Cara Membuat Dokumen Inisiasi Proyek (Termasuk Template)

Sebelum Anda dapat memulai sebuah proyek — bahkan sebelum Anda dapat merencanakannya — pertama-tama Anda harus menentukan proyek secara mendetail. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk mendapatkan dukungan dari pemangku kepentingan utama proyek dan memastikan semua penelitian telah dilakukan untuk beralih ke tahap perencanaan tanpa hambatan.

Itu sebabnya dokumen inisiasi proyek (PID) sangat penting. Untuk memahami alasannya, mari kita definisikan istilah tersebut dan bandingkan dengan dokumentasi proyek lainnya. Kami akan mengeksplorasi pentingnya dan cara membuat dokumen inisiasi proyek, termasuk semua komponennya. Anda bahkan dapat mengunduh templat dokumen inisiasi proyek gratis untuk Word untuk membantu Anda memulai.

Apa itu Dokumen Inisiasi Proyek (PID)?

Dokumen inisiasi proyek (PID) digunakan untuk mendefinisikan proyek secara menyeluruh. Ini mirip dengan piagam proyek tetapi lebih mendalam. Ini digunakan terutama dalam metodologi PRINCE2, yang merupakan singkatan dari PROjects IN Controlled Environments. PID bersifat linier dan berbasis proses, memecah proyek menjadi tahapan yang ditentukan dan sebagian besar digunakan di Inggris Raya.

Sementara dokumen inisiasi proyek adalah bagian terakhir dari fase inisiasi proyek, dapat dilihat sebagai dasar dari rencana proyek yang terjadi pada tahap berikutnya. Ini juga membantu mendapatkan dukungan untuk proyek dari pemangku kepentingan utamanya dan memberi tahu tim proyek tentang apa yang akan datang.

Dokumen inisiasi proyek adalah dokumen hidup yang sering ditinjau dan direvisi sepanjang siklus hidup proyek. Banyak hal berubah dan perubahan itu harus tercermin dalam dokumen inisiasi proyek. Ini adalah dokumen yang sangat penting untuk alasan tersebut dan banyak lagi, yang akan segera kita bahas.

Itu juga dapat dianggap sebagai senjata awal dalam perlombaan untuk menyelesaikan proyek. Setelah Anda memiliki jalur yang ditata dengan dokumen inisiasi proyek, Anda memerlukan kendaraan untuk melewatinya secara efektif. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengambil PID Anda dan mengubahnya menjadi rencana proyek yang bisa diterapkan. Bagan Gantt kami yang kuat membantu Anda merencanakan dan menjadwalkan tugas dan sumber daya proyek, menautkan keempat jenis ketergantungan tugas untuk menghindari penundaan yang mahal dan bahkan memfilter jalur kritis untuk mengidentifikasi tugas penting. Setelah rencana Anda siap, tetapkan garis dasar untuk menangkap upaya yang Anda rencanakan dan bandingkan dengan upaya aktual Anda secara real time. Ini membantu Anda menjaga proyek Anda sesuai jadwal dan sesuai anggarannya. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Penting Membuat Dokumen Inisiasi Proyek?

Ada begitu banyak cara bahwa dokumen inisiasi proyek itu penting. Itu mungkin dokumen proyek paling penting yang dibuat selama fase inisiasi karena mengumpulkan sebagian besar dokumen proyek lain dari fase itu. Dengan cara ini, dokumen inisiasi proyek memastikan bahwa proyek tersebut dipahami sepenuhnya sebelum membawanya ke dewan proyek dan meminta dukungan keuangan mereka.

Aspek penting lainnya dari dokumen inisiasi proyek adalah bahwa dokumen ini bertindak sebagai garis dasar. Dewan proyek dan manajer proyek dapat merujuknya dan melacak kemajuan mereka. Mereka melakukannya dengan mengumpulkan data tentang proses aktual dan membandingkannya dengan dokumen inisiasi proyek. Ini juga dapat membantu mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul dan memengaruhi ruang lingkup, biaya, atau waktu proyek.

Dokumen inisiasi proyek juga merupakan alat yang hebat untuk mempercepat anggota proyek baru. Mereka dapat mempelajari semua yang perlu mereka ketahui tentang proyek di satu tempat seperti tentang alasan proyek, justifikasi bisnis, risiko, cara pengelolaannya, dan banyak lagi.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Dokumen Inisiasi Proyek?

Kami telah berbicara banyak tentang apa itu dokumen inisiasi proyek dan mengapa itu penting, tetapi kami belum menjelaskan secara detail tentang apa saja yang termasuk di dalamnya. Ini mungkin bagian terpenting dari diskusi kita. Di sini, kami akan menguraikan berbagai bagian dari dokumen inisiasi proyek dan apa yang mereka lakukan.

Definisi Proyek

Untuk memulai, dokumen inisiasi proyek secara singkat meringkas proyek dan masuk ke deskripsi singkat berikut ini.

• Tujuan: Alasan proyek, apakah itu produk baru, mengisi ceruk pasar, dll.
• Tujuan & sasaran: Tentukan tujuan, hasil jangka panjang, dan tujuan, hasil jangka pendek, dari proyek.
• Kriteria keberhasilan: Jelaskan bagaimana Anda akan mengukur proyek untuk menentukan apakah berhasil atau tidak.
• Asumsi & kendala: Cantumkan apa yang Anda asumsikan benar dan apa yang telah Anda buktikan benar dalam hal apa yang dapat memengaruhi proyek.

Kasus bisnis

Kasus bisnis adalah dokumen yang membenarkan proyek. Ini mirip dengan apa yang dibahas dalam definisi proyek tetapi lebih detail. Ini akan menentukan hal-hal seperti manfaat proyek, biaya dan risikonya, dll.

Ruang lingkup proyek

Di sinilah Anda menguraikan semua yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek, termasuk menentukan tujuan, kendala, dan manajemen alur kerja.

Anggaran Proyek

Di sinilah Anda akan membuat estimasi biaya proyek yang paling akurat. Ini dilakukan melalui sejumlah teknik berbeda, karena Anda ingin sedekat mungkin dengan biaya sebenarnya untuk menghindari kehilangan uang. Oleh karena itu, gunakan pendapat ahli, data historis, dan pisahkan proyek menjadi tugas dan perkirakan biaya yang terkait dengan tugas tersebut untuk mendapatkan anggaran Anda.

Garis Waktu Proyek

Memiliki semua kiriman, aktivitas, dan tugas Anda terdaftar akan membantu Anda menjadwalkan proyek. Setiap tugas harus memiliki tanggal awal dan tanggal akhir. Kemudian Anda ingin menempatkan tugas pada garis waktu visual sehingga Anda dapat melihat keseluruhan proyek ditata pada satu halaman.

Terkait: 12 Template Penjadwalan Proyek Terbaik untuk Excel

Perincian Proyek

Untuk menghindari pengabaian tugas secara tidak sengaja di garis waktu proyek Anda, gunakan struktur perincian kerja. Ini adalah bagan hierarki dengan pengiriman akhir di atas dan semua pengiriman lainnya yang membawa Anda ke sana bercabang dari sana. Mengetahui semua kiriman Anda akan membantu Anda menentukan semua tugas yang diperlukan untuk memproduksinya.

Rencana Sumber Daya

Sumber daya adalah semua hal yang Anda perlukan untuk melaksanakan proyek, termasuk tim, peralatan, bahan, dll. Dokumen ini akan mencantumkan semua sumber daya tersebut, berapa banyak dari setiap sumber daya yang Anda butuhkan dan kapan Anda membutuhkannya. Upaya ini akan dikoordinasikan agar seefisien mungkin.

Rencana Risiko

Risiko melekat pada semua proyek, baik positif maupun negatif dan harus dipertanggungjawabkan. Rencana risiko akan mengidentifikasi risiko ini dan apa yang harus dilakukan dengannya jika menjadi masalah dalam proyek. Anda ingin menugaskan anggota tim untuk menanggapinya dan menetapkan prioritas, dampak, dan kemungkinan terjadinya.

Ubah Rencana Manajemen

Perubahan adalah hal lain yang diberikan dalam sebuah proyek, di mana rencana manajemen perubahan berperan. Ini menciptakan proses untuk mengelola perubahan tersebut sehingga dapat ditinjau dan disetujui atau ditolak. Jika disetujui, rencana tersebut juga akan merinci bagaimana perubahan akan dikomunikasikan dan diimplementasikan ke dalam proyek.

Peran & Tanggung Jawab Tim Proyek

Dokumen ini akan menentukan peran dan tanggung jawab setiap orang yang terlibat dalam proyek. Itu juga akan menjelaskan kepada siapa harus melapor dan siapa di tim yang akan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki anggota tim. Ini akan dikomunikasikan dengan jelas kepada semua orang sebelum memulai proyek.

Kontrol Proyek

Untuk menjaga proyek sesuai jadwal, manajer harus memantau kemajuan dan kinerja mereka. Kontrol proyek digunakan untuk memastikan proyek selaras dengan rencana dan anggarannya, bekerja seperti yang diharapkan dan memenuhi standar kualitas.

Rencana komunikasi

Pemangku kepentingan perlu terus diberi informasi, tetapi mereka tidak perlu terlibat dalam masalah proyek. Rencana komunikasi menentukan siapa yang perlu mengetahui apa, seberapa sering mereka harus diperbarui dan apa metode yang mereka sukai untuk mendapatkan data. Rencana komunikasi juga dapat memasukkan informasi kepada semua orang di tim proyek.

Templat Dokumen Inisiasi Proyek

Jadi Anda tidak perlu membuatnya dari awal, kami telah menyertakan templat dokumen inisiasi proyek gratis untuk Word. Ini menguraikan semua berbagai bagian yang kami definisikan di atas dan sepenuhnya dapat disesuaikan sehingga Anda dapat menambah atau menghapus bagian sesuai keinginan Anda. Melampirkan semua dokumentasi pendukung Anda akan membuat template inisiasi proyek gratis ini sangat berharga.

Dokumen Inisiasi Proyek vs Rencana Proyek

Dokumen inisiasi proyek mungkin terdengar sangat mirip dengan rencana proyek. Seperti yang akan kita lihat ketika kita memecahnya menjadi berbagai komponen, ada beberapa elemen yang sama. Misalnya, keduanya akan memiliki garis waktu proyek, menangani sumber daya, dan anggaran. Tapi sementara keduanya mirip, mereka tidak sama.

Pertama, dokumen inisiasi proyek lebih tinggi daripada rencana proyek. Rencana proyek secara khusus dirancang untuk menguraikan langkah-langkah yang akan mengambil proyek dari awal hingga selesai, menghasilkan hasil yang dapat disampaikan. Ini lebih banyak digunakan sebagai peta jalan sementara dokumen inisiasi proyek adalah gambaran rinci dari keseluruhan proyek, termasuk alasan keberadaannya.

Perbedaan lain antara dokumen inisiasi proyek dan rencana proyek adalah bahwa PID merupakan bagian dari PRINCE2. Anda tidak mungkin menemukan dokumentasi seperti itu dalam proyek yang dijalankan dengan metodologi lain. Ambil pendekatan air terjun, itu akan memiliki dokumen serupa tetapi menyebutnya piagam proyek, yang mencakup banyak hal yang sama.

Dokumen Inisiasi Proyek vs. Ringkasan Proyek

Ringkasan proyek mirip dengan dokumen inisiasi proyek dalam hal ruang lingkup tetapi sekali lagi berbeda dalam hal detail. Sementara PID mendapatkan informasi dari dewan proyek, yang akan membuat keputusan apakah akan menyetujui proyek atau tidak, ringkasan proyek adalah deskripsi singkat tentang elemen kunci proyek.

Manajer proyek atau pimpinan proyek membuat dokumen inisiasi proyek. Mereka biasanya akan mulai membuat PID setelah ringkasan proyek dibuat dan disepakati. Dalam arti tertentu, ini memulai dokumen inisiasi proyek. Itu menghindari harus melakukan banyak pekerjaan terperinci yang ditolak oleh dewan proyek atau pemangku kepentingan.

ProjectManager Membantu Anda Mengelola Proyek

Template memang bagus, tetapi itu adalah dokumen statis yang memerlukan pembaruan manual. Saat Anda mengelola proyek, Anda menginginkan efisiensi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberi Anda semua fitur yang Anda perlukan untuk beralih dari fase inisiasi proyek ke pelaksanaan, pemantauan, dan kontrol. Penyimpanan file tak terbatas kami memberi Anda hub pusat untuk menyimpan semua dokumen proyek pendukung dari dokumen inisiasi proyek Anda sehingga selalu tersedia. Tapi itu baru permulaan dari apa yang dapat dilakukan perangkat lunak kami untuk Anda.

Pantau Proyek Anda Dengan Dasbor Waktu Nyata

Setelah proyek dijalankan, manajer sangat terlibat dalam memantau dan mengendalikan proyek tersebut untuk memastikan bahwa proyek tersebut selaras dengan jadwal dan anggaran proyek. Dasbor proyek waktu nyata memberikan ikhtisar tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja proyek. Mereka menangkap data langsung dan menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca yang menunjukkan waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya. Tidak seperti alat yang ringan, tidak diperlukan penyiapan. Sudah siap saat Anda siap.

Buat Tim Tetap Produktif Dengan Fitur Manajemen Sumber Daya

Salah satu cara untuk memastikan bahwa Anda tetap berada di jalur adalah dengan mengelola sumber daya. Sumber daya Anda yang paling penting, tentu saja, adalah tim proyek. Anda dapat menyimpan ketersediaannya, termasuk PTO dan hari libur global, untuk mempermudah pemberian tugas kepada mereka. Kemudian gunakan bagan beban kerja berkode warna untuk memastikan tidak ada yang dialokasikan secara keseluruhan. Jika ada, cukup alokasikan kembali sumber daya langsung dari bagan untuk menyeimbangkan beban kerja mereka dan membuat mereka tetap bekerja sesuai kapasitas dan produktif.

Ada banyak fitur lain yang membantu manajemen tugas, seperti beberapa tampilan proyek kami yang memungkinkan anggota tim untuk bekerja dengan alat yang mereka inginkan dan fitur manajemen risiko yang mengidentifikasi dan melacak masalah hingga masalah tersebut dikurangi. Alur kerja otomatis menambah efisiensi dan pengaturan persetujuan tugas memastikan hanya kualitas yang diberikan. Dokumen inisiatif proyek menyiapkan proyek untuk berhasil dan ProjectManager memastikannya berhasil.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang menghubungkan tim di mana pun mereka berada atau kapan pun mereka bekerja. Bagikan file, beri komentar di tingkat tugas, dan lainnya untuk mendorong kolaborasi yang lebih baik. Bergabunglah dengan tim di perusahaan seperti Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan perangkat lunak kami untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.