10 Sistem Produktivitas untuk Dicoba yang Sebenarnya Berfungsi

Siapa yang tidak ingin lebih produktif?

Nah, salah satu caranya adalah dengan menerapkan sistem produktivitas. Dan ada banyak pilihan!

Mari kita lihat 10 sistem produktivitas paling populer yang dapat Anda coba.

Apa itu Sistem Produktivitas?

Sistem produktivitas pada dasarnya adalah serangkaian strategi, prosedur, dan filosofi yang dirancang untuk membantu orang menjadi lebih produktif.

Ini bisa berupa seperangkat aturan sederhana yang, jika diikuti, dapat membuat Anda tetap pada tugas, atau cara untuk mengatur item yang harus dilakukan agar lebih mudah untuk diselesaikan (atau apa pun di antaranya).

Tujuan akhir dari "produktivitas," di bawah sistem ini, adalah kombinasi yang lebih baik:

• Prioritas. Bagian dari menjadi lebih produktif adalah mengetahui apa yang harus difokuskan. Jika Anda memiliki 8 jam untuk bekerja dan 10 jam tugas, Anda perlu mencari tahu 2 jam tugas mana yang harus dijatuhkan atau didelegasikan. Dengan cara ini, Anda memaksimalkan nilai kerja 8 jam Anda.
• Fokus. Sistem produktivitas juga berusaha meningkatkan fokus Anda. Jika Anda dapat menghilangkan gangguan dan secara eksklusif memperhatikan pekerjaan Anda, pada akhirnya Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.
• Efisiensi. Terikat ke dalam konsep-konsep ini, sistem produktivitas juga berupaya meningkatkan efisiensi Anda secara keseluruhan. Dengan kata lain, salah satu tujuan Anda adalah meningkatkan kecepatan di mana Anda dapat menyelesaikan tugas dengan cara yang memuaskan.

Sistem Produktivitas yang Bekerja

Tanpa basa-basi lagi, mari kita lihat beberapa sistem produktivitas terbaik yang dapat Anda ikuti di tahun 2021:

1. Daftar tugas dasar.

Ini barang lama, tapi barang bagus. Dan jangan memutar mata Anda kecuali Anda benar-benar mencobanya!

Daftar tugas dasar adalah klasik karena suatu alasan. Idenya sederhana; uraikan semua proyek, sasaran, dan tanggung jawab Anda menjadi tugas yang mudah dicerna dan dihitung.

Buat daftar tugas-tugas ini dan tetapkan prioritas untuk mereka – Prioritas A sangat mendesak, prioritas B dapat menunggu beberapa hari, dan prioritas C dapat beristirahat sebentar.

Sistem ini mungkin sulit untuk tetap konsisten, dan tidak ideal untuk semua gaya kerja atau semua individu.

Namun, ini adalah tempat yang bagus untuk memulai jika Anda belum pernah mencoba sistem produktivitas sebelumnya.

2. Teknik Pomodoro.

Teknik Pomodoro memiliki asal-usul yang sederhana pada 1980-an, dirancang oleh Francesco Cirillo. Ide dasarnya adalah menggunakan pengatur waktu untuk membagi hari kerja Anda menjadi sprint pendek, dengan jeda di antaranya. Misalnya, Anda dapat bekerja selama 25 menit, istirahat selama 5 menit, dan ulangi. Setelah 3 iterasi dari siklus ini, Anda dapat mengambil istirahat panjang (20 hingga 30 menit).

Studi yang berbeda telah menunjukkan interval waktu yang berbeda sebagai "ideal," dan preferensi individu sangat bervariasi. Jadi, perlu beberapa eksperimen untuk mengetahui pola kerja terfokus dan pergantian istirahat mana yang paling cocok untuk Anda.

Karena itu, sering-seringlah beristirahat dan tetap fokus selama waktu "konsentrasi" Anda sangat bagus untuk meningkatkan kinerja Anda (dan menjaga moral Anda tetap tinggi).

3. Matriks Eisenhower.

Matriks Eisenhower tidak memiliki tip atau saran tentang cara bekerja lebih efisien. Pada intinya, ini adalah sistem prioritas yang sederhana. Tetapi jika digunakan dengan benar, ini dapat membantu Anda mencapai lebih banyak setiap hari.

Matriks Eisenhower kadang-kadang disebut matriks "mendesak-penting" karena mengkategorikan prioritas tugas dalam hal urgensi dan kepentingan. Urgensi suatu tugas mengacu pada seberapa cepat tugas itu harus diselesaikan, sedangkan kepentingannya adalah seberapa besar dampaknya bagi tujuan jangka panjang Anda.

Sebuah tugas bisa mendesak, tetapi tidak penting, dan penting, tetapi tidak mendesak.

Setelah Anda memisahkan tugas dengan benar ke dalam kategori berdasarkan urgensi dan kepentingan, Anda dapat memfokuskan semua upaya Anda pada tugas mendesak dan penting terlebih dahulu – dan membuat lebih banyak kemajuan setiap hari.

4. Sistem Getting Things Done (GTD).

Awalnya dipelopori oleh David Allen (dan subjek buku populernya dengan judul yang sama), Getting Things Done adalah sistem produktivitas yang dirancang untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas Anda dari waktu ke waktu.

GTD pada dasarnya adalah proses 5 langkah:

Langkah 1 adalah Tangkap, di mana Anda akan menuliskan semua yang memenuhi pikiran Anda (termasuk semua tugas dan kekhawatiran Anda saat ini).

Langkah 2 adalah Perjelas, di mana Anda dapat mengubah pikiran kacau itu menjadi tugas dan item tindakan.

Langkah 3 adalah Atur, di mana Anda akan memprioritaskan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan (terdengar familiar?).

Langkah 4 adalah Refleksi, di mana Anda dapat melakukan penyesuaian sesuai keinginan Anda.

Langkah 5 adalah Terlibat, di mana Anda dapat mulai menyelesaikan tugas Anda satu per satu.

GTD juga mendorong praktisi untuk memisahkan tugas menjadi 6 bidang berdasarkan cakrawala waktu:

• tindakan saat ini
• proyek sekarang
• area fokus
• Target 1-2 tahun
• visi jangka panjang
• dan tujuan hidup secara keseluruhan.

5. Sistem Zen to Done (ZTD).

Dibuat oleh Leo Babauta dan terinspirasi oleh GTD, sistem Zen to Done (ZTD) mengikuti beberapa prinsip serupa.

ZTD membedakan dirinya dari GTD karena lebih fokus pada pengembangan pribadi dan pengoptimalan kebiasaan, daripada tugas dan proyek individu.

Di bawah ZTD, Anda akan mengikuti proses serupa di GTD, menguraikan semua pemikiran Anda dan akhirnya menguranginya menjadi beberapa "tugas terpenting" (MIT) yang ingin Anda selesaikan setiap hari.

Seiring waktu, Anda akan mengevaluasi dan meningkatkan kebiasaan, sistem, dan perilaku Anda, tetap berpegang pada rutinitas dan menyelesaikan MIT Anda tanpa gangguan.

6. Sistem trifecta harian.

Sistem produktivitas trifecta harian adalah cara untuk menyederhanakan dan mengatur tujuan kerja Anda secara keseluruhan. Idenya adalah untuk fokus pada 3 hal utama yang ingin Anda capai setiap hari; Anda dapat menuliskannya pada malam sebelum bekerja, atau pada pagi hari.

Jika Anda menyelesaikan 3 hal di siang hari, Anda menang! Sesederhana itu.

Jelas, ada beberapa kelemahan strategi ini. Tidak semua tugas dan tujuan memiliki bobot yang sama, dan tidak semuanya mudah untuk diukur, jadi meringkasnya menjadi "3" bisa jadi sulit.

Namun, ini adalah cara yang bagus untuk mempersempit fokus Anda dan merasa senang mencapai tujuan harian.

7. Penjurnalan peluru.

Populer di kalangan hipster beberapa waktu lalu, bullet journal lebih dari sekadar proyek seni untuk dipamerkan di Instagram. Dikembangkan oleh Ryder Carroll sebagai solusi untuk tetap fokus dan produktif meskipun ADHD, Anda dapat menggunakan bullet journal untuk mencapai produktivitas lebih di hampir semua bidang kehidupan.

Bullet journal biasanya bergantung pada tulisan tangan (dan jurnal literal) untuk mengatur pemikiran Anda.

Anda akan membuat indeks, menguraikan tujuan Anda, dan mempraktikkan "pencatatan cepat", yang bergantung pada sistem simbol dan singkatan untuk membuat tulisan dan komunikasi yang ringkas – dan Anda akan membuat sistem ini sendiri.

Ada banyak ruang untuk fleksibilitas dan adaptasi pribadi di sini. Ini bukan solusi yang ideal untuk semua orang, tetapi jika Anda menyukai ide tulisan tangan dan Anda menemukan pemikiran Anda tersebar lebih sering daripada tidak, itu bisa menjadi sempurna.

8. Pendekatan “makan kodok”.

Jangan khawatir. Kami tidak memakan katak yang sebenarnya dalam sistem ini. Kecuali…

Mark Twain pernah berkata, “Jika tugas Anda adalah memakan kodok, sebaiknya lakukan di pagi hari. Dan jika itu tugasmu untuk memakan dua katak, yang terbaik adalah memakan yang terbesar terlebih dahulu.”

Seluruh gagasan dari sistem produktivitas "makan katak" adalah untuk mengatur tugas dan prioritas Anda dari yang paling sulit hingga yang paling tidak sulit.

Melakukan hal tersulit di hari pertama Anda akan memastikan Anda berada pada fokus puncak, produktivitas, dan energi saat melakukannya – dan setelah Anda selesai, semuanya akan tampak lebih mudah secara default.

Ini sangat sederhana, tetapi berhasil (setidaknya bagi sebagian dari kita).

9. Sistem papan Kanban.

Papan Kanban dirancang untuk membantu Anda mengatur tugas secara visual. Anda dapat membuat kolom yang berbeda untuk mewakili tahapan yang berbeda dari proses yang diberikan, seperti “brainstorming”, “persiapan”, “eksekusi”, dan “tindak lanjut”.

Kemudian, Anda dapat membuat kartu untuk mewakili klien, proyek, atau tugas yang berbeda, dan memindahkan kartu tersebut di setiap kolom saat Anda mencapai pencapaian baru.

Ini menguntungkan karena visual – dan dapat dipublikasikan, membuatnya berguna untuk tetap terorganisir sebagai sebuah tim.

Namun, tidak semua tugas dapat dengan mudah direduksi menjadi bentuk kartu dan kolom, membuatnya lebih cocok untuk tugas dan proyek abstrak.

10. Sistem produktivitas Seinfeld.

Ya, Seinfeld itu .

Menurut satu laporan, Jerry Seinfeld membantu mempromosikan dan mempopulerkan sistem produktivitas berdasarkan konsistensi. Idenya langsung.

Untuk mendorong dirinya menulis, Seinfeld akan berinvestasi dalam kalender dinding besar dan memberi tanda X merah pada setiap hari ia berhasil menulis. Seiring waktu, ini menghasilkan efek psikologis yang mendalam; dia membangun kebiasaan yang dapat diulang dan tidak berani “memutuskan rantai”.

Setiap hari dia berpikir untuk menulis, dia akan termotivasi untuk mencapai tujuannya – jika tidak ada alasan lain selain menempatkan tanda X merah di kalender dan mempertahankan rekornya.

Ada banyak cara untuk menjadi kreatif dengan pendekatan ini. Anda bisa menghargai diri sendiri dengan cara tertentu. Anda dapat menggunakan sesuatu selain kalender untuk melacak kemajuan Anda.

Tetapi jika Anda berinvestasi dalam melakukan sesuatu secara konsisten, melakukannya setiap hari dan memvisualisasikannya dan/atau merayakannya dapat mempermudah untuk membangun kebiasaan itu.

Nilai Sistem Produktivitas

Mengapa Anda membutuhkan sistem produktivitas? Mengapa Anda tidak bisa bekerja keras dan bekerja lebih keras?

Nah, agar adil, Anda mungkin bisa bekerja lebih keras. Tetapi mengetik tombol keyboard dengan lebih kuat dan menghabiskan lebih banyak waktu di kantor hanya akan membawa Anda sejauh ini.

Sistem produktivitas memberi Anda beberapa keuntungan, termasuk:

• Anda mungkin sudah bekerja sekeras mungkin. Jadi apa yang dapat Anda lakukan untuk bekerja lebih baik, sungguh? Sistem produktivitas memberi Anda arah. Mereka memberi Anda strategi baru untuk dicoba, prioritas baru untuk diikuti, dan tujuan potensial baru untuk ditetapkan bagi diri Anda sendiri.
• Karena Anda akan mengikuti sistem ini secara teratur, Anda juga akan mendapat manfaat dari konsistensi. Alih-alih pergi ke hari kerja tanpa rencana dan prioritas yang berubah dengan cepat, Anda akan memiliki sesuatu yang teratur untuk menopang Anda.
• Kesatuan tim. Jika Anda mengelola tim, sistem produktivitas bahkan lebih berharga. Karena Anda dapat mengoordinasikan seluruh tim dalam satu sistem, Anda dapat membuat semua orang tetap pada pemahaman yang sama – dan mungkin juga mendorong lebih banyak kolaborasi.
• Metrik keberhasilan/kegagalan. Bagaimana Anda tahu jika Anda mencapai tujuan produktivitas Anda? Bagaimana Anda bisa tahu jika Anda melakukan sesuatu dengan benar? Sistem produktivitas yang baik memiliki metrik keberhasilan dan kegagalan yang jelas; harus jelas apakah Anda mengikuti sistem dengan benar dan apakah Anda membuat kemajuan dalam sistem itu.

Apakah Anda berkomitmen untuk bertahan dengan satu sistem produktivitas atau Anda ingin mencoba beberapa secara berurutan, satu hal yang pasti; sulit untuk mengetahui apakah sistem produktivitas Anda berfungsi.

Apakah Anda melakukan lebih dari biasanya? Kurang dari biasanya? Sama?

Kecuali Anda memiliki metrik yang konsisten dan objektif untuk melacak kemajuan Anda, Anda tidak akan pernah bisa menjawab pertanyaan ini secara pasti…

Itulah sebabnya kami membuat EmailAnalytics.

Sambungkan ke EmailAnalytics – hanya butuh satu menit. Ketika Anda melakukannya, Anda akan dapat mulai melacak semua aktivitas email Anda, termasuk waktu dan tanggal tersibuk Anda, jumlah email yang dikirim dan diterima, waktu respons rata-rata Anda, dan banyak lagi.

Ini adalah cara terbaik untuk memantau produktivitas Anda, beban kerja Anda, dan lusinan metrik lain yang terkait dengan pekerjaan Anda. Daftar untuk uji coba gratis hari ini dan lihat sendiri aksinya!