10 Strategi Eksekusi Proyek Teratas

Apakah organisasi Anda gagal menutup kesenjangan antara strategi dan pelaksanaan proyek? Ini bukan tugas yang mudah.

Untungnya, ada strategi (dan alat!) yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi kesenjangan tersebut, dan Anda tidak sendirian dalam tantangan ini. Mari pelajari bagaimana strategi dan alat yang tepat dapat membantu Anda menutup celah untuk mendorong keberhasilan pelaksanaan proyek. Kami akan mendengar dari para ahli dan meninjau hal-hal penting yang dapat segera dipraktikkan oleh para pemimpin proyek dalam program dan proyek mereka.

Apa itu Eksekusi Proyek?

Selama lima kelompok proses dari siklus hidup proyek, ada beberapa tujuan dan hasil untuk setiap fase. Setelah inisiasi proyek dan proses perencanaan, pelaksanaan proyek dimulai.

CEO sukses Ram Charan dan Larry Bossidy mendefinisikan eksekusi dalam buku mereka Executive: The Discipline of Getting Things Done: “Eksekusi adalah seperangkat perilaku dan teknik khusus yang perlu dikuasai perusahaan untuk memiliki keunggulan kompetitif. Ini adalah disiplin tersendiri.”

Eksekusi proyek adalah fase ketiga dari siklus hidup proyek dan salah satu fase proyek yang paling vital. Selama fase ini, Anda akan membangun kiriman Anda dan menyajikannya kepada pelanggan Anda dan pemangku kepentingan utama. Ini biasanya merupakan fase terpanjang dari siklus hidup proyek dan dapat diduga yang paling menuntut.

Tujuan utama pelaksanaan proyek adalah untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditentukan dalam rencana manajemen proyek dan memenuhi tujuan utama proyek. Selama fase ini, seorang pemimpin proyek berfokus pada proses-proses kunci ini:

• Mengatur orang
• Proses berikut
• Mengkomunikasikan informasi kepada semua pemangku kepentingan utama, sponsor, dan anggota tim

Saat Anda menjalankan proyek, Anda perlu mengelola banyak hal: sumber daya, biaya, jadwal, dan lainnya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memiliki beberapa tampilan proyek yang dapat melakukan ini dengan lebih efisien. Buat bagan Gantt, tetapkan tugas, dan lacak kemajuan untuk berbagi data dengan pemangku kepentingan dan jaga agar tim proyek tetap terhubung secara real time. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Langkah-langkah Eksekusi Proyek

Eksekusi proyek, seperti halnya manajemen proyek, dipecah menjadi langkah-langkah untuk memastikan Anda tidak mengabaikan sesuatu yang penting. Delapan langkah proyek dapat sedikit berbeda tergantung pada proyek dan cara kerja organisasi Anda, tetapi kami telah menguraikan dasar-dasarnya di bawah ini.

1. Jalankan Lingkup Proyek

Anda telah merencanakan ruang lingkup proyek, mengumpulkan persyaratan, dan mendefinisikannya menggunakan struktur rincian kerja. Setelah ruang lingkup itu divalidasi, saatnya untuk menerapkannya. Ini juga melibatkan pengendalian ruang lingkup, yang merupakan bagian dari fase pemantauan dan pengendalian proyek.

2. Kelola Tim Anda

Menetapkan tugas ke tim hanyalah permulaan; Anda perlu memantau pekerjaan mereka dan memastikan bahwa mereka berproduksi sesuai kapasitas dengan memantau beban kerja mereka dan menghilangkan hambatan yang mungkin menghalangi kemajuan mereka.

3. Lakukan Perubahan

Ini mengarah pada perubahan yang diperlukan untuk setiap proyek. Tidak peduli seberapa bagus rencana Anda, akan ada perubahan yang memengaruhi jadwal dan anggaran Anda. Anda perlu memantau proyek, menyarankan perubahan, dan mengambil tindakan korektif agar tetap pada jalurnya.

4. Perbarui Pemangku Kepentingan

Pemangku kepentingan Anda diinvestasikan dalam proyek, dan Anda perlu mengelola harapan mereka. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan berkomunikasi secara teratur dengan mereka. Kelola komunikasi tersebut dengan menemukan seberapa sering mereka ingin diperbarui dan bagaimana mereka memilih untuk mendapatkan pembaruan tersebut.

5. Lakukan Latihan Membangun Tim

Eksekusi yang tepat hanya terjadi ketika tim bekerja sama. Kolaborasi itu melibatkan banyak hal, seperti alat untuk menghubungkan mereka, tetapi juga kepercayaan. Latihan membangun tim adalah cara untuk meningkatkan kepercayaan, terutama untuk tim baru yang tidak memiliki banyak pengalaman bersama.

6. Rayakan Milestones

Beberapa mungkin ingin menyimpan perayaan sampai pengiriman terakhir, tetapi memiliki tonggak, mengakuinya dan memberi penghargaan kepada tim selama fase eksekusi adalah cara Anda menjaga semangat, yang memengaruhi produktivitas.

7. Bertemu Secara Teratur

Agar pemangku kepentingan Anda tetap diperbarui, Anda harus memiliki gambaran yang jelas tentang kinerja dan kemajuan proyek. Ada alat yang memantau dan melaporkan kinerja, tetapi Anda juga harus bertemu secara teratur dengan tim proyek dan mendapatkan laporan status dan umpan balik.

8. Perubahan Dokumen

Seperti yang kami catat, perubahan adalah bagian dari proyek. Anda mungkin tergoda untuk mengidentifikasi dan merespons dengan cepat terhadap perubahan, yang penting. Tetapi tanpa mendokumentasikan perubahan ini pada rencana proyek, Anda menyiapkan diri untuk masalah. Dokumen manajemen perubahan ini menawarkan data historis untuk proyek masa depan, tetapi juga menjelaskan tindakan dalam proyek saat ini.

Tantangan Pelaksanaan Proyek

Ada lebih banyak masalah daripada yang telah kami uraikan karena mungkin ada yang salah atau menyimpang dari rencana proyek. Itu sebabnya pemantauan dan pelacakan selama eksekusi sangat penting. Berikut adalah beberapa masalah umum yang harus diwaspadai.

Scope creep adalah ketika ruang lingkup proyek melampaui tujuan aslinya. Ini mungkin terjadi karena pemangku kepentingan menginginkan perubahan, masalah rantai pasokan, dan lainnya. Adalah tugas Anda untuk meninjau setiap perubahan dan memprioritaskannya atau mengabaikannya.

Memiliki tim yang saling percaya mengharuskan setiap orang untuk bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Tanpa akuntabilitas, Anda akan mengalami penundaan yang lama dan biaya yang lebih tinggi. Meminta pertanggungjawaban tim Anda adalah bagian dari keberhasilan mengelola tim Anda.

Anda seharusnya telah mengembangkan rencana manajemen risiko selama fase perencanaan dan itu akan berguna saat Anda menjalankan proyek. Ini memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi masalah yang muncul dan meresponsnya dengan cepat.

Kesenjangan Eksekusi

Organisasi yang menerapkan strategi eksekutif untuk mengubah tujuan strategis menjadi nilai bisnis akan menemukan "sistem yang lebih besar" untuk sukses – eksekutif C-suite, manajemen menengah, manajer proyek, dan tim proyek.

Awal tahun ini, buku lain dirilis berjudul Filling Execution Gaps oleh Todd Williams. Buku Williams mengambil satu langkah lebih jauh untuk secara jelas mengidentifikasi "enam kesenjangan eksekusi" untuk menutup untuk mewujudkan keberhasilan proyek berulang.

Menurut PMI Pulse of the Profession 2017 terbaru, “C-suite sebagian besar terus berfokus pada menjembatani perumusan dan eksekusi strategi serta mengatasi teknologi dan gangguan bisnis.” Penelitian Williams mengungkapkan kesenjangan yang telah kita lewatkan.

Penelitian Williams mengidentifikasi enam kesenjangan utama yang mencegah keberhasilan pelaksanaan proyek:

• Tidak adanya pemahaman bersama
• Sponsor eksekutif yang tidak terlibat
• Ketidaksejajaran dengan tujuan strategis
• Manajemen perubahan yang buruk
• Tata kelola perusahaan yang tidak efektif
• Kepemimpinan yang tidak bersemangat

Kenyataannya adalah bahwa memperbaiki setiap celah secara individual bukanlah solusi. Tantangan sebenarnya adalah menemukan solusi, mengembangkan rencana aksi, dan menerapkan strategi untuk memperbaiki keenam kesenjangan tersebut . Menurut Williams, ini bukan ilmu roket, tetapi memahami bagaimana setiap celah memengaruhi inisiatif program Anda adalah kunci untuk fase paling kritis dari proyek Anda: eksekusi.

Menutup Celah Eksekusi

Ada dua bagian untuk menutup celah:

• Menyelaraskan tujuan dan sasaran rencana strategis dengan rencana implementasi
• Melaksanakan dalam program dan proyek penyampaian hasil yang memenuhi tujuan tersebut

Menutup celah eksekusi itu, juga dikenal sebagai celah strategi, adalah salah satu tantangan paling membuat frustrasi yang dihadapi para pemimpin bisnis saat ini. Kesenjangan eksekusi adalah kesenjangan yang dirasakan antara strategi dan harapan perusahaan dan kemampuannya untuk memenuhi tujuan tersebut dan menerapkan ide ke dalam tindakan.

Template Rencana Eksekusi Proyek

Jika Anda mencari template eksekusi proyek, kami memiliki template rencana tindakan gratis untuk Excel yang menguraikan langkah-langkah tindakan yang perlu Anda ambil. Ini mencantumkan siapa yang ditugaskan untuk tugas itu, tenggat waktu, sumber daya apa yang dibutuhkan dan banyak lagi. Ini adalah dokumen statis, tetapi jika Anda belum siap untuk meningkatkan ke perangkat lunak manajemen proyek, Anda akan merasa berguna.

Kiat Strategis untuk Meningkatkan Pelaksanaan Proyek

Mari kita tinjau beberapa strategi untuk mempromosikan pelaksanaan proyek yang sukses.

1. Mulailah dengan Akhir dalam Pikiran

Sebaiknya pertimbangkan untuk menyelaraskan strategi Anda dengan hasil akhir yang diproyeksikan. Masalah besar dengan beralih dari konsep ke implementasi hanyalah kurangnya tujuan dan sasaran yang jelas. Eksekutif yang tidak dapat menentukan apa yang ingin mereka capai hampir tidak dapat mengharapkan pemimpin proyek untuk memahami strategi mereka dan memimpin proyek mereka dengan tingkat kontribusi yang berarti.

2. Dapatkan Dukungan Dari Tim Inti Anda

Proyek yang terdefinisi dengan baik membantu mendapatkan dukungan dari tim dan pemangku kepentingan Anda. Menjelaskan visi di balik keputusan strategis memberi tim inti ini pemahaman yang lebih dalam tentang bagaimana pengetahuan dan pekerjaan mereka akan berkontribusi pada keseluruhan yang lebih besar. Menggunakan perangkat lunak manajemen proyek kolaboratif adalah cara ideal untuk membuat semua orang bekerja sebagai tim sambil tetap memperhatikan tujuan utama.

3. Pemimpin Proyek Menyelesaikan Proyek Mereka Di Garis Finish

Untuk memastikan strategi dijalankan, pastikan Anda memiliki bakat dengan keterampilan kepemimpinan proyek yang tepat untuk mengelola proyek. Kecerdasan emosional dan kesadaran diri terus menjadi keterampilan penting bagi para pemimpin proyek.

4. Bangun Tim Berkinerja Tinggi

Bertujuan untuk membangun tim berkualifikasi tinggi yang dapat membantu menentukan strategi dan keberpihakan yang tepat untuk program dan proyek Anda. Pemimpin proyek yang dapat menyelaraskan visi mereka dan bekerja dengan tim mereka akan berhasil menyampaikan program dan proyek utama, dan penyelarasan visi dan strategi dengan implementasi akan membantu Anda menutup kesenjangan tersebut.

5. Pantau Kemajuan dan Kinerja Melalui Akuntabilitas

Menerapkan strategi apa pun melibatkan pertemuan untuk membahas berbagai proyek dan program yang diperlukan. Rapat sangat penting untuk membantu menyatukan fokus dalam fase ini untuk melakukan hal-hal berikut:

• Kelola orang
• Ikuti proses
• Komunikasikan informasi kepada semua pemangku kepentingan utama, sponsor, dan anggota tim

Rapat adalah cara yang bagus untuk memperkuat kesepakatan, mendokumentasikan hal-hal yang dapat ditindaklanjuti, mengidentifikasi risiko/masalah, dan meminta pertanggungjawaban tim Anda untuk menindaklanjuti untuk menghasilkan hasil.

Jaga agar jalur komunikasi tetap terbuka sepanjang proyek. Pastikan untuk menindaklanjuti sebelum, selama dan setelah pertemuan mengenai item tindakan, masalah, dan risiko yang belum terselesaikan. Hindari micromanaging dan sesuaikan gaya kepemimpinan Anda berdasarkan situasi dan anggota tim.

Lebih Banyak Template Manajemen Proyek untuk Membantu Eksekusi Proyek

Anda telah melihat template rencana tindakan gratis kami untuk Excel, tapi itu hanya satu dari lusinan template proyek yang kami tawarkan. Ada template gratis untuk setiap fase dalam proyek Anda, termasuk fase eksekusi. Berikut adalah beberapa untuk membantu dengan eksekusi.

Templat Dasbor Proyek

Bagian dari pelaksanaan proyek adalah memastikan bahwa itu memenuhi jadwal dan batasan anggaran Anda. Templat dasbor proyek gratis kami untuk Excel melacak metrik seperti tugas, beban kerja, biaya, dan lainnya. Tentu saja, Anda harus memasukkan data, tetapi jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud, itu adalah pilihan terbaik Anda.

Templat Pelacak Tugas Proyek

Cara lain untuk memastikan tugas Anda berjalan sesuai rencana adalah dengan templat pelacak tugas proyek gratis kami untuk Excel. Ini memungkinkan Anda untuk melihat upaya yang direncanakan terhadap efek yang sebenarnya sehingga Anda dapat menangkap setiap anomali dan menyelesaikannya dengan cepat. Ini adalah alat manajemen tugas yang hebat yang juga dapat digunakan sebagai daftar periksa tugas, pelacakan proyek, dan templat analisis tugas.

Templat Lembar Waktu

Bagian penting lainnya dari fase eksekusi adalah mengelola tim Anda. Templat lembar waktu gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda melacak waktu mereka di tempat kerja, menghitung biaya per jam, liburan, dan lembur. Lacak berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk tugas mereka dan dapatkan tampilan lain dari proyek untuk membantu Anda tetap pada jalurnya.

Menggunakan ProjectManager untuk Eksekusi Proyek

Strategi dan teori hanya akan membawa Anda sejauh ini dalam hal eksekusi: Anda memerlukan alat yang tepat untuk memastikan bahwa rencana proyek Anda berhasil. ProjectManager memiliki seperangkat alat yang kuat untuk membantu Anda menjalankan rencana proyek Anda.

Lacak Eksekusi Proyek secara Real Time

Dapatkan tampilan tingkat tinggi dari proyek Anda dengan dasbor waktu nyata. Tidak diperlukan pengaturan seperti perangkat lunak ringan lainnya. Alat kami secara otomatis mengumpulkan dan menghitung data langsung dan menampilkannya dalam grafik warna-warni. Lihat enam metrik proyek yang memantau kemajuan dan kinerja, mulai dari waktu dan biaya hingga beban kerja dan kesehatan.

Kelola Tugas Lebih Efektif

Dasbor memungkinkan manajer untuk memantau proyek sementara alat manajemen tugas kami membantu anggota tim melakukan tugas sehari-hari. Perangkat lunak pemenang penghargaan kami memiliki beberapa tampilan proyek, termasuk tampilan daftar di mana anggota tim dapat melihat semua tugas yang diberikan, prioritas tugas, dan tanggal jatuh tempo. Sangat mudah untuk memperbarui kemajuan, menambahkan komentar, dan melampirkan tugas file sehingga semua pekerjaan tetap berpusat pada proyek. Transparansi adalah kunci untuk eksekusi yang baik, dan ProjectManager memilikinya dalam sekop.

Jika Anda sedang mencari alat untuk membantu Anda menerapkan strategi ini saat Anda menjalankan proyek Anda, ada ProjectManager. Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud kami menawarkan data waktu nyata, sehingga Anda dapat melihat apa yang terjadi saat itu terjadi. Cobalah gratis dengan uji coba 30 hari ini.