Manajemen Kualitas Proyek: Panduan Singkat

Saat Anda mengelola sebuah proyek, batasan rangkap tiga harus selalu menjadi perhatian utama. Namun ada kekhawatiran keempat yang sama pentingnya, namun terkadang dilupakan oleh beberapa manajer proyek saat mereka menjalani fase perencanaan proyek—manajemen kualitas proyek.

Apa itu Manajemen Kualitas Proyek?

Manajemen kualitas proyek adalah proses mendefinisikan standar kualitas untuk hasil proyek, serta langkah-langkah jaminan kualitas untuk menjamin standar tersebut terpenuhi. Namun, kualitas bisa menjadi kata yang sulit dipahami.

Dalam manajemen proyek, kualitas hanyalah apa yang dibutuhkan pelanggan atau pemangku kepentingan dari hasil proyek. Manajemen kualitas proyek secara sederhana dapat didefinisikan sebagai kombinasi dari perencanaan kualitas, jaminan kualitas dan kegiatan pengendalian kualitas. Manajer proyek selanjutnya mendefinisikan ini untuk proyek mereka melalui rencana manajemen mutu.

Selain rencana manajemen kualitas, Anda memerlukan perangkat lunak manajemen proyek yang tepat. ProjectManager menawarkan alat perencanaan, penjadwalan, dan pelacakan proyek terbaik untuk manajemen kualitas proyek yang efektif. Gunakan bagan Gantt, papan kanban, kalender proyek, dan alat lain untuk melacak tugas proyek, sumber daya, hasil proyek secara real time. Mulai gratis.

Apa itu Rencana Manajemen Mutu?

Rencana manajemen mutu adalah dokumen yang membantu tim manajemen proyek menetapkan perencanaan mutu, pengendalian mutu, dan prosedur jaminan mutu untuk mempertahankan standar mutu selama pelaksanaan dan penyelesaian proyek.

Sekarang, mari kita definisikan komponen manajemen kualitas proyek secara lebih rinci.

Perencanaan Kualitas

Pertama, identifikasi persyaratan kualitas untuk hasil proyek Anda dan bagaimana proyek perlu dikelola. Sepakati bagaimana proses ini akan didokumentasikan dan bagaimana informasi itu akan disampaikan. Apakah Anda akan mengadakan pertemuan rutin, email, dll.?

Bagian perencanaan kualitas akan mencakup spesifikasi ini serta metrik untuk mengukur kualitas saat mengelola proyek. Ini harus mencakup daftar periksa kualitas untuk mengumpulkan dan mengatur nilai yang perlu Anda capai selama proyek.

Kontrol kualitas

Kontrol kualitas adalah langkah pertama dalam manajemen kualitas proyek. Ini terdiri dari menentukan persyaratan kualitas untuk hasil proyek dan pengujian, inspeksi dan pelaporan untuk memastikan mereka terpenuhi.

Meskipun mirip dengan jaminan kualitas (QA), perbedaan utama di antara mereka adalah bahwa jaminan kualitas (QA) berfokus pada peningkatan proses untuk mempertahankan standar kualitas dan mencegah masalah, sementara kontrol kualitas (QC) berfokus pada pemeriksaan dan identifikasi masalah.

Peran utama dari kontrol kualitas adalah untuk memastikan aturan diikuti dan bahwa standar kualitas proyek yang diharapkan terpenuhi. Beberapa cara untuk memastikan bahwa kualitas kiriman yang diperlukan tercapai adalah melalui tinjauan dan pengujian sejawat.

Kualitas asuransi

Penjaminan mutu adalah kegiatan terencana dan sistemik yang dilaksanakan dalam suatu sistem mutu sehingga persyaratan mutu suatu produk atau jasa akan terpenuhi.

Gunakan jaminan kualitas untuk memastikan proses Anda benar-benar bekerja untuk membuat hasil proyek memenuhi persyaratan kualitas. Dua cara untuk mencapai ini adalah dengan menggunakan daftar periksa proses dan audit proyek.

Elemen Kunci Manajemen Kualitas Proyek

Manajer proyek mengawasi pelaksanaan rencana manajemen kualitas proyek. Ide utamanya, sekali lagi, adalah untuk memberikan produk atau layanan dengan spesifikasi pelanggan atau pemangku kepentingan. Melakukannya membutuhkan pengetahuan tentang konsep manajemen mutu.

Kepuasan pelanggan

Tanpa kepuasan pelanggan, tidak akan ada kualitas. Bahkan jika kiriman memenuhi semua aspek dari apa yang diminta pelanggan atau pemangku kepentingan tetapi dilakukan sehingga proses itu sendiri tidak memuaskan, ada masalah.

Tentu saja, deliverable harus memenuhi persyaratan tersebut, atau proyek gagal karena produk proyek dan manajemen proyek tidak memenuhi harapan pelanggan atau pemangku kepentingan.

Itu sebabnya menerapkan kontrol kualitas berarti mengelola proses dan orang. Temui pelanggan atau pemangku kepentingan Anda secara teratur agar mereka tetap mengikuti perkembangan proyek. Dapatkan umpan balik mereka dan pastikan Anda sepenuhnya transparan untuk menghindari masalah yang muncul di kemudian hari.

Pencegahan Atas Pemeriksaan

Kualitas tidak datang secara gratis. Biaya Kualitas (COQ) adalah uang yang dihabiskan untuk menangani masalah selama proyek, dan kemudian setelah proyek, untuk memperbaiki kegagalan. Ini dipecah menjadi dua kategori: biaya kesesuaian dan biaya ketidaksesuaian.

Biaya kesesuaian dapat dianggap sebagai biaya pencegahan. Biaya ini terutama terkait dengan pelatihan, proses dokumentasi, peralatan yang dibutuhkan, dan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kualitas dengan benar. Biaya lain yang terkait dengan ini dapat mencakup pengujian, kerugian pengujian yang merusak, dan inspeksi.

Biaya ketidaksesuaian mengacu pada biaya kegagalan internal. Ini terdiri dari mengerjakan ulang sesuatu atau bahkan menghapusnya sepenuhnya. Biaya lebih lanjut dapat berasal dari kewajiban, pekerjaan garansi dan bisnis yang hilang.

Perbaikan terus-menerus

Konsep manajemen proyek yang berkualitas adalah upaya berkelanjutan untuk mengatasi peningkatan hasil dari waktu ke waktu. Baik melalui perubahan kecil, inkremental atau besar, peluang untuk mengidentifikasi dan mengatasi perubahan selalu ada.

Menerapkan konsep ini juga berarti terus memantau dan mendokumentasikan setiap masalah yang muncul, sehingga Anda kemudian dapat menggunakan pelajaran yang didapat saat mengelola proyek di masa mendatang. Dengan cara ini, Anda menjalankan proyek yang lebih efisien dan kemungkinan tidak akan mengulangi kesalahan.

Alat Manajemen Kualitas Proyek Tradisional

Bagan manajemen proyek ini biasanya digunakan untuk manajemen kualitas proyek.

• Diagram jaringan proyek: Diagram jaringan proyek memungkinkan manajer proyek untuk memetakan tugas dan hasil proyek. Ini membantu memahami aktivitas yang diperlukan untuk setiap hasil proyek, yang sangat membantu memastikan kualitas di setiap langkah.
• Diagram afinitas: Diagram afinitas membantu tim proyek mengelompokkan ide, informasi, dan data tentang hasil dan produk proyek. Ini membantu tim lebih memahami persyaratan kualitas yang berbeda yang perlu mereka perhatikan.
• Diagram matriks: Ada diagram matriks yang berbeda yang dapat digunakan untuk membangun hubungan antara hasil dan standar kualitas. Mereka adalah cara yang bagus untuk mengatur informasi manajemen kualitas proyek.
• Bagan program keputusan proses: Bagan ini digunakan untuk mengidentifikasi apa yang bisa salah dalam sebuah rencana. Dalam manajemen kualitas proyek, mereka membantu tim proyek menghindari masalah dan membuat tindakan pencegahan jika prosedur jaminan kualitas gagal.
• Diagram keterkaitan: Diagram keterkaitan memungkinkan tim manajemen kualitas proyek untuk memahami hubungan sebab-akibat yang berbeda antara faktor-faktor yang mempengaruhi kualitas hasil proyek.

Meskipun bagan ini adalah alternatif yang baik untuk mengelola kualitas proyek, menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager adalah alternatif yang jauh lebih baik untuk manajer proyek dan anggota tim.

ProjectManager menawarkan alat dinamis seperti bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, dan banyak lagi sehingga tim proyek dapat tetap berada di atas perencanaan, jaminan, dan kontrol kualitas. Selain itu, ProjectManager sepenuhnya online, sehingga Anda dapat berkolaborasi dengan anggota tim di mana saja, kapan saja.

Menggunakan ProjectManager untuk Mengelola Kualitas

Mengelola proses kualitas proyek melibatkan banyak hal, seperti menetapkan target kualitas yang harus dipenuhi oleh tim Anda, menentukan cara mengukur target kualitas tersebut, dan melaporkannya. Alat manajemen proyek seperti ProjectManager dapat membantu dengan ini.

ProjectManager memiliki bagan Gantt online yang membuat penjadwalan dan pemantauan tugas yang terkait dengan manajemen kualitas menjadi sederhana. Dengan ProjectManager, Anda dapat mengunggah daftar tugas atau spreadsheet, yang kemudian langsung diisi pada garis waktu.

Bagan Gantt online kami juga dapat menyediakan platform kolaboratif yang hebat untuk tim Anda. Setiap tugas biasanya dapat ditautkan ke dokumen pendukung, gambar, dan file lainnya, serta menawarkan dialog di mana anggota tim dapat membicarakan tugas dan menyelesaikan masalah apa pun yang muncul.

Konten Terkait

• Total Quality Management (TQM): Panduan Singkat
• Bagaimana Menangani Waktu, Biaya & Kualitas dalam Manajemen Proyek
• Memenuhi Target Kualitas pada Proyek
• Tips untuk Pengujian Kualitas

Kualitas penting dalam setiap proyek, dan untuk memastikan kualitas, alat yang tepat diperlukan untuk memantau manajemen kualitas. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud dengan dasbor waktu nyata dan bagan Gantt online yang memudahkan pemantauan dan pelaporan kualitas. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.