Inisiasi Proyek: Cara Memulai Proyek Anda dengan Benar

Proyek hebat sering dimulai dengan harapan dan harapan besar. Tetapi jika fase inisiasi proyek tidak berhasil, proyek dapat keluar jalur dan menuju bencana. Anda harus menjangkarkan proyek Anda sejak awal dengan menyediakannya dengan struktur. Banyak ide, tetapi memiliki rencana proyek dan melaksanakannya memungkinkan Anda mewujudkan harapan dan ide tersebut.

Tentu saja, ada fase manajemen proyek lainnya, tetapi inisiasi proyek adalah langkah pertama dan seringkali yang paling penting. Dengan fase inisiasi proyek yang kuat, Anda akan segera menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran.

Apa Itu Inisiasi Proyek?

Inisiasi proyek adalah fase pertama dari siklus hidup proyek. Pada titik inilah peluang atau alasan proyek diidentifikasi dan sebuah proyek dikembangkan untuk memanfaatkan peluang itu. Ini juga selama tahap ini ketika proyek disetujui atau ditolak oleh pemangku kepentingan utama, jadi Anda harus melakukan studi kelayakan dan analisis biaya-manfaat untuk memastikan proyek tersebut memiliki nilai bisnis.

Inisiasi proyek adalah fase proyek yang sibuk di mana Anda harus melakukan banyak perencanaan dan penelitian agar ide proyek Anda menjadi kenyataan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang menawarkan beberapa tampilan proyek seperti bagan Gantt, papan kanban, dan dasbor proyek sehingga Anda dapat melacak risiko, tugas, waktu, dan sumber daya.

Apa Pentingnya Tahap Inisiasi Proyek?

Fase inisiasi proyek penting karena beberapa alasan. Alasan utamanya adalah selama tahap ini, manajer proyek menyusun tim proyek dan membuat dokumentasi proyek untuk meyakinkan pemangku kepentingan tentang nilai proyek. Setelah pemangku kepentingan proyek ini memutuskan untuk melanjutkan proyek, tim manajemen proyek dapat melanjutkan tahap perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, dan pemantauan proyek hingga proyek selesai. Proyek tidak dapat dimulai tanpa fase inisiasi manajemen proyek yang tepat.

Dokumentasi Inisiasi Proyek

Seperti disebutkan, dokumentasi inisiasi proyek membantu proyek bergerak dari konsepsi menjadi kenyataan. Berikut adalah dokumen inisiasi proyek yang paling umum digunakan untuk membantu Anda menyoroti manfaat proyek Anda dan membangun fondasi rencana proyek Anda.

Selama fase inilah tim dibentuk dan kasus bisnis dibuat untuk mendefinisikan proyek secara mendetail.

Kasus bisnis

Kasus bisnis digunakan untuk menjelaskan alasan dimulainya suatu proyek. Kasus bisnis menunjukkan bagaimana penggunaan keuangan dan sumber daya lainnya mendukung kebutuhan bisnis. Kasus bisnis akan dapat diadaptasi, sesuai dengan ukuran dan risiko proposal proyek, tetapi secara struktural akan sama di seluruh proyek. Ini tidak berurusan dengan masalah teknis, tetapi dengan urusan bisnis proyek dan perlu komprehensif.

Idealnya, kasus bisnis harus mudah dipahami, logis, dan relevan. Aspek kunci perlu dilacak, diukur dan dibenarkan. Juga harus ada akuntabilitas dan komitmen untuk pengiriman dan biaya yang terlibat.

Struktur kasus bisnis harus mengikuti seperti ini:

• Kata pengantar
• Daftar Isi
• Pengarahan eksekutif, yang mencakup apa proyek itu, apa hasil dari proyek itu dan mengapa itu harus dilakukan
• Pengantar menjelaskan penggerak bisnis, ruang lingkup proyek dan keuangan
• Estimasi biaya awal, seperti urutan besaran kasar
• Analisis dengan asumsi dan apa yang akan menjadi biaya dan manfaat, termasuk risiko
• Kesimpulan mencatat apa langkah selanjutnya
• Lampiran

Piagam Proyek

Piagam proyek menguraikan tujuan proyek dan bagaimana struktur dan pelaksanaannya. Di dalamnya, visi, tujuan, ruang lingkup dan kiriman untuk proyek dirinci. Tanggung jawab untuk tim proyek dan pemangku kepentingan juga dijelaskan.

Langkah selanjutnya ini membantu mengidentifikasi visi dan tujuan proyek dengan jelas. Ini mendefinisikan ruang lingkup proyek dan daftar kiriman.

Piagam proyek juga mencantumkan peran dan tanggung jawab tim proyek dan mengidentifikasi pelanggan dan pemangku kepentingan proyek. Pada titik inilah proyek diatur secara struktural, mendokumentasikan rencana proyek dan membuat daftar semua risiko, masalah, dan asumsi.

Piagam Tim

Piagam tim mirip dengan piagam proyek, hanya saja ia berfokus pada peran dan tanggung jawab tim proyek. Tujuan utama dari dokumen ini adalah untuk membantu tim lebih memahami bagaimana mereka dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan mereka.

Dokumen Inisiasi Proyek (PID)

Dokumen inisiasi proyek digunakan saat mengelola proyek dengan kerangka kerja PRINCE2. Dokumen inisiasi proyek digunakan untuk menentukan elemen proyek yang memerlukan persetujuan pemangku kepentingan seperti kasus bisnis, ruang lingkup, risiko, kriteria keberhasilan dan aspek penting lainnya dari proyek inisiasi.

Langkah Kunci Tahap Inisiasi Proyek

Sebagaimana dinyatakan di atas, fase inisiasi proyek dapat dipecah menjadi beberapa langkah sederhana. Berikut adalah 5 langkah inisiasi proyek untuk memulai sebagian besar proyek. Jangan ragu untuk menyesuaikan proses inisiasi proyek ini agar lebih sesuai dengan kebutuhan tim Anda.

1. Buat Dokumen Inisiasi Proyek Anda

Sebagaimana dinyatakan di atas, dokumen inisiasi proyek adalah salah satu hasil utama dari fase ini. Dengan piagam proyek, kasus bisnis, dokumen inisiasi proyek, dan dokumentasi proyek pendukung lainnya, Anda menyiapkan proyek Anda untuk sukses.

2. Melakukan Studi Kelayakan

Setelah kasus bisnis disetujui, langkah selanjutnya adalah mengambil studi kelayakan, yang mendokumentasikan solusi potensial untuk peluang atau masalah bisnis yang diusulkan untuk ditangani oleh proyek. Ini mengarahkan Anda ke cara yang benar untuk mendekati proyek.

Studi kelayakan meneliti peluang dan mendokumentasikan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang sukses. Ini juga akan mengidentifikasi solusi lain, jika tersedia. Risiko dan masalah diuraikan saat ini, serta apa solusi yang diusulkan untuk masing-masing jika terjadi.

3. Bentuk Tim Proyek

Sebuah proyek tidak dapat dimulai tanpa tim: ini adalah bagian penting dari pengembangan proyek. Jadi, selanjutnya adalah deskripsi pekerjaan untuk orang-orang yang akan mengimplementasikan rencana proyek, termasuk tujuan dan tanggung jawab mereka.

Membuat tim proyek membutuhkan pendefinisian peran setiap anggota sejelas mungkin agar pekerjaan tetap lancar. Mulailah dengan membuat daftar semua tanggung jawab untuk suatu posisi dan kepada siapa orang dalam peran itu akan melapor.

Membuat bagan organisasi terperinci dapat membantu. Dengan membuat daftar keahlian dan pengalaman yang dibutuhkan untuk setiap posisi, akan lebih mudah untuk mengisi posisi tersebut. Ini juga membantu untuk dicatat jika ada kualifikasi yang diperlukan. Tentu saja kriteria kinerja, gaji dan kondisi kerja juga harus ditentukan.

4. Dapatkan Tahap Inisiasi Proyek Anda Disetujui

Tinjau dokumen inisiasi proyek Anda untuk memastikan tidak ada langkah yang terlewatkan sebelum meminta persetujuan pemangku kepentingan. Penting juga untuk melihat risiko yang telah diidentifikasi dan melihat apakah ada yang hilang. Periksa apakah asumsi dan kendala Anda telah berubah sebelum Anda melanjutkan ke tahap berikutnya.

Hanya dengan memulai proyek dengan benar Anda dapat mengakhirinya dengan sukses. Dengan memiliki fase inisiasi proyek yang menyeluruh, Anda dengan jelas menentukan ruang lingkup dan membangun tim yang hebat untuk membawa proyek itu ke penyelesaian yang sukses.

5. Siapkan Tim Anda dengan Rapat Awal Proyek

Setelah piagam proyek Anda disetujui, Anda harus mengadakan pertemuan awal proyek dengan tim proyek Anda dan klien proyek. Selama pertemuan awal ini, tujuan dan harapan bersama akan ditetapkan antara lain mengenai ruang lingkup proyek, garis waktu, dan hasil kerja. Ini menjamin transisi yang mulus ke fase perencanaan dan pelaksanaan proyek.

6. Siapkan Kantor Manajemen Proyek (PMO)

Kantor manajemen proyek adalah ruang fisik di kantor atau tempat kerja tempat manajer proyek dan staf pendukung berada selama proyek berlangsung. Ini menampung infrastruktur komunikasi dan teknologi apa pun yang diperlukan untuk proyek tersebut.

Hal pertama yang harus dilakukan adalah mencari tahu di mana seharusnya kantor proyek, dan kemudian memastikan bahwa infrastruktur sudah diatur dengan benar dengan alat dan perlengkapan PMO yang tepat.

Sekarang saatnya untuk menguraikan peran dan tanggung jawab orang-orang di kantor proyek dan menentukan standar dan proses yang tepat. Pada titik ini, kantor proyek dapat memberikan layanan kepada proyek-proyek yang berada di bawah pengawasannya.

Template Manajemen Proyek untuk Membantu Tahap Inisiasi Proyek

Kami telah membuat lusinan template manajemen proyek untuk membantu Anda menghemat waktu saat membuat dokumentasi inisiasi proyek Anda. Berikut ini beberapa di antaranya.

Templat Kasus Bisnis

Kasus bisnis adalah salah satu alat utama untuk menunjukkan kepada pemangku kepentingan proyek bahwa manfaat proyek Anda lebih besar daripada potensi risiko atau kendalanya. Kasus bisnis yang baik sangat penting untuk memindahkan proyek dari ide ke penyelesaian.

Templat Piagam Proyek

Piagam proyek adalah langkah awal menuju pembuatan rencana manajemen proyek yang dikembangkan sepenuhnya. Templat ini membantu Anda mengumpulkan informasi penting untuk membuat piagam proyek dengan mudah.

Templat Piagam Tim

Piagam tim membantu manajer proyek memberikan kejelasan kepada anggota tim mereka tentang bagaimana struktur tim dan apa peran dan tanggung jawab mereka, yang merupakan kunci keberhasilan dalam manajemen tim.

Templat Peta Jalan Proyek

Templat peta jalan proyek ini membantu Anda dengan mudah membuat garis waktu visual yang dapat disertakan sebagai bagian dari dokumen inisiasi proyek Anda. Ini adalah cara mudah untuk membagikan timeline proyek Anda dengan cepat dari tampilan tingkat tinggi.

Menggunakan ProjectManager Di Luar Inisiasi Proyek

Sekarang setelah Anda menyelesaikan fase inisiasi proyek, saatnya membuat rencana proyek Anda. Coba ProjectManager, perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan kami. Anda akan memiliki akses ke rangkaian alat canggih yang dapat membantu Anda merencanakan, melacak, dan melaporkan proyek.

Bagan Gantt untuk Rencana

Gunakan bagan Gantt online kami untuk mentransisikan proyek Anda dari tahap inisiasi ke tahap perencanaan. Petakan tugas Anda dan tautkan tugas yang memiliki ketergantungan. Tetapkan tenggat waktu dan berikan tugas kepada anggota tim sehingga semua orang mengetahui tanggung jawab proyek mereka. Anda bahkan dapat menambahkan komentar dan lampiran ke tugas sehingga anggota tim memiliki semua yang diperlukan untuk memulai.

Alat Manajemen Sumber Daya untuk Menjaga Proyek tetap pada Jalurnya

Jika anggota tim sakit atau terbebani, manajer bahkan memiliki kekuatan untuk menugaskan kembali tugas dan mendistribusikan kembali beban kerja dengan mengklik tombol dengan alat manajemen sumber daya kami. Fitur canggih ini membantu memastikan bahwa semua pekerjaan yang Anda lakukan di fase inisiasi membuahkan hasil.

Konten Terkait

• Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik untuk 2023
• Panduan Manajemen Proyek
• Grup Proses Manajemen Proyek: Panduan Cepat
• Kendala Triple dalam Manajemen Proyek: Waktu, Ruang Lingkup & Biaya
• 10 Area Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK)

Ada banyak hal yang harus direncanakan dan dipantau saat memulai sebuah proyek. Perangkat lunak manajemen proyek online seperti ProjectManager menawarkan alat perencanaan dan pelacakan seperti bagan Gantt, dasbor waktu nyata, dan daftar tugas untuk mengelola proyek dari inisiasi hingga penutupan. Lihat bagaimana ProjectManager dapat membantu proyek Anda dengan mengikuti uji coba 30 hari gratis ini.