Panduan Singkat untuk Piagam Proyek

Proyek membutuhkan persetujuan sebelum dapat dieksekusi. Piagam proyek adalah dokumen perencanaan proyek yang menjual proyek kepada pemangku kepentingan dan sponsor. Jika Anda dapat menunjukkan kelayakan dan laba atas investasinya, pekerjaan tersebut akan mendapatkan lampu hijau untuk bergerak maju.

Tetapi ada banyak elemen untuk setiap piagam proyek yang sukses. Jika Anda baru mengenal manajemen proyek, templat piagam proyek dapat mengatur Anda untuk memastikan Anda mencapai semua poin utama. Kami telah menyertakan bantuan piagam templat proyek gratis sebagai contoh apa yang harus disertakan dalam piagam proyek.

Jadi, sebenarnya apa sih project charter itu? Panduan singkat berikut akan membantu memberikan pemahaman yang lebih lengkap kepada Anda sehingga ketika Anda mengajukan proyek berikutnya, Anda akan memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mencapai kesuksesan.

Apa itu Piagam Proyek?

Sebuah piagam proyek adalah pernyataan ruang lingkup, tujuan dan orang-orang yang berpartisipasi dalam sebuah proyek. Ini memulai proses mendefinisikan peran dan tanggung jawab para peserta dan menguraikan tujuan dan sasaran proyek. Piagam juga mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dan mendefinisikan otoritas manajer proyek di awal rencana proyek.

Terkait: Template Piagam Proyek Gratis untuk Word

Ikuti panduan singkat kami untuk menulis dan melaksanakan piagam manajemen proyek Anda di bawah ini.

Elemen Kunci dari Piagam Proyek

Piagam manajemen proyek berfungsi sebagai dokumen referensi. Ini harus mendefinisikan tiga poin utama ini.

1. Apa inti dari proyek tersebut? Apa tujuan dan sasaran proyek? Bagaimana Anda berencana untuk mencapai dan mencapai tujuan dan sasaran ini?
2. Mengapa proyek ini ada? Memberikan pemahaman bersama tentang proyek. Piagam tersebut harus mengkomunikasikan nilai dan/atau alasan keberadaannya kepada setiap orang yang memiliki bagian di dalamnya, mulai dari tim hingga manajer proyek, pemangku kepentingan, sponsor, dll.
3. Bisakah kita menyetujui proyek ini? Piagam bertindak sebagai kontrak antara sponsor proyek, pemangku kepentingan utama dan tim proyek. Dengan memperhatikan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat dalam proyek, setiap orang menjadi jelas apa tugasnya.

Cara Membuat Piagam Proyek

Jadi, itu adalah garis besarnya, dan sementara pernyataan proyek tidak perlu terlalu detail, ada lebih banyak elemen kunci daripada pernyataan umum ini. Ingat, bagian yang diuraikan di bawah ini harus pendek karena mengacu pada dokumen perencanaan proyek yang lebih rinci, seperti pernyataan ruang lingkup, anggaran proyek, rencana manajemen risiko, atau permintaan proposal.

1. Nyatakan Informasi Proyek

Bagian pertama dalam piagam proyek Anda adalah tempat Anda akan memasukkan informasi umum proyek Anda, seperti nama, deskripsi, dan siapa sponsor proyek, manajer proyek, anggota tim, dan pemangku kepentingan.

2. Tentukan Peran & Tanggung Jawab Tim Proyek

Fungsi penting dari piagam proyek adalah untuk mendokumentasikan siapa anggota tim Anda dan apa peran dan tanggung jawab mereka. Anda juga harus mengidentifikasi pemangku kepentingan utama. Selalu penting untuk mencatat pemangku kepentingan dalam proyek apa pun karena merekalah yang akan Anda laporkan dan, dalam arti tertentu, mengelola harapan mereka. Semakin cepat Anda mengetahui siapa mereka, semakin cepat Anda dapat membangun rencana pengelolaan pemangku kepentingan yang produktif.

3. Identifikasi Sasaran Proyek dan Sasaran Proyek

Penting bagi manajer proyek untuk membedakan antara keduanya. Sasaran proyek adalah manfaat tingkat tinggi yang harus dihasilkan proyek, sedangkan sasaran proyek adalah tonggak atau langkah spesifik yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Jika Anda tidak memiliki target yang jelas, proyek Anda akan meleset dari sasaran.

4. Presentasikan Kasus Bisnis

Sebuah piagam proyek membutuhkan kasus bisnis karena pada dasarnya menyatakan alasan untuk melakukan proyek tersebut. Ini membantu manajer proyek menjelaskan apa kebutuhan bisnis yang akan dipenuhi proyek dan apa manfaat finansial yang diharapkan dan laba atas investasi bagi pemangku kepentingan proyek. Cara yang baik untuk menjual proyek adalah dengan mengetahui manfaat apa yang akan diberikan proyek kepada sponsor dan pemangku kepentingan. Cari tahu apa manfaatnya dan daftarkan di sini.

5. Garis Besar Lingkup Proyek

Apa saja item di dalam dan di luar cakupan? Lingkup adalah batas-batas proyek Anda, seperti tanggal mulai dan kapan selesai. Jadi, apa saja item dalam ruang lingkup, seperti bagian-bagian dari proses proyek yang bertentangan dengan tugas atau tindakan yang berada di luar proses langkah demi langkah proyek? Buat garis besar hasil dan pencapaian proyek utama Anda. Kemudian, selama fase perencanaan, Anda harus membuat pernyataan ruang lingkup yang menjelaskan ruang lingkup proyek secara lebih mendalam.

6. Buat Garis Waktu Proyek

Garis waktu proyek adalah versi sederhana dari jadwal proyek Anda. Garis waktu proyek ini harus menunjukkan hasil utama, pencapaian, dan tahapan proyek sehingga pemangku kepentingan memahami gambaran besarnya.

7. Bangun Anggaran Proyek

Meskipun Anda akan membahas lebih detail saat membuat anggaran proyek, di sinilah Anda ingin mendapatkan gambaran kasar tentang biaya proyek yang Anda harapkan. Tentukan anggaran untuk proyek dan siapa yang akan memiliki otoritas pengeluaran. Sertakan perkiraan biaya untuk tugas yang telah Anda tetapkan, namun perlu diketahui bahwa persyaratan dan tugas proyek baru akan memerlukan penyesuaian anggaran ini.

8. Perhatikan Asumsi & Kendala Utama

Penting untuk menuliskan semua asumsi atau kendala yang dapat berdampak pada pengembangan atau pelaksanaan rencana proyek Anda. Mencatat asumsi kunci sangat penting bagi manajemen pemangku kepentingan, karena menetapkan harapan yang jelas adalah kunci keberhasilan. Anda juga ingin memiliki setidaknya garis besar tentang bagaimana Anda akan menangani kendala proyek. Jika Anda tidak menutupinya sekarang, Anda harus mengejar ketinggalan nanti.

9. Catat Risiko Proyek Utama

Identifikasi semua potensi risiko yang dapat muncul dalam proyek sehingga Anda tidak terkejut. Di sini Anda ingin menyoroti risiko yang paling mungkin atau berdampak besar sehingga pemangku kepentingan menyadarinya sejak dini. Ini harus ditindaklanjuti dengan daftar risiko dan rencana manajemen risiko dalam rencana proyek Anda, di mana Anda merinci bagaimana Anda akan menyelesaikan risiko tersebut dan siapa di tim yang bertanggung jawab untuk menangkap dan memperbaikinya.

10. Tentukan Persyaratan Proyek dan Kriteria Sukses

Tim manajemen proyek dan pemangku kepentingan proyek harus mencapai kesepakatan dalam hal kriteria keberhasilan. Aspek yang paling umum untuk menentukan keberhasilan proyek adalah elemen kendala rangkap tiga, waktu, biaya, dan ruang lingkup. Tetapi tergantung pada proyeknya, mungkin ada banyak persyaratan proyek seperti tingkat toleransi risiko dan standar kualitas.

Template dan Contoh Piagam Proyek

Menulis sebuah piagam proyek membutuhkan waktu dan usaha dan dapat menjadi tantangan jika Anda baru dalam perencanaan proyek. Tetapi Anda tidak perlu khawatir, Anda dapat menggunakan templat piagam proyek gratis kami untuk memulai. Gunakan itu sebagai contoh piagam proyek untuk dikerjakan.

Perangkat lunak dapat membantu Anda mengatur piagam Anda

Bahkan dengan bantuan templat, piagam proyek membutuhkan banyak pekerjaan. Perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu Anda mengatur semua informasi yang diperlukan untuk membuat piagam.

ProjectManager memiliki tampilan daftar dinamis yang melakukan lebih dari alat perangkat lunak lain yang hanya mendigitalkan daftar tugas Anda. Lampirkan file ke setiap item di daftar Anda, tetapkan prioritas, dan tambahkan tag agar lebih mudah ditemukan. Tetap di jalur dengan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk setiap item. Kami menunjukkan persentase selesai. Dapatkan piagam Anda dibangun dengan benar dan tepat waktu dengan menggunakan ProjectManager gratis hari ini.

Apa Kegunaan Project Charter?

Ada banyak dokumen yang diperlukan untuk menjalankan sebuah proyek. Bahkan sebelum Anda memulai, ada banyak hal yang harus Anda buat, mulai dari rencana proyek hingga anggaran proyek dan banyak lagi. Semua dokumen ini mempelajari secara rinci item-item yang telah Anda coret secara luas dalam pernyataan proyek Anda. Jadi, mengapa Anda membutuhkan dokumen lain, bukankah itu berlebihan?

Meskipun benar Anda akan membahas dasar ini pada tingkat yang terperinci, ini adalah umpan pertama Anda, dan ada alasan mengapa ini lebih umum dan datang sebelum yang lainnya. Berikut ini adalah tiga kegunaan utama dari dokumen:

1. Anda membutuhkannya untuk mengotorisasi proyek Anda. Ini adalah dokumen yang menjual proyek kepada pemangku kepentingan Anda dan mendefinisikan secara luas berapa laba atas investasi mereka nantinya. Ini seperti elevator pitch, jadi harus menjual proyeknya.
2. Ini berfungsi sebagai dokumen penjualan utama. Saat Anda mempresentasikan ini kepada pemangku kepentingan, mereka sekarang memiliki ringkasan untuk didistribusikan atau disajikan ketika didekati tentang proyek lain, sehingga mereka dapat memfokuskan sumber daya mereka di tempat yang dibutuhkan.
3. Ini adalah dokumen yang tetap bersama Anda sepanjang siklus hidup proyek. Anda akan merujuknya secara keseluruhan, baik pada pertemuan atau untuk membantu manajemen ruang lingkup. Piagam bertindak sebagai peta jalan tanpa semua hal kecil untuk mengalihkan perhatian Anda dari materi proyek lainnya.

Tips Menulis Piagam Manajemen Proyek

Ada proses untuk menulis sebuah project charter, yang dimulai dengan mengetahui apa visi dari proyek tersebut. Pernyataan visi itu tidak boleh kabur, tetapi harus menangkap tujuan proyek Anda, menentukan tujuan akhir untuk tim proyek.

Penglihatan

Setelah Anda memiliki visi yang jelas, maka Anda dapat memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih praktis.

• Objektif. Buat daftar tiga hingga lima tujuan proyek, jadilah SMART: spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu.
• Cakupan. Sekarang garis besar batas-batas formal proyek dengan menjelaskan bagaimana bisnis dapat berubah atau berubah dengan pengiriman proyek Anda, juga perhatikan apa yang relevan dengan ruang lingkup pekerjaan dan apa yang tidak. Ini adalah bagaimana Anda mempertahankan kontrol yang lebih baik dari proyek.
• Kiriman. Jelaskan masing-masing kiriman proyek yang ditugaskan untuk menghasilkan. Setelah Anda mendapatkan semuanya, Anda memiliki pijakan di piagam Anda dan siap untuk melanjutkan. Anda dapat menggunakan template WBS untuk membantu mengidentifikasi kiriman Anda.

Mengatur

Saat Anda sedang membangun struktur untuk piagam Anda, ada empat himpunan bagian yang perlu Anda identifikasi. Ini dilakukan dengan membuat daftar berikut:

1. Pelanggan/Pengguna Akhir. Untuk melengkapi daftar ini, tanyakan pada diri Anda: Apa yang dimaksud dengan pelanggan dan/atau pengguna akhir dalam konteks proyek ini? Siapa pelanggan proyek? Apakah ada individu atau entitas tertentu yang bertanggung jawab untuk menerima hasil proyek?
2. Pemangku kepentingan. Seperti disebutkan sebelumnya, mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek sangat penting. Mereka adalah orang atau entitas di dalam atau di luar proyek dengan kepentingan utama tertentu dalam proyek itu. Mungkin pengontrol keuangan yang mengawasi biaya atau CEO, tetapi siapa pun itu, mereka akan memiliki fokus yang sedikit berbeda tergantung pada peran mereka.
3. Peran. Anda perlu menetapkan peran dan tanggung jawab utama kepada mereka yang terlibat dalam pelaksanaan proyek, mulai dari sponsor proyek, dewan proyek, dan manajer proyek. Setelah setiap entri, tulis ringkasan singkat yang mendefinisikan peran mereka dan apa tanggung jawab mereka dalam proyek.
4. Struktur. Sekarang Anda perlu menentukan garis pelaporan antara berbagai peran ini dalam proyek. Gunakan bagan organisasi proyek untuk melakukan ini. Ini diagram struktur organisasi dan hubungan dan peran mereka yang terlibat dalam proyek.

Bagan Gantt adalah alat perencanaan tradisional untuk proyek. Mereka mengubah tugas dan tenggat waktu Anda menjadi garis waktu visual. ProjectManager memiliki bagan Gantt online dan alat perencanaan lainnya yang memungkinkan Anda menetapkan tugas, melacak kemajuan secara real time. Lebih dari itu, Anda dapat memfilter jalur kritis dengan cepat lalu menetapkan baseline untuk membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya aktual. Tetap sesuai jadwal dan tetap sesuai anggaran Anda dengan menggunakan ProjectManager.

Penerapan

Anda memiliki visi dan telah mengatur berbagai bagian dari proyek Anda. Sekarang Anda harus mengembangkan rencana untuk mengimplementasikannya. Ada empat bagian untuk ini:

1. Rencana. Jika Anda akan menerapkan, maka Anda memerlukan rencana implementasi. Ini adalah cara untuk mengembangkan suasana percaya diri bagi pelanggan dan pemangku kepentingan Anda dengan membuat daftar fase, aktivitas, dan kerangka waktu dari siklus hidup proyek.
2. Tonggak sejarah. Tonggak pencapaian menandai fase-fase utama dalam proyek dan mengumpulkan tugas-tugas yang lebih kecil menjadi bagian-bagian pekerjaan yang lebih besar. Proyek seharusnya hanya memiliki beberapa dari mereka, itu sebabnya mereka adalah tonggak sejarah, tetapi mereka adalah cara penting untuk mengakui penyelesaian kiriman utama.
3. Ketergantungan. Buat daftar semua dependensi utama dan apa pentingnya mereka bagi proyek. Ini adalah tugas atau kegiatan yang terkait satu sama lain, karena akan berdampak pada proyek selama siklus hidupnya.
4. Rencana Sumber Daya. Sumber daya apa yang terlibat dalam proyek? Bagilah daftar ini menjadi tenaga kerja, peralatan dan bahan. Dengan cara ini Anda akan mengetahui apa yang Anda butuhkan sebelum Anda membutuhkannya, dan Anda dapat memperkirakan anggaran dengan lebih akurat. Saat proyek berlangsung, dan perubahan diperkenalkan, Anda harus menyesuaikan rencana sumber daya Anda. ProjectManager memiliki fitur beban kerja dan alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda melihat beban kerja semua orang dengan cepat, sehingga Anda dapat menetapkan ulang tugas seperlunya. Ini membuat semua orang tidak over atau underworked.

Risiko, Masalah & Anggaran

Kami hampir selesai, tetapi tidak ada piagam yang lengkap tanpa mengumpulkan potensi risiko dan masalah yang dapat menggagalkan proyek. Ini termasuk asumsi dan kendala yang terkait dengan proyek.

Risiko adalah masalah potensial yang mungkin atau mungkin tidak terjadi dalam suatu proyek. Risiko tidak selalu negatif, karena ada yang namanya risiko positif, dan Anda juga harus bersiap untuk itu.

Isu adalah sesuatu yang telah terjadi dalam proyek. Pada dasarnya, risikonya adalah bentuk masa depan dan masalah adalah bentuk saat ini, tetapi Anda harus siap untuk setiap dan semua kemungkinan saat membuat piagam manajemen proyek.

Akhirnya, dengan semua informasi di atas, Anda dapat membuat sketsa gambaran kasar tentang berapa biaya untuk mengirimkan proyek dalam jangka waktu yang Anda izinkan. Kemudian Anda mempresentasikan piagam Anda, dan setelah disetujui dan ditandatangani, pekerjaan yang sebenarnya dimulai.

Ambil Langkah Selanjutnya dalam Perencanaan dengan ProjectManager

Piagam meletakkan dasar untuk proyek. Ini memberikan visi dan menentukan di mana semua bagian akan ditempatkan. Ini adalah kerangka kerja yang bagus, tapi itu bukan rencana. Piagam mengarah ke perencanaan proyek, dan ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang Anda butuhkan untuk mengelola proyek Anda dari awal hingga selesai.

Gantt Charts untuk Perencanaan

Mengubah piagam menjadi rencana membutuhkan alat yang cukup fleksibel untuk merespons dan menyesuaikan diri dengan banyak tugas yang terlibat. Tampilan proyek bagan Gantt online mengambil tugas dan mengisi garis waktu proyek, di mana dependensi dapat ditautkan-untuk menghindari kemacetan nanti. Tetapkan pencapaian, edit tanggal dengan cepat, dan bahkan berikan pekerjaan kepada anggota tim.

Berkolaborasi dalam Tugas

Saat menugaskan tim, sangat penting bahwa mereka diberi arahan yang jelas. Manajer proyek memiliki terlalu banyak yang harus dilakukan untuk menghabiskan waktu mengelola mikro tim mereka.

ProjectManager memudahkan penugasan, tetapi juga dengan penyimpanan file yang tidak terbatas, Anda dapat melampirkan dokumen dan gambar sebanyak yang diperlukan untuk instruksi. Komentar dapat dibuat di tingkat tugas, sehingga selalu ada saluran terbuka antara anggota tim untuk berkomunikasi dan berkolaborasi.

Laporkan Semuanya

Jendela yang kuat ke dalam proyek adalah fitur pelaporan, yang membuat laporan proyek mendalam hanya dengan beberapa klik. Manajer dapat memfilter laporan untuk menunjukkan apa yang perlu mereka lihat, seperti kemajuan tugas atau varians proyek. Laporan-laporan ini memantau proyek agar tetap pada jalurnya, tetapi juga dapat dibagikan dengan para pemangku kepentingan agar mereka tetap terhubung.

Setelah Anda menulis piagam proyek Anda dan mendapat persetujuan dari pemangku kepentingan Anda, maka Anda akan memerlukan alat yang tepat untuk mengelola ruang lingkup, tugas, dan sumber daya proyek Anda untuk memastikan Anda membawanya di bawah anggaran dan sesuai jadwal. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang melaporkan secara instan ketika status diperbarui, sehingga Anda tahu di mana proyek Anda berada dan bagaimana membuatnya tetap berjalan menuju penyelesaian yang sukses. Coba perangkat lunak pemenang penghargaan kami sekarang dengan uji coba gratis selama 30 hari ini.