Manajemen Pengadaan Proyek: Panduan Cepat

Setiap bisnis membutuhkan sumber daya seperti tenaga kerja, bahan baku, peralatan dan input lainnya. Tim Anda menggunakan sumber daya untuk melaksanakan berbagai proyek seperti membuat produk atau menyediakan layanan. Sumber daya ini harus dibeli oleh organisasi Anda, dan proses pengadaan harus direncanakan dan dilaksanakan dengan hati-hati. Demikianlah apa yang dimaksud dengan manajemen pengadaan.

Apa itu Manajemen Pengadaan?

Manajemen pengadaan mengacu pada semua tindakan dan strategi yang terkait dengan siklus mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok input produksi. Ini melibatkan pembuatan rencana manajemen pengadaan, pengujian kualitas, pengelolaan kontrak pengadaan, pelaksanaan pembelian, dan aktivitas lain yang diperlukan untuk mengontrol cara pembelian dilakukan di organisasi Anda.

ProjectManager sangat ideal untuk melacak rencana produksi Anda sehingga Anda dapat memperkirakan dengan lebih baik kapan Anda perlu membeli peralatan, bahan, suku cadang, atau apa pun yang diperlukan untuk proyek Anda. Gunakan bagan Gantt kami untuk memetakan tugas dalam proses produksi Anda, mengotomatiskan alur kerja dengan papan kanban, dan melacak biaya dengan bagan beban kerja dan lembar waktu. Mulai gratis hari ini.

Istilah manajemen pengadaan bingung dengan manajemen pembelian oleh kebanyakan orang, tetapi ada perbedaan besar yang sangat penting dalam bisnis, manufaktur, dan manajemen proyek. Inilah perbedaan kedua konsep serupa ini.

Manajemen Pengadaan vs. Manajemen Pembelian

Manajemen pembelian hanyalah sebagian kecil dari manajemen pengadaan, yang lebih besar dan lebih strategis. Manajemen pembelian hanyalah seperangkat dokumen, alat, dan prosedur yang digunakan untuk mengelola proses pembelian, seperti permintaan pembelian, permintaan penawaran, dan pesanan pembelian.

Apa itu Manajemen Pengadaan Proyek?

Pengadaan, dalam hal manajemen proyek, adalah saat Anda perlu membeli, menyewa, atau membuat kontrak dengan beberapa sumber daya eksternal untuk memenuhi tujuan proyek Anda. Hubungan ini, seperti proses lainnya dalam proyek, membutuhkan manajemen.

Mengelola hubungan ini berarti mendapatkan kualitas terbaik dari vendor luar yang dipekerjakan oleh perusahaan untuk membantu dalam menjalankan bisnis. Ada kendala manajemen vendor yang berputar di sekitar biaya dan waktu. Manajemen pengadaan adalah cara untuk lebih efisien dan produktif menangani proses pengadaan, permintaan, pemesanan, percepatan, pemeriksaan dan rekonsiliasi pengadaan.

Namun, sebelum melakukan kemitraan atau pembelian, pertanyaan apakah barang dan jasa tersebut dibutuhkan dari vendor luar harus dijawab. Timbang pro dan kontra dari memproduksi barang atau jasa di rumah dan mengontrak latihan. Apakah hubungan dengan perusahaan luar diperlukan dan hemat biaya dalam jangka panjang? Setelah keputusan yang tepat dibuat, barulah Anda dapat bergerak maju dengan keyakinan bahwa langkah-langkah yang Anda ambil sehat secara finansial dan sesuai dengan jangka waktu Anda.

Apa itu Rencana Manajemen Pengadaan?

Rencana manajemen pengadaan menguraikan persyaratan pengadaan, pedoman, dan keseluruhan proses yang akan diikuti oleh organisasi untuk proyek tertentu. Tingkat kerumitan dan detail rencana manajemen pengadaan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lain, tetapi pada tingkat dasar, rencana manajemen pengadaan Anda harus:

• Tentukan kriteria evaluasi untuk pemilihan pemasok
• Garis besar proses penawaran
• Mengidentifikasi metodologi biaya yang akan digunakan
• Sertakan analisis biaya-manfaat
• Jelaskan mengapa kegiatan pengadaan diperlukan dan bagaimana mereka selaras dengan tujuan strategis organisasi.
• Menetapkan garis waktu untuk kegiatan pengadaan
• Mengidentifikasi pemangku kepentingan manajemen pengadaan
• Menetapkan KPI untuk kegiatan pengadaan
• Cantumkan kendala sumber daya atau asumsi proyek yang mungkin memengaruhi kegiatan pengadaan
• Tentukan persyaratan hukum & pembayaran umum
• Jelaskan berbagai peran & tanggung jawab manajemen pengadaan
• Sertakan perkiraan biaya untuk proyek pengadaan
• Cantumkan potensi risiko yang mungkin memengaruhi pembelian dan strategi mitigasi apa pun
• Sertakan kontrak pengadaan dan dokumentasi seperti permintaan pembelian, pesanan pembelian, permintaan proposal dan permintaan penawaran

Dokumen Pengadaan

Ada beberapa dokumen yang dibutuhkan untuk proses pengadaan. Berikut adalah beberapa yang paling penting.

Permintaan Informasi (RFI)

Dokumen ini digunakan untuk proses pengumpulan informasi formal. Ini ditujukan kepada pemasok barang dan jasa yang mungkin ingin Anda kontrak. RFI membantu manajer pengadaan menemukan pemasok yang akan memberikan apa yang mereka butuhkan dan kapan mereka membutuhkannya dengan harga yang nyaman bagi mereka.

Permintaan Proposal (RFP)

Ketika sebuah organisasi mencari kontrak dengan vendor atau kontraktor, itu akan mengirimkan RFP yang menjelaskan apa yang ingin mereka lakukan. Dokumen tersebut kemudian menangkap deskripsi dan harga untuk melakukan pekerjaan itu oleh berbagai entitas, di mana seseorang dapat dipilih karena mereka menawarkan kesepakatan menyeluruh yang terbaik.

Permintaan Penawaran (RFQ)

Proses ini digunakan untuk meminta vendor atau vendor untuk mengajukan penawaran harga mereka untuk item yang akan digunakan dalam proyek atau usaha lainnya. Hal ini memungkinkan pengirim untuk membandingkan harga dengan vendor potensial lainnya yang bersaing untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Ini adalah bagian penting dalam membuat keputusan yang tepat tentang siapa yang akan dikontrak.

Proses Manajemen Pengadaan

Setelah Anda siap untuk mendapatkan barang dari vendor, manajemen pengadaan proyek dipecah menjadi empat proses.

1. Rencanakan Manajemen Pengadaan

Pengadaan pertama kali diidentifikasi selama fase perencanaan proyek. Untuk setiap kontraktor eksternal, perlu ada pernyataan kerja (SOW) sebagai dokumen yang menguraikan pekerjaan yang dikontrak.

Sebelum kontrak, bagaimanapun, adalah permintaan proposal di mana banyak kontraktor dapat menawar pekerjaan, dan manajer proyek dapat menentukan dari penawaran mereka siapa yang akan mendapatkan kontrak.

Permintaan ini dipikirkan dengan baik karena berfungsi sebagai dokumen panduan di seluruh proyek. Semakin spesifik, semakin baik. Ini menghindari kebingungan nantinya dan membantu mengembangkan rencana yang lebih akurat. Proses ini dikumpulkan dalam rencana manajemen pengadaan, yang mencakup dokumen persyaratan, daftar risiko, persyaratan sumber daya aktivitas, jadwal proyek, perkiraan biaya aktivitas, dan lainnya.

Untuk memandu keputusan ini ada alat dan teknik, seperti analisis make-or-buy, yang membantu menentukan apakah aktivitas tersebut membutuhkan pemasok eksternal atau dapat dilakukan sendiri. Mencari bantuan dari para ahli, melakukan riset pasar, dan bertemu dengan pemangku kepentingan juga membantu memandu keputusan ini.

2. Melakukan Pengadaan

Setelah menyelesaikan dokumen tahap pertama, tahap melakukan pengadaan adalah saat Anda mempelajari tawaran yang datang kembali dan menentukan mana yang akan diterima. Namun, sebelum memutuskan, harus ada kriteria untuk memutuskan penawaran mana yang terbaik untuk proyek dan sesuai dengan manajemen logistik Anda. Perjanjian tersebut kemudian ditandatangani dan rencana manajemen proyek diperbarui.

Putuskan pemenang dengan berunding dengan penawar, memiliki teknik untuk mengevaluasi proposal dan memiliki perkiraan independen untuk memastikan penawaran berada dalam kisaran normal. Tidak ada salahnya untuk mencari nasihat dari para ahli di bidang yang Anda kontrak untuk mendapatkan perspektif mereka.

Ada juga teknik analisis yang bisa Anda terapkan. Periklanan adalah cara yang baik untuk memastikan Anda menyebarkan jaring seluas mungkin, sehingga Anda dapat memutuskan berdasarkan semua penawar potensial. Lalu ada negosiasi pengadaan yang akan diperlukan untuk menyesuaikan kontrak akhir untuk memenuhi kebutuhan Anda dan kontraktor. Anda harus menggunakan pesanan pembelian untuk mendokumentasikan harga, kuantitas, jangka waktu pengiriman, dan ketentuan pembayaran barang/jasa yang Anda pesan. Ini adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang memastikan bahwa Anda dan vendor Anda berada di halaman yang sama. Templat pesanan pembelian kami dapat membantu Anda membuat yang sesuai dengan proyek Anda.

3. Kontrol Pengadaan

Setelah kontrak ditandatangani, manajemen kontraktor tersebut harus digabungkan ke dalam tanggung jawab manajemen secara keseluruhan. Kontraktor dapat berdampak negatif pada anggaran dan jadwal, yang dapat menyebabkan proyek keluar jalur atau lebih buruk.

Oleh karena itu, pembaruan status secara berkala diperlukan untuk meninjau perjanjian kontraktor, mendapatkan pembaruan kemajuan, dan meninjau kinerja pekerjaan untuk memastikan bahwa kontraktor memenuhi persyaratan yang digariskan dalam kontrak mereka. Meskipun Anda mempekerjakan kontraktor karena mereka ahli dalam bidangnya, Anda tetap perlu memantau dan melacak pekerjaan mereka untuk memastikannya berjalan sesuai rencana.

Yang terbaik adalah mengontrak sistem kontrol perubahan dan meninjau kinerja pengadaan secara teratur, termasuk inspeksi dan audit untuk memastikan pekerjaan berjalan dengan benar. Pelaporan kinerja juga membantu manajer tetap mendapat informasi. Perlu ada sistem pembayaran serta administrasi klaim dan sistem manajemen pencatatan. Perintah kerja harus mencakup semua perincian tentang pekerjaan yang dilakukan oleh kontraktor untuk memfasilitasi pemantauan kinerja.

4. Tutup Pengadaan

Sama seperti ada proses untuk memulai pengadaan, ada kebutuhan untuk menyelesaikannya. Apa yang merupakan pekerjaan yang diselesaikan harus dirinci dalam perjanjian awal dengan kontraktor sehingga tidak ada kebingungan di pihak mana pun tentang kapan pekerjaan selesai.

Asuransi dan pengikatan juga biasanya memerlukan pelepasan tanggung jawab secara formal. Hal ini memastikan bahwa tidak ada perubahan yang luar biasa terkait dengan nilai dan tanggal penyelesaian kontrak.

Audit pengadaan membantu proses ini, serta memiliki negosiasi pengadaan yang terstruktur. Sistem manajemen arsip juga diperlukan untuk mengelola semua dokumen yang akan terlibat dalam tahap proses pengadaan ini.

Apa Peran Manajer Proyek dalam Pengadaan?

Manajer proyek terlibat dalam pengadaan, sama seperti aspek lain yang mereka kendalikan dalam proses manajemen proyek. Namun, ini adalah proses yang mungkin tidak mereka miliki dengan otoritas yang sama dengan bagian proyek lainnya.

Meskipun manajer proyek memang memiliki wewenang untuk membuat perjanjian dengan kontraktor atas nama perusahaan, manajer proyek seringkali bukan orang yang mengelola kontrak tersebut. Terlepas dari itu, penting bagi manajer proyek untuk mengetahuinya.

Itu berarti mengetahui enam proses dalam bidang pengetahuan manajemen pengadaan proyek yang dituangkan dalam Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK). Yang pertama adalah rencana pembelian dan akuisisi, artinya menentukan sumber daya eksternal apa yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Manajer proyek memiliki kendali atas hal ini, karena mereka lebih mengetahui tentang kebutuhan proyek secara keseluruhan.

Kontrak rencana adalah pembuatan persyaratan untuk produk atau layanan apa pun yang diperlukan, termasuk apa yang ditawarkan perusahaan untuk produk atau layanan ini. Mereka meminta tanggapan penjual dengan mempersempit perusahaan menjadi segelintir dan kemudian memilih penjual, yang biasanya merupakan pemasok departemen pembelian.

Administrasi kontrak adalah pengelolaan kontrak dengan vendor. Manajer proyek bekerja setiap hari dengan manajer akun vendor. Ketika kontrak dipenuhi, ada penutupan kontrak. Ini biasanya ditangani oleh departemen pembelian.

Bagaimana ProjectManager Dapat Membantu Pengadaan

Seperti bagian proyek mana pun, memiliki alat yang tepat dapat membuat pengadaan manajemen proyek menjadi lebih efektif. ProjectManager menawarkan bagan Gantt online yang memungkinkan Anda merencanakan kontrak pengadaan Anda, mencatat kapan dimulai dan kapan dijadwalkan berakhir. Pembaruan status langsung tercermin, dan Anda dapat melacak kemajuan kontraktor Anda untuk memastikan proyek tetap sesuai jadwal. Bagan Gantt juga dapat membantu dengan materi penjadwalan jika mereka perlu bergabung pada waktu tertentu dalam proyek.

Karena ProjectManager online, semua pembaruan status, termasuk pembayaran pengadaan, langsung tercermin di dasbor waktu nyata. Dasbor waktu nyata kemudian mengambil angka-angka itu dan mengolah data itu, yang disampaikan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Sekarang Anda dapat melihat apakah proyek berjalan sesuai rencana dan mengelola pengadaan apa pun yang telah dibuat untuk proyek tersebut.

Konten Terkait

• Manajemen Pembelian: Panduan Cara Kerja Dengan Praktik Terbaik
• Templat Inventaris
• Cara Membuat Rencana Manajemen Pengadaan

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memiliki bagan Gantt online untuk membantu penjadwalan dan dasbor waktu nyata yang memberi Anda gambaran terkini tentang kemajuan proyek. Mengelola pengadaan proyek tidak pernah semudah ini. Cobalah sendiri dengan mengambil uji coba 30 hari gratis.