Cara Menggunakan Log Keputusan Proyek untuk Hasil Optimal

Proyek adalah serangkaian keputusan. Setiap keputusan idealnya harus merupakan hasil penelitian menyeluruh, konseling dari tim, dan data historis. Manajer proyek menggunakan log keputusan untuk menjaga agar pemangku kepentingan diperbarui tentang siapa yang mengizinkan keputusan dan bagaimana keputusan itu terjadi.

Log keputusan adalah alat komunikasi penting yang perlu dipahami oleh semua manajer proyek. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, templat, atau sekadar notepad untuk melacak keputusan. Tetapi sebelum kita masuk ke cara membuatnya, mari kita lebih memahami definisi log keputusan proyek.

Apa Itu Log Keputusan?

Log keputusan adalah catatan keputusan yang mengarah pada pilihan yang Anda buat selama proyek. Ini bisa berupa informasi rapat, catatan, atau dokumen proyek—semuanya dikompilasi dalam log keputusan dan diteruskan ke sponsor proyek.

Masalah komunikasi adalah kematian bagi sebuah proyek. Sebuah log keputusan berfungsi sebagai alat komunikasi yang memberikan informasi pendukung kepada para pemangku kepentingan. Keputusan tidak hanya terjadi dalam pertemuan terjadwal: mereka juga dapat dibuat dalam pertemuan biasa atau antara beberapa anggota tim. Sebuah log keputusan mendokumentasikan semua informasi itu.

Oleh karena itu, log keputusan adalah daftar keputusan penting yang telah disepakati selama proyek berlangsung. Sementara log keputusan proyek tidak digunakan oleh semua orang yang terlibat dalam manajemen proyek, itu pasti telah mendapatkan daya tarik.

Mengapa Anda Membutuhkan Log Keputusan?

Keputusan dapat membuat atau menghancurkan sebuah proyek. Pemangku kepentingan memiliki kepentingan dalam keputusan yang telah dibuat. Sama seperti mereka diperbarui secara teratur dengan presentasi pemangku kepentingan dan laporan status, log keputusan menjelaskan mengapa keputusan dibuat dan siapa yang mengizinkannya.

Dokumentasi adalah kunci untuk proyek, dan sementara dunia manajemen proyek arus utama mungkin belum sepenuhnya menerima log keputusan, mereka telah menggunakan dokumentasi menyeluruh selamanya. Dokumentasi menawarkan data historis yang diperlukan untuk merencanakan proyek masa depan, dan juga bertindak sebagai bagian dari rencana manajemen risiko saat melihat keputusan.

Sebuah log keputusan hanya bisa menjadi pengingat dari tindakan. Ada banyak keputusan yang dibuat selama siklus hidup proyek, dan terkadang orang-orang di tim proyek membutuhkan pengingat untuk menghindari konflik yang tidak perlu. Ini juga menjelaskan siapa yang membuat keputusan itu dan mengapa, yang dapat membantu menjaga tim agar tidak berselisih.

Memiliki log keputusan proyek menjadi satu-satunya sumber kebenaran, dapat diakses oleh semua dan mudah untuk dibagikan dengan pemangku kepentingan sangat penting untuk menjalankan proyek yang sukses. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang menghubungkan tim hibrida, manajer, dan pemangku kepentingan dengan alat manajemen kerja waktu nyata.

Simpan log keputusan proyek Anda, ubah log, log masalah, log risiko, log tindakan, log serangan, daftar risiko, atau log apa pun yang Anda gunakan pada tampilan daftar tugas perangkat lunak kami. Anda dapat melampirkan file, membagikannya dengan tim, dan mendapatkan pemberitahuan saat item baru ditambahkan. Bergabunglah dengan lebih dari 35.000 pengguna di seluruh dunia dan mulai gratis dengan ProjectManager hari ini.

Elemen Log Keputusan

Sebuah log keputusan membantu dengan analisis perubahan karena menangkap data pengambilan keputusan kunci. Pada dasarnya, ini seperti spreadsheet. Setiap kolom mencatat bagian tertentu dari keputusan. Berikut adalah beberapa item yang harus disertakan dalam setiap log keputusan:

• Nama proyek: Menyimpan semua keputusan yang dibuat dalam proyek bersama-sama
• Manajer proyek: Orang yang bertanggung jawab
• Nomor identifikasi: Tetapkan satu untuk setiap keputusan agar lebih mudah dirujuk
• Judul Keputusan: Pemberian gelar pada suatu keputusan membedakannya dari keputusan lain yang dibuat selama siklus hidup proyek
• Tanggal: Ketika Anda membuat keputusan dan tenggat waktu yang terkait dengannya
• Area: Aspek mana dari proyek yang Anda diskusikan
• Deskripsi: Gambaran umum dari keputusan yang Anda buat
• Rasional: Alasan keputusan dan komentar atau ketidaksetujuan yang dikutip
• Alternatif: Opsi lain yang Anda diskusikan tetapi memutuskan untuk tidak melakukannya
• Dampak yang diharapkan: Jelaskan secara singkat apa yang menurut Anda keputusan akan berubah
• Kontributor: Buat daftar semua orang yang berkontribusi pada keputusan
• Tanda tangan persetujuan: Tanda tangan, biasanya dari manajer proyek

Contoh Log Keputusan

Mari kita buat kasus teoretis untuk menjalani prosesnya. Untuk contoh log keputusan kita, mari kita renungkan situs konstruksi yang bertanya-tanya apakah akan menggunakan baja atau kayu saat membingkai rumah belakang yang lebih kecil ke bangunan yang lebih besar.

Log keputusan akan memiliki semua data yang dirinci di atas, seperti nama proyek, nama manajer proyek, ID dan judulnya bisa seperti "Backhouse Frame." Orang-orang yang terlibat minimal adalah manajer proyek, arsitek dan kontraktor.

Diskusi mungkin tentang harga versus keamanan. Kumpulkan pro dan kontra ini dan tambahkan ke log keputusan proyek. Jelajahi dampak dan alternatifnya, seperti bagaimana baja akan memengaruhi anggaran dan kayu mungkin memerlukan elemen penstabil ekstra. Ini adalah cara untuk melalui praktik terbaik dan melihat mana yang paling cocok untuk proyek tersebut.

Buat keputusan, catat di log dan minta manajer proyek untuk menandatangani. Kemudian, serahkan dokumen tersebut kepada pemangku kepentingan proyek, sebut saja pemilik properti yang mengontrak pekerjaan tersebut. Ini memberikan konteks kepada pemangku kepentingan untuk diskusi dan keputusan, serta memandu subkontraktor saat membuat struktur.

Cara Menggunakan Log Keputusan

Gunakan log setiap kali ada keputusan yang dibuat dalam proyek. Itu tidak selalu berarti keputusan kecil, tetapi semakin banyak semakin baik. Sertakan setiap keputusan yang berdampak pada proyek. Kemungkinannya, pemangku kepentingan akan marah pada suatu saat dan menuntut untuk mengetahui mengapa ini, itu atau hal lain dilakukan. Log keputusan adalah cara untuk berkomunikasi dengan mereka dan juga mendukung keputusan.

Oleh karena itu, log keputusan proyek tidak penting saat Anda menulisnya, tetapi lebih penting lagi ketika Anda berada dalam posisi untuk mempertahankan keputusan Anda. Jika Anda ditantang atau keputusan dipertanyakan, log ada di sana untuk mendukung Anda.

Jika log keputusan direvisi, harus dicatat dalam catatan keputusan. Anda ingin mendokumentasikan keputusan itu juga. Jelaskan mengapa keputusan itu dibuat dan mengapa itu diubah. Kemudian, perbarui log dan buat yang baru yang mencerminkan perubahan.

Template Log Keputusan

Anda dapat membuat log keputusan sendiri pada spreadsheet atau bahkan aplikasi pengolah kata, tetapi ada banyak template log keputusan gratis yang menyediakannya untuk Anda jika itu lebih mudah. Berikut adalah beberapa yang lebih populer yang kami temukan online.

ContohTemplat

SampleTemplates memiliki lebih dari sembilan templat log keputusan yang berbeda untuk PDF dan Word. Mereka melintasi sejumlah industri yang berbeda, jadi Anda harus dapat menemukan template yang sesuai dengan kebutuhan khusus Anda.

WordTemplateOnline

WordTemplatesOnline memiliki templat log keputusan gratis untuk Excel, Word, dan PDF. Mereka menawarkan berbagai templat log yang berbeda untuk berbagai jenis pertemuan bisnis, seperti pedoman dan prinsip untuk rencana pensiun, yang menangkap keputusan dan risiko utama, yang lain yang mencakup prioritas, status, dan lainnya.

Tentu saja, template bersifat statis dan tidak dapat digunakan untuk kolaborasi yang efektif. Daripada menggunakan templat log keputusan, lebih baik menggunakan perangkat lunak untuk mengelola keputusan Anda dan melacak perubahan proyek Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Dengan Log Keputusan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang menghubungkan tim hybrid dan membantu mereka bekerja lebih produktif. Dengan beberapa tampilan proyek yang sesuai dengan gaya kerja semua orang dan data waktu nyata untuk mendorong kolaborasi dan memantau proyek dengan lebih baik, ProjectManager juga merupakan cara yang bagus untuk melacak pengambilan keputusan.

Gunakan Dasbor untuk Melacak KPI

Sebelum Anda dapat membuat keputusan, Anda memerlukan data untuk memberi Anda wawasan yang lebih baik tentang masalah tersebut. Dasbor waktu nyata ProjectManager dan laporan sekali klik mengumpulkan metrik proyek secara otomatis. Dasbor melacak waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya, memberi Anda laporan status instan.

Buat Alur Kerja Visual dengan Papan Kanban

Alih-alih menggunakan templat statis sebagai log keputusan Anda, gunakan tampilan papan kanban. Papan kanban adalah alat visual yang menunjukkan alur kerja. Anda dapat mengatur setiap kolom sebagai salah satu kategori pada log keputusan Anda dan kartu dapat menangkap data yang relevan. Kemudian, Anda dapat menggunakan fitur tersebut untuk menetapkan dan melacak kemajuan perubahan itu setelah diotorisasi.

Ikuti Rencana Anda di Gantt Charts

Bahkan, Anda dapat merencanakan semua perubahan yang dibuat pada proyek Anda dengan bagan Gantt ProjectManager. Cukup alihkan dari kanban ke tampilan bagan Gantt dan Anda akan melihat pekerjaan diletakkan pada garis waktu proyek. Sekarang Anda dapat menambahkan dependensi, memfilter jalur kritis, dan menetapkan garis dasar untuk melacak upaya yang Anda rencanakan terhadap upaya Anda yang sebenarnya.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hibrida di mana pun mereka berada, di departemen apa mereka bekerja atau tingkat keahlian mereka, dan memberi mereka alat untuk bekerja sama dengan lebih baik. Perangkat lunak manajemen kerja kami memiliki alat manajemen sumber daya, lembar waktu, dan lainnya untuk membantu Anda bekerja lebih efisien. Bergabunglah dengan tim di NASA, Nestles, dan Siemens yang sudah menggunakan perangkat lunak kami. Mulailah dengan ProjectManager sekarang.