11 Tips untuk Mengoreksi Email

Email memungkinkan kita berkomunikasi — atau salah berkomunikasi — dengan kecepatan cahaya. Itulah mengapa mengoreksi email sangat penting. Kesalahan tata bahasa, tautan buruk, dan lampiran yang hilang menandakan kurangnya profesionalisme, dan kalimat yang membingungkan dapat mengirim pesan yang salah sama sekali.

Strategi pemasaran email yang solid adalah inti dari sebagian besar kampanye pemasaran digital, jadi penting agar email Anda selalu terlihat profesional dan halus. Panduan untuk proofreading email yang efektif ini dapat membantu — selama Anda mengikuti tip berikut:

1. Istirahat
2. Ketahui kesalahan yang biasa Anda lakukan
3. Gunakan alat proofreading
4. Periksa subjek dan tajuk utama
5. Verifikasi nama dan kata ganti
6. Baca keras - keras
7. Periksa tautan dan lampiran
8. Verifikasi fakta dan tanggal
9. Periksa nada Anda
10. Menyederhanakan
11. Bawa dukungan

1. Istirahatlah

Sulit untuk memperbaiki kesalahan saat Anda masih dalam pola pikir yang sama yang menciptakannya. Beristirahat sejenak, berjalan-jalan, atau mengerjakan sesuatu yang lain untuk sementara waktu — lalu kembali dan baca kembali apa yang telah Anda tulis.

Akan jauh lebih mudah untuk menemukan frasa yang tidak jelas, kombinasi kata yang membingungkan, dan kesalahan tata bahasa saat otak Anda segar. Koreksi hari berikutnya untuk pesan penting yang akan dikirim ke banyak orang, seperti promosi penjualan, buletin, dan email otomatis.

2. Ketahui kesalahan Anda yang biasa

Jika Anda mengetahui pola Anda sendiri, Anda dapat menggunakan fitur temukan/ubah komputer Anda — di bawah menu “edit” di sebagian besar browser dan aplikasi — untuk memeriksanya.

Beberapa kesalahan umum yang menjadi kebiasaan antara lain:

• Spasi ganda setelah periode
• Menggunakan pengubah yang tidak perlu seperti "hanya" atau "semacam" yang melemahkan pesan Anda
• Kesalahan ketik umum, seperti "teh" alih-alih "the"
• Menyalahgunakan apostrof dalam bentuk jamak
• Membingungkan kata-kata tertentu seperti mereka/mereka/mereka atau terlalu/ke/dua
• Menggunakan terlalu banyak, atau tidak cukup, koma

3. Gunakan alat proofreading

Tahukah Anda ada plug-in gratis yang dapat memeriksa tata bahasa dan tanda baca saat Anda mengetik di browser atau program email? Grammarly adalah yang paling populer, dan versi gratisnya adalah pekerja keras yang nyata. Ini seperti versi pemeriksaan ejaan yang diperluas yang menandai semua jenis masalah dengan kata dan tanda baca.

Gunakan sendiri dan rekomendasikan kepada tim Anda, sehingga semua komunikasi tertulis Anda akan terlihat profesional dan halus.

4. Periksa subjek dan berita utama

Kesalahan dalam baris subjek adalah hal terakhir yang akan Anda perhatikan saat mengoreksi — tetapi itu adalah hal pertama yang akan dilihat pembaca. Pastikan untuk memberikan garis subjek Anda tampilan kedua.

Jika Anda menggunakan alat pemasaran email Kontak Konstan untuk memformat buletin dan kampanye profesional, saran ini juga berlaku untuk berita utama dan judul topik. Anda cenderung mengabaikan kesalahan dalam judul, tetapi pelanggan tidak.

5. Verifikasi nama dan kata ganti

Tempat lain yang mudah diabaikan adalah nama penerima. Banyak orang sangat enggan melihat nama mereka salah eja. Ini bisa menjadi pemecah kesepakatan, jadi jangan bergantung pada memori Anda — periksa sumber Anda untuk memastikan Anda mengeja nama penerima dengan benar. Jika Anda menggunakan fitur gabungan surat, penting untuk memastikan bahwa database Anda tidak berisi kesalahan dalam nama kontak Anda.

Hati-hati dengan asumsi Anda tentang kata ganti. Penggunaan kata ganti modern bisa fleksibel. Banyak orang menyatakan kata ganti pilihan mereka di baris tanda tangan email mereka akhir-akhir ini, sehingga Anda dapat dengan mudah menentukan apakah Anda berbicara dengan dia, mereka, atau dia. Jika seseorang telah dengan jelas menyatakan preferensi kata ganti mereka, adalah bijaksana untuk menghormati mereka.

6. Bacalah dengan lantang

Untuk memeriksa apakah pesan Anda jelas dan memiliki aliran ide yang lancar, bacalah dengan keras. Anda akan segera melihat kecanggungan atau ketidakjelasan.

Komputer Anda mungkin dapat membacakan kembali pesan Anda — periksa menu "edit" dari aplikasi yang Anda gunakan untuk perintah "ucapan". Jika aplikasi Anda memiliki fitur ucapan, sorot teks yang ingin Anda dengar kembali dan pilih "mulai berbicara". Alihkan pandangan dari layar saat membaca, dan lihat apakah tanda baca dan pilihan bahasa memandu komputer ke nada yang tepat.

7. Periksa tautan dan lampiran

Kebanyakan orang harus mengirim pesan tindak lanjut yang mengatakan "Ups, saya bermaksud melampirkan dokumen ini ke email terakhir itu," atau "Maaf, tautan itu tidak berfungsi — ini yang benar."

Itu adalah kesalahan yang mudah dilakukan — tetapi juga mudah untuk dihindari jika Anda meluangkan waktu untuk mengoreksi. Periksa secara manual setiap tautan di email Anda untuk memastikannya berfungsi dan verifikasi bahwa semua yang ingin Anda lampirkan ada di sana sebelum Anda mengirim.

8. Verifikasi fakta dan tanggal

Kesalahan umum lainnya adalah mencampur nomor dalam email Anda. Misalnya, Anda mungkin gagal menentukan zona waktu, lupa mengonversi jumlah dari Euro ke Dolar, atau secara tidak sengaja menentukan kombinasi hari/tanggal yang tidak ada — seperti mengatakan “Jumat, 2 Juni” padahal 2 Juni benar-benar jatuh pada hari Kamis.

Ini adalah kesalahan yang mudah dibuat, tetapi kebingungan yang dihasilkan dapat membutuhkan banyak waktu untuk diselesaikan. Jika Anda berulang kali mengirimkan informasi yang salah, hal itu dapat merusak kepercayaan orang terhadap Anda sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan.

Hanya perlu beberapa saat untuk memberikan nomor dan tanggal di email Anda sekilas.

9. Periksa nada Anda

Nada bisa rumit. Apa yang dibaca sebagai profesional untuk satu orang mungkin terasa singkat dan tiba-tiba bagi orang lain, sementara pesan yang dimaksudkan sebagai hangat dan ramah mungkin tampak palsu atau bahkan sarkastik bagi pembaca. Perbedaan ini bersifat budaya dan juga individu — dan jika Anda sudah memiliki gesekan dengan penerima, mereka mungkin tidak cenderung memberi Anda manfaat dari keraguan.

Jika Anda belum menyertakan obrolan ringan apa pun dalam pesan Anda, tambahkan satu atau dua frasa. Buka dan tutup pesan Anda dengan formalitas menyenangkan yang berfokus pada pembaca Anda daripada diri Anda sendiri, seperti "Saya harap keluarga Anda baik-baik saja" atau "Semoga berhasil dengan presentasi itu minggu depan."

10. Sederhanakan

Pengeditan yang baik adalah tentang menghilangkan sesuatu — seperti kata-kata tambahan atau kalimat yang tidak perlu — daripada menambahkan. Saat Anda mengoreksi, cari cara untuk menyederhanakan dan mempersingkat pesan Anda.

Lebih pendek selalu lebih baik dalam hal email. Sebagian besar pesan dapat ditingkatkan dengan memotong jumlah kata menjadi dua. Orang-orang sibuk, dan mereka akan mengabaikan pesan yang mereka anggap terlalu lama. Cara terbaik untuk menunjukkan kepada orang-orang bahwa Anda menghormati mereka adalah dengan menghargai waktu dan perhatian mereka.

Ganti kata-kata yang rumit dengan yang sederhana. Mempersingkat kalimat panjang. Pisahkan paragraf panjang. Untuk email, sebaiknya gunakan paragraf dengan masing-masing tidak lebih dari 100 kata.

Paragraf satu kalimat bisa sangat kuat.

11. Bawa dukungan

Mintalah bantuan jika Anda menulis email yang sangat penting — seperti promosi penjualan kepada calon klien, negosiasi yang rumit dengan vendor, atau pesan selamat datang yang akan Anda kirimkan ke setiap pelanggan baru selama berbulan-bulan.

Orang kedua dapat melihat hal-hal dalam tulisan Anda yang tidak akan pernah Anda lihat karena Anda akan selalu membaca kata-kata Anda dalam semangat yang Anda maksudkan. Jika ada cara untuk salah menafsirkan pesan atau nada Anda, pembaca kedua mungkin akan menemukannya.

Jadikan email berfungsi untuk Anda

Mengirim email profesional menjadi mudah dengan templat dan alat yang disediakan oleh Kontak Konstan. Mengikuti tip proofreading email ini akan memastikan bahwa bisnis Anda selalu terlihat halus dan sempurna.