Cara Membuat Rencana Pengelolaan Program

Program adalah kumpulan proyek yang berhubungan satu sama lain, dan oleh karena itu dikelola bersama untuk mencapai efisiensi maksimum. Keuntungan dari mengelola proyek serupa ini membuat mereka berdiri lebih baik bersama-sama daripada sendiri-sendiri.

Namun, itu tidak berarti mereka tidak program tidak memerlukan fokus laser yang sama pada perencanaan yang dibutuhkan proyek individu. Rencana manajemen program bekerja sama dengan rencana proyek apa pun dalam hal itu mendefinisikan kebijakan, prosedur, dan proses untuk mengikuti dan mencapai tujuan dan sasaran program Anda.

Manajemen Program vs Manajemen Proyek

Sebelum menjelaskan apa itu rencana manajemen program, penting bagi kita untuk memahami perbedaan antara manajemen program dan proyek. Dalam banyak hal, mereka serupa—kecuali satu perbedaan mendasar.

Perbedaannya adalah, dalam manajemen proyek, upaya Anda diarahkan semata-mata untuk menghasilkan hasil akhir dengan cepat, tanpa memengaruhi kualitas dan tetap pada jadwal dan anggaran yang telah disepakati. Manajemen program, bagaimanapun, mengikuti teladan dalam menciptakan manfaat bagi organisasi dengan sinergi dari pengelolaan bersama beberapa proyek.

Perbedaan lain adalah bahwa proyek dapat dikontrakkan. Organisasi yang menjalankan proyek bekerja untuk pemangku kepentingan, yang dapat atau tidak dapat menjadi bagian dari organisasi itu. Perusahaan real estat yang mendirikan gedung pencakar langit kemungkinan akan mencari tawaran dari kontraktor konstruksi, daripada melaksanakan proyek di rumah.

Namun, program dikelola hampir selalu dalam suatu organisasi. Artinya, manajer program bukanlah pekerja kontrak, tetapi bagian dari bisnis yang lebih besar; dan manajer program secara integral melekat pada tujuan dan sasaran strategis mereka.

Singkatnya, proyek bersifat sementara dan memberikan layanan atau produk, dan program adalah sekelompok proyek terkait yang dikelola secara kolektif untuk mendapatkan manfaat yang tidak dapat dicapai secara individual.

Apa itu Rencana Manajemen Program?

Mengelola apa pun membutuhkan rencana, dan ini tentu berlaku untuk program.

Sebuah rencana manajemen program ada untuk mengelola, melaksanakan dan mengendalikan program dan tujuan serta sasarannya. Oleh karena itu, rencana program, seperti halnya rencana lainnya, akan menguraikan gambaran umum dan strategi program. Untuk melakukan ini, program harus didefinisikan dengan jelas dan ruang lingkupnya digariskan.

Rencana tersebut dikembangkan oleh manajer program, yang memahami strategi dan tujuan program. Rencana program lebih memperhatikan manfaat daripada hasil. Parameter keberhasilannya tidak sama dengan proyek karena tidak selalu membutuhkan kualitas yang dapat dikirimkan tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk sebuah rencana program, kesuksesan hidup dalam bagaimana program tersebut memenuhi kebutuhan dan manfaat organisasi.

Elemen Kunci dari Rencana Manajemen Program

Setiap program akan memiliki ketergantungan dan kendala. Rencana program harus mengidentifikasi ini dan memasukkannya ke dalam rencana. Termasuk bagaimana manfaat program akan diwujudkan melalui pengelolaannya.

Karena sebuah program adalah kumpulan dari banyak proyek, akan sangat membantu untuk memasukkan peta jalan ke dalam rencana. Peta jalan biasanya ditetapkan sebagai garis waktu di mana tugas-tugas yang membentuk proyek adalah poin, dengan tanggal mulai dan berakhir. Namun, karena ini adalah sebuah program, ada beberapa proyek yang dipetakan di sepanjang garis waktu, yang membantu menyusun strategi dan berkolaborasi.

Rencana tersebut akan mencakup tata kelola, struktur organisasi dan proses yang digunakan untuk merencanakan, mengendalikan dan melaksanakan rencana program. Ini termasuk jadwal, rencana komunikasi, pengadaan, risiko, prosedur penutupan dan semua aspek umum lainnya dalam membuat rencana proyek apa pun.

Anda harus menentukan kiriman utama. Bahkan sebuah program memiliki hasil, karena terdiri dari proyek. Hasil kerja mungkin bukan alasan utama untuk program ini, tetapi itu adalah tonggak penting yang perlu dipahami.

Tips Membuat Rencana Manajemen Program

Saat membuat rencana pengelolaan program, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Mereka cenderung mirip dengan membuat rencana manajemen proyek tetapi tetap menyadari perbedaan di antara keduanya. Ingat, rencana proyek diarahkan pada penyampaiannya, tetapi program memiliki tujuan yang lebih strategis untuk PMO.

Buat Daftar Tujuan & Sasaran

Karena itu, hal pertama yang perlu dilakukan oleh siapa pun yang membuat rencana adalah mendefinisikan apa yang ingin mereka capai. Buat daftar tujuan dan sasaran untuk memastikan rencana Anda tetap dalam parameter tersebut. Anda tidak dapat mencapai tujuan Anda jika tidak jelas.

Oleh karena itu, komunikasi, seperti dalam semua proyek, adalah yang terpenting. Tanpa saluran yang ditentukan, frekuensi dan target yang ditentukan, kepada siapa pesan Anda ditujukan, akan ada masalah.

Rencana Komunikasi

Komunikasi termasuk menjaga agar pemangku kepentingan diperbarui. Dalam hal program, pemangku kepentingan adalah mereka yang ada di organisasi Anda, biasanya di tingkat eksekutif, yang ingin melihat laba atas investasi mereka tercermin dalam pelaporan program Anda. Rencana program perlu menguraikan komunikasi tersebut, seberapa sering dan dengan materi apa, termasuk mendefinisikan harapan mereka.

Buat Garis Waktu

Selanjutnya, Anda harus berurusan dengan garis waktu dan ruang lingkup semua proyek dalam program Anda. Ini berarti anggaran Anda secara keseluruhan dan bagaimana hal itu berlaku dalam lingkup program Anda. Anda harus menemukan keseimbangan antara kedua aspek program tersebut. Meskipun Anda tidak memiliki jadwal yang berakhir dengan hasil yang berkualitas, Anda memiliki serangkaian tenggat waktu yang lebih kecil yang melekat pada setiap proyek yang harus dikelola dalam rencana program Anda.

Sertakan Pemangku Kepentingan Anda

Pastikan untuk memastikan Anda merencanakan tidak hanya dengan pemangku kepentingan tetapi juga dengan tim Anda. Transparansi itu penting. Tim berada di garis depan proyek Anda, dan mereka akan memberi Anda data berharga melalui keterlibatan dan pengamatan mereka. Pada gilirannya, Anda ingin mereka mengetahui rencana program, sehingga mereka dapat membuat pilihan yang terdidik ketika dipaksa untuk bertindak.

Setelah Anda bertemu dengan pemangku kepentingan dan tim yang bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai proyek, Anda memiliki pandangan makro dan mikro dari proyek tersebut. Ini akan menginformasikan rencana program Anda saat Anda menyelesaikannya.

Bagaimana ProjectManager Membantu Rencana Manajemen Program

Jangan lupa bahwa semua perencanaan ini dapat difasilitasi oleh alat manajemen program online, seperti ProjectManager. Alat online kami memastikan Anda memiliki informasi terkini untuk membuat keputusan berdasarkan data yang lebih baik.

Mengelola sebuah program itu sulit, tetapi lebih sulit lagi jika Anda melompat dari satu proyek ke proyek lain untuk mengumpulkan data. Dengan tampilan Proyek Ikhtisar kami, Anda mendapatkan daftar setiap proyek dalam program Anda. Anda melihat judul proyek, siapa yang mengelolanya, tim yang menjalankannya, dan statusnya. Dari tampilan tingkat tinggi ini Anda dapat mengelola program Anda.

Buat Dasbor Program Khusus

Dari tampilan Ikhtisar Proyek, Anda juga dapat mengatur dan mengelompokkan proyek Anda. Saat Anda memilih proyek tertentu dan mengelompokkannya dalam sebuah folder, Anda kemudian dapat memfilter menurut grup ini di Dasbor Ikhtisar, yang menampilkan enam diagram pelacakan metrik program seperti kesehatan, beban kerja, dan kemajuan. Dengan tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja program Anda, Anda dapat menangkap masalah dan membuat perubahan untuk menyempurnakan efektivitas program Anda.

Lacak Proyek Anda dengan Peta Jalan

Alat canggih lainnya adalah peta jalan program, yang mengumpulkan semua proyek dalam program Anda dan menampilkannya pada garis waktu bagan Gantt. Anda bisa melihat semua program Anda sampai ke tingkat tugas di satu tempat dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain dan jika ada ketergantungan. Tapi ini bukan tampilan statis. Filter menurut penerima tugas, manajer proyek atau pelanggan, lihat durasi, tanggal mulai dan selesai yang direncanakan, dan banyak lagi. Tunjukkan metrik kunci pemangku kepentingan selama presentasi.

Untuk mencocokkan sumber daya dengan kapasitas program Anda, kami memiliki manajemen sumber daya yang kuat untuk seluruh program Anda. Fitur membantu Anda melacak, mengelola, dan melaporkan sumber daya di seluruh program Anda. Halaman beban kerja kami memberi Anda alat untuk menyeimbangkan beban kerja tim Anda untuk meningkatkan produktivitas.

ProjectManager adalah alat online pemenang penghargaan yang membantu program diatur untuk memaksimalkan profitabilitasnya. Dasbor waktu nyata kami, peta jalan dinamis, dan pelaporan sekali klik memberi Anda alat untuk mengelola, melacak, dan melaporkan kemajuan dan kinerja untuk menjaga program Anda selaras dengan tujuan strategis keseluruhan. Lihat bagaimana kami dapat membantu rencana pengelolaan program Anda dengan mengikuti uji coba gratis 30 hari ini hari ini.