Lingkup Proyek 101

Mendefinisikan ruang lingkup proyek adalah bagian penting dari proses perencanaan proyek. Itu karena ruang lingkup proyek menentukan batas-batas apa yang akan dan tidak akan menjadi bagian dari pekerjaan proyek, yang sangat penting ketika membuat anggaran dan jadwal proyek.

Jadi, tentu saja, manajemen ruang lingkup adalah area yang sangat penting dari manajemen proyek dan ada banyak yang harus dipelajari tentangnya. Tapi sebelum kita melompat ke dalamnya, mari kita mulai dengan definisi ruang lingkup proyek.

Apa itu Lingkup Proyek?

Lingkup proyek adalah jumlah total pekerjaan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Ini juga salah satu dari tiga kendala manajemen proyek. Mendefinisikan ruang lingkup adalah bagian dari proses perencanaan proyek dan membantu manajer proyek menentukan apa tujuan proyek, kiriman, tugas, biaya dan tenggat waktu.

Ruang lingkup proyek biasanya didefinisikan dalam dokumen yang disebut pernyataan ruang lingkup, sedangkan rencana manajemen ruang lingkup menjelaskan bagaimana hal itu akan dikendalikan. Mari kita pelajari tentang dokumen manajemen proyek yang penting ini.

Pernyataan Lingkup Proyek

Seperti disebutkan di atas, pernyataan ruang lingkup adalah dokumen manajemen proyek yang menggambarkan ruang lingkup proyek. Ini biasanya mencakup elemen-elemen berikut:

• Tujuan & Sasaran Proyek: Persyaratan proyek atau kriteria penerimaan.
• Hasil Proyek: Hasil tugas proyek.
• Pengecualian & Batasan Proyek: Sebagai manajer proyek, Anda perlu menjelaskan apa yang tidak dapat dilakukan dan mengapa.
• Asumsi Proyek: Beberapa asumsi awal yang dimiliki tim manajemen proyek sebelum melaksanakan pekerjaan.
• Tonggak Pencapaian Proyek: Ini menandai momen penting dalam siklus hidup proyek Anda, seperti akhir fase.
• Lingkup Baseline: Lingkup asli Anda seperti yang Anda rencanakan. Garis dasar lingkup memungkinkan Anda untuk membandingkan hasil aktual dengan apa yang ada dalam pernyataan lingkup Anda.

Pernyataan ruang lingkup juga merupakan pedoman bagi manajer proyek. Ini membantu mereka membuat keputusan tentang permintaan perubahan sepanjang siklus hidup proyek. Perubahan adalah bagian yang tak terhindarkan dari proyek apa pun, tidak peduli seberapa menyeluruh rencana proyek Anda, jadi Anda ingin memasukkan kemungkinan perubahan dalam pernyataan ruang lingkup Anda untuk mengelolanya dengan lebih baik nanti.

Templat pernyataan ruang lingkup proyek gratis kami adalah alat yang sempurna untuk menentukan ruang lingkup proyek Anda. Ini mudah disesuaikan sehingga Anda dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan proyek Anda. Kemudian Anda dapat mencoba ProjectManager untuk mendapatkan cakupan yang kuat dan pengalaman manajemen tugas.

Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup

Rencana manajemen ruang lingkup adalah elemen dari rencana proyek. Ini mencakup pernyataan ruang lingkup serta rencana tindakan yang akan diambil oleh tim proyek untuk memantau dan mengendalikan ruang lingkup proyek.

Bagaimana Mendefinisikan Lingkup Proyek

Mendefinisikan ruang lingkup proyek berarti lebih dari sekadar mengidentifikasi semua tugas, hasil, pencapaian, dan dependensi. Ikuti langkah-langkah ini untuk memiliki pandangan yang lebih holistik tentang ruang lingkup proyek Anda.

1. Tentukan Tujuan & Sasaran Proyek

Tujuan proyek dan tujuan proyek bukanlah hal yang sama. Sasaran adalah tingkat yang lebih tinggi daripada sasaran, yang lebih spesifik. Mereka harus didefinisikan dalam sebuah piagam proyek selama fase inisiasi proyek.

2. Kumpulkan Persyaratan Proyek

Persyaratan proyek juga dapat ditemukan dalam piagam proyek. Pemangku kepentingan memiliki kualitas, keuangan, dan jenis persyaratan proyek lainnya. Persyaratan tersebut akan membantu Anda menentukan apa yang dapat dan tidak dapat dimasukkan dalam cakupan Anda.

3. Pengecualian & Batasan Proyek

Pengecualian proyek mengacu pada apa pun yang tidak akan dilakukan. Menentukan itu sama pentingnya dengan mendefinisikan ruang lingkup. Itu akan membantu Anda menghindari kesalahpahaman dengan pemangku kepentingan proyek. Penting juga untuk mencatat kendala penting seperti biaya yang mungkin mempengaruhi ruang lingkup proyek.

4. Tentukan Tugas & Hasil Kerja

Struktur rincian kerja (WBS) adalah alat perencanaan yang membantu manajer proyek memvisualisasikan semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, mengaturnya berdasarkan hierarki, dan mengidentifikasi ketergantungan dan hasil.

5. Buat Rencana Pengelolaan Sumber Daya

Sekarang setelah Anda mengidentifikasi tugas proyek Anda, saatnya menentukan sumber daya apa yang diperlukan untuk menjalankannya. Ini termasuk anggota tim, peralatan dan bahan. Anda harus mengalokasikan sumber daya tersebut untuk menyelesaikan setiap tugas dalam lingkup proyek Anda. Perkirakan biaya ini dan tambahkan ke anggaran proyek Anda.

6. Ubah Proses Kontrol

Lingkup proyek dapat terkena dampak negatif ketika perubahan seperti persyaratan proyek baru tidak diperhatikan. Itu karena mereka menciptakan pekerjaan ekstra yang tidak diperhitungkan. Itu disebut scope creep. Untuk menghindarinya, Anda perlu mengubah prosedur kontrol seperti permintaan perubahan sehingga tim proyek dapat menyesuaikan rencana manajemen ruang lingkup.

Sekarang setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, Anda telah menyelesaikan langkah pertama dalam proses manajemen ruang lingkup.

Proses Manajemen Lingkup Proyek

Manajemen ruang lingkup adalah salah satu bidang yang paling penting dari manajemen proyek karena mengelola proyek benar-benar mengelola ruang lingkupnya. Itu karena manajemen ruang lingkup terdiri dalam mencapai tujuan proyek dalam waktu dan anggaran yang disetujui oleh para pemangku kepentingan. Namun keputusan tersebut belum tentu mengikat. Hal-hal berubah, tentu saja, tetapi Anda harus memastikan perubahan itu selaras dengan tujuan proyek pemangku kepentingan.

Mengelola ruang lingkup berarti sejak awal Anda dan pemangku kepentingan memiliki jalur komunikasi yang jelas. Anda harus mengetahui visi mereka untuk mengetahui apa yang mereka harapkan dalam sebuah proyek. Dengan begitu, ketika perubahan terjadi, Anda dapat mengarahkannya untuk memenuhi tujuan proyek sambil menjaga keseluruhan proyek tetap pada jalurnya. Tapi itu baru permulaan.

Untuk mengelola ruang lingkup proyek, Anda harus melakukan lima hal:

1. Tentukan Lingkup Proyek
2. Tulis Pernyataan Lingkup
3. Buat Rencana Manajemen Lingkup
4. Tentukan Garis Dasar Lingkup untuk Mengontrol Lingkup
5. Pantau dan Kontrol Lingkup Proyek Anda Selama Siklus Hidup Proyek

Kiat pro: Manajemen Lingkup didefinisikan sebagai area pengetahuan manajemen proyek oleh lembaga manajemen proyek (PMI).

Cara Mengelola Lingkup Proyek dengan ProjectManager

ProjectManager memiliki sekumpulan alat untuk membantu manajer melacak ruang lingkup proyek mereka. Pertama dan terpenting, dari perspektif manajer proyek, adalah bagan Gantt online kami. Gunakan bagan Gantt kami untuk membuat rencana proyek, di mana semua tugas cakupan Anda dijadwalkan dengan penerima tugas dan tenggat waktu. Selain itu, bagan Gantt kami menampilkan bilah kemajuan yang diperbarui secara real time saat anggota tim menyelesaikan tugas mereka, sehingga Anda memiliki transparansi maksimal.

Fitur Manajemen Tugas untuk Melakukan Pekerjaan

ProjectManager hadir dengan tiga tampilan berbeda untuk mengerjakan tugas. Gantt, yang kami sebutkan, papan kanban dan daftar tugas. Ketiga tampilan dapat digunakan untuk mengerjakan proyek yang sama, yang berarti anggota tim dapat mengerjakan tugas proyek dengan cara mereka sendiri. Fleksibilitas ini meningkatkan produktivitas di seluruh tim, memastikan bahwa Anda menghindari scope creep yang ditakuti.

Dasbor Proyek untuk Pelacakan yang Lebih Baik

Dasbor adalah teman terbaik Anda saat Anda mencoba mengenali scope creep. Dasbor proyek waktu nyata kami memberi Anda tampilan langsung metrik penting di seluruh proyek Anda. Data langsung ini memungkinkan Anda melihat kemacetan dan masalah lebih cepat dari yang Anda kira. Selain itu, semuanya ditampilkan dalam grafik sederhana yang dapat dibagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan atau anggota tim.

Cara terbaik untuk mengelola ruang lingkup proyek adalah memiliki alat manajemen proyek online yang memberi Anda data waktu nyata sehingga Anda dapat bertindak ketika masalah muncul dan sebelum menjadi masalah. ProjectManager berbasis cloud, jadi ketika tim Anda memperbarui patung mereka, dari mana pun mereka berada dan kapan pun, informasi itu segera diperbarui dan Anda dapat memantau kemajuan proyek Anda dengan lebih akurat. Buktikan sendiri dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini.