Desain Proyek dalam Manajemen Proyek: Panduan Cepat

Fase desain proyek adalah langkah pertama ketika merencanakan sebuah proyek. Ini mengatur tahapan untuk inisiasi proyek dan fase perencanaan proyek dan dokumen penting seperti piagam proyek dan rencana proyek.

Apa Itu Desain Proyek?

Desain proyek adalah proses brainstorming di mana tim manajemen proyek mulai memikirkan proyek dari perspektif tingkat tinggi, menguraikan tujuan, metodologi, sumber daya dan kriteria keberhasilan untuk menetapkan pendekatan proyek yang akan disajikan kepada pemangku kepentingan untuk kemudian dimulai dengan inisiasi proyek dan fase perencanaan proyek. Pada tahap proyek ini, keputusan tentang bagaimana mengelola dan mengatur dibuat.

Kemudian, setelah fase desain proyek, proposal proyek, piagam proyek, dan rencana proyek dapat dibuat. Dokumen proyek ini kemudian akan digunakan untuk mengelola fase eksekusi dari siklus hidup proyek.

Pemikiran yang berlangsung selama desain proyek, bagaimanapun, tidak berfokus pada detail sebanyak itu bekerja pada tingkat yang lebih tinggi dalam hal mengelola proyek. Perangkat lunak perencanaan proyek dapat membantu mengatur strategi tingkat tinggi dan detail spesifik dari desain proyek.

ProjectManager, misalnya, memiliki bagan Gantt untuk membuat jadwal terperinci, tetapi juga papan kanban untuk kolaborasi yang mudah untuk aspek strategis desain proyek. Kelola strategi, rencana, jadwal, pelaksanaan, dan pelaporan Anda dalam satu perangkat lunak manajemen proyek yang mudah digunakan. Cobalah gratis hari ini.

Apa Tujuan dari Proses Desain Proyek?

Desain proyek menentukan keseluruhan metodologi proyek yang akan digunakan dan gambaran proyek. Ini menjelaskan pengiriman utama, produk atau fitur yang akan diselesaikan. Rancangan proyek juga secara kasar memperkirakan anggaran dan menguraikan cara memantau dan mengevaluasi kemajuan. Mungkin ada lebih dari satu desain yang disajikan kepada pemangku kepentingan, yang kemudian dapat memilih mana yang menurut mereka paling sesuai dengan kebutuhan mereka.

Mengapa Tahap Desain Proyek Penting?

Desain proyek adalah langkah pertama yang besar menuju proyek yang sukses. Desain proyek adalah organisasi strategis dari ide, bahan, dan proses untuk mencapai tujuan. Manajer proyek mengandalkan desain yang baik untuk menghindari jebakan dan memberikan parameter untuk mempertahankan aspek penting dari proyek, seperti jadwal dan anggaran.

Proses Desain Proyek: Cara Merancang Proyek Langkah-demi-Langkah

Ada langkah-langkah yang harus diambil untuk menentukan desain proyek dan mengembangkan strategi implementasi. Mereka adalah langkah paling penting dalam sebuah proyek. Oleh karena itu, Anda ingin melibatkan tim dan pemangku kepentingan Anda dalam proses untuk memastikan Anda mencakup semua basis. Luangkan waktu untuk menyelesaikan tahap ini secara menyeluruh.

1. Tentukan Visi Proyek Anda

Apa visi Anda untuk proyek ini? Ini bukan harapan, tapi pernyataan visi, yang membayangkan masalah yang membutuhkan penyelesaian. Itu berarti mengklarifikasi alasan proyek tersebut. Pernyataan visi adalah dokumen formal yang menyatakan potensi proyek. Ini disajikan kepada pemangku kepentingan untuk menunjukkan kelayakan proyek dan manfaatnya.

Ini bukan dokumen yang panjang dan terperinci. Anda dapat memiliki visi idealis yang pendek dalam kaitannya dengan hasil proyek; lagipula, begitulah cara Anda menjual proyek. Jadi, gambarkan kesuksesan proyek, dan tempatkan dalam konteks yang lebih besar.

2. Nyatakan Masalah yang Akan Diselesaikan oleh Proyek Anda

Untuk mendukung dokumen visi tersebut, Anda perlu mengidentifikasi masalah yang perlu dipecahkan. Oleh karena itu, penilaian kebutuhan seringkali diperlukan, sehingga Anda dapat melihat kendala yang dihadapi bisnis. Ini akan menyelaraskan masalah yang Anda tangani dengan organisasi dan strateginya. Ini juga akan memberi Anda data yang diperlukan untuk merancang solusi optimal untuk masalah tersebut.

Untuk memulai, informasi apa yang Anda kumpulkan? Sumber apa yang ada untuk informasi itu, dan bagaimana Anda akan mengumpulkan informasi itu? Selanjutnya, analisis dan tentukan masalah yang ingin diselesaikan oleh proyek Anda. Kumpulkan hasil tersebut dalam sebuah dokumen.

3. Perkirakan Sumber Daya Proyek yang Akan Dibutuhkan

Selanjutnya, Anda perlu mengenali sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Sumber daya adalah apa saja mulai dari orang hingga peralatan hingga fasilitas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses.

Cara yang baik untuk mencari tahu sumbernya adalah dengan cara yang sama jurnalis mendekati berita, dengan Lima W: siapa, apa, di mana, kapan, dan mengapa. Siapa yang Anda perlukan untuk melaksanakan proyek, alat manajemen sumber daya apa yang diperlukan, di mana pekerjaan akan dilakukan, kapan proyek akan dimulai dan berakhir, dan mengapa sumber daya ini dibutuhkan?

4. Buat Garis Besar Tujuan Proyek Anda

Anda tidak dapat mencapai tujuan Anda jika Anda tidak mengidentifikasinya terlebih dahulu. Sasaran adalah sesuatu di akhir proyek yang dapat diamati dan diukur. Tujuan bertepatan dengan penyelesaian masalah.

Buat pernyataan tujuan yang menjelaskan bagaimana tujuan tersebut ditangani dalam proyek. Untuk melakukannya dengan baik, terapkan metode SMART, yang berarti spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan relevan waktu. Setiap tujuan harus didefinisikan oleh istilah-istilah ini.

5. Susun Strategi Proyek Anda

Untuk mencapai tujuan proyek harus ada strategi di tempat. Strategi adalah proses untuk mencapai tujuan proyek dalam batasan proyek, seperti sumber daya, jadwal, anggaran, dll. Bagaimana strategi dapat dibuat untuk mencapai tujuan proyek?

Pertimbangkan preseden dan lihat kembali proyek serupa dari masa lalu dan apa yang mungkin telah mereka tunjukkan dalam hal pro dan kontra dari strategi yang diterapkan. Praktik terbaik untuk manajemen proyek selalu menjadi landasan yang baik dan kemudian membangun strategi secara bertahap, menciptakan jalan menuju kesuksesan.

6. Siapkan Rencana Kontinjensi

Setiap manajer proyek tahu bahwa sangat sedikit hal yang berjalan sesuai rencana. Perlu ada rencana cadangan untuk merespons dengan cepat dan benar terhadap masalah yang muncul dalam sebuah proyek. Oleh karena itu, ini harus disertakan dalam desain proyek Anda.

Carilah risiko negatif yang melekat dalam proyek. Mereka disematkan di berbagai tempat, seperti tim, yang mungkin kekurangan keterampilan, absen yang tidak dapat dihindari, pergantian, dll. Jadwal dapat diganggu dengan penundaan. Cakupan mungkin telah didefinisikan dengan buruk. Biaya diremehkan, atau dana mengering. Miliki rencana untuk mengatasi risiko ini.

7. Menetapkan Rencana Evaluasi

Sebuah proyek harus selalu dievaluasi. Rencana evaluasi akan membantu Anda memantau proyek, dan bahkan mungkin memberi tahu Anda saat mulai menyimpang dari jalur. Gunakan rencana ini untuk menganalisis komponen proyek, hasil dan dampaknya.

Hasil adalah perubahan yang dapat diukur, sedangkan dampak adalah seberapa baik tujuan proyek tercapai. Oleh karena itu, rencana evaluasi adalah dokumen terperinci yang menetapkan kriteria untuk menentukan efektivitas dan efisiensi proyek dengan melacak kemajuan di semua aspek proyek.

8. Perkirakan Biaya dan Buat Anggaran Proyek

Anggaran menguraikan sumber daya keuangan yang mendorong proyek. Anggaran akan menetapkan biaya untuk setiap persyaratan proyek. Membuat anggaran proyek berarti memformalkan sumber daya keuangan yang akan dialokasikan ke proyek. Ini dimulai dengan memilih cara untuk memperkirakan biaya, mengidentifikasi dampak dan melaporkan evaluasi.

9. Buat Proposal Proyek

Semua ini mengarah pada proposal proyek untuk menjelaskan mengapa proyek harus dijalankan dan apa manfaatnya. Langkah-langkah sebelumnya diringkas, menuliskan visi proyek dan deskripsi singkat tentang masalah yang dibicarakan. Kemudian nyatakan tujuan proyek dan garis besar strategi yang akan digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Contoh Desain Proyek

Manajer proyek menggunakan alat manajemen proyek seperti bagan Gantt untuk menyusun desain proyek mereka. Berikut adalah contoh desain proyek sederhana yang menunjukkan bagaimana ide desain proyek ditambahkan ke alat perencanaan proyek ini.

Untuk contoh desain proyek ini, mari kita lihat proyek konstruksi. Seperti yang dapat Anda lihat pada gambar di bawah, selama fase desain proyek, manajer proyek dapat menggunakan bagan Gantt untuk menambahkan tugas utama dan kiriman serta membangun struktur rincian kerja proyek untuk menguraikan fase pelaksanaan proyek.

Bagan Gantt ProjectManager memiliki dua bagian utama. Di sisi kiri terdapat spreadsheet yang memungkinkan manajer proyek memasukkan informasi yang akan digunakan untuk membuat garis waktu proyek secara otomatis di sisi kanan. Garis waktu ini tidak hanya akan menampilkan tugas proyek tetapi juga tonggak, ketergantungan tugas, dan tanggal jatuh tempo untuk hasil proyek.

Apa yang Dapat Dilakukan Manajer Proyek untuk Membantu Merancang Proyek Anda

Merancang proyek membutuhkan banyak pekerjaan, tetapi menggunakan alat manajemen proyek memfasilitasi proses pembuatan garis besar yang merinci berbagai bagian proyek ini. Selain menggunakan bagan Gantt untuk mengatur ide desain proyek Anda ke dalam garis waktu proyek, Anda juga dapat menggunakan papan kanban untuk mengelola alur kerja menggunakan ProjectManager.

Rencanakan Alur Kerja dengan Papan Kanban

ProjectManager memiliki fitur kanban yang dibuat untuk memvisualisasikan alur kerja. Fase desain proyek melibatkan kolaborasi di antara anggota tim manajemen proyek yang perlu berbagi file dan berkomunikasi secara waktu nyata, yang dapat dicapai dengan papan kanban ProjectManager yang memungkinkan tim proyek berkomunikasi dan menyusun desain proyek dengan lebih baik.

Sangat mudah untuk melihat bagaimana proses ini dapat melayani Anda selama desain proyek, saat Anda mengumpulkan lebih banyak dokumen untuk menentukan proyek Anda. Kemudian, setelah Anda menjalankan yang benar, Anda dapat menggunakan dasbor waktu nyata ProjectManager untuk melacak kemajuan proyek.

Lacak Proyek dengan Dasbor Real-Time

Dasbor real-time ProjectManager membantu manajer proyek melacak biaya, jadwal, dan kemajuan proyek setelah desain proyek menjadi kenyataan. Dasbor canggih ini dapat digunakan untuk melacak beberapa proyek dalam portofolio.

Hanya perangkat lunak manajemen proyek yang tangguh yang dapat menangani semua data yang diperlukan untuk desain proyek yang baik. ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memiliki fitur, seperti bagan Gantt online, untuk membantu menjadwalkan, serta yang lainnya, untuk membantu anggaran dan alokasi sumber daya. Lihat bagaimana ini dapat membantu Anda dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis ini.