Grup Proses Manajemen Proyek: Panduan Singkat

Proyek rumit. Ada seribu hal yang terus-menerus memengaruhi proyek dan mengharuskan Anda untuk mengalokasikan kembali sumber daya agar tetap pada jalurnya.

Untuk menjaga jadwal dan mengelola biaya, Anda perlu mengumpulkan dan memproses data proyek di seluruh lima grup manajemen proyek PMBOK.

Apa Kelompok Proses Manajemen Proyek 5 PMBOK?

Untuk memulai, mari kita lihat lima kelompok proses manajemen proyek yang didefinisikan dalam Buku Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK), yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI), kelompok perdagangan industri terkemuka.

Manajer proyek menggunakan lima fase manajemen proyek untuk menyusun proyek dan memimpin mereka dari awal hingga akhir. Masing-masing fase ini memiliki tujuan tertentu, dan manajer proyek harus mengendalikannya untuk memastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya. Perangkat lunak manajemen proyek membantu manajer proyek tetap berada di atas setiap kelompok proses ini.

Kelompok proses manajemen proyek adalah sebagai berikut.

Fase Inisiasi

PMBOK mendefinisikan fase inisiasi proyek sebagai “proses secara formal mengakui bahwa ada proyek baru atau bahwa proyek yang sudah ada harus dilanjutkan ke fase berikutnya.”

Pada fase ini, manajer proyek mendiskusikan nilai bisnis proyek, serta apakah proyek tersebut layak. Anda juga mengeksplorasi dampaknya terhadap pemangku kepentingan. Jika proyek tersebut dianggap layak dan berharga, maka proyek tersebut akan dilanjutkan. Jika tidak, itu ditinggalkan.

Selama fase ini, Anda juga harus membuat kasus bisnis yang menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Kasus bisnis mencakup perkiraan biaya dan manfaat proyek. Ada juga studi kelayakan untuk melihat apakah proyek tersebut masuk akal bagi organisasi dan pemangku kepentingannya. Itu diikuti oleh piagam proyek, yang menjawab siapa, apa dan di mana proyek itu.

Ada lagi, tentu saja, seperti:

• Analisis pemangku kepentingan
• Memilih tim
• Mendefinisikan peran dan tanggung jawab
• Memilih kantor proyek
• Memilih alat, peralatan, dan infrastruktur komunikasi yang tepat

Setelah proyek ditandatangani dan siap untuk bergerak maju, ada pertemuan awal. Gunakan rapat awal untuk membuat semua orang di tim proyek memiliki pemahaman yang sama sehingga proyek dapat dimulai dengan benar.

Tahap Perencanaan

Setelah inisiasi proyek selesai dan proyek memiliki lampu hijau untuk melanjutkan, tahap perencanaan proyek dapat dimulai. Proses perencanaan adalah ketika pemangku kepentingan dan tim proyek belajar bagaimana mencapai hasil akhir proyek atau layanan.

Pada titik ini, Anda mendokumentasikan rencana proyek, serta menentukan hasil dan persyaratan proyek. Anda membuat jadwal proyek, yang dirancang untuk mengelola waktu, biaya, kualitas, perubahan, risiko, dan masalah terkait proyek apa pun.

Anda juga mengambil kesempatan ini untuk mengontrol sumber daya, seperti tim, pemasok eksternal, material, dan peralatan. Anda juga menentukan peran, tanggung jawab, dan posisi anggota tim dalam struktur proyek.

Ada juga pembuatan daftar pemangku kepentingan. Ini adalah dokumen penting yang mencantumkan semua pemangku kepentingan utama dan sponsor proyek dalam suatu proyek. Ini adalah bagian dari manajemen pemangku kepentingan, dan dapat mencakup bagaimana dan kapan Anda memperbarui pemangku kepentingan proyek tentang kemajuan proyek.

Manajer proyek bertanggung jawab untuk memimpin fase perencanaan proyek dan membuat perkiraan yang akurat tentang waktu, anggaran, dan sumber daya. Pada fase proyek inilah Anda merencanakan ruang lingkup, menggunakan struktur rincian kerja (WBS) untuk mengatur tugas, membuat rencana pengadaan, dan menentukan saluran dan frekuensi komunikasi.

Saat membuat rencana manajemen proyek, ada baiknya memiliki perangkat lunak manajemen proyek untuk mengatur pekerjaan Anda. ProjectManager memiliki daftar tugas yang kuat yang melakukan lebih dari sekadar mengumpulkan tugas. Tampilan daftar tugas (salah satu dari lima tampilan proyek berbeda yang memungkinkan tim hibrid bekerja sesuai keinginan) dapat menetapkan prioritas, melampirkan file, menambahkan deskripsi, ditetapkan ke anggota tim, dan melacak status. Coba ProjectManager gratis hari ini.

Fase Eksekusi

Pada titik ini, Anda siap untuk membangun produk atau layanan yang telah Anda rencanakan. Oleh karena itu, fase ini cenderung menjadi yang terpanjang dalam proyek. Di sinilah Anda mencurahkan sebagian besar energi dan sumber daya Anda saat Anda menjaga proyek tetap pada jalurnya terhadap berbagai kendala proyek.

Fase eksekusi sangat terkait dengan fase proyek berikutnya, pemantauan dan pengendalian. Manajer proyek ditugaskan untuk melacak kinerja dan kemajuan untuk memastikan upaya aktual selaras dengan upaya yang direncanakan.

Fase Pemantauan dan Pengendalian

Saat menjalankan rencana proyek, manajer proyek memantau dan mengontrol kinerja untuk menjaga pekerjaan tetap berjalan sesuai jadwal dan sesuai anggaran. Manajer proyek terus mengukur metrik untuk memastikan mereka memenuhi tonggak pencapaian mereka.

Beberapa tugas utama yang terkait dengan fase proyek ini adalah:

• Verifikasi ruang lingkup dan kontrol perubahan
• Kontrol jadwal
• Pengendalian biaya
• Kontrol kualitas
• Pelaporan kinerja
• Pengendalian risiko
• administrasi kontrak

Fase Penutupan

Menyerahkan hasil akhir tepat waktu, sesuai anggaran dan sesuai harapan kualitas pemangku kepentingan Anda adalah penting, tetapi ini bukan akhir dari proyek. Anda masih perlu mengikat beberapa ujung yang longgar. Semua kegiatan berakhir pada titik ini dan proyek ditutup, yang berarti Anda harus menandatangani dokumen dan memenuhi kontrak.

Sebuah post-mortem dari proyek direkomendasikan. Selama pemeriksaan mayat, manajer proyek dan tim membahas apa yang berhasil dan apa yang tidak untuk mempelajari bagaimana mereka dapat meningkatkan proses di proyek berikutnya. Mereka melakukan ini dengan membuat daftar praktik terbaik dan pelajaran yang telah mereka pelajari.

Kemudian, Anda dapat melepaskan tim Anda dan merayakan keberhasilan proyek. Bagian terakhir mungkin tidak tampak penting, tetapi memang begitu! Menjaga moral tim tetap tinggi dengan memvalidasi kerja keras mereka akan berdampak positif pada proyek di masa depan.

Perbedaan Antara Grup Proses Manajemen Proyek PMBOK dan Area Pengetahuan

Kami telah merinci lima kelompok proses dalam manajemen proyek, yang semuanya tunduk pada proses pengendalian dalam manajemen proyek. Untuk mengelola grup proses manajemen proyek tersebut, Anda perlu memanfaatkan bidang pengetahuan manajemen proyek.

Sepuluh Area Pengetahuan Manajemen Proyek

Ada 10 bidang pengetahuan manajemen proyek. Mereka:

• Manajemen integrasi proyek
• Manajemen lingkup proyek
• Manajemen waktu proyek
• Manajemen biaya proyek
• Manajemen kualitas proyek
• Manajemen sumber daya proyek
• Manajemen komunikasi proyek
• Manajemen risiko proyek
• Manajemen pengadaan proyek
• Manajemen pemangku kepentingan proyek

Area pengetahuan manajemen proyek tidak sama dengan grup proses manajemen proyek. Perbedaan utama adalah bahwa kelompok proses menguraikan apa yang perlu dilakukan oleh manajer proyek, sedangkan area pengetahuan adalah apa yang perlu diketahui oleh manajer proyek.

Lebih khusus lagi, area pengetahuan digunakan di seluruh kelompok proses manajemen proyek. Area pengetahuan terdiri dari proses. Mereka memiliki input, alat, teknik, dan output. Mereka adalah fungsi manajemen proyek yang membantu memberikan proyek yang sukses.

Kapan Anda Menggunakan Area Pengetahuan Manajemen Proyek?

Area pengetahuan bekerja dalam semua kelompok proses manajemen proyek. Grup proses adalah tempat Anda memecah dan mengkategorikan proyek. Ini urutan proyek dari awal sampai akhir. Anda dapat menggunakan area pengetahuan di setiap tahap proses.

Cara yang baik untuk memahami perbedaannya adalah bahwa area pengetahuan mengkategorikan proses, sedangkan kelompok proses manajemen proyek adalah tahapan atau fase proyek. Area pengetahuan tidak memiliki hubungan logis, tetapi kelompok proses manajemen proyek memimpin dari satu ke yang berikutnya.

Baik grup proses manajemen proyek maupun area pengetahuan bekerja bersama lebih baik saat didukung oleh perangkat lunak manajemen proyek. Perangkat lunak manajemen proyek akan membantu Anda mengontrol grup proses dan mengarahkan Anda ke proyek yang sukses.

Bagaimana ProjectManager Membantu Grup Proses PMBOK

ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberi manajer proyek lebih banyak data berwawasan untuk membuat keputusan yang lebih baik sambil melengkapi tim hibrida dengan beberapa tampilan proyek untuk menyelesaikan pekerjaan sesuai keinginan mereka. Ada fitur yang membantu di setiap fase proses. Dari penyimpanan file tak terbatas untuk pusat dokumentasi saat memulai hingga meninjau apa yang berhasil dan tidak selama penutupan.

Memulai dengan Langkah Kanan dalam Grup Proses Perencanaan

Perencanaan adalah salah satu kelompok proses yang lebih kompleks. Anda memerlukan alat yang dapat mengatur tugas Anda, menautkan dependensi, dan menetapkan pencapaian. Tampilan proyek bagan Gantt ProjectManager melakukan itu dan banyak lagi. Anda dapat memfilter jalur kritis daripada harus membuat perhitungan yang memakan waktu. Kemudian, tetapkan garis dasar dan lacak upaya yang direncanakan versus upaya yang sebenarnya.

Paku Fase Eksekusi Anda dengan Tampilan Proyek yang Berbeda

ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek. Manajer dapat menggunakan tampilan Gantt atau Lembar, sementara tim dapat mengelola beban kerja mereka sendiri di papan kanban, daftar tugas, dan kalender. Ini menghubungkan tim hybrid, di mana pun mereka berada. Papan kanban memvisualisasikan alur kerja selama fase eksekusi, membiarkan anggota tim mengelola simpanan mereka dan merencanakan sprint. Sementara itu, manajer mendapatkan transparansi yang dibutuhkan untuk mengalokasikan sumber daya secara akurat dan menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas.

Lacak Kemajuan dalam Kelompok Proses Pemantauan dan Pengendalian

Selama kelompok proses pemantauan dan pengendalian, data real-time sangat berguna. Data memberi manajer jendela ke kemajuan dan kinerja proyek. Dasbor langsung ProjectManager menghitung metrik seperti varians proyek, biaya, dan lainnya untuk laporan status instan tanpa harus meluangkan waktu untuk mengonfigurasi alat, seperti alat lainnya.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan dengan fitur untuk mengatur, memantau, dan melaporkan proyek Anda. Fitur pelaporan sekali klik memfilter data terperinci dan dapat dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan, dan perangkat lunak manajemen sumber daya memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Coba ProjectManager hari ini gratis!