Teknik Estimasi Proyek: Panduan Singkat

Sebuah proyek yang sukses dimulai dengan perkiraan yang berhasil. Untuk menjadwalkan pekerjaan dengan benar untuk melaksanakan proyek Anda, Anda perlu mengetahui garis waktu, biaya, ruang lingkup, risiko, dan lainnya. Semua pertimbangan ini adalah bagian dari teknik estimasi proyek.

Teknik estimasi sangat membantu untuk membuat keputusan tentang kelayakan proyek Anda. Jika Anda memutuskan untuk bergerak maju, mereka penting untuk memperkirakan proyek secara akurat. Mari kita definisikan teknik estimasi proyek, termasuk daftar periksa apa yang perlu diestimasi, dan tawarkan beberapa teknik yang lebih populer yang dapat Anda terapkan.

Apa Itu Teknik Estimasi Proyek?

Teknik estimasi proyek adalah alat yang membantu manajer proyek memperkirakan biaya, waktu, dan variabel lain yang terkait dengan proyek yang akan datang. Teknik estimasi ini memungkinkan perkiraan elemen kunci yang lebih akurat dalam setiap proyek dan mencakup biaya, waktu, ruang lingkup, risiko, sumber daya, dan kualitas. Perkiraan alokasi sumber daya cenderung lebih banyak digunakan dalam operasi TI yang gesit.

Tujuan dari teknik estimasi proyek adalah untuk membantu klien memahami investasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Manajer proyek harus menjual proyek kepada klien dan meyakinkan mereka bahwa mereka akan mendapatkan laba atas investasi mereka. Jika proyek disetujui, manajer proyek memerlukan teknik estimasi ini untuk mengetahui rencana yang layak untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Secara khusus, teknik estimasi proyek mencakup perhitungan kasar harga, waktu atau aspek proyek terukur lainnya. Teknik estimasi ini diperlukan untuk klien, pemangku kepentingan, dan proses perencanaan proyek karena, tanpa mereka, Anda hanya menebak-nebak. Sebaliknya, teknik estimasi proyek memungkinkan Anda menghitung angka yang realistis.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu saat menggunakan teknik estimasi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang tidak hanya membantu Anda memperkirakan biaya proyek, waktu, sumber daya, dan lainnya, tetapi juga memiliki fitur yang Anda perlukan untuk merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek tersebut. Bagan Gantt kami memungkinkan Anda memperkirakan waktu, biaya, dan sumber daya untuk membantu Anda membangun jadwal proyek Anda, termasuk struktur rincian kerja, menghubungkan tugas-tugas yang bergantung untuk menghindari kemacetan dan bahkan memfilter jalur kritis. Saat Anda menetapkan garis dasar, Anda akan dapat menghitung varians secara otomatis saat Anda menjalankan proyek agar tetap di jalurnya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Daftar Periksa Estimasi Proyek

Kami telah membahas item penting yang harus menjadi bagian dari teknik estimasi proyek Anda, tetapi akan sangat membantu untuk mengetahui lebih banyak tentang mereka satu per satu. Seperti disebutkan di atas, ada enam bidang utama yang harus diperkirakan saat meneliti atau merencanakan sebuah proyek. Mereka adalah biaya, waktu, ruang lingkup, risiko, sumber daya dan kualitas. Mari kita lihat masing-masing elemen proyek ini lebih dekat.

1. Biaya

Biaya adalah apa yang kebanyakan orang pikirkan ketika mereka berpikir tentang teknik estimasi. Hal ini dapat dimengerti karena sebagian besar proyek dibahas dalam dolar dan sen. Proyek adalah investasi dan jika Anda tidak dapat memperoleh laba atas investasi itu, Anda belum menghasilkan proyek yang berhasil.

Jika Anda terbiasa dengan manajemen proyek, maka Anda tahu tiga kendala: biaya, ruang lingkup, dan waktu. Ini adalah tiga kekuatan utama yang memengaruhi proyek apa pun. Biaya hanyalah uang; Anda tidak memiliki cukup uang untuk menyelesaikan proyek atau Anda menghabiskan terlalu banyak uang dan proyek tersebut berakhir dengan biaya yang jauh lebih besar dari yang diperkirakan. Tidak ada skenario yang ideal.

Memperkirakan secara akurat berapa biaya proyek sebelum eksekusi penting bagi klien dan pemangku kepentingan Anda. Angka itu sering menentukan apakah mereka maju dengan proyek atau tidak. Ini juga membantu Anda mengelola harapan klien Anda tentang proyek tersebut, jadi mencari tahu berapa banyak yang Anda perlukan dan kapan Anda akan membutuhkannya adalah perkiraan proyek yang penting.

2. Waktu

Pilar lain dari batasan rangkap tiga adalah waktu. Ini mengacu pada jumlah keseluruhan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan tugas-tugas yang menyertainya. Jika Anda tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan tim Anda untuk melakukan tugas mereka, tugas tersebut dapat dimasukkan untuk menawarkan perkiraan waktu yang cukup akurat.

Ini sangat penting bagi manajer proyek ketika mereka mulai merumuskan rencana dan jadwal proyek. Sementara manajer proyek ingin mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan sebuah proyek dan pemangku kepentingan proyek tentu saja tertarik pada tenggat waktu, ada alasan lain mengapa waktu merupakan perkiraan proyek yang penting.

Sama seperti uang menentukan pendanaan proyek, mengetahui berapa lama proyek akan berlangsung memungkinkan manajer proyek untuk menjadwalkan sumber daya yang diperlukan. Koordinasi sumber daya tergantung pada timeline yang dikembangkan. Waktu juga menginformasikan kapan kiriman utama akan diterima.

3. Ruang Lingkup

Kendala rangkap tiga terakhir adalah ruang lingkup. Lingkup proyek hanyalah segala sesuatu yang harus dilakukan dalam proyek agar berhasil disampaikan. Dengan kata lain, manajer proyek perlu memperkirakan berapa banyak pekerjaan yang terlibat untuk menerima hasil akhir. Dengan melakukan ini, termasuk tugas apa yang terlibat, Anda akan mengetahui materi yang diperlukan untuk menjalankan proyek.

Cakupan cocok dengan waktu dan biaya untuk menciptakan kendala rangkap tiga dan fondasi yang menjadi dasar teknik estimasi proyek yang akurat. Faktanya, ruang lingkup, waktu, dan biaya sangat bergantung satu sama lain sehingga merupakan kunci untuk mengelola sebuah proyek.

Jika, misalnya, sebuah proyek membutuhkan lebih banyak waktu, maka ruang lingkup atau biayanya harus berubah. Hal yang sama berlaku jika biaya tambahan terjadi. Ini seperti tindakan penyeimbang dengan keberhasilan proyek yang ditopang oleh ketiga kaki ini. Tapi itu tidak berarti mereka satu-satunya perkiraan yang diperlukan untuk teknik perkiraan.

Terkait: Template Lingkup Proyek Gratis untuk Word

4. Risiko

Di luar kendala rangkap tiga tetapi yang tidak kalah berdampak adalah risiko proyek. Risiko adalah segala sesuatu yang tidak diharapkan terjadi yang benar-benar terjadi dan berdampak pada proyek. Risiko bisa buruk dan sebagian besar dianggap negatif, tetapi ada risiko positif yang bisa menjadi peluang.

Apakah Anda ingin mengurangi atau memanfaatkan risiko, Anda perlu memperkirakan apa yang mungkin terjadi sehingga Anda siap. Teknik estimasi untuk risiko melibatkan mengidentifikasi apa yang mungkin terjadi dan membuat rencana untuk menanggapinya. Ini mungkin tidak mencakup semua dasar, tetapi menempatkan Anda pada posisi yang lebih baik untuk bertindak.

Ini adalah awal dari rencana manajemen risiko. Juga akan ada anggota tim yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi risiko, dan jika masalah muncul, akan ada anggota tim yang memilikinya. Itu berarti mereka bertanggung jawab untuk melacak kemajuannya karena dimitigasi atau digunakan untuk keuntungan proyek.

5. Sumber Daya

Sumber daya adalah segala sesuatu yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek termasuk tim, material, peralatan, dan sebagainya. Secara alami, sumber daya membutuhkan teknik estimasi juga. Anda tidak ingin mulai menjalankan proyek tanpa mengetahui berapa banyak subkontraktor yang Anda perlukan atau perangkat lunak apa yang akan digunakan tim Anda.

Manajemen sumber daya membantu Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya sehingga tidak ada penundaan saat tim menunggu peralatan saat mengerjakan tugas. Anda juga perlu tahu siapa yang tersedia dan kapan mereka dapat ditugaskan pekerjaan. Penting untuk mengetahui siapa yang ditugaskan pekerjaan apa untuk memastikan keseimbangan alokasi mereka.

Jelas bahwa sementara batasan rangkap tiga menampilkan tiga faktor terpenting dalam membawa proyek ke akhir yang sukses, mereka tidak sendirian. Tentu saja, sumber daya sangat penting. Mereka bahkan mungkin lebih sulit untuk diperkirakan karena sering kali berasal dari berbagai vendor, pemasok, dan pihak luar yang berada di luar kendali manajer proyek.

6. Kualitas

Akhirnya, proyek tidak akan sukses kecuali ekspektasi kualitas terpenuhi. Anda dapat mengirimkan proyek tepat waktu dan bahkan di bawah anggaran, tetapi tanpa memenuhi tuntutan yang ditetapkan oleh pelanggan atau pemangku kepentingan klien Anda, itu adalah proyek yang gagal.

Kualitas memberikan pada peraturan atau harapan tertentu, tergantung pada proyek. Mungkin ada batasan lingkungan atau produk harus berfungsi seperti yang diiklankan. Apapun kendala kualitas, mereka dapat menyebabkan lebih banyak waktu dan uang yang dituangkan ke dalam proyek.

Membuat perkiraan yang akurat tentang tingkat kualitas apa yang diharapkan menginformasikan lima perkiraan lainnya di atas. Dalam arti, keenam perkiraan proyek ini terkait atau, setidaknya, saling berhubungan. Taksiran kualitas apa pun yang Anda buat pasti akan memengaruhi biaya dan waktu Anda, kemungkinan cakupan, risiko, dan sumber daya juga.

Jenis Teknik Estimasi Proyek

Sekarang setelah kita memahami apa yang kita perkirakan, mari kita lihat beberapa teknik estimasi proyek yang lebih populer. Proyek kemungkinan akan menggunakan satu atau lebih dari ini saat membuat perkiraan dan semakin banyak Anda menggunakan, semakin besar kemungkinan perkiraan Anda akan akurat.

1. Perkiraan Top-Down

Estimasi top-down adalah teknik estimasi yang dimulai dengan keseluruhan waktu untuk proyek dan kemudian memecahnya menjadi beberapa fase, yang kemudian dipecah lebih lanjut menjadi tugas. Ini adalah teknik estimasi klasik yang menggunakan tampilan seperti struktur rincian kerja (WBS).

Ini biasanya digunakan ketika klien menuntut agar proyek diselesaikan dalam jangka waktu tertentu. Teknik estimasi proyek ini bekerja dengan baik untuk skenario ini karena Anda memiliki blok waktu dan dapat membaginya menjadi aktivitas untuk memenuhi tenggat waktu.

2. Estimasi Bottom-Up

Ini adalah kebalikan dari teknik estimasi di atas. Alih-alih memecah garis waktu menjadi tugas, Anda memperkirakan setiap tugas dan menggabungkannya menjadi perkiraan untuk keseluruhan proyek.

Ini adalah metode yang lebih akurat karena menggunakan tugas yang lebih kecil untuk membuat jadwal yang lebih besar akan memberi Anda perkiraan waktu yang lebih baik untuk menyelesaikan proyek. Masalahnya, teknik estimasi ini membutuhkan waktu lebih lama.

3. Perkiraan Analog

Estimasi analog adalah teknik di mana manajer proyek melihat proyek serupa sebelumnya dan mempelajari variabelnya untuk menghasilkan perkiraan waktu dan biaya proyek saat ini. Perbandingan ini berfungsi paling baik bila ada lebih banyak data yang mengarah ke akurasi yang lebih tinggi.

Ini adalah teknik estimasi top-down karena manajer proyek pertama-tama memperkirakan biaya proyek dan kemudian memecahnya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Sangat membantu untuk menggunakan teknik estimasi ini ketika Anda memiliki sumber daya estimasi yang terbatas.

4. Estimasi Parametrik

Ini adalah teknik estimasi lain yang memanfaatkan data proyek sebelumnya. Dalam teknik estimasi ini, ada upaya untuk menyesuaikan data untuk mencerminkan perbedaan antara proyek sebelumnya dan proyek baru yang Anda perkirakan.

Dengan mengambil detail dari proyek sebelumnya dan menilainya secara proporsional, manajer proyek dapat memperkirakan proyek saat ini dengan lebih akurat. Ini kadang-kadang disebut sebagai pemodelan parametrik.

5. Estimasi Tiga Titik

Seringkali ketika memperkirakan dari bawah ke atas, estimasi tiga titik akan digunakan. Dalam hal ini, alih-alih memperkirakan durasi satu tugas, tiga perkiraan diterapkan. Salah satunya adalah perkiraan optimis, yang lain adalah perkiraan pesimis, dan, akhirnya, tebakan yang paling mungkin. Rata-rata ini akan digunakan sebagai perkiraan sebenarnya.

Anda mungkin akrab dengan tiga poin memperkirakan jika Anda pernah menggunakan teknik program, evaluasi dan review (PERT). Itu juga menggunakan apa yang disebut rata-rata tertimbang sebagai teknik memperkirakan untuk meramalkan lebih akurat.

6. Penilaian Ahli

Mencari bantuan ahli atau mereka yang berpengalaman mengelola jenis proyek sejauh ini merupakan teknik estimasi yang paling umum. Ini tentu lebih cepat dan lebih mudah daripada membuat perhitungan. Orang cenderung mempercayai orang lain yang telah mengalami pengalaman serupa.

Ini adalah teknik estimasi yang fleksibel karena Anda dapat menggunakannya untuk estimasi top-down atau bottom-up. Dalam beberapa kasus, pakar dan pengalaman tidak sesuai dengan proyek Anda saat ini. Para ahli masih dapat membantu, tetapi pendapat mereka harus disesuaikan dengan teknik estimasi lainnya.

Teknik Estimasi & Manajer Proyek

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang membantu Anda mengubah teknik estimasi menjadi rencana dan jadwal proyek. Perangkat lunak kami memberikan data waktu nyata sehingga manajer proyek dapat melacak kemajuan dan kinerja saat itu terjadi. Menggunakan perangkat lunak adalah alat terbaik di gudang senjata Anda untuk menyesuaikan rencana saat perkiraan tidak sesuai. Teknik memperkirakan adalah tebakan yang terdidik, tetapi data waktu nyata adalah fakta.

Pantau Biaya secara Real Time

Memastikan perkiraan Anda akurat dan Anda tidak mengeluarkan uang terlalu banyak itu sulit. Tidak dapat melacak biaya tersebut dapat berarti masalah bagi keberhasilan proyek. Itulah mengapa kami memiliki dasbor waktu nyata yang memberi Anda tampilan proyek tingkat tinggi, secara otomatis menghitung dan menampilkan enam metrik, termasuk biaya. Untuk menyelam lebih dalam, ada lembar waktu dan laporan tentang lembar waktu, biaya, dan lainnya yang dapat disesuaikan untuk fokus hanya pada apa yang ingin Anda lihat.

Melacak Cakupan

Hal yang sama berlaku untuk ruang lingkup proyek Anda. Anda telah membuat perkiraan yang akurat tetapi apakah proyek mempertahankannya? Kami memiliki alat manajemen sumber daya yang memungkinkan Anda melacak beban kerja tim proyek Anda. Jika mereka kelebihan atau kekurangan alokasi tugas, itu bisa berarti masalah. Sekilas tentang bagan beban kerja berkode warna dan jelas untuk melihat siapa yang melakukan apa. Anda kemudian dapat menyeimbangkan beban kerja dari bagan untuk menjaga tim Anda tetap produktif dan tetap di jalur.

Teknik estimasi itu penting. Manajer proyek dapat menggunakan tampilan bagan atau lembar Gantt kami untuk merencanakan proyek dan mencari tahu biaya, waktu, ruang lingkup, dan lainnya. Tapi begitu proyek dimulai saat itulah karet menyentuh jalan. Sebaiknya Anda memiliki alat manajemen proyek yang dapat memantau secara real time dan melacak waktu, ruang lingkup, dan biaya Anda untuk mencapai kesuksesan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan proyek sepanjang siklus hidupnya. Platform kolaboratif kami berarti Anda dapat dengan mudah berbagi file dan berkolaborasi baik di kantor, di lapangan, atau bekerja dari jarak jauh. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang sudah menggunakan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.