Asumsi Proyek: Panduan Singkat

Membuat asumsi biasanya disukai. Namun, dalam manajemen proyek, asumsi proyek sangat penting untuk perencanaan proyek. Tetapi bagaimana asumsi proyek berbeda dari asumsi yang sering menyesatkan kita dalam kehidupan sehari-hari?

Mari kita lihat bagaimana asumsi proyek didefinisikan dalam manajemen proyek dan mengapa asumsi itu begitu penting. Kemudian kita akan belajar tentang log asumsi proyek dan bagaimana asumsi berbeda dari kendala dan risiko. Kami bahkan akan memberikan contoh asumsi proyek untuk kejelasan lebih lanjut.

Apa Asumsi Proyek?

Asumsi proyek digunakan dalam perencanaan proyek untuk menentukan faktor yang benar, nyata atau pasti, bahkan jika tidak ada bukti. Anda harus menganggap bahwa ada kebenaran tertentu untuk melanjutkan perencanaan proyek Anda.

Itu tidak berarti bahwa semua asumsi proyek adalah benar; kadang-kadang mereka dan di lain waktu mereka tidak. Itu sebabnya ketika Anda membuat asumsi proyek, Anda harus sangat berhati-hati dan menganalisisnya dengan baik.

Asumsi dalam manajemen proyek dapat berupa peristiwa atau keadaan yang diharapkan terjadi selama siklus hidup proyek. Anda dapat menganggapnya sebagai tebakan yang berpendidikan. Manajer proyek biasanya memiliki pengalaman bertahun-tahun dan telah belajar dari proyek sebelumnya. Itu memberi asumsi mereka lebih banyak kredibilitas daripada beberapa pemula.

Perencanaan proyek didasarkan pada banyak asumsi. Semakin masuk akal asumsi tersebut, semakin baik proyeknya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda mengubah asumsi menjadi rencana proyek yang layak. Bagan Gantt interaktif kami mengatur tugas Anda, menautkan dependensi untuk menghindari penundaan, dan bahkan memfilter jalur kritis. Kemudian Anda dapat menetapkan garis dasar untuk memantau varians proyek secara real time agar tetap pada jalurnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Asumsi Proyek Penting?

Asumsi proyek penting karena Anda dapat bergerak maju tanpanya. Tidak ada cara untuk membuktikan semuanya dalam rencana proyek. Anda memperkirakan biaya, durasi, dan lainnya. Asumsi membuka pintu untuk proyek dan perencanaannya.

Dengan mengidentifikasi asumsi proyek, Anda dapat lebih memahami apakah tujuan dan aktivitas proyek realistis dan dapat dicapai dengan kerangka waktu yang Anda miliki. Menganalisis asumsi adalah bagian dari manajemen risiko proyek.

Jika Anda menganalisis asumsi proyek Anda dan terbukti salah, Anda harus merevisi rencana proyek Anda. Itu sebabnya asumsi proyek harus diidentifikasi, dilacak dan dikelola sepanjang siklus hidup proyek.

Membuat Log Asumsi Proyek

Untuk mengidentifikasi, melacak, dan mengelola asumsi, Anda harus membuat log asumsi proyek. Ini adalah bagian penting dari data untuk membuat rencana proyek Anda dan meninjaunya selama proyek berlangsung.

Selama fase inisiasi proyek, manajer proyek akan membuat log asumsi. Ini menginformasikan penulisan piagam proyek. Di sini Anda akan membuat asumsi tingkat tinggi. Asumsi berdasarkan tugas, yang dianggap tingkat yang lebih rendah, dibuat selama pelaksanaan proyek.

Meskipun Anda membuat log asumsi proyek selama tahap awal proyek, itu harus ditinjau dan direvisi secara teratur. Kemudian Anda dapat menutup asumsi yang salah dan terus melacak asumsi yang aktif.

Saat membuat log asumsi, pastikan untuk menyertakan hal berikut untuk setiap asumsi.

• Asumsi tanggal dicatat
• Kategori apa itu, seperti anggaran, penjadwalan, dll.
• Sebutkan dan jelaskan asumsi
• Dampak asumsi, seperti tinggi, sedang atau rendah
• Tingkat ketidakpastian asumsi dari tinggi, sedang ke rendah
• Tetapkan pemilik yang bertanggung jawab atas asumsi
• Tetapkan rencana tindakan untuk mengurangi dampak jika asumsinya benar
• Tetapkan tanggal untuk tinjauan asumsi berikutnya
• Perhatikan status asumsi, seperti tertutup atau terbuka

Asumsi Proyek vs. Kendala Proyek

Asumsi proyek adalah salah satu dari banyak hal yang harus dipertimbangkan oleh manajer proyek saat mereka bekerja untuk membangun rencana proyek. Mari kita bahas beberapa hal lain yang harus diidentifikasi oleh seorang manajer proyek di awal proyek agar dapat menyampaikannya dengan sukses.

Seperti yang telah kita diskusikan, asumsi proyek adalah apa yang diyakini benar dalam sebuah proyek. Ini bisa menjadi peristiwa atau keadaan yang mungkin terjadi selama siklus hidup proyek. Manajer proyek dapat membuat asumsi seperti itu tentang proyek karena mereka memiliki pengalaman, dapat meneliti data historis dan mencari nasihat dari para ahli.

Batasan proyek adalah batasan proyek. Ini bisa berupa apa saja mulai dari anggaran hingga jadwal dan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek. Menurut Buku Pengetahuan Manajemen Proyek Institut Manajemen Proyek, (PMBOK), ada enam kendala dalam proyek: ruang lingkup, kualitas, jadwal, anggaran, sumber daya dan risiko.

Seperti asumsi proyek, kendala ini diidentifikasi pada awal proyek dan membuat batasan di mana proyek akan dijalankan. Biasanya, ada dua jenis kendala. Kendala bisnis adalah masalah tingkat tinggi yang bergantung pada organisasi Anda. Sangat jarang batasan ini berubah. Kendala teknis adalah kendala yang membatasi pilihan desain. Mereka sudah diperbaiki dan perubahannya akan memengaruhi rencana proyek.

Perbedaannya adalah asumsi dianggap benar tetapi kendalanya benar. Asumsi cenderung baik untuk proyek sementara kendala tidak. Jika suatu asumsi terbukti salah, hal itu dapat berdampak buruk bagi proyek, sedangkan kendala yang salah adalah baik.

Asumsi Proyek vs. Risiko Proyek

Jelas bahwa asumsi proyek berarti sesuatu yang akan terjadi. Anda dapat melihat risiko proyek dengan cara yang sama. Risiko bisa baik atau buruk, tetapi juga asumsi. Jika risiko sebenarnya muncul dalam proyek, itu bukan lagi risiko tetapi masalah dan masalah yang harus diselesaikan atau dimanfaatkan.

Tetapi asumsi proyek dan risiko proyek, meskipun serupa, tidak sama. Mereka berbeda dalam sudut pandang mereka. Jika risiko terjadi, proyek terpengaruh baik secara positif maupun negatif. Namun, jika asumsi tidak terjadi selama siklus hidup proyek, proyek terpengaruh.

Contoh Asumsi Proyek

Kami telah membahas asumsi dan betapa pentingnya mereka untuk perencanaan proyek. Mereka adalah bagian penting dari perencanaan sehingga Anda perlu mempertahankan log asumsi proyek. Kami juga telah membahas bagaimana asumsi proyek memiliki kesamaan dengan kendala dan risiko proyek dan bagaimana perbedaannya.

Sebelum kita menyelesaikannya, mari kita jelajahi beberapa contoh. Contoh asumsi proyek membantu memasukkan definisi abstrak ke dunia nyata, di mana mereka ada dalam proyek Anda. Mari kita lihat sekilas beberapa asumsi yang dapat terjadi selama mengelola sebuah proyek.

Salah satu asumsi yang Anda buat adalah bahwa Anda akan memiliki semua sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek dalam jangka waktu yang diizinkan. Artinya, anggota tim yang terampil, peralatan, bahan, dll. Mungkin Anda berasumsi bahwa anggota tim tersebut akan tersedia dan tidak sedang berlibur. Anda berasumsi bahwa jangka waktu proyek tidak akan terjadi selama hari libur besar yang dapat mengganggu produksi.

Ini bisa menjadi sesuatu yang tampaknya sepele seperti mengasumsikan semua pemangku kepentingan akan hadir di pertemuan Anda. Ini mungkin tidak tampak menjadi masalah besar, tetapi jika Anda mengetahui harapan pemangku kepentingan Anda, maka Anda tidak akan memiliki semua informasi yang Anda perlukan untuk merencanakannya.

Asumsi lain adalah bahwa peralatan yang Anda miliki berfungsi dengan baik. Itu harus dipelihara dan siap sehingga Anda dapat, katakanlah, membuat widget yang sangat dibutuhkan pasar. Tetapi jika mesin perlu diperbaiki atau diganti, Anda tidak dapat memenuhi permintaan itu sebelum pesaing Anda.

Di sana ada pemasok Anda. Jika Anda sedang dalam konstruksi, Anda harus memiliki materi di lokasi saat dijadwalkan. Kemungkinan besar, Anda memiliki hubungan baik dengan vendor dan pemasok Anda. Mereka akan memberikan seperti yang diharapkan. Tetapi jika tidak, maka proyek tersebut mungkin tidak akan memenuhi tenggat waktu, yang dapat memiliki efek domino yang pasti tidak Anda inginkan.

ProjectManager Membantu Melacak Asumsi Proyek

Untuk menghindari asumsi yang salah tersebut, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat melacak data langsung. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang dapat melacak asumsi proyek Anda secara real time. Itu memungkinkan manajer proyek untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan. Selain itu, alat manajemen risiko kami membantu Anda mengidentifikasi, melacak, dan mengurangi risiko dalam proyek Anda.

Pantau secara Real Time Dengan Dasbor Langsung

Manajer proyek perlu memeriksa kemajuan dan kinerja mereka sepanjang siklus hidup proyek. Dasbor real-time kami memberi mereka tampilan tingkat tinggi kapan pun mereka mau. Tidak diperlukan penyiapan dan alat kami secara otomatis mengumpulkan dan menghitung enam metrik proyek yang ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca.

Kelola Sumber Daya agar Sesuai Jadwal

Anda membuat asumsi bahwa sumber daya Anda akan bekerja seperti yang diharapkan. Jika Anda mencatat masalah beban kerja di dasbor waktu nyata, alihkan saja ke bagan beban kerja. Ini diberi kode warna, yang memudahkan untuk melihat siapa yang dialokasikan secara keseluruhan dan siapa yang membutuhkan lebih banyak pekerjaan. Kemudian seimbangkan beban kerja tim dari grafik. Ini sesederhana itu.

Alat kami juga memudahkan untuk melihat ketersediaan tim Anda saat menjadwalkan tugas, melacak waktu yang mereka habiskan untuk tugas tersebut dengan lembar waktu yang aman, dan memberi mereka platform kolaboratif untuk berbagi file, berkomentar, dan bekerja sama dengan lebih baik. Satu-satunya asumsi yang Anda yakini benar adalah bahwa ProjectManager akan membantu Anda memberikan proyek yang sukses.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek. Fitur manajemen risiko, tugas, dan sumber daya kami membantu Anda mengelola proyek dengan lebih baik. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang telah menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.