Kontrak Pengadaan: Jenis Kontrak & Praktik Terbaik

Bagaimana Anda merakit item yang Anda butuhkan untuk melaksanakan proyek disebut pengadaan, yang merupakan cara mewah untuk mengatakan bagaimana Anda mendapatkan barang dan jasa yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek. Jika Anda tidak memiliki persediaan barang yang stabil atau setidaknya terkelola yang Anda butuhkan untuk menjalankan proyek, Anda akan keluar jalur dan mengancam keberhasilan proyek.

Saat Anda membutuhkan persediaan dari pihak ketiga, penting bagi Anda untuk membuat perjanjian untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda butuhkan dan dikirimkan saat Anda membutuhkannya. Semua rincian ini didefinisikan dalam apa yang disebut kontrak pengadaan. Tidak ada proyek jika tidak ada kontrak pengadaan.

Esensi Kontrak Pengadaan

Ada banyak jenis kontrak dalam pengadaan, tetapi sebelum membahasnya, kita perlu memiliki pemahaman yang kuat tentang apa itu pengadaan dan mengapa itu penting untuk keberhasilan proyek. Pengadaan mengacu pada teknik, metode terstruktur dan sarana yang digunakan organisasi untuk mendapatkan apa yang dibutuhkan dengan harga yang baik dan sesuai jadwal, sambil tetap membangun hubungan yang kuat dengan pemasok dan vendor.

Pertama, Anda perlu mengidentifikasi barang atau jasa yang Anda butuhkan. Setelah Anda mengetahuinya, Anda dapat mulai meneliti daftar pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan Anda dengan harga yang sesuai dengan anggaran Anda. Kemudian, Anda masuk ke tahap negosiasi untuk memastikan kebutuhan tersebut terpenuhi. Ketika mereka, kedua belah pihak menyelesaikan pesanan pembelian dengan harga, pengiriman dan proses pembayaran yang ditentukan.

Selanjutnya, persediaan dikirim pada tanggal yang disepakati, dan pengiriman tersebut diaudit untuk memastikan sesuai dengan kesepakatan. Anda kemudian menyimpan catatan administrasi kontrak yang baik dan menyimpan dokumen, seperti yang Anda lakukan dengan transaksi bisnis apa pun. Semakin lancar proses ini, semakin bahagia semua yang terlibat, dan semakin besar kemungkinan ikatan akan dibangun antara kedua belah pihak untuk memastikan pengadaan di masa depan berjalan dengan baik. Kontrak yang solid diperlukan untuk menghasilkan proyek yang sukses.

Apa itu Kontrak Pengadaan?

Kontrak pengadaan adalah proses membangun perjanjian yang mengikat secara hukum antara kontraktor dan pemasok dalam mengelola proyek. Kontrak ini diperlukan untuk proyek untuk mendapatkan bahan, pasokan, dan layanan yang dibutuhkan.

Menggunakan kontrak dan pengadaan membantu pembeli dan penjual mencapai kesepakatan tentang bahan, barang, dan jasa ini. Perjanjian ini termasuk membayar tagihan dan memenuhi syarat dan ketentuan kontrak. Kontrak pengadaan adalah dokumen yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual yang tidak hanya mendefinisikan hubungan sebagaimana adanya dalam bisnis tetapi juga melindungi kepentingan mereka berdua.

Parameter kontrak pengadaan termasuk memilih vendor dan produk, memeriksa vendor, memutuskan syarat dan ketentuan melalui negosiasi dan mengelola proses itu melalui pemesanan, pembayaran dan pengiriman bahan, pasokan atau layanan.

Mengapa Kontrak Pengadaan Penting

Kontrak pengadaan penting karena berfungsi untuk memaksimalkan keuntungan dan menjaga bisnis tetap larut dalam pasar yang kompetitif. Kontrak pengadaan memberi kedua belah pihak kesempatan untuk bekerja sama dengan keyakinan bahwa tidak ada yang mengambil keuntungan dari yang lain. Ini juga membantu bisnis mendiversifikasi sumber dayanya untuk bekerja lebih efektif dengan mengalihdayakan pekerjaan ke pihak ketiga yang dapat melakukannya dengan lebih hemat biaya.

Jenis Kontrak Pengadaan

Ketika datang ke kontrak, ada lebih dari satu cara untuk membuat kesepakatan. Jenis kontrak yang berbeda dalam pengadaan ini menawarkan berbagai risiko bagi satu pihak atau pihak lain dan cocok untuk proyek konstruksi di mana ruang lingkupnya kurang lebih pasti sejak awal. Tiga jenis utama kontrak pengadaan adalah sebagai berikut:

• Kontrak Harga Tetap: Kontrak harga tetap atau lump-sum adalah ketika jumlah yang dibayarkan untuk bahan, barang atau jasa ditetapkan pada saat kontrak ditandatangani dan tidak berubah setelahnya terlepas dari apakah ada dampak eksternal atau internal. yang menaikkan biaya atau menunda jadwal. Keuntungan dari jenis kontrak ini adalah bahwa kontrak tersebut secara jelas menguraikan peran dan tanggung jawab kedua belah pihak dalam hal apa yang harus diserahkan dan berapa biayanya. Ini adalah jenis kontrak yang paling umum, lugas dan mudah dikelola.
• Kontrak Penggantian Biaya: Kontrak penggantian biaya atau kontrak pengendalian biaya adalah ketika pembeli setuju untuk membayar bahan dan peralatan serta biaya tidak langsung, seperti gaji dan utilitas, yang merupakan bagian dari pembuatan produk atau layanan. Untuk membuat ini layak bagi pembeli, mereka diberikan biaya tetap atau persentase keuntungan di atas harga biaya. Ini menempatkan sebagian besar risiko di pundak penjual. Mereka hanya akan mendapatkan penggantian setelah pengeluaran diverifikasi. Jika ruang lingkup proyek berubah, penjual menanggung biaya tambahan. Untuk membuat ini bermanfaat bagi penjual, mereka akan menambah biaya tambahan yang menjaga penyesuaian seminimal mungkin dan meningkatkan laba mereka.
• Kontrak Waktu dan Bahan: Kontrak waktu dan bahan mengganti vendor untuk bahan yang mereka gunakan dan membayar waktu yang mereka habiskan untuk proyek. Hal ini membuat vendor bertindak seolah-olah mereka adalah karyawan pihak ketiga dari kontraktor. Kontrak ini bekerja paling baik ketika ruang lingkup proyek lebih sulit untuk didefinisikan karena kontrak memungkinkan untuk beberapa fleksibilitas. Namun, saat menggunakan salah satu kontrak ini, pembeli harus memberikan pengawasan lebih untuk memastikan bahwa proyek tetap sesuai jadwal dan tidak melebihi anggaran.

Proses Utama & Praktik Terbaik untuk Kontrak Pengadaan

Meski kontrak sudah ditandatangani, bukan berarti prosesnya sudah selesai. Tentu saja ada pekerjaan yang telah dikontrakkan dan mengikuti syarat dan ketentuan kontrak.

Tekankan Transparansi

Satu hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan semuanya berjalan lancar adalah memprioritaskan transparansi dalam proses pengadaan Anda. Mendapatkan visibilitas yang lebih besar ke dalam kinerja pemasok membantu memperkuat hubungan tersebut dan bekerja untuk mencapai hasil terbaik bagi semua yang terlibat.

Pantau Kemajuan

Anda sebaiknya memantau dan mengelola persyaratan kontrak, terutama biaya yang terkait dengan pekerjaan, untuk mengurangi biaya. Daripada menggunakan spreadsheet yang harus terus diperbarui dan sering kali berisiko mengedarkan versi lama, sebaiknya Anda mengotomatiskan proses ini dengan alat digital.

Efisiensi Identitas

Memperlancar proses pengadaan juga merupakan kunci. Pengumpulan dan pemantauan pemasok membantu memastikan kondisi kontrak terpenuhi. Menggunakan alat manajemen proyek online akan mengurangi biaya dengan menghindari kesalahan manual yang dapat memperlambat pekerjaan saat bekerja menuju kepatuhan kontrak.

Bagaimana ProjectManager Membantu Pengadaan

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan pengadaan proyek Anda. Pemantauan dan pelacakan pengadaan Anda memastikan biaya dan jadwal mematuhi persyaratan dan penyesalan kontrak. Ada cara untuk melakukan ini lebih baik daripada menggunakan spreadsheet.

Gunakan bagan Gantt online kami untuk mengelola kontrak Anda. Garis waktu visual Gantt memungkinkan Anda melihat siklus hidup penuh kontrak di satu tempat dan melacak semua sumber daya dan biaya yang terkait dengannya. Tetapkan tanggal mulai dan berakhirnya kontrak. Ketika pembaruan status ditambahkan ke alat, Anda kemudian dapat meninjau kemajuan Anda untuk melihat apakah persyaratan kontrak terpenuhi.

Tambahkan biaya dan sumber daya ke Gantt dan Anda akan dapat menjadwalkan materi yang Anda butuhkan pada waktu tertentu dalam proyek. Karena perangkat lunak kami berbasis cloud, semua informasi proyek dalam waktu nyata, yang memungkinkan Anda melacak data langsung. Misalnya, dasbor real-time mengumpulkan informasi dan secara otomatis menghitungnya untuk ditampilkan pada grafik dan bagan yang mudah dibaca untuk tampilan tingkat tinggi varians proyek, biaya, waktu, dan lainnya.

ProjectManager.com adalah perangkat lunak berbasis cloud yang membantu Anda mengatur dan mengelola pengadaan dengan lebih efisien. Lacak kontrak dengan penyimpanan file tak terbatas, buat rencana pengadaan dan pantau serta lacak kemajuannya secara real-time untuk memastikan semua syarat dan ketentuan kontrak terpenuhi. Coba ProjectManager gratis hari ini.

.