10 Rapat Proyek untuk Memandu Tim Manajemen Proyek Anda

Rapat proyek sering kali terasa seolah-olah menghalangi pekerjaan Anda. Jika Anda tidak mengerjakan agenda atau tidak mengelola rapat tersebut, itu mungkin benar. Tetapi rapat sangat penting untuk perencanaan proyek dan kolaborasi tim. Itu sebabnya ada begitu banyak rapat proyek dan masing-masing memiliki fokus dan kepentingannya sendiri. Mari kita lihat 10 jenis rapat manajemen proyek dan mendefinisikannya, dan kita akan mulai dengan definisi rapat proyek.

Apa Itu Rapat Proyek?

Pertemuan proyek adalah acara yang terjadi secara teratur di mana beberapa atau semua tim proyek dan pemangku kepentingan berkumpul untuk membahas proyek. Ada banyak jenis pertemuan proyek sepanjang siklus manajemen proyek. Beberapa rapat manajemen proyek terjadi setiap hari sementara yang lain tersebar lebih jauh. Itu semua tergantung pada urgensi dan jenis pertemuan yang diadakan. Itu tidak berarti rapat hanya untuk berbagi pembaruan, kecuali jika menyangkut pemangku kepentingan. Pertemuan proyek untuk tim menyatukan kelompok untuk memecahkan masalah atau meningkatkan kemajuan untuk memenuhi tujuan dan harapan tertentu. Rapat juga dapat digunakan untuk membangun kerja sama tim yang lebih baik, yang mengarah pada produktivitas dan moral yang lebih besar.

Jenis Rapat Proyek

Dalam hal pertemuan manajemen proyek, ada beberapa jenis. Beberapa yang umum termasuk laporan kemajuan, membahas tujuan proyek atau menghasilkan ide, berbicara tentang masalah yang muncul selama proyek dan menyetujui atau menolak ide. Ada juga pertemuan yang berkisar pada orang-orang yang hadir. Ini dapat mencakup pertemuan tim reguler dan pertemuan pemangku kepentingan, yang lebih umum dan hanya membuat pemangku kepentingan mengetahui tonggak pencapaian.

Apa pun jenis rapatnya, manajer proyek akan memimpinnya, itulah sebabnya keterampilan komunikasi sangat penting untuk posisi itu. Rapat menjadi lebih produktif dengan data real-time yang mendorongnya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang menghasilkan laporan dengan data langsung. Anda dapat dengan cepat membuat laporan status untuk ikhtisar, laporan kemajuan untuk melihat apa yang Anda lakukan, laporan varians untuk memastikan Anda berada di jalur yang benar, dan banyak lagi. Semua laporan dapat disesuaikan sehingga Anda dapat memfilternya untuk hanya menampilkan data yang ingin Anda lihat. Anda kemudian dapat membaginya dengan pemangku kepentingan untuk terus memperbaruinya.

10 Pertemuan Proyek Utama

Rapat manajemen proyek adalah acara komunikasi dan komunikasi yang jelas adalah apa yang membuat proyek tetap pada jalurnya. Oleh karena itu, ada banyak jenis rapat proyek yang diadakan berulang kali selama siklus hidup proyek. Berikut adalah 10 dari yang lebih penting.

1. Pertemuan Awal Proyek

Pertemuan awal mungkin bukan pertemuan pertama proyek, tetapi ini adalah pertemuan penting pertama. Di sinilah manajer proyek, klien dan tim proyek diperkenalkan dan tujuan proyek diungkapkan. Pertemuan kickoff proyek dimulai dengan perkenalan, meninjau latar belakang klien dan berbicara tentang ruang lingkup proyek. Peran dan tanggung jawab tim proyek juga dibahas serta langkah selanjutnya.

2. Rapat Status Proyek

Rapat laporan status proyek adalah saat anggota tim memberikan data yang digunakan manajer proyek untuk meninjau lokasi proyek selama periode waktu tertentu. Ini tidak hanya untuk memberi tahu manajer proyek tetapi juga berfungsi untuk meminta pertanggungjawaban tim proyek. Anda pasti ingin berbicara tentang apa yang telah dicapai dan apa yang masih tertunda, serta pencapaian yang akan datang. Anda juga ingin meninjau anggaran, menilai risiko, dan menjadwalkan rapat mendatang untuk memastikan semua yang dibahas telah diselesaikan.

3. Rapat Peninjauan Proyek

Pertemuan tinjauan proyek juga disebut pertemuan post-mortem dan diadakan setelah proyek selesai. Apakah itu sukses atau gagal, pertemuan tinjauan sangat membantu karena mencantumkan apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil. Post-mortem sangat membantu karena memberi kesempatan kepada manajer proyek untuk memastikan bahwa kesalahan yang sama tidak terjadi lagi. Pertemuan dimulai dengan mengulangi tujuan proyek dan membuka diskusi kepada tim, yang harus diizinkan untuk secara jujur ​​mengkritik pekerjaan, hambatan, dan risiko. Anda juga ingin berbicara tentang anggaran, apa yang digunakan dan tidak digunakan, dan mengapa. Pada saat yang sama, harus ada perayaan untuk proyek yang sukses.

4. Semua Rapat Tangan

Rapat serba guna atau balai kota mengumpulkan semua yang ada di perusahaan. Semua karyawan terlibat, termasuk pemimpin tim, tim eksekutif, pemangku kepentingan, dkk. Pertemuan ini untuk membahas hal-hal yang akan melibatkan seluruh organisasi, seperti pendapatan, strategi, dll. Untuk sebuah proyek, ini mencakup seluruh tim proyek, mulai dari manajer proyek hingga pemangku kepentingan dan semua orang di antaranya. Mereka dapat diadakan untuk berbagi pembaruan, mendorong keselarasan, merayakan pencapaian, atau membuka ruang untuk pertanyaan.

5. Rapat Perencanaan Sprint

Scrum adalah cara kerja yang gesit di mana proyek dipecah menjadi blok-blok, yang disebut sprint. Ini biasanya hanya 2-4 minggu. Rapat perencanaan sprint melibatkan scrum master, scrum product manager dan tim scrum. Mereka bertemu untuk melihat backlog item dan memutuskan item mana yang akan ditangani pada musim semi mendatang. Ini adalah upaya kolaboratif yang disebut upacara scrum. Sebelum rapat, scrum master dan manajer produk meninjau kapasitas tim, garis waktu, dan menggunakan wawasan dari sprint sebelumnya untuk menentukan yang baru.

6. Rapat Panitia Pengarah

Komite pengarah adalah jenis tata kelola yang melibatkan pemangku kepentingan yang bertanggung jawab untuk mengawasi proyek dan memberikan dukungan. Istilah lain untuk kelompok yang bekerja untuk membantu proyek mencapai tujuannya adalah dewan pemangku kepentingan, kepemimpinan senior, kelompok kerja proyek atau komite pengawas proyek. Frekuensi rapat komitmen pengarahan bervariasi tergantung pada proyek, meskipun biasanya akan terjadi setelah tonggak tercapai.

7. Rapat Pemangku Kepentingan

Pertemuan pemangku kepentingan digunakan untuk memperkenalkan pemangku kepentingan dalam suatu proyek satu sama lain. Ini digunakan untuk mendapatkan dukungan dan juga menentukan tujuan proyek. Ini juga merupakan waktu di mana wawancara pemangku kepentingan dapat dilakukan untuk mendapatkan wawasan tentang tujuan dan perspektif mereka, bagaimana mereka ingin mendapatkan pembaruan, dan banyak lagi. Manajer proyek juga akan bertemu dengan para pemangku kepentingan sepanjang siklus hidup proyek untuk terus memperbarui perkembangannya.

8. Rapat Perencanaan Kontijensi

Rencana darurat adalah skenario bagaimana-jika jika proyek memiliki masalah atau masalah yang memerlukan perubahan ruang lingkup, jadwal, atau anggaran. Isu-isu ini dapat berupa lingkungan, teknis, dll. Ini berarti bahwa pertemuan perencanaan kontingensi adalah kesempatan untuk bertukar pikiran dengan tim proyek dan pemangku kepentingan terkait untuk mengidentifikasi risiko dan, jika mereka menawarkan, bagaimana menanggapinya. Selanjutnya, Anda ingin menentukan tingkat keparahan dan kemungkinan terjadinya risiko tersebut dan bagaimana pengaruhnya terhadap proyek. Ini akan menyebabkan manajer proyek membuat rencana darurat.

9. Ubah Rapat Dewan Pengawas

Papan kontrol perubahan diatur untuk meninjau permintaan perubahan yang terjadi dalam suatu proyek. Mereka kemudian dievaluasi dan diberikan persetujuan, ditangguhkan atau ditolak. Proses ini terjadi selama rapat dewan kontrol perubahan. Namun, jika tim proyek dan sponsor telah mencatat pentingnya perubahan, tidak mungkin dewan kontrol perubahan akan menentang saran mereka dalam pertemuan mereka.

10. Rapat Scrum Harian

Rapat scrum harian diadakan setiap hari sprint. Pertemuan ini biasanya berlangsung di tempat dan waktu yang sama, meskipun idealnya, waktu tersebut adalah awal hari untuk menyiapkan pekerjaan selanjutnya. Rapat scrum harian berlangsung singkat, berlangsung tidak lebih dari 15 menit, agar percakapan tetap relevan. Pertemuan tersebut juga disebut pertemuan standup harian, termasuk anggota tim yang berkomitmen yang melakukan musim semi, master scrum, dan, dalam kebanyakan kasus, pemilik produk. Ini bukan pertemuan pemecahan masalah, tetapi jawab tiga pertanyaan: apa yang dilakukan kemarin? Apa yang harus dilakukan hari ini? Apakah ada hambatan?

Template Manajemen Proyek Apa Yang Dapat Membantu Rapat Proyek?

Rapat proyek itu penting dan semuanya memiliki tujuan dalam manajemen proyek. Untuk memastikan pertemuan Anda dilakukan dengan benar, kami memiliki beberapa template gratis yang dapat Anda unduh. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek, tentu saja, tetapi juga memiliki rangkaian lengkap template manajemen proyek gratis untuk setiap fase proyek Anda, termasuk template rapat manajemen proyek ini.

Templat Notulen Rapat

Risalah rapat menangkap poin-poin terkait dalam cetakan dan memastikan kesimpulan tersebut dilaksanakan setelah rapat manajemen proyek selesai. Templat risalah rapat gratis kami untuk Word memudahkan pengumpulan dan distribusi informasi ini serta agenda, item tindakan, dan detail tentang rapat berikutnya.

Templat Laporan Status Proyek

Saat Anda merencanakan rapat status proyek, gunakan templat laporan status proyek gratis kami untuk mengumpulkan data yang Anda perlukan. Ini membantu Anda berkomunikasi dengan pemangku kepentingan Anda dengan informasi seperti ringkasan proyek selama periode pelaporan itu, kesehatan proyek dan bahkan melihat risiko dan hambatan yang telah terjadi.

Templat Dasbor Proyek

Apa pun rapat proyek yang Anda adakan, dasbor menyediakan data penting. Dasbor menawarkan tampilan proyek tingkat tinggi. Menggunakan templat dasbor proyek gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda memasukkan data tentang tugas, beban kerja, panjang tugas, dan biaya yang kemudian secara otomatis dirender sebagai grafik berwarna yang mudah dicerna dalam rapat manajemen proyek.

ProjectManager Membantu Anda Mengelola Rapat Proyek

Template sangat membantu tetapi terbatas. Mereka harus dimasukkan secara manual, misalnya, sementara ProjectManager adalah perangkat lunak online yang memperbarui data secara real time. Anda bahkan dapat menjadwalkan rapat proyek dan mengundang tim Anda untuk waktu dan tanggal tertentu. Tambahkan file dan informasi lainnya, dan bahkan atur rapat sebagai berulang jika berulang sepanjang proyek. Tapi itu hanya puncak gunung es dalam hal perangkat lunak kami yang kaya fitur.

Ubah Item Tindakan Menjadi Tugas

Rapat manajemen proyek itu penting, tetapi yang lebih penting lagi adalah bertindak berdasarkan takeaways. Perangkat lunak kami memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan tim lintas departemen menggunakan alat yang nyaman bagi mereka. Mereka dapat merekam item tindakan pada daftar tugas, papan kanban, atau tampilan kalender. Sementara manajer mungkin lebih suka memperbarui grafik Gantt online mereka. Tampilan proyek mana pun yang Anda gunakan, semua data dibagikan di seluruh perangkat lunak dan diperbarui secara waktu nyata agar semua orang dapat mengerjakan informasi terkini.

Gunakan Dasbor Real-Time

Alih-alih template dasbor, dasbor waktu nyata kami terus diperbarui. Mereka secara otomatis mengolah angka dan menampilkan hasilnya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca yang melacak waktu, biaya, dan banyak lagi. Gunakan dasbor waktu nyata dalam rapat proyek sebagai alat bantu visual yang selalu memberi Anda data langsung. Tidak seperti perangkat lunak lainnya, tidak diperlukan konfigurasi tepat waktu. Dasbor kami aktif dan berjalan sehingga Anda dapat segera menggunakannya. Pekerjaan sebenarnya dimulai setelah Anda meninggalkan rapat proyek. Perangkat lunak kami memiliki fitur manajemen risiko, tugas, dan sumber daya yang dapat membuat Anda tetap pada jalur dan produktif apa pun proyek yang diberikan kepada Anda. Platform kolaboratif kami berarti semua orang terhubung, baik di departemen lain atau zona waktu. Mereka selalu dapat berkomentar di tingkat tugas dan berbagi file untuk bekerja sama dengan lebih baik.

Konten Rapat Proyek Terkait

Jika Anda masih ingin mempelajari lebih lanjut tentang rapat manajemen proyek, berikut beberapa tautan yang dapat membawa Anda ke sana. Kami menerbitkan blog, panduan, video, dan, tentu saja, template mingguan untuk setiap fase siklus hidup manajemen proyek. Ini hanya sebagian dari konten gratis yang akan Anda temukan di situs kami.

• 6 Langkah Perencanaan Rapat
• 25 Game Pemecah Es yang Menyenangkan untuk Rapat
• 7 Tips agar Rapat Virtual Lancar
• Ide Rapat Staf: 7 Taktik Kreatif yang Akan Disukai Tim Anda

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan manajer dan tim mereka untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek mereka dengan lebih baik. Dapatkan hasil maksimal dari rapat proyek dan terapkan itu untuk melaksanakan pekerjaan Anda dengan lebih efisien. Tingkatkan produktivitas tim dari Avis, Nestle, dan Siemens dengan menggunakan perangkat lunak kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.