5 Langkah untuk Penutupan Proyek (Termasuk Daftar Periksa)

Begitu banyak waktu dan usaha dimasukkan ke dalam perencanaan sebuah proyek, sering kali dilupakan bahwa akhir dari sebuah proyek—penutupan proyek—sama pentingnya. Ada banyak pekerjaan yang terlibat bahkan setelah proyek selesai secara teknis.

Misalnya, ada banyak tugas yang masih harus Anda selesaikan. Mereka mungkin prosedural, tapi itu tidak membuat mereka kurang penting. Ada persetujuan, tanda tangan, pembayaran, yang semuanya mungkin tampak seperti mendorong dokumen kepada Anda, tetapi katakan itu kepada anggota tim yang menunggu untuk dibayar.

Belum lagi, ketika Anda mengakhiri satu proyek, Anda mungkin merencanakan yang lain. Oleh karena itu, Anda ingin mendapatkan dukungan transisi untuk pergantian ini. Anda harus mengeluarkan sumber daya, mengarsipkan dokumen, dan jangan lupa untuk mengakui keberhasilan proyek dengan pesta atau semacam perayaan. Itu juga penting.

Template penutupan proyek gratis kami adalah sumber yang bagus untuk membantu Anda mengingat apa yang tersisa untuk dilakukan.

Apa itu Penutupan Proyek?

Penutupan proyek adalah fase terakhir dari sebuah proyek. Saat itulah manajer proyek memverifikasi bahwa klien, pemangku kepentingan atau pelanggan telah menerima kiriman proyek. Jika proyek atau produk sedang berlangsung setelah proyek, maka pemeliharaan harus diatur.

Manajer proyek juga akan meninjau seluruh proyek sebelum menutupnya, menilai kinerja dan membandingkannya dengan baseline. Tim proyek akan menjadi bagian dari proses ini, menawarkan pengamatan dan umpan balik mereka, yang dikumpulkan dalam dokumen pembelajaran. Ini memberikan panduan untuk proyek-proyek masa depan.

Pentingnya penutupan proyek lebih dari sekadar menandatangani semua dokumentasi, memenuhi kontrak apa pun dengan vendor dan melepaskan tim untuk berpartisipasi dalam proyek lain. Itu memastikan bahwa tujuan awal proyek telah terpenuhi dan mengikat setiap ujung yang longgar, seperti risiko atau masalah yang tetap terbuka.

Langkah-langkah untuk Menutup Proyek

Penutupan proyek adalah fase terakhir dari pekerjaan Anda, ini adalah putaran terakhir dari siklus hidup proyek, dan seperti aspek proyek lainnya, itu membutuhkan proses. Berikut ini adalah lima langkah yang harus Anda ambil untuk memastikan Anda telah menandai semua I dan melewati semua T, serta memanfaatkan sepenuhnya pengalaman tersebut.

1. Atur Post Mortem

Mengelola sebuah proyek bukan hanya tentang tugas dan sumber daya, anggaran dan tenggat waktu, ini adalah pengalaman yang dapat Anda pelajari terus-menerus. Meskipun Anda seharusnya belajar sepanjang proyek, sekarang adalah waktu yang tepat untuk melihat ke belakang tanpa tekanan dan gangguan yang mungkin telah menumpulkan fokus Anda.

Kumpulkan tim inti untuk mengundang umpan balik tentang apa yang berhasil, dan apa yang tidak. Mendorong kejujuran. Dengan mendokumentasikan kesalahan dan keberhasilan proyek, Anda sedang membangun katalog yang menawarkan data historis. Anda dapat kembali dan melihat informasi untuk preseden saat merencanakan proyek baru.

Proyek tidak pernah berdiri sendiri, tetapi bagian dari kontinum, di mana spesifikasinya mungkin berbeda, tetapi metode umum biasanya tetap sama. Ada banyak pengetahuan yang dihasilkan setelah proyek ditutup.

2. Dokumen Lengkap

Sebagaimana dicatat, proyek menghasilkan rim dokumen. Dokumen-dokumen ini harus mendapatkan tanda tangan dan persetujuan dari para pemangku kepentingan. Semuanya perlu diperhatikan dan harus ditandatangani, yang merupakan bukti sah bahwa sebenarnya dokumen-dokumen ini telah selesai. Itu termasuk menutup semua kontrak yang mungkin telah Anda buat dengan mitra internal atau vendor atau sumber daya lain yang Anda kontrak.

Ini termasuk menangani semua pembayaran terutang. Anda ingin memastikan bahwa semua faktur, komisi, biaya, bonus, apa pun yang Anda miliki, dibayar. Selesaikan semua biaya yang terkait dengan proyek. Itu tidak dilakukan jika tidak dibayar.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengatur semua dokumen ini. ProjectManager bertindak seperti hub untuk semua file proyek Anda. Anda dapat melacaknya di tampilan daftar kami, yang lebih dari aplikasi daftar tugas biasa. Untuk satu hal, Anda dapat melihat persentase lengkap untuk setiap item dalam daftar. Sekarang Anda tahu apakah kontraktor itu telah dibayar dan apakah Anda dapat menandatangani kontrak. Anda bahkan dapat mengatur notifikasi untuk memastikan pembayaran Anda terkirim tepat waktu. Cobalah sendiri dengan uji coba gratis ini.

3. Rilis Sumber Daya

Anda membentuk tim untuk proyek tersebut, dan sekarang Anda harus melepaskan mereka. Ini adalah proses formal, dan penting, yang membebaskan mereka untuk proyek berikutnya. Setiap tim disatukan untuk campuran keterampilan dan pengalaman yang mereka bawa ke sebuah proyek. Proyek menentukan anggota tim yang ingin Anda ajak bekerja sama, dan setiap proyek akan sedikit berbeda, yang akan tercermin dalam tim yang disewa untuk melaksanakannya.

Ini berlaku untuk sumber daya internal maupun eksternal. Yang eksternal mungkin lebih jelas, karena Anda membuat kontrak dengan mereka, dan kontrak itu akan memiliki durasi. Setelah selesai, pastikan mereka semua sudah dibayar lunas sehingga mereka bisa keluar dan pergi. Tetapi sumber daya internal tetap ada, jadi Anda harus mengingatkan diri sendiri bahwa waktu mereka di proyek juga terbatas, dan Anda mungkin memblokir proyek tim lain jika Anda tidak melepaskan sumber daya Anda setelah proyek selesai.

4. Arsip Dokumen

Ada pelajaran yang bisa dipetik dari proyek lama, itulah sebabnya Anda bertemu dengan tim Anda secara teratur selama proyek dan melihat kembali proses setelahnya. Namun, jika Anda tidak memiliki arsip untuk menarik catatan lama, maka pengetahuan apa pun yang Anda peroleh akan hilang karena organisasi dan manajemen yang buruk. Anda bekerja keras untuk memiliki dokumentasi proyek yang bagus, jangan sampai hilang.

Terkait: Apa itu Log Keputusan Proyek?

Sebelum Anda menutup proyek, arsipkan semua dokumen dan catatan serta data apa pun yang mungkin berguna. Bahkan jika Anda tidak pernah mengaksesnya, ada kebutuhan untuk menyimpan jejak kertas dari pekerjaan yang dilakukan pada proyek apa pun untuk orang lain dalam organisasi. Ini mungkin termasuk tim hukum, atau tim SDM, atau bahkan penerus Anda. Anda tidak pernah tahu kapan seseorang mungkin harus kembali dan menjawab pertanyaan atau ingin mempelajari bagaimana masalah lama diselesaikan. Anggap saja seperti menyingkirkan perbekalan untuk musim dingin.

5. Rayakan Kesuksesan

Jika kedengarannya konyol bagi Anda, maka Anda tidak melakukan pekerjaan Anda. Tidak ada yang konyol tentang memberi penghargaan kepada tim Anda untuk mengakui pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Ini menciptakan penutupan, yang merupakan bagian dari proyek ini, tetapi juga menanam benih yang akan berkembang di proyek selanjutnya ketika Anda bekerja dengan anggota tim lama.

Daftar Periksa Penutupan Proyek

Untuk memastikan Anda menutup proyek dengan benar, ikuti daftar periksa penutupan proyek langkah demi langkah ini.

1. Mulailah dari awal dengan dokumen lingkup proyek yang Anda buat dan pastikan Anda telah memenuhi semua persyaratan yang tercantum di sana.
2. Pastikan bahwa semua kiriman telah diserahkan dan ditandatangani oleh pemangku kepentingan, mendapatkan persetujuan dan kepuasan mereka.
3. Dokumen proyek lainnya juga harus ditandatangani oleh orang yang tepat, termasuk kontrak dan perjanjian yang belum diselesaikan dengan vendor dan kontraktor lainnya.
4. Setelah dokumen ditandatangani, kemudian proses dan lunasi semua faktur dan tutup semua kontrak terkait proyek.
5. Tambahkan semua dokumen bersama-sama, termasuk finalisasi semua laporan proyek, lalu atur dan arsipkan sebagai data historis untuk digunakan sebagai referensi di masa mendatang.
6. Gunakan dokumen yang dikumpulkan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan pelajaran yang didapat selama proyek berlangsung, termasuk umpan balik dari pemangku kepentingan, sehingga Anda tidak membuat kesalahan yang sama di proyek mendatang.
7. Tetapkan orang pendukung transisi untuk menggembalakan proyek setelah selesai sehingga penutupan proyek secara menyeluruh.
8. Melepaskan atau menetapkan kembali sumber daya proyek, yang mencakup tim Anda dan personel proyek lainnya serta peralatan atau penyewaan lokasi yang digunakan untuk proyek tersebut.
9. Jika Anda belum pernah menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, dapatkan satu, karena membantu mengontrol tidak hanya siklus hidup proyek tetapi juga proses penutupan proyek secara menyeluruh.
10. Terakhir, tetapi mungkin yang paling penting, rayakan bersama tim proyek Anda. Mereka melakukan pekerjaan dan layak mendapat pujian dan kesempatan untuk meledakkan tenaga sampai proyek berikutnya dimulai.

Template Gratis untuk Membantu Penutupan Proyek

Ada banyak hal yang harus dilacak saat Anda menutup proyek. Anda tidak ingin melewatkan langkah penting apa pun dan membiarkan beberapa dokumen tidak ditandatangani atau tidak membahas pelajaran yang dipetik untuk menghindari kesalahan yang sama pada proyek berikutnya. ProjectManager adalah perangkat lunak yang hebat tetapi juga situs online utama untuk semua manajemen proyek. Itu termasuk lusinan template gratis. Berikut adalah beberapa untuk membantu Anda melakukan semua hal kecil yang diperlukan untuk penutupan proyek yang tepat.

Templat Penutupan Proyek

Semua yang Anda perlukan saat menutup proyek diuraikan dalam templat penutupan proyek gratis kami untuk Word. Anda dapat memastikan pemangku kepentingan telah menandatangani setiap dokumen, kontraktor telah dibayar dan kontrak mereka ditutup dan tim Anda telah dibebaskan dari proyek, sehingga mereka dapat memulai yang berikutnya.

Pelajaran yang Dipetik Template

Ada banyak pekerjaan administratif yang diperlukan untuk menutup sebuah proyek, tetapi itu juga harus menjadi waktu refleksi. Template pelajaran gratis kami untuk Excel adalah alat yang hebat untuk menangkap kemenangan dan masalah yang muncul selama siklus hidup proyek. Anda menjelaskan apa yang terjadi, bagaimana hal itu berdampak pada proyek dan apa yang akan Anda lakukan secara berbeda di proyek mendatang untuk menghindari pengulangan kesalahan tersebut. Ini adalah dokumen penutupan proyek klasik.

Templat Item Tindakan

Templat item tindakan gratis untuk Excel adalah tempat yang tepat untuk mengambil pelajaran yang Anda kumpulkan di templat di atas dan mengubahnya menjadi rencana. Setelah Anda melihat kesalahan yang Anda buat di masa lalu, Anda dapat merumuskan rencana tindakan agar tidak mengulanginya. Template gratis ini memungkinkan Anda membuat tugas, menetapkannya ke anggota tim, menambahkan prioritas sehingga Anda tahu mana yang lebih dulu dan bahkan memberikan tenggat waktu dan melacak status.

Proyek Anda Ditutup – Gunakan ProjectManager Untuk Proyek Anda Berikutnya!

Sekarang kami tahu bahwa penutupan proyek yang tepat akan membantu Anda memulai proyek berikutnya dengan langkah yang tepat. Jika Anda merencanakan dan mengelola proyek dalam perangkat lunak manajemen proyek terpusat—seperti ProjectManager—Anda akan memiliki akses ke semua proyek sebelumnya.

Dengan begitu, saat Anda merencanakan proyek baru, Anda dapat dengan cepat meninjau dokumen, tugas, komentar, dan template lama di sistem. Itu membuat orientasi untuk proyek berikutnya juga lebih sederhana, karena anggota tim seharusnya sudah ada di sistem.

Buat Laporan untuk Anak cucu

Perangkat lunak pelaporan otomatis dapat sangat membantu selama proses ini. ProjectManager memungkinkan manajer membuat laporan hanya dengan satu klik. Ini termasuk laporan seperti laporan absen, sehingga Anda dapat dengan cepat melihat jam kerja oleh anggota tim selama proyek berlangsung. Anda juga dapat membuat lebih banyak laporan khusus pemangku kepentingan, seperti laporan status, laporan varians, atau laporan rencana proyek. Semuanya otomatis dalam perangkat lunak manajemen proyek kami, membantu Anda mencapai akhir proyek lebih cepat.

Menghemat waktu dan memulai lebih awal saat Anda memulai proyek baru adalah cara Anda memangkas waktu dan biaya secara efektif. ProjectManager menyederhanakan proyek untuk Anda dari awal hingga akhir.

Bagian dari menutup proyek adalah mampu merencanakan dan melaksanakannya. Di situlah ProjectManager masuk. Sebagai perangkat lunak berbasis cloud, ini memungkinkan Anda dan tim Anda mendapatkan data waktu nyata saat memantau dan melaporkan proyek. Plus, dokumentasi Anda lebih mudah diakses dan aman. Buktikan sendiri, dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.