara real time. ProjectManager membantu Anda mengatur tugas dan sumber daya untuk menjadwalkan proyek Anda. Ini juga memiliki fitur untuk mengukur kinerja dan membagikan wawasan itu dengan pemangku kepentingan dan tim Anda untuk mendorong peningkatan.

Buat Jadwal Proyek di Gantt Charts

Sebelum Anda dapat mengukur kinerja, Anda perlu menetapkan garis dasar. Saat Anda membuat jadwal proyek, bagan Gantt ProjectManager memungkinkan Anda menautkan dependensi, memfilter jalur kritis, dan menetapkan garis dasar. Gantt akan memungkinkan Anda untuk memeriksa upaya yang direncanakan versus upaya aktual dan membuat laporan untuk mengukur varians proyek.

Lacak Waktu Secara Akurat di Timesheets

Jika Anda mengukur kinerja masing-masing anggota tim, lembar waktu aman ProjectManager memberi Anda data tentang berapa lama waktu yang dibutuhkan mereka untuk menyelesaikan tugas mereka. Timesheets juga dapat mengisi ulang tugas berulang secara otomatis dan lebih merampingkan proses penggajian, mengunci timesheets setelah dikirimkan untuk keamanan yang lebih baik.

Buat Laporan Kinerja dalam Detik

ProjectManager juga merupakan semua yang Anda perlukan untuk membuat laporan kinerja. Anda dapat membuat laporan status dan portofolio, rencana proyek, tugas, lembar waktu, ketersediaan, beban kerja, dan varians. Semua laporan kami dapat disesuaikan, memfilter untuk hanya melihat data yang Anda inginkan, dan dapat disimpan sebagai format PDF, Excel, atau CSV untuk membantu Anda menganalisis dan membagikan hasilnya dengan pemangku kepentingan dan tim Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang merencanakan, memantau, dan melaporkan kinerja proyek. Alat manajemen sumber daya membuat tim bekerja sesuai kapasitas dan dengan berbagai tampilan proyek kami, mereka dapat bekerja sesuai keinginan. Jaga agar tim tetap produktif dan proyek tetap pada jalurnya di mana pun atau kapan pun dengan ProjectManager. Coba ProjectManager hari ini gratis!