Implementasi Proses: Panduan Cepat

Seiring pertumbuhan bisnis, ia perlu melihat proses atau cara baru untuk meningkatkan proses yang telah ada. Mungkin perusahaan ingin meningkatkan dan mempertahankan pertumbuhannya atau meningkatkan produktivitas dan efisiensi. Apapun tujuannya, implementasi proses adalah bagaimana mereka mencapai tujuan tersebut.

Jika Anda ingin meningkatkan proses bisnis Anda, Anda perlu mengetahui apa itu implementasi proses dan mengapa itu sangat penting. Selain itu, kami akan menjelaskan apa itu rencana implementasi proses dan langkah-langkah untuk membuat proses implementasi. Kemudian, Anda akan mengetahui bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengurangi pemborosan dan menghemat waktu.

Apa itu Implementasi Proses?

Implementasi proses adalah pendekatan strategis untuk mengadopsi prosedur atau proses bisnis baru dalam suatu organisasi. Bisnis menerapkan perubahan ketika ingin merampingkan tugas, menjadi lebih efisien, mengurangi jumlah kesalahan, atau mendorong pertumbuhan bisnis. Hanya ada beberapa contoh, tetapi setiap perubahan pada proses bisnis membutuhkan implementasi proses.

Seperti yang dapat Anda bayangkan, ini tidak dilakukan secara tiba-tiba. Sasaran bisnis dicapai melalui rencana terstruktur dengan pedoman yang jelas tentang bagaimana strategi akan dijalankan. Ini berarti mencantumkan tugas yang akan dilakukan sepanjang operasi bisnis sehari-hari. Ini melibatkan manajemen perubahan dan menyentuh setiap departemen, itulah sebabnya sumber daya manusia terlibat.

Dapat dipahami bahwa unit bisnis takut akan stagnasi. Kepuasan adalah tanda pertama bahwa perusahaan sedang dalam masalah karena pesaing selalu mencari keuntungan untuk dieksploitasi. Implementasi proses adalah bagaimana bisnis dapat tetap kompetitif dengan memiliki kerangka kerja untuk mengelola perubahan.

Apa itu Rencana Implementasi Proses?

Untuk mencapai tujuan strategis bisnis, harus ada rencana implementasi proses. Ini adalah dokumen yang menentukan langkah-langkah yang akan membawa tim proyek dari posisi mereka ke bagaimana mereka dapat mencapai tujuan bersama. Ini juga disebut rencana strategis.

Rencana implementasi proses mencakup strategi, proses, dan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. Rencana ini menyeluruh dan mencakup segala hal mulai dari ruang lingkup rencana implementasi hingga biaya yang akan mendanainya, seperti anggaran. Semua langkah yang diperlukan dirinci termasuk tanggal mulai dan berakhir serta durasi proyek. Ini mirip dengan manajemen perubahan, yang mengontrol perubahan dan mengelolanya melalui siklus hidupnya.

Memiliki rencana implementasi proses mengomunikasikan upaya kepada tim sehingga semua orang tahu apa yang harus dilakukan, kapan akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukan apa. Memiliki rencana sangat penting untuk kelancaran proses implementasi. Tanpa rencana untuk mengubah strategi menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti, tidak ada peta jalan untuk memandu tim proyek dari awal hingga akhir.

Saat melakukan upaya besar dengan implikasi bisnis besar, sebaiknya gunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk memfasilitasi pekerjaan. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak rencana implementasi proses mereka secara real time. Bagan Gantt mengatur langkah-langkah pada garis waktu visual untuk menampilkan proyek di satu tempat. Tim dapat ditugaskan dan garis dasar ditetapkan untuk melacak upaya yang direncanakan terhadap upaya aktual secara waktu nyata. Sekarang Anda dapat memastikan bahwa Anda tetap sesuai jadwal dan tidak melebihi anggaran. Dapatkan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Implementasi Proses Penting?

Implementasi proses penting karena berbagai alasan. Kami membuat sketsa beberapa di atas, tetapi layak untuk dilihat lebih dekat. Pertama, ini cara yang bagus untuk membantu Anda mengubah sumber daya proyek Anda menjadi hasil kerja berkualitas lebih tinggi. Jika Anda seorang produsen, ini dapat membantu Anda mengurangi kesalahan karyawan dalam pekerjaan mereka. Itu juga dapat memastikan output yang lebih konsisten dan andal. Bahkan jika Anda hanya berbicara tentang dokumentasi, penerapan proses dapat membantu memastikan bahwa setiap orang benar-benar menandatangani dokumen tersebut.

Anda juga dapat meningkatkan efisiensi proses, baik dengan proses berulang atau otomatisasi untuk tugas berulang, dan merampingkan alur kerja. Hal ini dapat mengurangi pemborosan, memungkinkan tim untuk fokus pada pekerjaan yang lebih kompleks, dan membantu mengalokasikan sumber daya secara lebih efisien. Karyawan yang dibebaskan dari melakukan tugas-tugas sederhana yang dapat diotomatisasi dapat mengambil lebih banyak pekerjaan.

Jika Anda ingin mendorong kepatuhan terhadap standar industri, penerapan proses dapat membantu dengan dokumentasi agar Anda tetap mematuhi undang-undang apa pun yang mengatur bisnis Anda. Ini dapat membantu Anda tetap berpegang pada pedoman kualitas jika dokumentasi memandu pekerjaan Anda. Karyawan dapat lebih memahami proses organisasi tersebut dan peran mereka di dalamnya, yang mengarah ke kinerja yang lebih baik.

Kami telah menyebutkan bahwa penerapan proses memudahkan perusahaan untuk berkembang, terutama ketika tugas memerlukan koordinasi dari banyak orang atau departemen. Proses baru dapat membantu menciptakan sistem kerja yang lebih efektif. Ini mengarah pada perbaikan lain ketika proses terus dievaluasi dan dikembangkan. Terakhir, penyempurnaan ini mencakup pemantauan dan pengukuran kinerja yang lebih baik saat Anda menggunakan indikator kinerja utama (KPI) untuk menentukan keberhasilan implementasi proses Anda.

Proses Implementasi dalam 7 Langkah

Untuk mendapatkan manfaat dari proses baru dalam bisnis Anda, Anda harus tahu cara menerapkannya. Berikut adalah tujuh langkah yang akan membantu Anda memanfaatkan implementasi proses.

1. Membentuk Tim Proyek

Implementasi proses adalah pelaksanaan rencana. Sebagian besar rencana melibatkan banyak orang, jadi langkah pertama adalah menyusun tim Anda berdasarkan pengalaman dan keterampilan mereka yang terlibat. Memiliki orang yang tepat berarti Anda dapat menggunakannya untuk melakukan brainstorming pendekatan yang lebih baik. Kemungkinan besar, Anda juga akan bekerja lintas departemen, yang berarti Anda harus memiliki tim yang mahir bekerja lintas fungsi.

2. Tentukan Proses Bisnis Anda

Dengan tim yang tepat, langkah selanjutnya adalah menentukan tujuan. Anda dapat menerapkan teknik seperti pemetaan proses bisnis, yang membantu menerapkan atau menyempurnakan proses yang Anda targetkan. Anda juga harus melihat semua tugas dalam rencana implementasi proses Anda dan mencari tahu sumber daya yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan dan menyelesaikan proyek dengan sukses. Tim dapat membantu manajer bekerja secara kolaboratif saat mereka mengembangkan rencana tindakan.

3. Tetapkan Tujuan dan Sasaran Implementasi Proses

Saat Anda menentukan proses bisnis, Anda akan memiliki tujuan dan sasaran untuk dipenuhi. Setelah itu diputuskan, penting untuk menggunakan analisis kesenjangan untuk memetakan jalur untuk mencapai tujuan Anda. Analisis kesenjangan menentukan di mana bisnis Anda berada dan di mana ia ingin berada. Sangat penting untuk menetapkan tujuan dan sasaran sehingga bisnis Anda memahami cara mencapai tujuan yang diinginkan.

3. Buat Rencana Implementasi

Setelah bertukar pikiran dengan tim Anda, menentukan proses bisnis dan menetapkan tujuan dan sasaran Anda untuk penerapan proses baru, saatnya menulis rencana. Anda harus memiliki semua yang Anda butuhkan, seperti sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Sekarang, Anda harus menentukan tugas yang akan membawa Anda dari awal sampai akhir. Sertakan tahapan proyek, durasi dan garis waktu serta peran dan tanggung jawab semua yang terlibat.

5. Arahkan Tim Anda

Agar implementasi proses menjadi sukses, tim harus memahami proses bisnis baru. Ini mungkin termasuk pelatihan, lokakarya, seminar, presentasi atau bimbingan belajar dan pendampingan tim.

6. Terapkan Proses Bisnis Anda yang Lebih Baik

Sekarang Anda siap menerapkan proses dengan tujuan yang jelas dan sasaran khusus untuk perbaikan. Selama langkah ini, Anda ingin memantau proses untuk memastikan Anda mencapai pencapaian Anda. Memiliki KPI terukur memastikan Anda mencapai strategi implementasi yang ditargetkan.

7. Melakukan Tinjauan Pasca Implementasi

Setelah Anda menjalankan rencana penerapan proses, Anda akan ingin meninjaunya untuk melihat apa yang benar dan di mana Anda salah. Ini membantu menginformasikan rencana implementasi proses baru tetapi juga dapat berguna dalam menyempurnakan langkah-langkah untuk memastikan Anda memenuhi tujuan yang Anda tetapkan.

ProjectManager Membantu Implementasi Proses

Mengelola implementasi proses membutuhkan banyak alat yang berbeda. Anda harus mengelola tim, sumber daya, biaya, dan memantau kemajuan dan kinerja Anda untuk memastikan bahwa Anda memenuhi jadwal rencana implementasi Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memiliki fitur yang Anda perlukan untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek Anda secara waktu nyata.

Gunakan Beberapa Tampilan Proyek

Tim lintas fungsi membutuhkan seperangkat alat canggih yang sinkron satu sama lain. Manajer membuat rencana implementasi pada bagan Gantt, yang mengatur tugas, menghubungkan keempat jenis ketergantungan, dan bahkan dapat memfilter jalur kritis. Tim akan menggunakan alat yang berbeda untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Jika mereka bekerja di lingkungan yang gesit, mereka ingin memetakan sprint mereka menggunakan tampilan papan kanban untuk mengelola backlog dan merencanakan sprint mereka. Jika mereka produsen, mereka mungkin lebih suka daftar tugas kami yang kuat. Alat apa pun yang Anda gunakan, semua data diperbarui secara bersamaan dalam waktu nyata sehingga semua orang berkolaborasi pada informasi terkini yang sama.

Lacak Kemajuan dalam Waktu Nyata

Saat Anda memiliki rencana implementasi pada bagan Gantt, Anda dapat menetapkan garis dasar. Ini menangkap rencana dan memungkinkan Anda untuk membandingkannya dengan kemajuan Anda yang sebenarnya. Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari keseluruhan proyek dengan dasbor waktu nyata kami. Ini mengumpulkan data langsung dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca yang menunjukkan waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya. Tidak diperlukan konfigurasi yang memakan waktu seperti perangkat lunak ringan. Sudah siap saat Anda siap. Dan jika Anda menginginkan detail lebih lanjut, gunakan alat pelaporan kami yang dapat disesuaikan yang juga dapat dibagikan untuk memperbarui pemangku kepentingan.

Untuk memastikan implementasi proses Anda bekerja dengan sumber daya yang tersedia untuk memenuhi tujuan bisnis, Anda perlu mengelola setiap langkah rencana implementasi proses. Perangkat lunak kami memiliki fitur manajemen tugas, manajemen risiko, dan manajemen sumber daya yang membantu Anda mencapai tujuan, baik untuk proyek, implementasi proses, atau mengubah rencana manajemen.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proses implementasinya. Platform kolaboratif kami memungkinkan tim berbagi file, komentar, dan lainnya, baik mereka berada di departemen yang berbeda atau zona waktu yang berbeda. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.