Perencanaan Manajemen Proyek: Praktik Terbaik dan Komponen Utama

Dalam dunia pemasaran digital, Anda perlu memetakan arah Anda. Di situlah rencana proyek yang komprehensif, efektif, dan efisien masuk.

Ingat kisah kampanye ember “FCK” KFC di Inggris pada tahun 2018? Kapan KFC kehabisan ayam dan mengubah kesalahan ini menjadi kemenangan pemasaran? Itu bukan kecelakaan yang menyenangkan. Itu adalah mahakarya yang diatur dengan cermat.

Apa yang dipertaruhkan? Menurut Harvard Business Review , 60% organisasi mengaku tidak secara efektif menghubungkan strategi dengan eksekusi.

Beruntung bagi Anda, Manajer Proyek Senior kami, Chloe Oman hadir untuk memberi Anda praktik terbaik dan komponen utama untuk memastikan Anda menjalankan setiap strategi dengan kemampuan terbaik Anda.

Komponen Kunci dari Rencana Proyek yang Efektif

Saat Anda mulai menyusun rencana proyek, pada dasarnya Anda meletakkan rel kereta api untuk diikuti oleh kereta pemasaran digital Anda.

Inilah cara memastikan trek Anda dibangun dengan baik, dan kereta Anda tidak tergelincir:

1. Menentukan Tujuan dan Sasaran Anda dengan Jelas: Sebelum Anda memulai sesuatu, identifikasi apa yang ingin Anda capai. Sasaran Anda harus SMART: Spesifik, Terukur, Dapat Dicapai, Relevan, dan Terikat Waktu. Dalam ranah pemasaran digital, ini bisa berarti mengarahkan lalu lintas, meningkatkan rasio konversi, atau membangun kesadaran merek.

2. Cakupan dan Persyaratan Proyek Terperinci: Memahami keluasan dan kedalaman proyek Anda sangat penting. Tentukan audiens target Anda, saluran yang akan Anda gunakan, dan jenis konten yang akan Anda hasilkan. Misalnya, jika Anda menargetkan profesional yang sibuk, postingan podcast atau LinkedIn mungkin lebih cocok daripada artikel berdurasi panjang.

3. Alokasi Sumber Daya dan Penganggaran: Uraikan sumber daya yang tersedia, termasuk personel, alat, dan anggaran. Sebaiknya selaraskan sumber daya dengan tujuan strategis untuk memaksimalkan ROI. Alokasikan dengan bijak, dan jangan takut untuk melakukan pivot jika elemen kampanye tertentu tidak berhasil.

4. Perhatikan Jadwal dan Tenggat Waktu: Buat garis waktu yang memetakan jalannya proyek Anda dari awal hingga selesai. Pemasaran digital adalah lanskap yang selalu berubah, dan ketangkasan adalah kuncinya. Namun, seimbangkan kecepatan dengan kualitas dengan menetapkan tonggak sejarah dan tenggat waktu agar proyek tetap berjalan sesuai rencana dan pemangku kepentingan mendapat informasi.

5. Manajemen Risiko dan Perencanaan Kontinjensi: Menurut laporan dari Deloitte, 85% organisasi yang gesit dan tangguh melewati badai selama periode ketidakstabilan ekonomi. Ini melibatkan memiliki rencana darurat dan beradaptasi ketika hal yang tidak terduga terjadi. Identifikasi potensi risiko, seperti perubahan algoritme atau pergeseran perilaku konsumen, dan rumuskan strategi untuk memitigasinya.

Praktik Terbaik untuk Membuat yang Komprehensif & Efisien

Untuk membuat rencana proyek yang komprehensif dan efisien, anggap saja seperti menyusun simfoni. Anda membutuhkan instrumen yang tepat, komposisi yang sempurna, dan tentu saja, kemampuan untuk beradaptasi saat pertunjukan berlangsung.

Berikut adalah praktik terbaik untuk memastikan rencana proyek Anda memenuhi semua catatan yang benar:

Libatkan Semua Pemangku Kepentingan dalam Proses Perencanaan: Mendapatkan masukan dari semua pemangku kepentingan—mulai dari jagoan kreatif hingga guru analitis—memastikan bahwa rencana Anda memperhitungkan beragam perspektif dan keahlian. Keterlibatan pemangku kepentingan yang aktif secara signifikan meningkatkan tingkat keberhasilan proyek. Pepatah lama beraksi: dua (atau lebih) kepala lebih baik dari satu.

Lakukan Analisis Kebutuhan Menyeluruh: Apa kebutuhan mendasar yang mendorong proyek Anda? Menganalisis faktor-faktor seperti permintaan pasar, poin rasa sakit pelanggan, dan strategi pesaing akan memberi Anda wawasan yang berharga.

Hancurkan Proyek Anda menjadi Tugas yang Dapat Dikelola: Proyek kompleks perlu dipecah menjadi tugas kecil. Pendekatan ini, yang dikenal sebagai Work Breakdown Structure (WBS), adalah andalan perencanaan manajemen proyek. Dalam konteks kampanye pemasaran digital, ini bisa berarti membagi proyek Anda menjadi beberapa fase seperti penelitian, pembuatan konten, dan distribusi.

Tinjau dan Perbarui Rencana Proyek Secara Teratur: Rencana proyek Anda bukanlah peninggalan yang harus dibuat menjadi batu. Ini adalah entitas yang hidup dan bernafas yang perlu beradaptasi dengan pasang surut pasar. Meninjau kembali dan menyempurnakan rencana secara teratur dapat mengarah pada koreksi arah yang tepat waktu dan terinformasi.

Alat dan Perangkat Lunak untuk Perencanaan Proyek dalam Pemasaran Digital

Bayangkan menjadi koki di dapur berteknologi tinggi. Anda memiliki semua bahannya, tetapi Anda membutuhkan perkakas dan perkakas yang tepat untuk membuat mahakarya kuliner. Hal yang sama berlaku untuk alat perencanaan proyek pemasaran digital.

Alat dan perangkat lunak yang tepat dapat membawa proyek Anda dari konsep mentah menjadi kampanye yang dijalankan dengan baik. Berikut rincian jenis alat yang harus Anda pertimbangkan:

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Asana: Dikenal dengan antarmuka yang ramah pengguna, Asana memungkinkan Anda mengatur tugas, menetapkan tenggat waktu, dan menetapkan tanggung jawab. Ini seperti papan tulis digital Anda, tempat Anda dapat merencanakan semuanya secara visual.

Asana – Perencanaan Manajemen Proyek

Trello: Sistem berbasis kartu Trello sangat baik bagi mereka yang suka mengatur dengan Post-it tetapi menginginkan solusi digital. Ini fleksibel, intuitif, dan, seperti yang ditunjukkan oleh laporan pengguna Atlassian, diadopsi secara luas oleh perusahaan dan tim yang lebih kecil.

Trello

Airtable: Gambar Excel tentang steroid. Airtable menggabungkan struktur spreadsheet dengan fleksibilitas database. Ini sangat berguna untuk kalender konten, pelacakan kampanye, dan analisis data.

Airtable untuk Manajemen Proyek

Alat Kolaborasi dan Komunikasi

Memiliki alat-alat ini di gudang perencanaan proyek Anda seperti menjadi koki yang lengkap yang siap menyajikan makanan yang sempurna. Pilih salah satu yang sesuai dengan alur kerja tim Anda, dan Anda akan segera mengatur kampanye pemasaran digital yang sukses.

Slack: Untuk tim yang berkembang dalam komunikasi, Slack adalah pendingin air virtual. Kemampuannya untuk berintegrasi dengan banyak alat lain dan membuat saluran untuk berbagai topik membuatnya sangat berharga untuk tetap terhubung dan sinkron.

Kendur untuk Komunikasi

Google Workspace: Dalam hal pengeditan kolaboratif dokumen, spreadsheet, dan presentasi, Google Workspace adalah rajanya. Kolaborasi waktu nyata sangat mudah, dan hampir pasti pemangku kepentingan Anda sudah mengetahuinya.

Aplikasi Google Workspace

Figma: Jika proyek Anda melibatkan elemen desain, Figma adalah alat desain kolaboratif yang memungkinkan banyak anggota tim mengerjakan file desain yang sama secara bersamaan. Anggap saja sebagai Google Documents tetapi untuk desain.

Figma – Alat Manajemen Proyek

Perangkat Lunak Pelacakan Sumber Daya dan Anggaran

Panen: Dengan fitur pelacakan waktu dan pembuatan faktur, Panen sempurna untuk mengawasi sumber daya yang dihabiskan untuk berbagai aspek proyek Anda dan memastikan anggaran Anda terbatas.

Alat Pelacakan Waktu Panen

Smartsheet: Jika manajemen sumber daya dan pelacakan anggaran memerlukan pendekatan yang lebih berpusat pada proyek, Smartsheet menawarkan seperangkat alat untuk merencanakan, melacak, dan melaporkan keuangan dan sumber daya proyek di satu tempat.

Smartsheet – Solusi Manajemen

Quickbooks: Ketika Anda membutuhkan akuntansi yang keras dengan penganggaran Anda, QuickBooks adalah solusi yang andal. Ini sangat berguna jika proyek Anda melibatkan manajemen keuangan yang rumit.

Fitur Quickbook

Contoh Format Rencana Proyek Pemasaran Digital

Dalam hal menyusun template rencana proyek pemasaran digital, variasi adalah bumbu kehidupan. Proyek yang berbeda mungkin memerlukan pendekatan yang berbeda.

Di bawah ini adalah tiga jenis rencana proyek yang telah terbukti efektif dalam pemasaran digital.

1. Bagan Gantt

Bagan Gantt terkenal dan efisien secara andal. Bagan Gantt pada dasarnya adalah garis waktu visual yang menunjukkan durasi tugas dan bagaimana tugas tersebut tumpang tindih.

Contoh: Bayangkan meluncurkan produk baru dan membutuhkan kampanye pemasaran terpadu. Bagan Gantt dapat menampilkan garis waktu paralel untuk pembuatan konten, promosi media sosial, dan pemasaran email.

Lebih mudah untuk mengidentifikasi tonggak penting dengan menunjukkan bagaimana aktivitas ini saling terkait, seperti kapan harus merilis video teaser atau memulai kampanye tetes email.

Alat: Microsoft Project adalah klasik untuk membuat bagan Gantt, meskipun TeamGantt menawarkan fitur kolaboratif yang lebih ramah pengguna yang dirancang khusus untuk bagan Gantt.

2. Pendekatan Daftar Periksa

Daftar centang memecah proyek Anda menjadi serangkaian tugas, masing-masing dengan kotak centang siap dicentang setelah selesai.

Contoh: Jika Anda menjalankan kampanye pemasaran influencer, daftar periksa Anda mungkin mencakup: mengidentifikasi calon pemberi pengaruh, menjangkau influencer, mengonfirmasi kolaborasi, membuat dan membagikan rangkuman kampanye, memantau kemajuan kampanye, dan menganalisis hasil kampanye.

Saat setiap tugas selesai, itu dicentang, dengan jelas menunjukkan kemajuan.

Alat: Todoist adalah alat yang sederhana namun kuat untuk membuat daftar periksa, sementara Asana juga dapat dikonfigurasi untuk berfungsi sebagai daftar periksa yang lebih rumit.

3. Dewan Kanban

Terinspirasi oleh proses manufaktur Toyota pada tahun 1940-an, Kanban Board adalah alat manajemen visual yang membantu Anda mengkategorikan tugas ke dalam kolom yang biasanya diberi label "To Do", "In Progress", dan "Done".

Contoh: Jika Anda mengelola kampanye pemasaran konten, papan Kanban dapat membantu melacak berbagai bagian konten saat bergerak melalui tahapan seperti pembuatan ide, penulisan, pengeditan, dan penerbitan. Ini memastikan aliran konten yang berkelanjutan dan membantu mengidentifikasi kemacetan.

Alat: Trello adalah anak poster untuk papan Kanban, tetapi Jira juga banyak digunakan, terutama jika Anda mengadopsi metodologi tangkas.

Sukses dalam Pemasaran Digital Melalui Perencanaan Manajemen Proyek

• Komponen Utama: Pastikan rencana proyek Anda memiliki tujuan dan sasaran yang jelas, dan bahwa Anda memahami ruang lingkup dan persyaratan.Tetap awasi sumber daya dan anggaran Anda, dan tetapkan garis waktu dan tenggat waktu yang realistis. Dan ingat, seorang kapten yang baik selalu memiliki rencana darurat untuk hal yang tidak terduga.
• Praktik Terbaik: Libatkan semua pemangku kepentingan dalam proses perencanaan dan lakukan analisis kebutuhan menyeluruh untuk memahami apa yang dibutuhkan untuk perjalanan ke depan.Hancurkan tugas besar di depan menjadi tugas yang dapat dikelola dan secara teratur tinjau dan perbarui rencana Anda untuk menanggapi perubahan.
• Alat dan Perangkat Lunak: Lengkapi kapal Anda dengan alat terbaik yang tersedia.Dari perangkat lunak manajemen proyek seperti Asana dan Trello hingga alat komunikasi seperti Slack dan perangkat lunak pelacakan sumber daya seperti Harvest, memastikan Anda memiliki teknologi yang tepat sangatlah penting.