Pelacakan Cepat Manajemen Proyek: Cara Melacak Jadwal dengan Cepat

Pelacakan cepat dalam manajemen proyek adalah cara untuk mengatur waktu, jadwal, dan aktivitas. Metode ini menolak metodologi manajemen proyek tradisional untuk bekerja dengan cara yang memungkinkan eksekusi proyek lebih cepat.

Tetapi apakah pelacakan cepat tepat untuk Anda dan proyek Anda? Baca terus untuk mengetahui dengan tepat apa artinya melacak proyek dengan cepat dan bagaimana perbedaannya dari teknik lain dalam menangani jadwal proyek dan ruang lingkupnya.

Apa itu Pelacakan Cepat Dalam Manajemen Proyek?

Pelacakan cepat dalam manajemen proyek melibatkan pelaksanaan kegiatan pada waktu yang sama daripada secara berurutan. Ini disebut tampil secara paralel. Tidak seperti satu aktivitas mengikuti yang lain karena sebagian besar proyek selesai, pelacakan cepat tidak menunggu satu aktivitas berakhir sebelum yang lain dimulai.

Beberapa aktivitas bergantung pada yang lain, dan tidak dapat dimulai atau dihentikan sampai aktivitas lain dimulai atau dihentikan. Pelacakan cepat dalam manajemen proyek hanya akan berhasil jika semua aktivitas dapat saling tumpang tindih. Namun, jika kegiatan proyek tidak tumpang tindih maka pelacakan cepat adalah alternatif yang layak, karena biasanya tidak menambah biaya tambahan.

Karena itu, mengatur ulang aktivitas dalam proyek Anda untuk mempercepatnya dapat meningkatkan risiko. Karena Anda sekarang menjalankan semua aktivitas sekaligus, manajer proyek mungkin harus mengerjakan ulang proyek. Menata ulang proyek Anda kemungkinan akan mengakibatkan hilangnya waktu dan harus mendorong tenggat waktu akhir Anda lebih jauh.

Oleh karena itu, pelacakan cepat dalam manajemen proyek mungkin tidak cocok untuk semua orang. Tentu saja ada teknik lain yang dapat digunakan saat menjalankan proyek. Manajer proyek harus membuat keputusan tentang mana yang terbaik untuk proyek dan pemangku kepentingannya.

Apa itu Kompresi Jadwal dalam Manajemen Proyek?

Kompresi jadwal dalam manajemen proyek adalah teknik untuk mempersingkat panjang proyek tetapi menjaga ruang lingkup proyek tidak berubah. Ini biasanya digunakan untuk menyesuaikan jadwal proyek ketika tertinggal, atau ketika Anda perlu menyelesaikan proyek lebih cepat dari yang diharapkan.

Pelacakan cepat adalah salah satu teknik yang digunakan oleh manajer proyek ketika membutuhkan kompresi jadwal. Teknik lain yang disebut manajer proyek adalah crashing proyek. Lebih lanjut tentang itu sebentar lagi.

Teknik apa pun yang Anda gunakan, mengendalikan jadwal Anda, terutama memanipulasinya agar selesai dengan cepat, akan membutuhkan perangkat lunak manajemen proyek. Sebagian besar penjadwalan untuk proyek dilakukan pada bagan Gantt.

ProjectManager memiliki bagan Gantt interaktif yang melakukan lebih dari sekadar mengatur aktivitas, menautkan dependensi, dan menampilkan keseluruhan proyek pada garis waktu. Pertama, Anda dapat memfilter jalur kritis, yang penting saat menggunakan kompresi jadwal. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa itu Crashing Proyek dalam Manajemen Proyek?

Penghancuran proyek adalah teknik di mana lebih banyak sumber daya ditambahkan ke proyek sambil berusaha untuk tidak terlalu meningkatkan biaya.

Perubahan biaya dan jadwal ini dianalisis untuk mendapatkan kompresi maksimum dengan biaya terendah untuk proyek. Namun, crashing akan menambah biaya proyek karena melibatkan peningkatan sumber daya.

Analisis pengorbanan biaya dan jadwal didasarkan pada biaya crash terendah per unit waktu. Ini memberi tim wawasan tentang aktivitas mana yang memiliki nilai paling tinggi tanpa menghabiskan terlalu banyak biaya. Hasil analisis tersebut dibagikan sebagai grafik kerusakan. Grafik mogok menunjukkan aktivitas yang paling menghemat waktu dengan kenaikan biaya paling sedikit.

Proyek mogok hanya layak ketika menambahkan sumber daya akan menyelesaikan proyek lebih cepat. Sumber daya tambahan dapat mencakup lembur, insentif, dan lainnya. Biaya tambahan untuk mencapai tujuan ini ditinjau.

Pelacakan Cepat Proyek vs Kerusakan Proyek

Kompresi jadwal digunakan untuk mempersingkat durasi proyek. Itu dapat dicapai melalui dua teknik, pelacakan cepat dan crash proyek. Keduanya memiliki pro dan kontra, jadi mari kita lihat lebih dekat keduanya dan lihat bagaimana perbandingannya.

Pelacakan cepat menjalankan aktivitas proyek Anda secara bersamaan. Proyek mogok menambahkan sumber daya. Oleh karena itu, keduanya dapat membantu Anda mengganti waktu yang hilang, tetapi pelacakan cepat tidak akan memengaruhi anggaran Anda, sementara proyek yang mogok akan membutuhkan biaya tambahan.

Seperti disebutkan, ada lebih banyak risiko yang terkait dengan pelacakan cepat dan lebih banyak biaya dengan proyek yang mogok. Perbedaan ini tidak membuat yang satu lebih baik atau lebih buruk dari yang lain. Mereka benar-benar hanya berbeda dan harus digunakan untuk alasan yang berbeda. Singkatnya, itu tergantung pada proyek.

Jika Anda memilih pelacakan cepat proyek, pastikan untuk menjaga aktivitas yang sedang Anda kerjakan secara paralel menjadi aktivitas yang berada di jalur kritis. Jika jalur kritis tidak dapat dipersingkat, maka tidak ada kemungkinan Anda dapat mempersingkat durasi proyek.

Haruskah Saya Melacak Jadwal Proyek Saya dengan Cepat?

Saat melacak jadwal proyek dengan cepat, pertama-tama Anda harus bertanya pada diri sendiri lima pertanyaan. Jika Anda menjawab ya untuk hal berikut, maka itu berarti Anda dapat mempercepat proyek Anda:

1. Apakah jadwal Anda realistis, dengan semua tugas dan aktivitas teridentifikasi?
2. Apakah Anda tahu tugas tanggungan Anda?
3. Dapatkah Anda menentukan persyaratan, tujuan, dan prioritas proyek?
4. Apakah Anda bekerja dengan baik dengan pemangku kepentingan?
5. Apakah proyek memiliki tata kelola, pengawasan, dan manajemen masalah?

Cara Cepat Melacak Jadwal Proyek

Setelah Anda menentukan bahwa proyek Anda dapat memperoleh manfaat dari pelacakan cepat, maka inilah saatnya untuk mengikuti tujuh langkah ini.

1. Langkah pertama adalah menentukan apa tujuan dan kemampuan Anda saat melakukan pelacakan cepat. Anda tidak dapat bergerak maju tanpa gambaran yang jelas tentang kemampuan Anda dan pemahaman tentang tujuan proyek.
2. Selanjutnya, Anda harus mengidentifikasi dependensi tugas apa pun dalam proyek. Anda tidak dapat bekerja paralel jika Anda memiliki tugas yang harus diselesaikan atau dimulai sebelum yang lain dapat berhenti atau mulai.
3. Kemudian Anda ingin melihat jadwal proyek Anda dan melihat di mana ada peluang untuk mempercepat, seperti aktivitas yang dapat dilakukan secara bersamaan tanpa berdampak negatif pada proyek.
4. Anda juga ingin mencatat semua alternatif yang layak untuk jadwal tersebut. Apa yang bisa disesuaikan dan apa yang tidak bisa diubah?
5. Dengan mempertimbangkan alternatif tersebut, Anda akan ingin mulai membuat keputusan tentang jadwal proyek dan apa yang dapat dilacak dengan cepat dan apa yang tidak.
6. Keputusan ini tidak boleh dibuat dalam ruang hampa. Carilah konsensus dari tim Anda dan pemangku kepentingan sebelum bergerak maju. Anda ingin mendapatkan dukungan dan memastikan semua orang berada di halaman yang sama sebelum memulai.
7. Terakhir, seperti dalam proyek apa pun, Anda harus memantau dan melacak kemajuan dan kinerja. Saat masalah muncul, identifikasi mereka dan bekerja cepat untuk menyelesaikannya.

Manfaat Pelacakan Cepat

Pelacakan cepat bukannya tanpa risiko, yang akan kita hadapi. Faktanya, pelacakan cepat akan meningkatkan peluang risiko Anda terjadi. Tetapi ada manfaat untuk pelacakan cepat—atau manajer proyek tidak akan beralih ke sana saat mereka perlu memperketat jadwal mereka.

Salah satu alasan manajer proyek akan mempercepat proyek adalah karena hal itu meningkatkan produktivitas dalam pemanfaatan sumber daya penjadwalan proyek. Tentu saja, proyek jalur cepat akan membantu Anda mengganti waktu yang hilang atau menyelesaikan proyek lebih cepat jika diperlukan.

Anda mungkin perlu mengakhiri proyek lebih cepat dari yang direncanakan karena keadaan berubah yang membuat tidak mungkin untuk mengikuti jadwal semula. Ini juga akan memungkinkan untuk memenuhi prioritas khusus yang mungkin tidak mungkin dilakukan dengan jadwal semula.

Apa Risiko Pelacakan Cepat Proyek?

Pelacakan proyek yang cepat akan meningkatkan risiko. Alasannya jelas—Anda tidak lagi bekerja secara berurutan, tetapi sekaligus. Pekerjaan paralel lebih sulit untuk dikelola karena Anda mencoba mengendalikan semuanya sekaligus.

Juga, ketika Anda mengelola semua aktivitas dalam sebuah proyek sekaligus, Anda masih harus mengelola tiga kendala untuk memenuhi kualitas, ruang lingkup, dan tetap sesuai anggaran. Itu sulit ketika Anda mengerjakan satu aktivitas pada satu waktu dan hanya menjadi lebih sulit secara eksponensial saat Anda melakukan fast track.

Pelacakan cepat membutuhkan kehati-hatian ekstra dalam perencanaan karena tingkat risiko yang meningkat. Jika Anda tidak hati-hati, proyek menjadi terlalu berisiko untuk mencoba pelacakan cepat. Manfaat apa pun yang mungkin Anda capai akan dibayangi oleh masalah dan masalah yang dapat mengalihkan proyek atau lebih buruk.

Bagaimana Perangkat Lunak Manajemen Proyek Dapat Membantu Anda dengan Pelacakan Cepat?

Perencanaan adalah kunci keberhasilan pelacakan cepat dalam manajemen proyek. Tidak hanya merencanakan, tetapi Anda harus memantau dan melacak proyek dengan cermat untuk mengidentifikasi risiko ketika muncul dan menyelesaikannya dengan cepat. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih baik dengan lebih cepat guna membantu proyek Anda tetap pada jalurnya.

Lacak Metrik Proyek Utama di Dasbor

Kami telah menjelaskan bagaimana Anda dapat merencanakan pelacakan cepat Anda di bagan Gantt kami, yang menyaring jalur kritis, tetapi begitu Anda memiliki jadwal yang dilacak dengan cepat, Anda perlu memastikannya tetap pada jalurnya. Di situlah dasbor real-time kami masuk. Tidak seperti alat lain, dasbor kami tidak harus dikonfigurasi. Ini siap digunakan, secara otomatis mengumpulkan dan menghitung data langsung yang kemudian ditampilkan dalam bagan dan grafik yang mudah dibaca. Ini seperti laporan status instan kapan pun Anda membutuhkannya.

Bekerja Bagaimana Anda Ingin Bekerja

Tim Anda perlu menjalankan semua aktivitas sekaligus, tetapi sepertinya mereka tidak ingin menggunakan bagan Gantt. Berbagai tampilan proyek kami memungkinkan tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka. Dengan daftar tugas yang kuat, papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja atau kalender yang menyimpan tanggal-tanggal penting di depan dan di tengah, tim dapat bekerja sesuai keinginan mereka. Semua data diperbarui secara bersamaan di setiap alat sehingga semua orang mengerjakan data terbaru. Ini sangat membantu untuk tim hybrid yang mungkin bekerja di lokasi yang berbeda.

Hasilkan Laporan Instan

Platform kolaboratif kami membuat tim Anda tetap terhubung dan produktif, tetapi Anda juga harus memperbarui pemangku kepentingan. Mereka tidak akan memerlukan informasi terperinci yang sama dengan yang dibutuhkan tim untuk menjalankan aktivitas, itulah sebabnya fitur pelaporan ProjectManager dapat difilter untuk menunjukkan hanya data yang ingin dilihat oleh pemangku kepentingan. Dapatkan laporan tentang biaya, tugas, beban kerja, dan lainnya. Semuanya mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan apakah mereka menginginkan PDF atau cetakan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan agar Anda tetap produktif dan teratur. Kontrol jadwal Anda dengan bagan Gantt, pantau secara real-time, dan alokasikan ulang sumber daya dengan mudah untuk membantu Anda melacak proyek dengan cepat dan menyelesaikannya lebih awal tanpa mengganti kualitas atau merusak anggaran Anda. Coba ProjectManager hari ini gratis!