Bagaimana Sukses Menyeimbangkan Segitiga Manajemen Proyek?

Anda punya ide dan ingin membuat aplikasi yang luar biasa.

Benar?

Tetapi melihat ide Anda terwujud menjadi produk yang kuat membutuhkan strategi, mengumpulkan tim yang tepat, dan melakukan pertemuan awal .

Tapi itu belum berakhir. Kick - off meeting menyiratkan bahwa Anda baru saja memulai.

Membangun aplikasi seluler adalah proses yang panjang. Sementara sesi Scoping dan fase penemuan pengembangan aplikasi telah cukup ditekankan, mengelola proyek secara efisien memiliki dampak besar pada keberhasilan suatu produk.

Menurut sebuah studi PwC , 97% organisasi percaya bahwa manajemen proyek sangat penting untuk kinerja bisnis dan kesuksesan organisasi.

Terlepas dari seberapa sederhana atau kompleks ide Anda, manajemen proyek memainkan peran mendasar dalam pengembangan aplikasi. Manajemen proyek yang efektif memastikan bahwa tenggat waktu terpenuhi tepat waktu dan ada aliran kiriman yang tepat waktu.

Jadi, jika Anda ingin tetap berada di jalur proyek pengembangan aplikasi Anda, baik dalam hal jadwal atau mendapatkan aplikasi yang Anda inginkan, selain komunikasi rutin dengan agen pengembangan, teknik manajemen proyek yang efektif adalah suatu keharusan.

Dan terutama Manajer Proyek Anda harus mengurus segitiga manajemen proyek.

Apa itu Segitiga Manajemen Proyek?

Segitiga Manajemen Proyek juga disebut sebagai Segitiga Besi atau Kendala Tiga Manajemen Proyek mendefinisikan kendala dasar bahwa proyek beroperasi di dalamnya, yaitu, Lingkup, Waktu dan Biaya.

Segitiga Besi, seperti namanya adalah hubungan antara tiga kekuatan penting dalam sebuah proyek. Dinamakan demikian karena Anda tidak dapat mengubah satu aspek segitiga tanpa memengaruhi dimensi kunci lainnya.

Memperkenalkan modifikasi pada salah satu dari tiga aspek Segitiga Manajemen Proyek cukup sulit.

Misalnya, Anda adalah Manajer Proyek dan klien Anda bersikeras untuk menambahkan lebih banyak fungsi ke produk. Meningkatkan ruang lingkup proyek menyiratkan bahwa waktu yang dibutuhkan untuk membangun produk akan meningkat dan pada akhirnya akan meningkatkan biaya proyek.

Jadi, untuk memastikan bahwa biaya proyek tidak melebihi anggaran dan produk disampaikan dalam kerangka waktu dengan fungsi yang tepat, penting untuk memiliki pemahaman tentang ketergantungan timbal balik dari tiga kendala.

Mengabaikan Kendala Tiga Manajemen Proyek dapat menempatkan Anda pada risiko membuat keputusan yang salah dan dapat berdampak buruk pada keberhasilan proyek Anda.

Mengapa Penting Memiliki Keseimbangan Dalam Segitiga Manajemen Proyek?

Mempertimbangkan tiga kendala dari Segitiga Manajemen Proyek saat Anda mempelopori sebuah proyek akan membantu Anda beradaptasi dengan persyaratan yang berubah sambil memastikan bahwa proyek tersebut dikirimkan tepat waktu dan tidak melebihi anggaran.

Konsep segitiga manajemen proyek menemukan referensinya dalam metodologi Agile , dan Agile memungkinkan kita untuk menyambut perubahan. Kita tidak bisa mengabaikan perubahan dalam proses pengembangan, perubahan itu pasti akan muncul.

Oleh karena itu, kualitas biaya waktu manajemen proyek dan manajemen cerdas segitiga besi sangat penting. Persiapan memastikan perubahan apa pun tidak berdampak atau membahayakan keseluruhan proyek.

Jadi, sebelum Anda memperluas cakupan atau memindahkan tenggat waktu, Anda harus tahu bagaimana hal itu dapat memengaruhi proyek Anda.

Untuk memberi Anda ide dan pemahaman yang jelas, mari jelajahi beberapa skenario dan selami lebih dalam ke dimensi segitiga dan ukur konsekuensinya dan proyeksikan analisis kendala rangkap tiga untuk menggerakkan segitiga menuju satu atau dua dimensi.

Cakupan

Lingkup mengacu pada luas, dimensi dan spektrum pekerjaan yang perlu diselesaikan dalam sebuah proyek. Ini mencakup semua pekerjaan yang perlu dilakukan dan semua layanan yang perlu disediakan sehubungan dengan fungsionalitas produk.

Meningkatkan cakupan proyek berdampak pada waktu dan anggaran. Menambahkan lebih banyak fungsi atau memperluas yang sudah ada memerlukan sumber daya yang mungkin tidak dipertimbangkan saat merencanakan.

Ketika permintaan untuk sumber daya tambahan muncul, Manajer Proyek harus mempertimbangkan banyak faktor yang dapat meningkatkan biaya proyek atau memperpanjang proses pengembangan.

Juga, memiliki anggaran yang ketat dan tenggat waktu yang ketat memberi Anda sedikit atau tidak ada fleksibilitas dalam hal memperluas cakupan proyek.

Namun, ada pendekatan yang memungkinkan Anda menambahkan fungsionalitas tanpa memperluas cakupan proyek.

Dan di situlah konsep MVP muncul. Produk yang Layak Minimum adalah versi pertama dari produk dengan serangkaian fitur dasar. Ini menentukan apakah produk memiliki potensi untuk berhasil atau tidak.

MVP diluncurkan di pasar dalam waktu sesingkat mungkin untuk memastikan apakah itu menarik minat pengguna. Setelah menghasilkan umpan balik pengguna yang tak ternilai dan memvalidasi dengan pengguna nyata, fungsionalitas baru ditambahkan secara bertahap.

Ini adalah cara yang bagus untuk menguji air. Produk yang berfungsi penuh sebagai MVP secara bertahap dapat menambahkan lebih banyak fungsi. Fokus Anda pada dasarnya harus terletak pada menemukan kecocokan produk-pasar.

Product-market fit adalah sejauh mana suatu produk memenuhi permintaan pasar yang kuat. Menemukan kesesuaian produk-pasar dianggap sebagai langkah pertama untuk membangun usaha yang sukses.

Lebih sering daripada tidak, banyak klien menuntut untuk memperluas cakupan pekerjaan saat produk sedang dalam proses pengembangan. Menambahkan fungsionalitas baru tanpa membuat pengorbanan sehubungan dengan waktu dan anggaran terdengar mustahil.

Kecuali, dalam beberapa kasus, sebenarnya tidak.

Menambahkan fungsionalitas baru dengan menghapus fitur yang awalnya direncanakan tidak terlalu memengaruhi batasan rangkap tiga. Saat membangun produk atau aplikasi baru, disarankan untuk meminimalkan cakupan- hanya menyertakan fitur 'harus dimiliki' dan meninggalkan fitur 'bagus untuk dimiliki'. MVP harus mencakup hanya fungsionalitas inti dan mengkarakterisasi proposisi nilai. Dengan cara ini Anda dapat menghindari pemborosan anggaran untuk sesuatu yang bahkan tidak dibutuhkan pengguna.

Saat menangani proyek kompleks yang memenuhi pasar yang sangat kompetitif, terkadang menambahkan fungsionalitas baru menjadi suatu keharusan. Dalam kasus di mana perubahan dapat membuat perbedaan besar bagi pengguna dan bisnis, perubahan tersebut harus diakomodasi dengan komunikasi yang terbuka dan jujur ​​antara Manajer Proyek dan pemangku kepentingan utama.

Faktor-faktor yang harus diperhatikan untuk tantangan ruang lingkup, sehingga Anda tidak menghadapi masalah apa pun:

• Persyaratan tidak pasti
• Permintaan fitur tambahan
• Mengubah spesifikasi

Waktu

Kerangka waktu yang diharapkan dari suatu proyek ditentukan oleh beberapa faktor seperti ruang lingkup pekerjaan, kompleksitas proyek, ketersediaan sumber daya dan keahlian tim.

Sementara kendala waktu dalam manajemen proyek menyiratkan jumlah waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas, faktor kecepatan mengukur berapa banyak pekerjaan yang diselesaikan dalam jangka waktu tertentu.

Karena orang tidak benar-benar bekerja dengan kecepatan dan efisiensi yang sama setiap hari, kecepatannya cenderung bervariasi sepanjang hari dan minggu

Memperkirakan kerangka waktu menjadi sulit karena perubahan kecepatan.

Inilah sebabnya mengapa dalam lingkungan yang tangkas, metodologi kerja scrum dianggap sebagai pendekatan yang ideal untuk memastikan proyek selesai dalam jangka waktu yang ditentukan.

Dengan komunikasi yang efisien antara anggota tim, Stand-up harian, Perencanaan Sprint, dan Retrospektif, mudah untuk memetakan beban kerja tim, mengatasi rintangan, dan menjaga faktor kecepatan di setiap langkah.

Idealnya, setelah menyelesaikan tiga sprint, mudah untuk memetakan jika lebih banyak sumber daya diperlukan dalam proyek atau jika tenggat waktu perlu dipindahkan.

Waktu adalah aset yang sangat penting, oleh karena itu untuk menghindari penundaan Anda harus menyadari tantangan waktu seperti:

• Penundaan internal dan eksternal:
• Terlalu optimis
• Kesenjangan tim
• Terlalu banyak tekanan kerja

Biaya

Dimensi kunci ketiga, Biaya, termasuk anggaran proyek dan jumlah anggota tim yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk.

Untuk menjaga faktor biaya tetap terkendali, disarankan untuk memprioritaskan elemen lingkup proyek yang perlu disampaikan dan mengalokasikan sumber daya yang sesuai pada semua fase pengembangan.

Memperkirakan biaya dan sumber daya yang dibutuhkan dalam suatu proyek tidaklah mudah, apalagi jika merupakan proyek yang kompleks. Manajer Proyek yang baik membuat perkiraan berdasarkan data yang dikumpulkan dari proyek serupa yang dilakukan di masa lalu atau membuat tebakan yang tepat berdasarkan interaksi terperinci dengan klien.

Setelah membuat perkiraan awal, perencanaan proyek untuk PM mencakup pengendalian dan pengelolaan anggaran sepanjang siklus pengembangan.

Semuanya ada batasannya, jadi berikut ini beberapa faktor yang bisa Anda perhatikan yang bisa menyebabkan anggaran proyek berantakan:

• Kurangnya akuntabilitas
• Meremehkan biaya
• Naiknya biaya personel
• Keterlambatan dalam proyek

Bagaimana Menyeimbangkan Segitiga Besi?

Segitiga Besi tidak ada untuk membantu kami merinci semua elemen dari manajemen proyek- ruang lingkup, waktu dan biaya. Sebaliknya, ini selanjutnya menunjukkan bagaimana kendala-kendala ini saling terkait secara rumit.

Mengelola dan Menyeimbangkan ruang lingkup segitiga biaya waktu sangat mirip dengan juggling dan tentu saja tidak mudah.

Manajer Proyek membagi seluruh proyek menjadi tonggak dan tugas untuk menyeimbangkan segitiga secara efektif. Prioritas untuk tim ditentukan dan selalu ada komunikasi terbuka dengan klien untuk memenuhi kebutuhan unik mereka.

Segitiga besi adalah keseimbangan kompromi yang perlu dikuasai oleh manajer proyek dengan mengendalikan variabel dan faktor. Bersama-sama, menyeimbangkan manajemen proyek dan ketiga persyaratan ini dapat membantu menentukan kualitas keseluruhan proyek.
Misalnya, jika sebuah proyek harus diselesaikan pada waktu tertentu, ruang lingkup mungkin perlu dikurangi, atau biaya ditingkatkan untuk mewajibkan sumber daya tambahan atau waktu tambahan. Atau sebaliknya jika sebuah proyek tidak dapat melampaui anggaran, maka manajer proyek mungkin harus meregangkan waktu untuk mengurangi waktu tambahan yang digunakan.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik kami untuk mengelola Triple Constraints secara efektif:

Lokakarya Penemuan:

Di awal setiap proyek, kami mengadakan Lokakarya Penemuan Produk dengan klien kami. Lokakarya ini dilakukan untuk menentukan tujuan proyek, menetapkan ruang lingkup proyek, menguraikan fungsi inti dan merampingkan peta jalan untuk menyelesaikan pekerjaan. Ini memberikan kejelasan klien tentang apa yang perlu dilakukan.

Memperkirakan:

Setelah memiliki pemahaman yang komprehensif tentang semua aspek proyek, kami memberikan perkiraan rinci tentang jadwal proyek dan anggaran yang diperlukan untuk berhasil mengembangkan produk.

Rencana:

Manajer Proyek kami secara strategis merencanakan beban kerja tim sesuai dengan pencapaiannya. Dengan mempraktekkan kerangka kerja Scrum, kami menjaga kecepatan dan aliran kiriman tepat waktu. Ini membantu kami menghilangkan hambatan sejak dini dan menyelesaikan pekerjaan dalam tenggat waktu yang diberikan.

Tim:

Kami mengalokasikan tim lintas fungsi untuk memastikan kami memberikan solusi terbaik tepat waktu dan sesuai anggaran. Tim lintas fungsi menyatukan orang-orang dari keahlian fungsional yang berbeda . Melalui keahlian bersama dan saling mengeksplorasi prospek suatu proyek, bersama-sama kita mencapai tujuan bersama.

Komunikasi:

Dalam proses pengembangan produk , komunikasi terbuka antara tim dan pemangku kepentingan utama sangat penting. Sistem Pengiriman kami memastikan pembaruan proaktif, yang berarti klien kami tidak pernah dalam kegelapan. Kami mendiskusikan kemungkinan perubahan dalam dimensi kunci di muka dan itu membuat tim beradaptasi dengan perubahan dengan cepat.

Menyeimbangkan segitiga besi adalah bagian penting. Menurut sebuah artikel oleh Institut Manajemen Proyek berjudul, ' Melampaui Segitiga Besi ,' manajer proyek harus berpikir dan mempertimbangkan faktor-faktor lunak seperti harapan sosial (rapat dan ruang analitik) dan motivasi pribadi. Faktor internal ini mampu mempengaruhi proyek sebanyak tiga kendala utama.

Kesimpulan

Sementara menyeimbangkan segitiga manajemen proyek sangat mirip dengan juggling, ini juga merupakan pengingat terus-menerus tentang bagaimana mengubah satu kendala akan berdampak pada keseluruhan proyek.

Ini adalah alat berharga yang mempersiapkan Manajer Proyek untuk berpikir secara strategis, membuat keputusan yang lebih bijaksana dan mengelola proyek secara efektif.