Manajemen Pembelian: Panduan Cara Dengan Praktik Terbaik

Manajemen pembelian sangat penting untuk menjaga organisasi tetap tersuplai dengan baik. Dari pesanan pembelian hingga manajemen inventaris, perlu ada proses untuk menjaga tim tetap dilengkapi dengan persediaan yang diperlukan.

Bagaimana Anda mengelola pemrosesan pesanan pembelian? Mari kita lihat seluk beluk departemen pengadaan dan beberapa praktik terbaik yang harus diikuti saat membeli inventaris.

Apa itu Manajemen Pembelian?

Manajemen pembelian adalah proses pengadaan barang dari pemasok eksternal. Ini adalah manajemen pembelian, penerimaan, peninjauan, dan persetujuan pesanan pembelian. Manajemen pembelian juga mencakup pengelolaan hubungan dengan pemasok.

Bagian hubungan dari manajemen pembelian adalah salah satu aspek terpenting dari proses. Meskipun setiap langkah dalam proses pembelian itu penting, tanpa hubungan kerja yang baik, masalah akan muncul. Semakin baik hubungan antara perusahaan dan vendor, pembelian akan semakin lancar.

Seseorang harus melihat manajemen pembelian sebagai lebih dari sekedar membeli barang dan jasa. Proses pembelian termasuk meneliti bahan dan sumber, memastikan pengiriman tepat waktu, memeriksa kualitas, dan manajemen inventaris serta akuntansi yang menyeluruh.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja berbasis cloud yang memungkinkan Anda mengelola pembelian dalam berbagai tampilan seperti papan, daftar, dan bagan Gantt, serta melacak pembelian Anda secara real time. Dasbor langsung menangkap beberapa metrik seperti waktu dan biaya dan secara otomatis menghitung data untuk membantu Anda memantau pengadaan Anda. Coba ProjectManager hari ini!

Manfaat Manajemen Pembelian

Uang adalah intinya, dan tidak memperhatikan aspek manajemen pembelian ini akan berdampak negatif pada keuntungan bisnis. Manajemen pembelian akan membantu Anda dengan manajemen pengadaan dengan menyusun dokumentasi untuk menunjukkan bahwa keuntungan Anda lebih tinggi daripada yang Anda belanjakan.

• Biaya Lebih Rendah: Biaya yang lebih rendah adalah manfaat terbesar yang dapat diperoleh perusahaan dari manajemen pembelian. Ini termasuk menjalankan departemen pengadaan Anda secara lebih efisien dengan mendapatkan harga dan persyaratan terbaik. Departemen pembelian juga dapat mengambil keuntungan dari garansi dan diskon yang bisa saja jatuh melalui celah.
• Mengurangi Risiko: Manajemen pembelian dapat mengurangi risiko dan menjaga rantai pasokan Anda tetap aman. Risiko dibagi dengan pemasok, dan Anda berpotensi memindahkan risiko ke pemasok yang dapat menanganinya. Departemen pembelian juga dapat mengidentifikasi pasokan utama dan memastikan rantai pasokan aman.
• Perangkat Lunak: Teknologi selanjutnya dapat menambah manajemen pembelian Anda dengan menggunakan perangkat lunak yang mengidentifikasi masalah rantai pasokan dan menambah efisiensi.
• Manajemen Rantai Pasokan: Rantai pasokan adalah aliran barang dan jasa. Manajemen rantai pasokan membantu perusahaan merampingkan aktivitas sisi pasokan mereka untuk membantu memberi pelanggan nilai terbaik. Ini memungkinkan mereka mendapatkan keunggulan kompetitif di pasar, yang mengarah ke bisnis yang lebih layak.
• Manajemen Inventaris: Manajemen inventaris adalah tentang mengendalikan dan mengawasi pembelian bisnis. Manajemen pembelian membantu Anda menyesuaikan persetujuan untuk meningkatkan stok inventaris dengan menyederhanakan proses kontrol inventaris. Ini mengarah pada efisiensi yang lebih besar dan biaya yang lebih rendah. Kanban inventory management adalah salah satu cara untuk mengendalikannya.
• Supplier Relationship Management (SRM): Hubungan adalah kunci untuk manajemen pembelian. Ini adalah cara untuk menemukan manfaat bagi perusahaan dan pemasok. Ketika pemasok bekerja dengan bisnis dan berinvestasi dalam hubungan jangka panjang, keduanya keluar sebagai pemenang. Oleh karena itu, mengelola hubungan ini sangat penting. Sistem manajemen pembelian meningkatkan hubungan pemasok dengan melacak dan menghubungkan perusahaan Anda ke data stok persediaan waktu nyata.
• Manajemen Kualitas: Kualitas juga diuntungkan dengan menetapkan tingkat kinerja target untuk kualitas dan melacaknya untuk memastikan terpenuhi. Metrik seperti daya tahan dan ketepatan waktu pengiriman dapat meningkatkan kualitas produk secara keseluruhan.

Terkait: Template Pesanan Pembelian Gratis

Langkah Siklus Pembelian

Sepanjang siklus pembelian, bisnis akan membuat penentuan kebutuhan, meneliti pemasok, membuat analisis nilai, melakukan proses peninjauan, memantau dan mengevaluasi pesanan, dan banyak lagi.

Ketujuh langkah proses pembelian tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Buat Permintaan Pembelian

Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang digunakan untuk membeli barang atau jasa. Permintaan pembelian dapat untuk operasi bisnis atau manufaktur. Permintaan pembelian mencakup nama dan departemen orang yang meminta barang atau jasa, tanggal permintaan, produk atau jasa yang diminta, deskripsi barang, jumlah dan harga.

2. Persetujuan Anggaran

Anggaran adalah uang yang dialokasikan untuk membeli barang atau jasa. Anggaran memastikan bahwa ada cukup uang yang dialokasikan untuk item tersebut. Ketika anggaran untuk pembelian telah ditentukan, itu harus diserahkan kepada manajer dengan wewenang untuk menyetujui pembelian.

3. Buat RFP

Permintaan proposal menjelaskan pekerjaan dan meminta penawaran dari pemasok untuk barang atau jasa yang terkait dengan proposal. Tidak semua proses manajemen pembelian menyertakan RFP, tetapi ini adalah cara yang baik untuk menstandardisasi hubungan dengan pemasok dan mendapatkan harga terbaik untuk kualitas tertinggi.

4. Pemilihan Pemasok

Setelah Anda mendapatkan kembali RFP, Anda harus memilih pemasok. Memiliki kartu skor pemilihan pemasok dapat membantu Anda mengurangi pilihan Anda dengan merinci karakteristik, keselarasan strategis, kebijakan bisnis, dan kendala apa pun yang akan atau tidak akan Anda tangani. Setelah Anda memiliki pemasok yang sesuai yang menjawab RFP Anda dengan biaya, waktu dan kualitas yang memenuhi kriteria Anda, Anda dapat bernegosiasi, yang akan mengarah ke langkah berikutnya.

5. Buat Pesanan Pembelian

Setelah Anda memiliki pemasok yang menyetujui persyaratan Anda, saatnya untuk membuat pesanan pembelian (PO). Pesanan pembelian adalah dokumen yang mengikat dari pembeli kepada penjual. Perbedaan antara pesanan pembelian dan permintaan pembelian adalah bahwa yang terakhir adalah kontrak. Perusahaan berkomitmen untuk melakukan pembelian dari pemasok yang dituangkan dalam pesanan pembelian. PO dibuat oleh perusahaan, dibuat sebelum pembelian, menjabarkan apa yang dibutuhkan dan menyertakan rincian pembayaran yang diusulkan.

6. Persetujuan Faktur

Setelah Anda memverifikasi pesanan pembelian untuk memastikannya cocok dengan RFP Anda dan dokumen terkait pembelian lainnya, seperti permintaan pembelian, tanda terima, dll., dan menentukan pengecualian apa pun untuk memastikan tidak ada informasi penting yang hilang, Anda dapat membawa pesanan pembelian untuk mengelola untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan.

7. Persetujuan Kontrak

Kontrak dengan vendor dapat bersifat jangka panjang atau untuk sejumlah persediaan. Either way, Anda harus meninjau kontrak dan memastikan semua pihak setuju dengan persyaratan. Yang terbaik adalah memiliki kontrak standar untuk merampingkan proses ini. Sebelum menyetujui, tinjau dengan cermat, karena setelah ditandatangani, ini adalah dokumen yang mengikat secara hukum.

Strategi Pembelian dan Praktik Terbaik

Memiliki strategi pembelian membantu Anda membuat keputusan pembelian yang lebih efektif dan mengirimkan barang berkualitas tepat waktu dengan persyaratan yang disepakati bersama. Ada sejumlah strategi pembelian yang dapat diterapkan perusahaan untuk mendapatkan manfaat ini.

Salah satunya adalah pengadaan sumber tunggal, yaitu ketika perusahaan hanya mengambil satu sumber untuk pengadaan. Ini membutuhkan vendor dengan layanan terbaik yang berdedikasi untuk hubungan tersebut. Sebagian besar, Anda akan menemukan strategi semacam ini saat membeli perlengkapan kantor.

Siklus pembelian adalah ketika perusahaan memesan dari sekelompok vendor reguler, tetapi melakukan outsourcing pembelian ad-hoc yang lebih besar. Lelang pengadaan digunakan dalam proyek jangka pendek untuk mendapatkan harga terbaik. Namun, Anda berurusan dengan pemasok ada beberapa strategi inti yang berlaku untuk semua pengadaan praktik terbaik.

Terakhir, Anda dapat bekerja dengan pemasok yang memberikan persyaratan dan harga terbaik serta membangun hubungan yang kuat. Metode kualitas total (TQM) mengharuskan vendor memberikan kualitas yang semakin baik. Tetapi apa pun yang Anda pilih, program manajemen risiko harus diterapkan ketika berhadapan dengan rantai pasokan apa pun.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Pembelian

ProjectManager adalah perangkat lunak yang membantu merampingkan proses manajemen kerja sambil menghubungkan tim hibrida di mana pun mereka berada atau tingkat keterampilan yang mereka miliki. Pembeli dapat memantau inventaris mereka dan terhubung dengan vendor di alat untuk berbagi dokumen pembelian dan faktur. Pemberitahuan dapat diatur untuk membuat semua orang diperbarui untuk menghindari penundaan yang mahal.

Dapatkan Transparansi dalam Produksi dengan Papan Kanban

Dapatkan transparansi dalam manufaktur Anda untuk memastikan tim Anda memiliki semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk tetap bekerja sesuai kapasitas dengan papan kanban. Alat alur kerja visual ini memungkinkan visibilitas manajer ke dalam proses manufaktur sehingga mereka dapat melihat ketika persediaan rendah dan meminta lebih banyak pasokan dari vendor mereka.

Hasilkan Laporan dalam Detik

Untuk menyelami proses lebih dalam, ada pelaporan sekali klik. Dapatkan laporan tentang timesheets, status, waktu, biaya, dan banyak lagi. Laporan ini dapat dibagikan dengan vendor agar mereka tetap terhubung dan membangun hubungan yang lebih baik. Semua laporan dapat difilter untuk fokus hanya pada data yang ingin Anda lacak.

Simpan File Tanpa Batas di Satu Tempat

ProjectManager memiliki penyimpanan file tak terbatas yang dapat menjadi hub pusat untuk semua dokumen pembelian Anda. Keamanan dapat diatur untuk memungkinkan vendor mengakses hanya bagian perangkat lunak yang penting untuk pekerjaan mereka, sementara data sensitif Anda lainnya dilindungi dan diamankan.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang menyederhanakan pembelian untuk produsen dan perusahaan mana pun yang bekerja dengan vendor luar. Atur pekerjaan Anda, hubungkan tim, dan ciptakan satu sumber kebenaran untuk memastikan semua orang selalu mengerjakan informasi terbaru. Coba ProjectManager hari ini gratis!