Pemantauan dan Kontrol Proyek: Alat & Langkah

Proyek dibagi menjadi beberapa fase untuk membuatnya lebih mudah dikelola. Semuanya penting, terutama pemantauan proyek. Pemantauan dan kontrol proyek adalah cara manajer proyek memastikan rencana yang mereka terapkan dengan tim proyek berjalan lancar tanpa hambatan.

Pengendalian proyek melibatkan banyak langkah untuk memantau jadwal proyek, sumber daya, dan biaya secara menyeluruh. Ada alat pemantauan proyek, tentu saja, tetapi seperti segala sesuatu dalam manajemen proyek, ada proses yang akan kami jelaskan.

Apa Itu Pemantauan dan Pengendalian Proyek?

Sebelum kita sampai ke langkah-langkah untuk memantau proyek Anda, mari masukkan konsep ke dalam konteks. Ada lima fase dalam proses manajemen proyek: inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian dan penutupan. Pemantauan dan pengendalian proyek terjadi bersamaan dengan fase eksekusi dalam siklus hidup proyek.

Pemantauan dan kontrol proyek adalah fase manajemen proyek yang didedikasikan untuk mengukur kinerja proyek dan memastikannya sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dalam rencana proyek. Manajer proyek akan melacak dengan cermat kemajuan dan kinerja proyek, meninjau status proyek, mengidentifikasi masalah potensial dan menerapkan tindakan korektif bila diperlukan untuk menjaga agar proyek sesuai jadwal dan sesuai anggaran.

Untuk menemukan masalah dalam proyek, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat memantau kemajuan dan kinerja saat terungkap. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk memantau dan mengontrol proyek secara real time. Manajer proyek bisa mendapatkan tampilan tingkat tinggi dari proyek mereka dengan beralih ke dasbor waktu nyata. Ini secara otomatis mengumpulkan data proyek pada metrik seperti waktu, biaya, beban kerja, dan lainnya, yang ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Tidak seperti perangkat lunak ringan, tidak diperlukan penyiapan yang memakan waktu. Dasbor kami siap saat Anda siap. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Pemantauan dan Pengendalian Proyek Penting?

Pemantauan dan pengendalian proyek sangat penting untuk manajemen proyek yang merupakan salah satu dari lima proses manajemen proyek. Sebagaimana dicatat, pemantauan proyek berjalan seiring dengan pelaksanaan proyek untuk memastikan bahwa saat tugas diselesaikan mereka tetap sesuai jadwal dan sesuai dengan anggaran proyek.

Selain menjaga proyek sesuai jadwal dan menghindari pengeluaran berlebihan, pemantauan proyek juga merupakan cara yang bagus untuk mengelola risiko dan menghindari ruang lingkup creep. Dengan melacak berbagai metrik, manajer proyek dapat mengidentifikasi risiko lebih awal saat muncul di proyek sebagai masalah. Deteksi lebih awal berarti mitigasi lebih awal. Hal yang sama berlaku dengan creep lingkup. Ketika perubahan diterapkan pada proyek, prosedur kontrol seperti permintaan perubahan dapat membantu mencegahnya berdampak negatif pada jadwal.

Mengabaikan pemantauan dan kontrol proyek berarti membiarkan proyek Anda di tangan takdir. Mungkin semuanya akan bersatu, mungkin juga tidak. Tapi bukan itu yang seharusnya dilakukan oleh manajer proyek. Mereka tidak hanya merencanakan proyek dan menugaskan tim, tetapi mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan tim melaksanakan tugasnya sesuai dengan jadwal proyek tanpa menambah biaya yang tidak perlu.

Terkait: 12 Template Penjadwalan Proyek Terbaik untuk Excel

Langkah-Langkah Pemantauan Proyek

Setelah manajer proyek menjadwalkan tugas dan membuat rencana proyek yang disetujui oleh sponsor proyek, saatnya beralih ke fase pelaksanaan proyek. Sebagaimana didefinisikan di atas, pemantauan proyek dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan proyek untuk memastikan proyek dilaksanakan sesuai jadwal dan anggaran. Di bawah ini adalah delapan langkah yang harus diambil untuk memastikan bahwa Anda memantau proyek dengan benar.

1. Buat Baseline Lingkup Proyek

Lingkup proyek mendefinisikan harapan dan persyaratan dari pemangku kepentingan proyek. Ini digunakan di seluruh proyek untuk memantau kemajuan. Baseline lingkup proyek menangkap harapan dan persyaratan tersebut dan dapat digunakan untuk mengukur upaya yang direncanakan terhadap upaya aktual untuk memastikan bahwa pelaksanaan proyek sejalan dengan rencana proyek. Baseline ruang lingkup dapat ditinjau dan direvisi selama proyek, tetapi hanya melalui proses kontrol perubahan formal untuk menghindari creep ruang lingkup.

2. Buat Baseline Jadwal Proyek

Ketika jadwal Anda telah disetujui oleh pemangku kepentingan utama, simpanlah. Itu disebut baseline jadwal proyek. Itu kemudian dapat digunakan di seluruh proyek seperti garis dasar cakupan, tetapi dalam kasus ini, ini digunakan untuk membandingkan kemajuan aktual Anda dengan proses yang direncanakan. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk melacak variasi proyek dan mengambil tindakan korektif untuk mengembalikan proyek ke jalurnya. Ini juga membantu komunikasi pemangku kepentingan, karena mereka selalu tertarik jika proyek sesuai jadwal. Garis dasar jadwal proyek adalah kontrol proyek lain yang diperlukan.

3. Perkirakan Biaya Proyek dan Tentukan Anggaran Proyek

Semakin akurat biaya proyek Anda, semakin akurat anggaran proyek Anda. Setelah Anda mengajukan anggaran dan disetujui oleh pemangku kepentingan, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah meminta lebih banyak dana untuk menyelesaikan proyek. Ada berbagai teknik yang dapat Anda gunakan untuk memperkirakan biaya secara akurat dan merencanakan anggaran Anda sesuai dengan itu. Sekarang, Anda ingin memantau semua pengeluaran proyek dan menggunakan sistem kontrol perubahan untuk melacak biaya proyek dan menanggapi perbedaan apa pun. Anda juga dapat membuat garis dasar anggaran untuk menggunakannya guna membandingkan biaya aktual dengan biaya yang direncanakan sebagai cara untuk memantau pengeluaran.

4. Gunakan Log Risiko

Salah satu hal terpenting yang harus diperhatikan saat memantau proyek adalah risiko. Selama fase perencanaan, Anda dapat membuat log risiko yang mengumpulkan risiko yang menurut Anda mungkin muncul dalam proyek. Kemudian Anda dapat mencatat potensi dampak risiko pada proyek dan siapa yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan memitigasinya. Anda juga dapat menetapkan prioritas untuk membantu menentukan risiko mana yang harus segera ditangani atau jika bisa menunggu. Saat Anda memantau proyek, log risiko akan membantu Anda tetap waspada terhadap masalah yang mungkin berdampak pada proyek, baik atau buruk. Jika masalah teridentifikasi, Anda dapat merespons dengan cepat dan efektif.

5. Gunakan Log Perubahan

Pemantauan proyek adalah tentang mendeteksi perubahan. Ketika Anda melakukannya, Anda memerlukan log perubahan untuk mengontrolnya. Log perubahan adalah dokumen yang secara kronologis mencantumkan perubahan yang telah dibuat pada proyek. Ini bertindak sebagai ringkasan dari perubahan yang Anda buat dan memungkinkan manajer proyek melacak dan mengomunikasikan semua perubahan yang telah terjadi. Ini juga memberi manajer proyek alat komunikasi lain untuk memberi tahu pemangku kepentingan proyek sehingga mereka memahami perubahan yang terjadi dan bahwa mereka dikelola dengan benar.

6. Menetapkan Prosedur Pengendalian Mutu

Pentingnya menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran sering dibahas, tetapi jangan mengabaikan pentingnya kualitas. Jika produk atau layanan tidak memenuhi ekspektasi kualitas, itu adalah kegagalan. Prosedur kontrol kualitas memastikan bahwa produk atau layanan diuji dan memenuhi standar yang ditetapkan dalam perencanaan proyek. Ini juga berfungsi untuk mengurangi kesalahan. Oleh karena itu, menetapkan prosedur kendali mutu merupakan bagian penting dari setiap pemantauan proyek secara menyeluruh.

7. Gunakan Alat Pemantauan Proyek

Alat pemantauan proyek sangat penting untuk pemantauan proyek. Perangkat lunak manajemen proyek memiliki banyak fitur yang memberi manajer proyek jendela ke dalam proyek, baik biaya, sumber daya, atau waktu. Ada dasbor yang memberikan tampilan tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja proyek, laporan status terperinci, dan jenis pelaporan lainnya untuk mendapatkan lebih banyak informasi dan bahkan fitur manajemen sumber daya untuk melacak kinerja tim Anda. Pastikan untuk mencari perangkat lunak manajemen proyek yang memiliki fitur ini dan berbasis cloud sehingga Anda mendapatkan data waktu nyata untuk pemantauan yang lebih berwawasan.

8. Buat Laporan Proyek

Kami baru saja menyentuh laporan proyek, tetapi mereka layak mendapat detail lebih lanjut. Laporan proyek memberikan gambaran tentang keadaan proyek saat ini. Laporan status menangkap data untuk jangka waktu tertentu, sedangkan laporan status portofolio melakukan hal yang sama tetapi untuk beberapa proyek. Namun, ada lebih banyak laporan tentang variasi proyek, beban kerja, dan lainnya. Semua laporan penting untuk memantau proyek dan harus dibagikan dengan pemangku kepentingan untuk memperbaruinya di proyek.

ProjectManager Adalah Perangkat Lunak Pemantauan Proyek yang Kuat

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan alat yang diinginkan manajer proyek untuk memantau dan mengontrol proyek mereka. Perangkat lunak kami memberikan data waktu nyata sehingga Anda melihat proyek sebagaimana adanya, bukan sebagaimana adanya. Selain itu, platform kolaboratif kami membuat semua orang tetap terhubung, baik di kantor, di lapangan, atau di mana saja. Ini memfasilitasi komunikasi dan masalah dengan cepat diidentifikasi dan diselesaikan untuk menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Laporan yang Dapat Disesuaikan

Dasbor sangat bagus saat Anda memerlukan ikhtisar tingkat tinggi tentang proyek, tetapi saat Anda ingin menggali lebih dalam data, gunakan laporan kami yang dapat disesuaikan. Hanya beberapa penekanan tombol menghasilkan laporan tentang status proyek atau portofolio, beban kerja, varians, dan lainnya. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat. Manajer proyek tidak hanya dapat memantau proyek mereka, tetapi setiap laporan dapat dibagikan dalam berbagai format atau dicetak untuk presentasi pemangku kepentingan.

Lacak Sumber Daya Anda

Memantau sumber daya Anda, apakah itu tim, material, atau peralatan Anda, merupakan bagian penting dari proses pemantauan proyek. Alat manajemen sumber daya kami memiliki bagan beban kerja berkode warna untuk dengan mudah melihat siapa yang dialokasikan secara keseluruhan. Anda dapat mengalokasikan ulang tugas dari bagan tersebut dan menyeimbangkan beban kerja tim agar mereka tetap bekerja sesuai kapasitas. Produktivitas tim membantu Anda tetap pada jadwal. Anda juga dapat menggunakan alat lembar waktu aman kami untuk lebih dari sekadar merampingkan penggajian, tetapi juga untuk melihat jam masuk tim dan memastikan mereka mengikuti rencana proyek.

ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang mengerjakan alat yang mereka sukai. Baik itu bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, atau tampilan kalender, semua data diperbarui secara waktu nyata secara bersamaan sehingga semua orang dapat bekerja bersama. Kami juga memiliki fitur manajemen risiko untuk membantu Anda mengidentifikasi dan melacak risiko proyek agar tidak keluar dari jadwal.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak proyek mereka secara real time. Banyak fitur pemantauan dan pengendalian kami berarti bahwa manajer proyek selalu berada di puncak perubahan dan mengelolanya sepanjang siklus hidup proyek. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.