Definisi Proyek: Arti Proyek

Sebenarnya apa sih definisi proyek itu? Kami berbicara banyak tentang aspek spesifik dari manajemen proyek, tetapi terkadang berharga untuk memulai dari akar dan menggali ke dasar-dasarnya.

Untuk memahami sepenuhnya konsep manajemen proyek tingkat tinggi, penting untuk mengetahui jawaban sederhana. Ketika Anda dapat menggunakan pengetahuan ini, konsep yang lebih rumit akan lebih mudah untuk dikuasai. Baik Anda manajer proyek atau pemangku kepentingan, berikan definisi proyek Anda berikutnya dengan mempertimbangkan tip manajemen proyek ini.

Definisi Proyek

Proyek adalah serangkaian tugas yang harus diselesaikan untuk mencapai tujuan atau hasil tertentu. Tergantung pada ukuran dan ruang lingkup proyek, tugas-tugas ini mungkin sederhana atau rumit, tetapi semua proyek dapat dipecah menjadi tujuan dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapainya.

Organisasi dan individu mengelola proyek dengan berbagai tujuan. Ini dapat mengambil banyak bentuk, dari membangun gedung hingga merencanakan acara dan bahkan menyelesaikan tugas tertentu. Pengecer, misalnya, dapat mengejar proyek yang meningkatkan cara mereka melacak pemenuhan pesanan. Tim konstruksi menyelesaikan proyek kapan pun mereka merencanakan dan membangun sesuatu—dan seterusnya!

7 Istilah Proyek Utama yang Perlu Diketahui

Apa pun proyeknya, ada istilah proyek universal yang digunakan terlepas dari jenis proyek, ukuran proyek, atau faktor lainnya. Ketahui tujuh istilah ini seperti punggung tangan Anda dan Anda akan selangkah lebih maju sebelum proyek dimulai:

1. Siklus Hidup Proyek

Siklus hidup proyek mengacu pada lima fase yang harus dilalui semua proyek, dari awal hingga akhir. Lima fase siklus hidup proyek berfungsi sebagai garis besar paling dasar yang memberikan definisi proyek. Kelima fase tersebut adalah inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan penutupan.

2. Lingkup Proyek

Lingkup proyek adalah aspek kunci dari tahap perencanaan proyek. Dalam banyak hal, ini adalah titik awal. Menentukan ruang lingkup proyek mengharuskan manajer proyek dan tim mereka untuk menetapkan tujuan dan sasaran, merinci kiriman, membuat tugas, menetapkan tanggal penting, dan banyak lagi. Lingkup proyek mendefinisikan hasil yang diinginkan dan semua faktor spesifik yang akan mempengaruhi pencapaiannya.

3. Pemangku Kepentingan

Stakeholder mengacu pada siapa saja dan semua orang yang terlibat dalam suatu proyek. Pemangku kepentingan dapat terlibat di setiap tahap proyek, atau hanya dengan cara tertentu. Analisis pemangku kepentingan membantu mengkategorikan bagaimana investor, anggota tim, vendor, kontraktor, dan lainnya dapat memengaruhi proyek Anda.

4. Dapat Disampaikan

Hasil kerja mengacu pada hasil spesifik yang dibuat oleh proyek. Hasil kerja dapat "berwujud" atau "tidak berwujud", yang berarti mereka dapat berupa produk fisik atau sesuatu yang konseptual. Biasanya, kiriman adalah kebutuhan yang mengilhami proyek di tempat pertama. Jika seseorang mengontrak pembangun untuk merancang dan membangun ruang kantor, kantor tersebut merupakan hasil nyata.

5. Tonggak sejarah

Tonggak pencapaian adalah pencapaian yang telah ditentukan sebelumnya yang membantu melacak kemajuan proyek. Pikirkan tonggak sebagai pos pemeriksaan. Pos pemeriksaan ini diputuskan sebelum proyek dimulai, sehingga manajer proyek dan tim tahu kapan mereka berada di jalur untuk mencapai hasil. Tanpa tonggak sejarah, sulit untuk mengetahui apakah proyek sedang menuju kesuksesan atau perlu dialihkan.

6. Sumber Daya

Sumber daya adalah segala sesuatu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Dalam sebuah proyek konstruksi, material merupakan sumber daya yang penting. Yang mengatakan, sumber daya lain — seperti waktu, tenaga kerja, dan peralatan — sama pentingnya. Seorang manajer proyek harus dapat mengidentifikasi semua sumber daya proyek untuk membuat rencana sumber daya dan mengelola sumber daya yang sesuai. Ketika sumber daya dibiarkan tidak terhitung, mudah untuk salah mengelolanya.

7. Ketergantungan

Dependensi proyek mengacu pada bagaimana sumber daya harus dibagi dan dialokasikan dalam suatu proyek. Banyak proyek akan menggunakan bahan fisik yang sama untuk tujuan yang berbeda dan di berbagai tahap. Memahami ketergantungan ini adalah satu-satunya cara untuk memastikan ada cukup sumber daya untuk digunakan. Demikian pula, semua proyek dipecah menjadi tugas. Ketika satu tugas tidak dapat dimulai sebelum yang lain selesai, tugas-tugas ini berbagi ketergantungan.

Apa Artinya Bekerja di Proyek

Baik itu manajer proyek, anggota tim, atau pemangku kepentingan proyek lainnya, mereka adalah anggota tim proyek yang lebih besar dan tindakan mereka secara langsung memengaruhi anggota tim lainnya. Seperti tim mana pun, Anda "menang" atau "kalah" sebagai satu unit, jadi sangat penting untuk berkomunikasi dan mendengarkan anggota tim lain untuk mengoordinasikan upaya dan kesuksesan. Kebanyakan kecelakaan proyek dan kegagalan proyek adalah akibat langsung dari komunikasi yang buruk atau kurangnya kolaborasi.

Mengapa ini penting selama pekerjaan selesai? Bekerja pada sebuah proyek adalah tentang memahami proyek secara keseluruhan seperti halnya melakukan pekerjaan. Satu-satunya cara untuk melihat gambaran besar ini adalah dengan mendengarkan tim dan belajar dari satu sama lain.

Apa itu Manajemen Proyek?

Proses manajemen proyek dimulai dengan konsepsi proyek dan berlanjut sepanjang siklus hidup proyek. Ini membutuhkan pengetahuan rinci tentang sumber daya perusahaan dan bagaimana menugaskannya untuk menyelesaikan tugas, tugas, acara, dan proyek lainnya.

Berbagai industri bergantung pada metode dan alat manajemen proyek untuk melaksanakan proyek. Beberapa contoh industri ini adalah konstruksi, TI, teknik, pemasaran, dan periklanan. Setiap tim yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama terlibat dalam beberapa bentuk manajemen proyek.

Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?

Seorang manajer proyek lebih dari sekedar seorang manajer, dalam pengertian tradisional. Individu ini adalah pemimpin tim proyek dan mengawasi setiap aspek proyek, dari awal hingga akhir. Manajer proyek biasanya akan menulis rencana proyek, menjalankan rapat tim, menetapkan tugas, dan melakukan tes kontrol kualitas untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Seorang manajer proyek tidak dapat membawa seluruh proyek di punggung mereka. Sebenarnya, salah satu tugas utama mereka adalah mengetahui cara mempercayakan berbagai tanggung jawab kepada anggota tim.

Dengan bantuan tim mereka, manajer proyek akan membuat jadwal dan anggaran proyek. Mereka juga akan membuat laporan proyek sepanjang siklus hidup proyek.

Seperti yang Anda lihat, tanggung jawab mereka tersebar luas, tetapi itu tidak berarti menyebar terlalu tipis. Idealnya, seorang manajer proyek menciptakan fondasi proyek—seperti fondasi sebuah rumah. Mereka kemudian menunjuk orang lain untuk menyelesaikan setiap ruangan.

Definisi Proyek: Praktik Terbaik untuk Manajemen Proyek

Terlepas dari proyek, ukuran tim, atau apa pun, ada praktik yang secara eksponensial meningkatkan peluang keberhasilan. Sama pentingnya dengan mencapai tujuan dan mencapai hasil, sama pentingnya untuk menciptakan budaya positif dalam proyek. Lima tips ini mungkin tampak sederhana, tetapi mereka membuat semua perbedaan di dunia:

Atur Check-in Tim Reguler

Sangat mudah untuk bertemu dengan tim "sesuai kebutuhan", tetapi begitu sebuah proyek dimulai, semakin sulit untuk menemukan waktu dalam jadwal semua orang. Sebaliknya, jadwalkan pertemuan rutin bahkan sebelum proyek dimulai. Rapat ini berfungsi sebagai check-in di mana anggota tim dapat saling memberi kabar terbaru, menyuarakan keprihatinan, mengajukan pertanyaan, membuat penyesuaian, dan melakukan hal lain yang mungkin mereka perlukan. Ketika check-in ini sudah dimasukkan ke dalam jadwal, tidak ada yang menunggu untuk bertemu sampai ada kecelakaan atau masalah.

Melimpahkan

Bagian dari apa yang memberikan definisi proyek adalah mengetahui bagaimana mendelegasikan. Baik itu manajer proyek atau anggota tim, mereka kemungkinan besar akan membutuhkan bantuan dengan tugas di beberapa titik. Sekarang, ini tidak berarti hanya menyerahkan tugas kepada orang lain. Artinya, setiap anggota tim memiliki tanggung jawab yang sama. Sebaliknya, manajer proyek terbaik tahu bagaimana melepaskan beberapa kendali dan mendelegasikan kepada anggota tim.

Kenali Timnya

Setiap orang dalam tim manajemen proyek harus saling mengenal kekuatan, kelemahan, dan spesialisasi masing-masing. Misalnya, jika seorang anggota tim membutuhkan informasi dari departemen yang berbeda, mereka harus tahu persis siapa yang harus ditanyakan. Keakraban ini mengurangi waktu yang hilang. Sangat penting bagi seorang manajer proyek untuk mengenal tim mereka dengan sangat baik.

Ketika anggota proyek mengetahui hal-hal ini, mereka dapat membuat keputusan yang sesuai dengan kekuatan anggota tim mereka, bukan di sekitar kelemahan mereka. Mengetahui tim adalah aspek besar dalam menciptakan budaya positif dalam sebuah proyek, karena merayakan kemampuan semua orang.

Rayakan Milestones

Berbicara tentang budaya positif, jangan pernah meremehkan kekuatan meluangkan waktu sejenak untuk menandai pertemuan sebagai tonggak sejarah. Mencapai satu berarti tim telah membuat kemajuan yang signifikan dan proyek masih di jalurnya. Paling tidak, penting untuk mengumumkan pencapaian pencapaian selama check-in tim. Ini membuat semua orang pada halaman yang sama dan meningkatkan kemanjuran tim.

Pilih Alat PM Unggul

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang sangat kompleks. Tanpa alat yang tepat, mudah untuk membuat kesalahan, menjadi tidak teratur dan bahkan gagal menyelesaikan proyek. Cara terbaik untuk melindungi proyek Anda dari kesalahan langkah ini adalah dengan memilih alat yang menyederhanakan seluruh proses.

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik melakukan hal itu. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek melepaskan potensi penuh tim Anda dan proyek dan membawa hasil akhirnya ke tingkat yang lebih tinggi. Kuncinya adalah menemukan perangkat lunak manajemen proyek yang intuitif dan ramah pengguna yang tidak membuat kompromi dalam fungsionalitas.

Bagaimana ProjectManager Memudahkan Mengelola Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang membuat pengelolaan proyek lebih mudah dari sebelumnya. Perangkat lunak berbasis cloud kami memungkinkan seluruh tim untuk mengerjakan proyek saat berada di lapangan atau dalam perjalanan, dan antarmuka modern kami menggabungkan fungsionalitas dengan navigasi yang ramah pengguna. Ini berarti tidak ada lagi waktu yang terbuang hanya untuk mencoba membiasakan diri dengan alat baru dan lebih banyak waktu untuk menyempurnakan definisi proyek Anda.

Rencanakan Gantt Charts

Rencanakan proyek Anda dari awal hingga selesai dengan fitur bagan Gantt ProjectManager yang kuat, yang memungkinkan Anda memetakan tugas proyek secara bertahap. Anda bahkan dapat membuat dependensi dan menetapkan pencapaian. Plus, Anda dapat mengimpor file Excel dan file Microsoft Project, jadi beralih ke perangkat lunak kami tanpa hambatan.

Lacak di Dasbor Proyek

Saat tim proyek bergerak maju dengan tugas, manajer proyek dapat melacak setiap pembaruan status di dasbor waktu nyata kami yang dapat Anda sesuaikan untuk menampilkan metrik yang paling penting. Setiap perubahan pada tugas dilacak, dan secara otomatis memperbarui bagan dan grafik yang penuh warna dan mudah dibaca. Mengawasi kemajuan proyek Anda tidak pernah semudah ini!

Dapatkan semua fitur ini dan lebih banyak lagi saat Anda menggunakan ProjectManager. Semua alat ini tersedia di perangkat lunak kami untuk membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaporkan proyek Anda secara real time. Lihat apa yang dapat dilakukannya untuk Anda dengan melakukan uji coba gratis selama 30 hari ini!