Dasar-Dasar Manajemen Proyek: Definisi, Metode dan Alat
Diterbitkan: 2023-04-01Selamat datang di manajemen proyek 101. Manajemen proyek bisa tampak seperti disiplin yang menakutkan, tetapi begitu Anda memahami dasar-dasarnya dan menggabungkannya dengan beberapa intuisi, Anda akan berada di jalan untuk memimpin proyek yang sukses, apa pun situasinya.
Mungkin Anda tiba-tiba ditugaskan untuk memimpin sebuah proyek dan promosi besar dipertaruhkan, atau mungkin Anda adalah anggota tim yang ingin lebih memahami peran mereka dalam proyek tersebut. Terlepas dari itu, kami akan memberi Anda gambaran singkat tentang detail utama yang terlibat dalam manajemen proyek untuk informasi yang dapat ditindaklanjuti.
Jika Anda memerlukan bantuan lebih lanjut dengan manajemen proyek, lihat semua sumber daya dan alat manajemen proyek kami untuk mencapai potensi penuh Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang kuat yang dapat digunakan oleh manajer proyek berpengalaman dan pemula serta anggota tim untuk mengelola proyek. Mulai gratis hari ini.
Dasar manajemen proyek yang pertama adalah definisi proyek, yang memungkinkan kita untuk memahami apa itu manajemen proyek dan mengapa hal itu sangat penting untuk semua jenis organisasi.
Apa Itu Proyek?
Proyek adalah urutan tugas yang mengarah ke tujuan tunggal. Proyek memiliki batasan, seperti waktu, orang, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Ini semua tergantung pada hasil apa yang ingin Anda capai dan kapan Anda ingin mencapainya.
Hasil tersebut adalah hasil Anda, yang menghasilkan kiriman. Itu adalah sesuatu yang diproduksi atau disediakan karena proyek. Hasil kerja dapat berupa hasil dari proyek itu sendiri, tetapi juga hasil dari proses proyek, seperti rencana proyek, laporan atau dokumen lainnya. Proyek terdiri dari tenggat waktu. Setiap tugas dan fase proyek memiliki tanggal jatuh tempo, yang berarti proyek Anda memiliki jadwal.
Anggaran juga merupakan bagian dari proyek. Anda memerlukan uang untuk membayar sumber daya guna memenuhi permintaan proyek dalam waktu yang ditentukan. Sumber daya tipikal meliputi tenaga kerja, perlengkapan kerja, dan peralatan. Anggaran proyek menguraikan pengeluaran ini. Sekarang setelah kita menentukan apa itu proyek, kita dapat mendefinisikan manajemen proyek sebagai suatu disiplin.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek adalah disiplin yang terdiri dari penggunaan metodologi, alat, dan teknik manajemen proyek untuk mengelola siklus hidup proyek, yang merupakan serangkaian tahapan yang umum untuk setiap proyek. Meskipun ada beberapa peran manajemen proyek dalam tim proyek, manajer proyek biasanya bertugas mengawasi proses perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan proyek dari awal hingga selesai.
Mari kita tinjau empat konsep dasar manajemen proyek yang membentuk disiplin manajemen proyek: siklus hidup proyek, batasan rangkap tiga dari manajemen proyek, bidang pengetahuan manajemen proyek dan beberapa metodologi manajemen proyek berbeda yang dapat Anda gunakan sebagai manajer proyek.
Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek menggambarkan lima fase yang dilalui semua proyek. Berikut adalah ikhtisar singkat dari masing-masing.
- Inisiasi: Di sinilah Anda menetapkan ruang lingkup proyek, tujuan, organisasi proyek, kasus bisnisnya, batasannya, siapa pemangku kepentingannya, apa risikonya, kontrol proyek, kerangka pelaporan, dll.
- Perencanaan: Di sinilah Anda membangun peta jalan untuk membawa Anda dari titik A ke Titik B, yang berarti membuat jadwal tugas, tenggat waktu, dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan semuanya tepat waktu.
- Eksekusi: Proyek dimulai dan rencana proyek dilaksanakan.
- Pemantauan & Pengendalian: Untuk memastikan proyek berjalan sesuai rencana, Anda perlu menyiapkan mekanisme untuk memantau kemajuan. Jika proyek tidak berjalan sesuai rencana, berusahalah untuk mengontrol dan menyelesaikan masalah sebelum menjadi masalah.
- Penutupan: Proyek adalah upaya sementara, sehingga pada akhirnya akan berakhir dan perlu ditutup secara resmi. Tapi itu tidak sesederhana menghasilkan kiriman; ada dokumen yang harus ditandatangani, sumber daya untuk dialokasikan kembali, dan tujuan longgar lainnya untuk diikat.
Batasan Tiga Kali
Apa pun metode yang Anda gunakan untuk mengelola proyek, memahami batasan rangkap tiga adalah kuncinya. Semua proyek dilaksanakan dengan batasan tertentu. Ini adalah biaya, waktu dan ruang lingkup. Artinya, proyek harus masuk dalam anggaran, disampaikan tepat waktu dan memenuhi ruang lingkup yang disepakati.
Jika Anda menganggap batasan rangkap tiga sebagai segitiga, maka jika Anda mengelola biaya, waktu, dan ruang lingkup, segitiga itu adalah kualitas. Jadi, jika Anda mengelola biaya, waktu, dan ruang lingkup proyek, Anda akan memenuhi persyaratan kualitas pelanggan.
Tapi batasan rangkap tiga lebih dari itu; itu seperti pemberat di kapal, dan menjaga keseimbangan proyek tidak peduli seberapa keras airnya. Misalnya, jika Anda membutuhkan lebih banyak uang, Anda harus menyesuaikan waktu atau ruang lingkup proyek. Oleh karena itu, jika Anda kekurangan waktu, anggaran atau ruang lingkup harus diubah.
Jika Anda tetap mengingat batasan tiga saat mengelola proyek Anda, bersama dengan fase proyek dan alat manajemen, maka Anda memiliki sarana untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan yang dapat menjaga proyek tetap pada jalurnya. Ini adalah formula untuk sukses.
Area Pengetahuan Manajemen Proyek
Area pengetahuan manajemen proyek dapat secara sederhana didefinisikan sebagai kategori yang menggambarkan berbagai jenis pekerjaan yang dilakukan oleh manajer proyek dan anggota tim untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Manajer proyek harus sangat berpengetahuan di masing-masing dari 10 bidang pengetahuan manajemen proyek ini sehingga mereka dapat membimbing tim melalui siklus hidup proyek dan memastikan tiga kendala seimbang.
- Manajemen Integrasi Proyek
- Manajemen Lingkup Proyek
- Manajemen Waktu Proyek
- Manajemen Biaya Proyek
- Manajemen Kualitas Proyek
- Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek
- Manajemen Komunikasi Proyek
- Manajemen Risiko Proyek
- Manajemen Pengadaan Proyek
- Manajemen Stakeholder Proyek
Jika Anda tertarik dengan topik ini, Anda dapat melihat blog area pengetahuan manajemen proyek kami untuk informasi lebih lanjut tentang prinsip-prinsip utama manajemen proyek ini.
Metodologi Manajemen Proyek
Ada banyak cara untuk menyusun proses proyek, dan manajer proyek ahli dalam satu atau lebih cara tersebut. Yang paling tradisional disebut Air Terjun, yang mengikuti pendekatan linier untuk mengelola proyek, memecah proyek menjadi urutan yang sangat terstruktur.
Pendekatan berbeda yang semakin populer disebut Agile, yang berasal dari pengembangan perangkat lunak. Ini adalah proses yang bekerja dalam fase atau siklus kecil yang disebut "sprint", dan cocok untuk tim kecil. Seperti namanya, prosesnya mencakup perubahan dan fleksibel serta terus berubah arah sesuai umpan balik klien.
Mengapa Manajemen Proyek Penting?
Setiap bisnis, nirlaba, atau jenis organisasi lainnya perlu melaksanakan proyek, yang menjadikan manajemen proyek penting bagi organisasi mana pun.
Manajemen proyek yang efektif tidak hanya berarti tim Anda akan menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, tetapi juga akan membawa manfaat lain di seluruh organisasi seperti peningkatan produktivitas, pengurangan biaya, kepemimpinan yang lebih baik, dan karyawan yang termotivasi.
Singkatnya, manajemen proyek membantu organisasi menjadi lebih efisien melalui perencanaan dan pemantauan tugas, tujuan, dan kinerja tim.
Apa itu Manajer Proyek?
Seorang manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab atas proyek tersebut. Itu sudah jelas, tapi itu mungkin penjelasan yang terlalu sederhana. Manajer proyek memimpin proyek melalui setiap fase. Itu berarti mereka bertanggung jawab untuk pertama-tama menjual proyek kepada pemangku kepentingan, kemudian merencanakan dan menentukan ruang lingkup proyek.
Apa yang Dilakukan Manajer Proyek?
Manajer proyek mencari tahu semua tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek, kemudian mereka mengurutkan tugas tersebut ke dalam jadwal. Tugas dan jadwal tersebut kemudian diberi sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek. Itu berarti mengumpulkan tim, mendapatkan alat yang mereka butuhkan, memasok, mengamankan situs, dan sumber daya apa pun yang diperlukan.
Manajer proyek juga merupakan orang yang membuat anggaran proyek untuk membayar sumber daya tersebut. Mereka bertanggung jawab untuk mengelola semua dokumentasi, dan kemudian mengarsipkan dokumen tersebut di akhir proyek. Mereka juga mengelola risiko dan memantau kemajuan proyek untuk memastikan orang bekerja tanpa hambatan dan sesuai jadwal dan anggaran.
Jadi pada dasarnya, proyek apa pun yang terkait berada di bawah lingkup manajer proyek. Mereka adalah pemimpin proyek dan mengelola tim yang melaksanakan rencana proyek. Namun, mereka bukan bosnya. Manajer proyek telah menjual ide proyek kepada sponsor atau pemangku kepentingan, dan mereka melaporkan kemajuan proyek kepada mereka.
Oleh karena itu, seorang manajer proyek adalah orang yang sangat terorganisir dengan baik, orang yang berorientasi pada tujuan dan bersemangat dalam prosesnya. Seorang manajer proyek harus bekerja dengan baik di bawah tekanan, memberikan kepemimpinan dan tahu bagaimana memotivasi orang untuk melakukan yang terbaik. Di luar keterampilan orang, keterampilan komunikasi adalah yang terpenting. Dan mereka harus mengetahui metode dan teknik yang membantu menyelesaikan proyek dengan sukses.
Alat Manajemen Proyek
Seperti yang mungkin Anda perhatikan, proyek bisa menjadi rumit. Anda merencanakan, menjadwalkan, dan memantau untuk memastikan semua elemen proyek berjalan lancar. Semakin banyak alat di tangan, semakin mudah mengelola proyek dan tugas Anda. Perangkat lunak manajemen proyek dapat berisi semua alat yang diperlukan untuk membantu manajer proyek dan anggota tim dengan setiap aspek proyek mereka.
Ketika perangkat lunak manajemen proyek tersebut berbasis cloud, data dan kolaborasi dapat terjadi secara real-time, yang memberikan gambaran proyek yang lebih akurat dan membantu dalam pengambilan keputusan. Plus, perangkat lunak manajemen proyek sering kali berisi banyak alat utama untuk mengelola proyek, seperti yang dibahas di bawah ini.
Dasbor
Dasbor proyek mengumpulkan metrik dari semua bagian proyek. Angka-angka itu kemudian ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca, sehingga manajer atau anggota tim dapat melihat kemajuan dan data proyek secara langsung. Dasbor juga dapat membantu dalam pelaporan. Menjalankan proyek berarti melaporkan kepada sponsor proyek tentang kemajuan proyek. Grafik dan bagan dapat difilter untuk mengirimkan hanya data yang Anda butuhkan untuk laporan yang ditargetkan.
Bagan Gantt
Bagan Gantt online adalah alat yang hebat untuk perencanaan karena menampilkan daftar tugas Anda secara grafis di atas garis waktu. Setiap tugas memiliki tenggat waktu, yang membuat garis menandai awal dan akhir tugas itu. Tugas kemudian dapat ditautkan, jika tergantung.
Idealnya, Anda dapat membagikan Gantt dengan tim Anda dan melacak kemajuan mereka saat memperbarui status mereka. Dengan beberapa bagan Gantt, bilah antara tanggal mulai dan selesai akan terisi saat tim mengerjakan tugas mereka, dan jika Anda perlu mengubah jadwal, Anda cukup menarik dan melepas bilah untuk mencerminkan tanggal jatuh tempo yang baru.
Alat Manajemen Tugas
Ada alat manajemen tugas yang memungkinkan Anda membuat daftar tugas untuk diri sendiri dan memberikan tugas kepada anggota tim. Tugas ini terkadang memiliki catatan, file, tautan, dan gambar terlampir yang terkait dengan tugas, dan anggota tim dapat berdialog dan berkolaborasi di tingkat tugas. Anda juga dapat mengotomatiskan pemberitahuan email untuk mengetahui kapan suatu tugas selesai dan untuk mengingatkan orang tentang tenggat waktu yang akan datang.
Lembar Waktu dan Alat Beban Kerja
Dalam hal mengelola orang yang mengerjakan proyek, yang bisa menjadi proyek itu sendiri, ada timesheets. Ini adalah dokumen online yang memudahkan setiap karyawan untuk melacak dan merekam jam kerja mereka, dan dapat diajukan ke manajer setelah selesai untuk ditandatangani.
Dalam hal mengelola beban kerja, alat alokasi sumber daya memungkinkan Anda melihat sekilas apakah Anda telah mengalokasikan sumber daya dengan benar di seluruh proyek sehingga semua orang bekerja dan beban kerja seimbang. Dalam beberapa kasus, Anda juga dapat menjalankan laporan dari perangkat lunak manajemen beban kerja.
Templat Manajemen Proyek
Kami menawarkan lusinan template manajemen proyek gratis untuk membantu Anda menghemat waktu dan merampingkan proyek Anda. Berikut adalah beberapa dokumen penting manajemen proyek yang dapat Anda unduh secara gratis.
Templat Rencana Proyek
Rencana proyek adalah dokumen yang menjelaskan segala sesuatu tentang proyek Anda. Dari bagaimana itu dijadwalkan, bagaimana itu akan dieksekusi dan diselesaikan. Templat rencana proyek gratis ini akan membantu Anda memulai proyek.
Templat Anggaran Proyek
Setiap proyek membutuhkan sumber daya seperti orang, bahan dan peralatan. Sumber daya ini memerlukan biaya, jadi Anda harus memperkirakan semua biaya proyek untuk membuat anggaran proyek. Template gratis ini sangat ideal untuk manajer proyek pemula.
Templat Garis Waktu Proyek
Penting untuk membuat garis waktu proyek yang memetakan bagaimana pekerjaan proyek akan dilakukan, termasuk tanggal mulai dan berakhirnya semua tugas Anda. Templat garis waktu proyek gratis ini membantu Anda melakukannya.
Apa itu Perangkat Lunak Manajemen Proyek?
Perangkat lunak manajemen proyek melakukan pekerjaan berat untuk memungkinkan manajer dengan mudah merencanakan, menjadwalkan, dan melacak proyek dengan cara yang jauh lebih cepat dan efisien daripada metode tradisional seperti menyusun jadwal proyek dengan tangan.
Perangkat lunak manajemen proyek dapat didefinisikan sebagai jenis perangkat lunak yang menggabungkan alat manajemen proyek yang disebutkan di atas, bersama dengan fitur lain seperti lembar waktu, kolaborasi tim waktu nyata, atau penyimpanan file tanpa batas, sehingga manajer dan tim proyek dapat melacak proyek di satu platform pusat.
Namun, tidak semua perangkat lunak manajemen proyek bekerja dengan cara yang sama. Ada banyak opsi di pasar dan sementara beberapa mudah digunakan, mereka mungkin tidak menyediakan semua alat perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan yang Anda butuhkan.
ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek tangguh yang dilengkapi dengan semua alat manajemen proyek yang dibutuhkan oleh setiap manajer proyek, terlepas dari tingkat keahlian Anda. ProjectManager adalah alat canggih yang memberdayakan tim proyek untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka secara real time dan memberi manajer transparansi yang mereka butuhkan agar anggota tim tetap bekerja sesuai kapasitasnya.
Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Proyek
ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda mengelola setiap aspek proyek Anda. Perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager adalah yang membuat pengelolaan proyek dapat dikelola.
Menyimpan Dokumen
Semua dokumen yang dihasilkan selama fase inisiasi proyek dapat disimpan ke ProjectManager. Dengan cara ini Anda dapat mengumpulkan semuanya di satu tempat, sehingga mudah untuk menemukan apa yang Anda butuhkan. Jangan khawatir tentang mengunggah file dan gambar besar, ProjectManager memiliki penyimpanan file tidak terbatas.
Rencanakan & Jadwalkan Pekerjaan
Ketika Anda merencanakan proyek Anda, ProjectManager melakukan pekerjaan berat. Bagan Gantt online membantu Anda menjadwalkan dengan memetakan semua tugas Anda di seluruh garis waktu proyek. Sekarang Anda dapat menautkan dependensi, menetapkan pencapaian, dan bahkan mulai menugaskan anggota tim.
Memantau Kemajuan
Saat tim menjalankan tugasnya, ProjectManager memberi Anda alat untuk memantau dan mengontrol kemajuan mereka. Fitur manajemen sumber daya memastikan bahwa tidak ada anggota tim yang memikul seluruh beban dan beban kerja mereka seimbang. Plus, dasbor waktu nyata kami dapat melacak kemajuan, biaya, kesehatan, dan lainnya.
Tentu saja, ada lebih banyak tentang manajemen proyek daripada artikel Manajemen Proyek 101 ini. Itu semakin dalam. Dan itu terus berkembang. Namun, ada satu konstanta di mata badai yang mengelola proyek: peralatan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dengan dasbor waktu nyata, bagan Gantt online, dan fitur untuk mengelola beban kerja, sumber daya, jadwal, dan setiap aspek proyek Anda. Lihat bagaimana ini dapat membantu Anda sukses, dengan mengambil uji coba 30 hari gratis hari ini!