Pernyataan Lingkup Proyek: Sertakan 7 Hal Ini

Lingkup proyek—ini adalah target yang bergerak dan Anda ingin mendapatkan sasaran tepat sebelum Anda memetakan rencana manajemen proyek Anda . Didefinisikan sebagai jumlah dari semua pekerjaan proyek, ruang lingkup proyek Anda adalah batas di mana seluruh proyek Anda ada.

Tapi ruang lingkup proyek itu bukan hanya tentang manajemen kerja. Untuk mendefinisikannya, Anda harus memahami tujuan proyek, struktur rincian kerja, persyaratan, dan lain-lain. Kemudian, setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, Anda dapat membuat pernyataan ruang lingkup.

Apa itu Pernyataan Lingkup Proyek?

Pernyataan ruang lingkup adalah dokumen yang mendefinisikan semua elemen ruang lingkup proyek serta asumsi, persyaratan proyek, dan kriteria penerimaan. Pernyataan ruang lingkup proyek Anda akan bertindak sebagai alat utama bagi pemangku kepentingan dan rekan tim untuk merujuk kembali dan digunakan sebagai pedoman untuk mengukur keberhasilan proyek secara akurat.

Pernyataan ruang lingkup proyek adalah bagian dari rencana manajemen ruang lingkup, dokumen yang lebih besar yang berisi semua strategi, aturan, dan prosedur untuk mengelola ruang lingkup proyek Anda. Dengan cara yang sama, rencana pengelolaan ruang lingkup merupakan komponen penting dari rencana proyek Anda.

Ketiga dokumen proyek ini sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda, dan sebagai manajer proyek, Anda harus melacaknya. Untuk melakukannya, penting bagi Anda untuk menggunakan perangkat lunak perencanaan proyek yang tangguh seperti ProjectManager. ProjectManager dilengkapi dengan alat perencanaan proyek profesional seperti bagan Gantt, papan kanban, daftar tugas, dan banyak lagi.

Garis Besar Pernyataan Lingkup Proyek

Sekarang setelah kita mengetahui apa itu pernyataan lingkup proyek, mari pelajari cara menulis dokumen manajemen proyek yang penting ini. Mirip dengan Lima W Jurnalisme—Siapa, Apa, Kapan, Di mana, Mengapa—agar pernyataan ruang lingkup proyek Anda diuraikan dengan benar, Anda harus mengatasi tujuh hal ini:

1. Sasaran & Sasaran Proyek

Tujuan dan sasaran proyek adalah apa yang menentukan tujuan proyek. Tujuan proyek adalah langkah-langkah kecil yang mengarah pada tujuan proyek, yang lebih luas. Mulai pernyataan ruang lingkup proyek Anda dengan menjelaskannya. Tujuan dan sasaran ini harus didokumentasikan dalam piagam proyek juga.

2. Persyaratan Proyek

Manajer proyek dan pemangku kepentingan harus mencapai kesepakatan tentang ruang lingkup proyek dan persyaratan proyek lainnya seperti kualitas yang diharapkan, risiko, manfaat dan biaya, antara lain.

3. Deskripsi Lingkup Proyek

Ini mungkin terdengar cukup mudah, tetapi ini adalah langkah yang paling penting. Di sinilah Anda akan menentukan ruang lingkup proyek Anda, yang merupakan semua pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Berikut adalah beberapa langkah sederhana untuk membantu Anda menentukan ruang lingkup proyek.

• Gunakan struktur rincian kerja untuk memvisualisasikan semua tugas proyek, hasil, dan pencapaian Anda.
• Buat daftar apa yang ada dalam cakupan proyek Anda, dan apa yang di luar cakupan. Segala sesuatu yang tidak termasuk dalam lingkup proyek dikenal sebagai pengecualian proyek.
• Identifikasi kendala proyek, yang merupakan semua keterbatasan seperti waktu atau biaya.
• Buat dasar lingkup untuk membandingkan kemajuan aktual Anda dengan lingkup proyek yang direncanakan.

Pengecualian dan kendala proyek sangat penting karena mereka membantu menetapkan batasan untuk keberadaan proyek. Mereka juga mengelola harapan/masukan pemangku kepentingan Anda dan memberi anggota tim Anda beberapa batasan kreatif untuk bekerja di dalamnya.

4. Pengecualian Proyek

Meskipun sangat penting bagi Anda untuk menentukan batasan di sekitar apa yang termasuk dalam proyek sejak awal, Anda juga harus membuat daftar apa yang tidak termasuk dalam proyek ini. Sebagai contoh:

• Pembaruan aplikasi yang direncanakan untuk proyek selanjutnya dan sengaja tidak disertakan dalam proyek ini
• Akses pelanggan yang dibatasi atau dijadwal ulang ke jalur dukungan/fitur produk tertentu

5. Kendala Proyek

Kendala proyek adalah apa yang membuat pengelolaan proyek menjadi teka-teki untuk dipecahkan. Tiga kendala teratas untuk mengelola proyek apa pun biasanya adalah waktu, uang, dan ruang lingkup, yang dikenal sebagai tiga kendala manajemen proyek. Mereka saling berhubungan, artinya jika Anda menarik satu tuas pada 'lingkup', tuas lain pada 'uang' atau 'waktu' juga akan bergerak.

Tetapi ada kendala proyek tambahan yang dapat muncul kapan saja, termasuk risiko, sumber daya, organisasi, metode, pelanggan, dan lainnya. Buat daftar semua kendala yang Anda perkirakan dalam proyek Anda, sehingga Anda dapat mencoba memiliki solusi yang siap diluncurkan saat dibutuhkan.

6. Asumsi Proyek

Asumsi proyek Anda biasanya berkisar pada hal-hal yang akhirnya menjadi kendala, termasuk waktu, uang, dan ruang lingkup. Misalnya, di bagian inilah Anda akan mencantumkan, "tim pengembangan front-end akan tersedia selama periode waktu proyek ini", atau, "tim dukungan pelanggan akan menerima pelatihan produk baru dalam waktu x." Penting untuk mencantumkan ini karena ini tidak hanya akan memberi tahu pemangku kepentingan utama apa kebutuhan sumber daya utama Anda untuk membuat proyek berjalan, tetapi juga akan memberi Anda wawasan cepat tentang di mana faktor risiko terbesar Anda berada.

7. Hasil Proyek

Buat daftar kiriman yang perlu dihasilkan oleh anggota tim Anda untuk memenuhi tujuan bisnis. Ini dapat mencakup produk itu sendiri, instruksi dan manual instalasi, materi pemasaran, siaran pers, kampanye iklan dan banyak lagi.

Garis besar pernyataan lingkup proyek Anda akan membantu bertindak sebagai penanda saat Anda membangun pernyataan lingkup penuh Anda. Karena sementara memprediksi masa depan proyek tidak mungkin pada tingkat yang tinggi, ini adalah langkah pertama untuk membuat proyek Anda sedekat mungkin dengan hasil. Dengan memulai dengan tujuh pernyataan kunci di atas, Anda dapat memulai proyek yang sukses.

Bagan Gantt adalah pekerja keras manajemen ruang lingkup. Namun, sebagian besar perangkat lunak Gantt sangat terbatas dalam hal fungsinya. ProjectManager memiliki bagan Gantt online dinamis yang melakukan pengorganisasian reguler, memprioritaskan dan menghubungkan dependensi dan menambahkan tonggak. Namun tidak seperti alat lainnya, Anda dapat memfilter jalur kritis. Saat Anda menetapkan garis dasar, Anda dapat membandingkan kemajuan Anda yang sebenarnya dengan apa yang telah Anda rencanakan. Tidak ada cara yang lebih baik untuk memantau ruang lingkup proyek.

Templat Pernyataan Lingkup Proyek

Template ruang lingkup proyek gratis kami adalah alat yang sempurna untuk membuat pernyataan ruang lingkup untuk proyek Anda. Cukup isi kolom yang baru saja kami ulas di atas dan mulailah mengelola pekerjaan.

Pernyataan Lingkup Proyek vs. Lingkup Pekerjaan

Ada beberapa hal yang biasanya membingungkan pernyataan ruang lingkup proyek, termasuk ruang lingkup pekerjaan Anda. Mereka mungkin terdengar serupa, tetapi inilah perbedaan utama antara keduanya.

Lingkup pekerjaan Anda adalah perjanjian kerja, biasanya antara konsultan dan klien, yang merinci perjanjian kerja yang akan dilakukan, termasuk, namun tidak terbatas pada:

• Kiriman/produk/hasil
• Garis waktu proyek
• Tonggak proyek
• Laporan ke katalog kemajuan proyek

Meskipun ruang lingkup pekerjaan Anda dapat memakan waktu untuk menulis, itu menguraikan proyek itu sendiri dan belum tentu rencana yang harus diikuti. Pernyataan lingkup proyek, pada gilirannya, memenuhi peran itu dengan merinci dan memetakan apa yang diharapkan dengan rencana proyek dan proyek itu sendiri.

Pernyataan Lingkup Proyek vs. Rencana Manajemen Lingkup Proyek

Mereka mungkin terdengar serupa, dan hasil proyek mungkin serupa, tetapi pernyataan ruang lingkup proyek berbeda dari rencana manajemen ruang lingkup proyek Anda. Rencana manajemen ruang lingkup proyek adalah yang mengikuti pernyataan ruang lingkup proyek, yang merinci proses manajemen ruang lingkup dari awal hingga akhir siklus hidup proyek Anda.

Selain itu, ini membantu menentukan pekerjaan yang harus dilakukan selama proyek, dan mengontrol dan memantau proses tersebut. Ini juga mendokumentasikan dan melacak fase untuk menghindari ruang lingkup merayap, dan membantu penutupan proyek, termasuk audit kiriman dan menilai hasil proyek untuk faktor keberhasilan.

Pernyataan ruang lingkup Anda hampir tidak terlibat—itu hanya payung di atas rencana manajemen ruang lingkup proyek Anda, bertindak sebagai rubrik untuk diikuti oleh pemangku kepentingan dan anggota tim.

Praktik Terbaik untuk Pernyataan Lingkup Proyek yang Berhasil

Berikut adalah praktik terbaik untuk dipertimbangkan saat Anda menulis pernyataan ruang lingkup proyek Anda:

• Hindari menggunakan jargon-bahasa yang berat. Anda akan berbicara dengan banyak orang di berbagai departemen dan spesialisasi, jadi jaga agar bahasa tetap konsisten dan jelas.
• Tetap pendek. Karena ini adalah dokumen yang mencari dukungan pemangku kepentingan, kemungkinan akan ada banyak pengeditan yang harus dilakukan sebelum diselesaikan, dan ini perlu menjadi panduan referensi cepat untuk nanti. Jadi, tetap sederhana dan simpan kata-kata untuk rencana proyek lengkap Anda.
• Tinggal jauh dari pernyataan menyapu. Anda tidak ingin terlalu memaksakan sumber daya Anda pada proyek bahkan sebelum dimulai.
• Pastikan itu menjawab pertanyaan , seperti:
  • Apa keuntungan bisnis jangka panjang?
  • Apa yang diberikannya kepada pelanggan kami yang belum ada?
  • Apakah ini lebih baik dari yang kami tawarkan saat ini di pasar?

Manajer Proyek & Manajemen Lingkup Proyek

Peluncuran proyek besar dapat menuntut waktu dan energi Anda. Jangan biarkan itu membanjiri Anda sebelum kick-off. Sebagai permulaan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak bagan Gantt kami untuk membuat WBS dan mendapatkan visual tentang hasil, serta tugas yang harus diselesaikan sebelum mengirimkan pernyataan ruang lingkup proyek Anda.

Dari sana, Anda dapat mencoba ProjectManager dan menggunakan fitur manajemen tugas kami untuk mengatur semua tugas yang diperlukan, diprioritaskan, dan diurutkan berdasarkan fase proyek. Anda bahkan dapat meminta masukan dari orang lain: anggota tim dapat mengomentari tugas secara langsung sehingga komunikasi tetap teratur dan tepat sasaran.

Awasi sumber daya, tugas, dan hasil Anda, dan banyak lagi sehingga Anda dapat menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya. Dengan ProjectManager, Anda dapat berlatih memetakan garis waktu proyek Anda dengan menggunakan bagan Gantt kami, membuat daftar kiriman menggunakan daftar tugas atau alat kanban kami dan mengundang anggota tim untuk meninjau garis waktu sebelum mengirimkan pernyataan ruang lingkup kepada pemangku kepentingan utama. Mulai uji coba gratis 30 hari Anda hari ini.