Pengantar Diagram Prioritas & Metode Diagram Prioritas

Menjadwalkan sebuah proyek bisa menjadi hal yang menakutkan. Untungnya, ada alat dan teknik untuk membantu mengatur kegiatan dan menyelesaikan semuanya tepat waktu. Misalnya, ada diagram prioritas, yang digunakan untuk memvisualisasikan tugas dalam suatu proyek dari awal hingga akhir.

Jika Anda tidak terbiasa dengan metode diagram prioritas, Anda telah datang ke tempat yang tepat. Mari kita lihat lebih dekat teknik ini dan bagaimana teknik ini membantu manajer proyek saat menjadwalkan proyek mereka.

Apa Itu Diagram Prioritas?

Diagram prioritas adalah bagan manajemen proyek yang mewakili jadwal proyek yang secara jelas mengidentifikasi peristiwa, kegiatan, dan tugas yang bergantung pada yang lain untuk memulai atau menyelesaikan.

Diagram prioritas digunakan untuk menunjukkan tugas-tugas kritis, tugas-tugas nonkritis dan waktu kendur. Sebagaimana dicatat, diagram prioritas akan menggambarkan hubungan tugas dengan tugas lainnya. Ini juga memungkinkan skenario bagaimana-jika, kasus terburuk, kasus terbaik, dan kemungkinan besar.

Diagram Prioritas Parsial

Seseorang juga dapat membuat diagram prioritas parsial untuk mengekspos hanya sebagian dari proyek. Diagram prioritas parsial ini dapat dihubungkan satu sama lain dalam apa yang disebut pembongkaran diagram prioritas. Ini dapat memberikan tampilan yang lebih rinci ke dalam struktur operasional dari fase spesifik proyek, yang membantu memperkirakan apakah proyek tetap pada jalurnya.

Kedua diagram menggunakan kotak atau simpul yang mewakili aktivitas proyek. Mereka kemudian dihubungkan dengan panah, yang digunakan untuk menggambarkan jika mereka bergantung satu sama lain. Diagram prioritas kadang-kadang disebut sebagai metode activity-on-node (AON) atau AON.

Mengapa Menggunakan Metode Precedence Diagram?

Diagram prioritas adalah alat yang hebat untuk mengembangkan jadwal proyek secara lebih akurat, menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya, dan memenuhi tenggat waktu. Ini dilakukan dengan merepresentasikan keseluruhan proyek secara visual.

Tentu saja, aset terbesar untuk menggunakan metode diagram prioritas adalah bahwa metode ini memperlihatkan dependensi dalam jadwal. Ini akan mencegah kemacetan di kemudian hari dalam proyek—dan jika ada perubahan dalam jadwal, diagram prioritas membantu menunjukkan bagaimana perubahan tersebut akan berdampak pada jadwal.

Karena diagram prioritas mengilustrasikan aktivitas dan ketergantungan dalam sebuah proyek, diagram ini dapat membantu menunjukkan proses dan aktivitas kritis apa yang ada dalam jadwal. Ini membantu menentukan jalur kritis, yang merupakan alat penjadwalan yang penting.

Apa Empat Ketergantungan Diagram Prioritas?

Untuk menguasai metode diagram prioritas, Anda harus menguasai dependensi. Ketergantungan adalah tugas yang bergantung pada tugas lain untuk diselesaikan. Ada empat jenis ketergantungan, yang diuraikan di bawah ini.

1. Ketergantungan Wajib

Ketergantungan wajib adalah ketergantungan yang tidak dapat dihindari, seperti menambahkan air ke kolam yang sedang dibangun. Seseorang tidak dapat menambahkan air terlebih dahulu dan membangun kolam di sekitarnya.

2. Ketergantungan Diskresi

Ketergantungan diskresioner membantu mengoptimalkan sumber daya. Tidak ada logika yang sulit untuk membangun sisi kolam. Memulai dengan satu sisi sama mungkin dan pentingnya dengan yang lain. Namun, mungkin ada alasan untuk memulai satu sama lain.

3. Ketergantungan Eksternal

Ketergantungan eksternal berada di luar kendali tim proyek. Sekali lagi dengan contoh kolam, mungkin ada cuaca yang menghalangi dimulainya penggalian atau proses perizinan yang memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan.

4. Ketergantungan Internal

Ketergantungan internal adalah ketergantungan yang dapat dikontrol. Jika hanya ada satu sekop, dua orang tidak dapat menggali lubang untuk kolam. Dalam hal ini, jadwal harus membagi pekerjaan antara dua orang atau membeli sekop lagi.

Apakah Empat Hubungan Ketergantungan itu?

1. Finish to Start: Aktivitas tidak dapat dimulai sampai aktivitas lain selesai.
2. Finish to Finish: Aktivitas tidak dapat selesai sampai aktivitas lain selesai.
3. Start to Start: Aktivitas tidak dapat dimulai sampai aktivitas lain dimulai.
4. Start to Finish: Aktivitas tidak dapat selesai sampai aktivitas lain dimulai.

Bagaimana Menggambar Diagram Prioritas

Sekarang saatnya menggambar diagram prioritas Anda sendiri. Hal pertama yang harus dilakukan adalah mengumpulkan tugas, dan setelah semua tugas atau aktivitas terdaftar, buat tabel di mana semuanya terdaftar secara berurutan. Templat struktur rincian kerja dapat membantu Anda mengatur tugas Anda.

Pada titik ini dalam metode diagram prioritas, kami memiliki tabel dengan dua kolom, kolom pertama berisi daftar tugas atau kegiatan dan yang kedua urutannya. Kolom kedua ini sering disebut pendahulunya, karena mencantumkan tugas yang melanjutkannya. Tugas pertama tidak akan memiliki pendahulu karena itu yang pertama dan tidak ada yang datang sebelumnya.

Kolom ketiga dan terakhir pada tabel akan menunjukkan durasi setiap tugas. Sekarang Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menggambar diagram prioritas sederhana.

Masukkan Informasi Ke Dalam Diagram

Untuk memulai diagram prioritas Anda, tata letak setiap tugas atau aktivitas sebagai simpul yang diwakili oleh sebuah kotak. Setiap kotak harus memiliki panah yang menghubungkannya ke langkah berikutnya. Tugas atau aktivitas pertama akan dimulai di sebelah kiri diikuti oleh yang kedua, yang akan dihubungkan dengan panah.

Jika pasangan tugas atau aktivitas berikutnya memiliki pendahulu yang sama, mereka akan ditumpuk di atas satu sama lain dengan dua panah yang berasal dari pendahulunya. Saat tugas memiliki dua pendahulu, panah dari pendahulu tersebut terhubung ke tugas.

Tambahkan Informasi Tugas Ke Node

Langkah terakhir adalah menunjukkan aktivitas dan durasi di node. Ini dilakukan dengan memecah kotak menjadi dua, dengan satu setengah menunjukkan aktivitas dan yang lainnya mewakili durasi. Tentu saja, itu bisa menjadi lebih rumit. Node dapat mencakup:

• Waktu mengambang
• Waktu mulai paling awal
• Waktu selesai paling awal
• Waktu mulai terbaru
• Waktu selesai terbaru

Ini adalah bagaimana diagram prioritas yang belum sempurna digambar.

Berbagai Jenis Diagram Visual

Metode diagram prioritas hanyalah salah satu dari banyak teknik diagram yang membantu penjadwalan. Tidak semua sama, tetapi masing-masing berasal dari representasi visual yang serupa dari jadwal proyek. Lebih banyak jenis diperkenalkan di bawah ini.

Metode Diagram Panah (Diagram AOA)

Untuk metode diagram ini, panah mewakili aktivitas saat menjadwalkan proyek. Hubungan antar aktivitas ditunjukkan dengan lingkaran yang menghubungkan satu atau lebih anak panah. Panjang panah digunakan untuk menentukan durasi aktivitas. Metode ini hanya menunjukkan hubungan finish-to-start. Ini juga disebut sebagai metode aktivitas-pada-panah (AOA).

Diagram Jaringan Proyek (Diagram AON)

Diagram jaringan proyek digunakan untuk menunjukkan urutan kegiatan dalam proyek yang dilakukan. Itu berasal dari data yang dikumpulkan dalam struktur rincian kerja (WBS). Biasanya ditarik dari kiri ke kanan dalam urutan kronologis. Diagram jaringan juga disebut sebagai diagram AON.

Metode Jalur Kritis

Algoritma penjadwalan jalur kritis sering digunakan dengan teknik evaluasi dan tinjauan program (PERT) untuk menunjukkan jalur terpanjang dari aktivitas dependen dan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Gantt Chart

Gantt chart adalah diagram batang yang digunakan dalam penjadwalan proyek. Ini menciptakan garis waktu proyek di mana kegiatan adalah garis dengan panjang yang bervariasi sesuai dengan durasi tugas yang ditata dalam urutan kronologis.

Teknik Evaluasi dan Review Program (PERT)

Seperti disebutkan di atas, bagan PERT digunakan bersama dengan metode jalur kritis, menggunakan statistik untuk menganalisis tugas dalam suatu proyek. Ini menunjukkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek; secara khusus, waktu yang dibutuhkan oleh masing-masing tugas proyek, yang akan menginformasikan jadwal proyek.

Bagaimana ProjectManager.com Membantu Anda Menjadwalkan Proyek

ProjectManager.com adalah perangkat lunak manajemen proyek yang bekerja bersama dengan diagram prioritas Anda dengan menawarkan penjadwalan lanjutan dan fitur manajemen sumber daya. Buat dependensi, temukan jalur kritis, dan jalankan jadwal proyek Anda dengan mudah.

Rencanakan Gantt Charts

Setelah dasar untuk diagram prioritas selesai, mulailah memasukkan tugas Anda ke dalam bagan Gantt kami. Kemudian tambahkan tanggal mulai dan berakhir. Kami secara otomatis mengisi garis waktu proyek yang menunjukkan gambaran lengkap proyek yang ditata secara visual untuk Anda.

Gantt kami memudahkan Anda untuk menautkan tugas-tugas dependen tersebut. Seret dan lepas satu tugas ke tugas lainnya, tetapi lebih baik lagi, alat kami akan menentukan yang mana dari empat dependensi itu, memungkinkan Anda mengetahui kapan pekerjaan ini muncul dalam proyek sehingga Anda dapat mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk mencegah tim mendapatkan diblokir.

Gabungkan Tim Anda

Saat Anda siap untuk bergabung dengan tim, undang mereka ke perangkat lunak dan mulai berikan tugas kepada mereka. Tambahkan lampiran, deskripsi, tag, tetapkan prioritas, dan tenggat waktu. Pantau kemajuan mereka dari tingkat tinggi dengan dasbor waktu nyata kami dan laporkan kembali ke pemangku kepentingan dengan laporan yang dapat difilter yang mudah dibagikan.

ProjectManager.com adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberi Anda data langsung untuk membuat keputusan yang lebih baik saat Anda menjalankan jadwal Anda. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek sambil memberi tim platform kolaboratif yang memberi mereka alat untuk bekerja lebih baik bersama. Gunakan ProjectManager.com untuk proyek Anda berikutnya dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.