Panduan Membuat Kalender Humas 2023 yang Sempurna

Salah satu komponen terpenting dari PR yang sukses adalah ketepatan waktu. Ketepatan waktu memberi media dan audiens mereka alasan untuk peduli dengan merek Anda. Perjuangan datang dalam menyelaraskan apa yang tepat waktu untuk merek Anda, apa yang tepat waktu untuk outlet media target, dan apa yang tepat waktu untuk audiens semua orang — semuanya pada saat yang bersamaan. Melakukan hal itu tidak hanya membutuhkan mengikuti tren di industri Anda, tetapi untuk melihatnya datang sebelum hampir semua orang. Contoh PR yang sempurna? Panduan hadiah liburan. Pembeli biasanya tidak mulai memikirkan atau membacanya hingga November, tetapi departemen PR dan pemasaran sedang mengerjakannya sejak musim semi atau musim panas. Anda perlu waktu untuk menyusun rencana Anda, mempromosikan outlet media, dan mendapatkan semua yang mereka butuhkan untuk menyusun panduan hadiah mereka saat belanja liburan dimulai. Itulah sebabnya profesional PR yang sukses, seperti Anda, pantas mendapatkan lima tinggi karena berhasil. Bagaimana Anda bisa tetap mengikuti tren, musim, apa yang dilakukan outlet media, apa yang sedang terjadi di perusahaan Anda, dan membuat semuanya bekerja sama? Jika Anda seperti PR pro mana pun yang saya tahu, kalender yang cermat pasti membantu — kalender master yang menggabungkan kalender musiman dengan kalender pemasaran merek Anda dan kalender editorial media yang ingin Anda liput. Kalender konten PR semacam ini lebih dari sekadar daftar tanggal yang besar. Ini adalah strategi dan proyek itu sendiri, memetakan semua yang diperlukan untuk liputan PR dan bekerja mundur dari liputan, sasaran, dan kampanye target Anda. Panduan ini akan membantu Anda membuatnya sendiri.

Apa itu Kalender PR?

Kalender PR adalah kalender atau rencana proyek yang memetakan semua komponen utama yang diperlukan untuk mempromosikan dan mengamankan PR atau liputan media. Itu juga dapat memetakannya dalam kaitannya dengan kampanye pemasaran dan acara bisnis penting lainnya, sehingga Anda dapat melihat bagaimana jadwal PR Anda selaras dengan rencana bisnis lainnya. Catatan penting tentang kalender PR Anda adalah bahwa itu bukan hanya kalender tanggal penerbitan atau tenggat waktu akhir. Ini sebenarnya memecah langkah-langkah berbeda dari proses dan semua tugas yang terkait dengannya menjadi garis waktu yang dapat dikelola. Semua tenggat waktu kecil, rapat dan janji terkait kampanye, dan permintaan aset dari tim desain dan kutipan dari eksekutif. Semua to-dos yang dapat Anda pikirkan sebelumnya diperlukan untuk mendapatkan cakupan yang bagus. Tentu saja, to-do mana yang diperlukan akan bervariasi berdasarkan strategi PR individual perusahaan Anda. Contoh dari apa yang mungkin ada di kalender PR meliputi:

• Artikel tanggal atau liputan media lainnya ditayangkan.
• Publikasikan tanggal untuk konten merek Anda seputar kampanye (yaitu pengumuman penghargaan, siaran pers, atau berbagi berita di media sosial).
• Tenggat waktu kutipan yang Anda, tim Anda, atau eksekutif Anda berikan kepada jurnalis.
• Tanggal pengiriman untuk mengirimkan sampel produk ke reviewer dan influencer.
• Tenggat waktu untuk presentasi dan pengiriman penghargaan.

Apa pun yang perlu Anda lakukan atau ingat untuk cakupan lahan adalah permainan yang adil.

Mengapa Tim PR & Marketing Membutuhkan Kalender PR?

Sudah ada kalender bisnis, kalender pemasaran, kalender konten, dan lainnya. Mengapa kalender PR juga harus ada, dan mengapa tim Anda harus memilikinya? Apakah hanya demi merasa terorganisir? Ya dan tidak. Jangan abaikan dampak pada kinerja dan produktivitas yang dapat terjadi pada tim pemasaran Anda. Jika ada yang tidak tahu apa yang sedang terjadi atau apa yang perlu dilakukan, hal itu dapat menimbulkan kebingungan yang mengakibatkan keterlambatan dan kesalahan proyek. Itulah mengapa memiliki kalender PR lebih dari sekadar pengorganisasian dan kode warna. Ini tentang:

Menyelaraskan Humas Dengan Kegiatan Bisnis Lainnya

Pikirkan berbagai kalender di Kalender Google Anda sebagai lapisan berbeda dari PR dan pemasaran Anda. Mereka masing-masing menunjukkan tampilan yang terpisah, tetapi semuanya bersama-sama, Anda mendapatkan keseluruhan gambar. Kalender bisnis secara keseluruhan adalah inti yang harus menjadi dasar semua hal lainnya. Kalender pemasaran adalah lapisan kedua — cara Anda mengomunikasikan kalender utama kepada pelanggan melalui hal-hal seperti peluncuran dan kampanye. Kalender konten bisa menjadi lapisan ketiga yang menunjukkan konten apa yang akan Anda gunakan untuk mengimplementasikan kampanye tersebut. Pertimbangkan kalender PR Anda sebagai lapisan terakhir; menunjukkan bagaimana Anda akan menggunakan publisitas dan visibilitas untuk memperkuat pesan pemasaran Anda. Dengan melihat semuanya, Anda mendapatkan pemahaman penuh tentang bagaimana hubungan masyarakat dengan kegiatan bisnis dan pemasaran lainnya.

Merencanakan PR Sekitar Liburan & Tren

Cara lain kalender PR akan membuat pekerjaan seluruh tim Anda lebih mudah adalah melalui kemampuan merencanakan sebelumnya untuk liburan musiman atau tren apa pun yang mungkin ingin diikuti oleh merek Anda untuk publisitas. Misalnya, panduan hadiah yang telah kita bicarakan sebelumnya. Kampanye penting dan sensitif waktu itu dapat menyelinap ke arah Anda dengan cepat saat Anda tidak memilikinya — dan pekerjaan persiapan yang diperlukan — dipetakan sebelumnya. Dengan kalender, Anda saat ini dapat memblokir tren atau acara musiman yang relevan dengan industri Anda dan menambahkannya ke kalender Anda sebagai item berulang tahunan — mereka tidak akan pernah menyelinap lagi.

Kolaborasi Internal & Eksternal Lebih Mudah

Terakhir, saat Anda berkolaborasi sebanyak yang dibutuhkan oleh hubungan masyarakat, Anda memiliki banyak orang berbeda yang menjadi tanggung jawab Anda — kolaborator eksternal, seperti jurnalis dan penerbit, kolega dan rekan kerja, serta pekerja lepas yang bekerja dengan perusahaan Anda. Kalender PR dapat dibagikan dengan semua orang yang terlibat dalam proyek, dan ini akan membantu Anda bekerja sama dan berkomunikasi dengan lebih mudah tanpa melewatkan tenggat waktu eksternal yang dapat mengorbankan liputan.

Pengembalian Tahun-ke-Tahun

Terakhir, kalender PR akan memberikan hasil untuk tahun-tahun mendatang. Kalender pertama yang dibuat akan dimulai setiap tahun setelah proses perencanaan dengan kerangka ide. Konten – siaran pers, posting blog, kampanye, dll. – dapat digunakan kembali secara kreatif, menghemat waktu secara signifikan. Jadi, Anda siap untuk mengatur tim Anda, kontak yang bekerja dengan Anda, dan diri Anda sendiri. Di mana Anda memulai?

1. Pilih Format Anda

Pertama, Anda perlu memutuskan di mana kalender PR Anda akan ditayangkan. Meskipun saya menyukai kalender dan spidol kertas, saya tidak merekomendasikannya untuk keseluruhan rencana pemasaran dan PR. Itu berarti pilihan Anda adalah spreadsheet lama yang bagus, kalender digital dasar, atau alat kalender editorial khusus. Ada beberapa pro dan kontra untuk setiap opsi, jadi pertimbangkan kebutuhan tim Anda sendiri.

2. Tentukan Jenis Konten Anda

Setelah Anda memutuskan di mana kalender PR akan hidup, saatnya untuk mulai membangun kampanye dan proses di dalamnya. Salah satu langkah pertama yang Anda perlukan adalah mengidentifikasi jenis konten yang Anda perlukan untuk menerapkan dan memperkuat cakupan konten dan PR Anda. Itu mungkin termasuk:

• Lapangan
• Acara
• kampanye PR
• Konten blog
• Postingan/kampanye media sosial
• Cetak agunan

Jika itu PR, itu bisa (dan harus) direncanakan di kalender. Cara yang baik untuk menyusun sesuatu adalah dengan memberikan setiap format konten kategorinya sendiri dalam alat apa pun yang Anda gunakan.

3. Rencanakan Irama Penerbitan Anda

Selanjutnya, Anda ingin mempertimbangkan seberapa "penuh" kalender Anda nantinya. Dengan kata lain, seberapa sering Anda ingin konten dipublikasikan sebagai bagian dari strategi Anda, apakah itu media "diperoleh" atau "dimiliki". Saat melakukan ini, Anda ingin mempertimbangkan beberapa faktor berbeda. Pertama-tama, berapa banyak penerbitan konten yang dimiliki dan mendapatkan cakupan yang dimiliki oleh tim Anda? Terutama jika Anda menggunakan desainer untuk membuat aset, eksekutif untuk memberikan penawaran, dan lebih banyak pekerjaan kolaboratif, Anda perlu membuat tenggat waktu untuk tim Anda yang lain dapat dicapai. Anda juga ingin meninggalkan cukup ruang kosong atau waktu luang untuk menanggapi tren dan acara yang lebih cepat saat muncul. Kedua, tren atau kampanye musiman apa yang akan berdampak paling besar? Anda ingin tetap menjadi perhatian utama audiens target Anda sebanyak mungkin, tetapi ada baiknya juga memberi jarak pada konten selama waktu "lebih tenang" sementara tim Anda bekerja di belakang layar pada proyek besar di mana perusahaan mengeluarkan semua PR dan pemasaran berhenti untuk waktu yang singkat. Setelah Anda mengetahui batasan yang sedang Anda tangani, Anda dapat menetapkan tujuan untuk irama konten Anda, seperti video bulanan, postingan blog mingguan dan liputan pers, serta postingan sosial harian.

4. Brainstorming & Tambahkan Ide Konten

Setelah menyusun struktur dan irama kalender, Anda dapat mulai melakukan brainstorming konten dan ide PR dan menambahkannya ke slot kosong kalender. Anda akan ingin melakukan brainstorming hal-hal seperti:

• Sudut cerita ke media promosi
• Konten tamu dan kepemimpinan pemikiran
• Konten untuk blog perusahaan Anda
• Media sosial dan kampanye email
• Konten yang mempromosikan acara, penghargaan, dan PR lainnya

Anda juga ingin mencoba mengatur hal-hal seputar tema yang relevan atau tren musiman sebanyak mungkin.

5. Tambahkan Konten Khusus Industri

Kalender PR berubah per industri. Konten yang dibutuhkan untuk satu bisnis mungkin sama sekali tidak diperlukan untuk bisnis lain. Menarik perhatian ke konten khusus industri menyesuaikan kalender dengan kebutuhan Anda. Pertimbangkan untuk menambahkan topik berikut:

6. Sertakan Informasi Kontak

PR membutuhkan kolaborasi banyak orang. Untuk menciptakan aliran aktivitas yang stabil, sertakan informasi kontak untuk semua komunikasi internal dan eksternal yang diperlukan. Ini termasuk:

7. Menjaga Bagian yang Bergerak Tetap Terorganisir

Terakhir, Anda harus benar-benar menggunakan dan memelihara kalender baru Anda. Kedengarannya jelas, tetapi memeriksa kalender editorial saat Anda mulai bekerja setiap hari adalah kebiasaan baru yang harus dibangun. Berikut adalah beberapa cara Anda dapat membuat membangun kebiasaan itu lebih mudah:

• Tetapkan pedoman pengkodean warna untuk membuat informasi mudah dicerna untuk "pemeriksaan cepat".
• Blokir waktu untuk memperbarui kalender setiap minggu.
• Memunculkan kalender dalam rapat tim (atau langsung setelahnya).

Selain itu, jika Anda menggunakan alat kalender editorial khusus, seperti kalender pemasaran CoSchedule, Anda dapat merencanakan konten dengan menghubungkan kalender ke blog WordPress, profil media sosial, dan alat pemasaran email. Itu memungkinkan Anda membuat draf dan bahkan menjadwalkan konten keluar dari kalender yang sama. Alat khusus juga mempermudah memecah proyek menjadi tindakan tertentu menggunakan templat proyek dan tugas serta fitur lain yang mungkin tidak tersedia di spreadsheet yang Anda buat sendiri. Kalender PR menghilangkan perasaan luar biasa saat menyulap banyak proyek dalam beberapa langkah. Tetapi hanya ketika kalender dimaksimalkan secara maksimal, tujuan PR dapat dicapai. Gunakan empat ide berikut untuk mengoptimalkan kalender Anda.

Jadilah Cairan

Kalender Anda tidak terukir di batu. Peluang PR dapat muncul secara acak, peristiwa tertentu akan membutuhkan tindakan setelahnya, jadi bersikaplah cair dalam pendekatan Anda. Menyambut perubahan, atau bereaksi terhadap suatu situasi, seringkali memicu inovasi.

Perhitungkan Waktu Pimpin

Rencana PR terbaik tidak terburu-buru. Perhitungkan lead time yang tepat antara inisiasi proyek dan penyelesaian proyek. Garis waktu yang luas memungkinkan tenggat waktu untuk dipenuhi dengan nyaman dan untuk membuat perubahan konten.

Gunakan Hashtag yang Relevan

Gunakan tagar yang relevan untuk mengaitkan konten dengan acara terkini. Membuat konten lebih awal menghemat waktu tetapi pengguna terlibat dengan tren. Buat konten tetap segar dengan menambahkan tagar.

Nilai Kegiatan Humas Sebelumnya

Menilai kegiatan PR tahun-tahun sebelumnya mengevaluasi keberhasilan, menyoroti area perbaikan, dan menunjukkan cara terbaik untuk melangkah maju. Renungkan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apa yang bekerja dengan baik untuk Anda? Apa yang gagal?
• Ide apa yang melampaui ekspektasi? Bagaimana ide-ide ini dapat diperluas?
• Dari mana Anda mendapat perhatian media?
• Dari mana pesaing utama mendapat perhatian media?

Dari sini, gunakan jawaban Anda untuk mengembangkan atau mengubah Kalender PR Anda dengan cermat.

Mulai sekarang

Kalender PR akan menghilangkan gesekan dan perasaan luar biasa saat menyulap banyak proyek dalam beberapa tahap. Namun, hanya saat Anda menggunakannya. Jika Anda belum memiliki kalender untuk membahas semuanya, sekarang saatnya untuk mulai memperkenalkannya ke strategi Anda sekarang. Untuk membantu mengembangkannya, coba templat kalender PR gratis kami atau lihat perangkat lunak kami hari ini. Posting ini awalnya diterbitkan 1 Juli 2020. Itu diperbarui pada 29 Desember 2021, dan lagi 20 Desember 2022.