Gunakan Template Email untuk Membuat dan Mengirim Email Profesional

Pernahkah Anda menerima email yang terlihat sangat buruk dan tidak profesional sehingga Anda tidak mau repot membacanya?

Menurut Anda mengapa itu terjadi? Kadang-kadang, bahkan jika pesan email relevan dengan pembaca, itu mungkin diabaikan sepenuhnya karena tidak membuat kesan pertama yang sempurna.

Email mungkin diabaikan dan gagal membuat kesan karena berbagai alasan. Font yang tidak terbaca, skema warna yang mencolok, penyajian konten yang kacau, gambar berkualitas rendah, dan banyak lagi elemen lainnya dapat membuat email terlihat tidak profesional.

Sebagai bisnis kecil atau nirlaba, Anda mungkin memahami bahwa Anda tidak mendapatkan banyak peluang untuk membuat kesan positif di kotak masuk seseorang. Dengan email yang masuk dan mengacaukan kotak masuk, orang membuat keputusan cepat tentang email mana yang menarik perhatian mereka, dan email mana yang diabaikan, dibuang, atau lebih buruk—dikirim ke spam.

Email yang terlihat profesional dan memiliki pesan yang jelas membuat pelanggan Anda ingin mengambil tindakan.

Jadi apa cara terbaik untuk diperhatikan di kotak masuk yang sibuk dan membuat kesan pertama yang terbaik?

Gunakan template email yang menyoroti informasi penting, dan sajikan setiap konten secara profesional dan kuat.

Apa itu templat email?

Template adalah kerangka kerja email yang telah dirancang sebelumnya yang dapat dengan mudah disesuaikan untuk menonjolkan pesan dan kepribadian merek Anda. Ini menentukan tampilan dan nuansa, menyajikan informasi kepada pembaca, dan menarik perhatian ke semua bagian berharga dari konten yang dikandungnya. Template email dirancang oleh para profesional yang memahami penggunaan warna, font, gambar, dan blok konten terbaik untuk dampak maksimal.

Menggunakan template email memungkinkan Anda untuk:

• Buat email yang terlihat profesional
• Atur konten Anda
• Menarik fokus ke pertanyaan penting

Apa saja jenis template email yang berbeda?

Sebagian besar penyedia layanan email menawarkan berbagai templat pra-desain yang dapat disesuaikan untuk membantu Anda memulai. Misalnya, jika Anda adalah pelanggan Kontak Konstan, Anda memiliki opsi untuk memilih templat yang dibuat secara profesional untuk hampir semua jenis email yang mungkin ingin Anda kirim. Anda biasanya dapat memasukkan istilah pencarian untuk menemukan jenis template yang ingin Anda gunakan.

Salah satu cara untuk mencari adalah berdasarkan tema—Ulang tahun, liburan, hari jadi, kembali ke sekolah, dll.

Mari kita asumsikan Anda berencana untuk mengirim kampanye email otomatis ke setiap pelanggan email Anda pada hari ulang tahun mereka. Di pemilih template, ketik "ulang tahun," ke dalam bilah pencarian dan inilah yang akan Anda lihat—beberapa template bertema ulang tahun yang dapat Anda sesuaikan untuk kampanye Anda.

Atau, Anda dapat mencari berdasarkan fungsi—artinya, apa yang Anda inginkan dari email tersebut. Contohnya termasuk buletin, pengumuman, undangan acara, permintaan umpan balik, kontes, permintaan donasi, dll.

Misalnya, jika Anda ingin menggunakan kampanye email untuk memberi tahu pelanggan Anda tentang semua pencapaian yang telah dicapai oleh lembaga nonprofit Anda, Anda dapat mencari "pengumuman" di pemilih template.

Anda dapat melihat bahwa ada berbagai opsi untuk dipilih. Beberapa menyertakan gambar dan tema dan yang lainnya lebih seperti kanvas kosong untuk memulai. Yang perlu Anda lakukan adalah memilih template yang paling menarik bagi Anda dan memenuhi kebutuhan Anda, dan mulai mengisinya. Kerangka dasar sudah siap, Anda hanya perlu mengisi branding dan konten Anda.

Cara membuat email profesional dengan template

OKE. Mari kita lihat bagaimana menggunakan template bekerja dalam praktek.

Melanjutkan contoh email pengumuman untuk lembaga nonprofit Anda, bayangkan Anda memilih template “Pengumuman Dasar” dari pemilih template. Ini terlihat seperti ini:

Anda sekarang memiliki struktur dasar untuk dibangun dan siap untuk mulai mengisi informasi di dalam template. Hal pertama yang perlu Anda tambahkan adalah logo Anda, warna merek Anda, informasi kontak, dan saluran sosial.

Kemudian Anda dapat melanjutkan ke penyisipan konten—gambar dan teks Anda. Jika perlu, Anda dapat menambahkan atau menghapus blok teks dan gambar di dalam template, tergantung pada seberapa banyak konten yang Anda miliki.

Lihat di bawah seperti apa template pengumuman ketika sudah terisi penuh. Tampilannya bersih dan profesional. Ini memiliki skema warna dan identitas merek yang jelas serta konten yang mudah dicerna.

Bagaimana saya bisa membuat semua email saya terlihat lebih profesional?

Cara lain untuk membuat proses lebih mudah, cepat dan on-brand adalah dengan membuat master template.

Template master adalah template yang dapat digunakan kembali yang selaras dengan kepribadian merek Anda. Anda menyesuaikan template dasar sekali sehingga Anda tidak perlu memulai dari awal setiap kali Anda ingin mengirim kampanye.

Dengan template master, saat Anda siap mengirim buletin berikutnya, yang harus Anda lakukan hanyalah mengisi konten baru dan gambar yang relevan. Ini membantu Anda membangun keakraban merek dan membuat email Anda langsung dikenali oleh pelanggan Anda.

Berikut adalah contoh template master untuk toko sepeda:

Template master berfungsi paling baik untuk komunikasi reguler seperti email transaksional, buletin, pengumuman, dan seri email otomatis Anda.

Beberapa tip yang perlu diingat saat membuat template master Anda:

• Pilih template yang mendukung tema dan tujuan email Anda.
• Letakkan logo Anda tepat di atas sehingga pembaca Anda tahu siapa yang mengirim email.
• Pilih dua atau tiga warna yang sesuai dengan warna situs web, saluran sosial, dan logo merek Anda.
• Jangan gunakan lebih dari dua font yang berbeda dan jaga agar ukuran font tetap konsisten untuk memastikannya mudah dibaca.
• Buat ruang untuk 1-2 gambar berdampak yang sesuai dengan pesan email Anda
• Selalu pratinjau dan kirim email percobaan kepada diri Anda sendiri, atau seseorang di tim Anda, untuk memastikan tampilannya persis seperti yang Anda inginkan.

Ingin membuat template master Anda lebih cepat? Coba pembuat templat merek Kontak Konstan. Ini adalah cara mudah untuk hanya memasukkan tautan situs web Anda, dan alat ini menganalisis situs web Anda dan membuat template merek untuk Anda, termasuk warna, logo, dan gambar.

Ini adalah proses satu langkah sederhana untuk membuat template email profesional yang membangun kepribadian merek dan memaksimalkan komunikasi email profesional.

Dapatkan profesional dengan email bermerek

Template email adalah cara termudah dan tercepat untuk membuat email profesional yang berdampak dan mendorong tindakan.

Menggunakan template memudahkan Anda membangun identitas merek, menarik perhatian ke semua informasi berharga dalam email, dan terlibat dengan pelanggan Anda. Baik itu email ucapan terima kasih yang tulus, email yang mengonfirmasi transaksi pelanggan, email ucapan selamat hari raya, atau email yang mengumumkan acara mendatang—template email memberi Anda kerangka kerja profesional yang dapat Anda bangun dan dapatkan lebih banyak dari setiap email yang Anda kirim.

Jika ini adalah pertama kalinya Anda membuat templat email profesional yang sesuai dengan merek Anda, gunakan alat pembuat templat bermerek Kontak Konstan dan mulailah.