Pesanan Pembelian & Proses Pesanan Pembelian Dijelaskan

Sebagian besar proyek Anda akan dikerjakan sendiri, tetapi kemungkinan besar Anda juga akan membuat kontrak dengan pemasok dan pihak lain untuk mengirimkan bahan atau layanan yang dibutuhkan. Bagaimana Anda memastikan bahwa barang tersebut dari jenis yang Anda butuhkan, jumlah yang disepakati dan untuk harga yang memenuhi kendala keuangan Anda?

Parameter ini semua disepakati melalui pesanan pembelian. Ini adalah cara untuk mencapai kesepakatan tentang layanan luar yang diperlukan dalam proyek untuk memastikan Anda dapat menjadwalkannya ke dalam rencana proyek Anda.

Apa itu Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian (PO) adalah kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual yang merinci apa yang diinginkan pembeli dan apa yang disetujui penjual untuk dikirimkan. Rincian tersebut termasuk harga, jumlah, tanggal pengiriman dan syarat pembayaran.

Pesanan pembelian juga menyertakan nomor pelacakan PO. Bergantung pada jenis sistem yang Anda gunakan, ini berperan penting dalam melacak pembelian—dari waktu pembelian hingga pengiriman dan pembayaran.

Pesanan pembelian berasal dari dokumen kertas dan masih digunakan dengan cara ini di banyak industri. Namun, ketika bisnis bermigrasi ke komputer, PO telah mengikutinya. Ada sistem yang menyederhanakan proses pembelian untuk membantu melacak inventaris dan pembayaran.

Siapa yang Membuat Pesanan Pembelian?

Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki departemen pembelian yang didedikasikan untuk mengawasi pesanan pembelian. Perusahaan yang lebih kecil mungkin mengandalkan manajer operasi, manajer keuangan, manajer kantor atau bahkan pemilik bisnis untuk membuat pesanan pembelian.

Tim tertentu dapat menunjuk individu yang ditunjuk untuk membuat pesanan pembelian. Misalnya, perusahaan perangkat lunak dapat menunjuk manajer kantor untuk membuat pesanan pembelian sementara perusahaan keuangan dapat menunjuk manajer keuangan untuk membuat pesanan pembelian. Bagaimana perusahaan mengatur proses pembeliannya akan menentukan siapa yang membuat pesanan pembelian.

Siapa yang Menyetujui Pesanan Pembelian?

Siapa yang menyetujui pesanan pembelian tergantung pada proses yang terjadi di dalam perusahaan tertentu. Perusahaan yang lebih besar mungkin telah menyempurnakan proses pembelian yang terdiri dari persetujuan yang berasal dari lokasi dan departemen tertentu. Sebagai contoh, perusahaan perangkat lunak mungkin meminta direktur dan Chief Financial Officer (CFO) untuk menyetujui pesanan pembelian.

Perusahaan yang lebih kecil dapat beralih ke CFO atau CEO untuk persetujuan pesanan pembelian yang berpotensi memperlambat proses dalam beberapa kasus.

Mengapa Menggunakan Pesanan Pembelian?

Pesanan pembelian membuat apa yang diinginkan pembeli dari penjual menjadi jelas. Ini membantu untuk menghindari kebingungan dalam hal apa yang diinginkan pembeli, berapa banyak, berapa biayanya, kapan dan di mana akan dikirimkan dan sebagainya. Pesanan pembelian berfungsi untuk melindungi pembeli dan penjual. Misalnya, jika pembeli tidak membayar seperti yang disepakati dalam pesanan, atau penjual tidak memenuhi rincian pesanan, mereka dapat menempuh jalur hukum untuk mendapatkan uang, barang, atau kompensasi finansial.

Tentu saja, tuntutan hukum bukanlah keinginan manajer proyek mana pun. Oleh karena itu, pesanan pembelian bertindak sebagai dokumen hukum untuk menghindari perselisihan tersebut dengan menciptakan komunikasi yang jelas antara kedua belah pihak. Ini memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek menyetujui barang atau jasa yang akan dibeli.

Secara praktis, pesanan pembelian hanya membantu melacak pesanan, yang penting karena proyek berubah dan sumber daya harus dialokasikan kembali untuk mencerminkan perubahan tersebut.

Elemen Pesanan Pembelian

Pesanan pembelian bervariasi secara detail, tetapi semuanya memiliki elemen berikut:

• Nomor PO untuk mengidentifikasi dan melacak pesanan
• Tanggal PO untuk diambil saat pesanan disetujui
• Informasi vendor, termasuk nama vendor dan kontak mereka
• Informasi kontak pembeli
• Tanggal pengiriman saat barang atau jasa jatuh tempo
• Metode pengiriman, jika barang dikirim ke lokasi kerja
• Persyaratan untuk pengiriman:
• Item yang termasuk dalam pesanan
• Biaya untuk setiap item
• Total biaya seluruh pengiriman
• Pajak untuk total barang yang dibeli
• Tanggal jatuh tempo pembayaran
• Syarat pembayaran

Bisnis Anda mungkin memerlukan detail lebih lanjut, yang tidak masalah, tetapi jika Anda memiliki setidaknya informasi di atas dalam pesanan pembelian Anda, pemilik dan vendor dilindungi oleh kontrak. Oleh karena itu, untuk melindungi semua pihak secara hukum, sangat penting bahwa semua detail transaksi dinyatakan dan disepakati dengan jelas.

Contoh Pesanan Pembelian

Mari kita lihat contoh pesanan pembelian teoretis untuk mendapatkan pandangan dunia nyata tentang bagaimana proses ini bekerja. Untuk melakukannya, kami akan menggunakan templat pesanan pembelian ProjectManager.com, yang dapat Anda unduh secara gratis di sini. Bayangkan pekerjaan konstruksi, di mana Acme Construction menyadari bahwa mereka membutuhkan lebih banyak papan partikel.

Mereka menghubungi vendor mereka, Joe's Lumber, dan mendiskusikan pesanan melalui telepon. Datang ke kesepakatan tentang harga dan pengiriman, Acme menulis sebuah PO. Mereka menyertakan nama perusahaan dan informasi kontak mereka, membuat nomor PO, tanggal dan ID vendor untuk Joe.

Info Kontak Penjual

Bagian selanjutnya dari pesanan pembelian adalah info kontak untuk vendor, atau dari siapa Acme melakukan pembelian. Ini diikuti oleh kemana barang akan dikirim, dalam hal ini, lokasi kerja. Tanggal pengiriman yang disetujui dicatat dan metode pengiriman, yang dalam hal ini adalah dengan truk.

Rincian Pembayaran

Berikut rincian pembayaran, kapan jatuh tempo dan jika ada syaratnya. Dalam hal ini, pembayaran jatuh tempo pada saat pengiriman dan hanya setelah orang yang dapat dihubungi yang tercantum dalam informasi pengiriman telah memeriksa dan menyetujui kayu tersebut.

Informasi Item Baris

Ada daftar barang, menunjukkan barang, menjelaskannya, jumlahnya, mengutip harga satuan dan kemudian total baris. Untuk pesanan ini, hanya ada satu item baris, tetapi bisa ada beberapa. Berapapun jumlahnya, dijumlahkan setelah pajak pembelian ditambahkan.

Informasi tambahan

Ada kotak di mana informasi tambahan dapat ditambahkan. Ini mungkin cara mencapai lokasi pekerjaan, bagaimana barang harus dikemas, dll. Untuk pekerjaan ini tidak perlu informasi tambahan, dan kotaknya bisa dikosongkan.

Tanda tangan

Terakhir, ada tempat untuk tanda tangan vendor dan tanggal penandatanganan pesanan pembelian. Setelah ditandatangani, ini menjadi kontrak yang mengikat secara hukum.

Proses Pesanan Pembelian

Proses pesanan pembelian termasuk menulisnya hingga pengiriman. Proses PO dipecah menjadi langkah-langkah berikut.

1. Penciptaan

Setelah permintaan pembelian dibuat, pesanan pembelian dibuat, biasanya oleh tim pengadaan atau administrator proyek.

2. Persetujuan

Jika semua orang yang terlibat setuju dengan item, kuantitas, harga dan persyaratan pengiriman, dokumen tersebut disetujui oleh tanda tangan vendor yang menyetujui persyaratan.

3. Pengiriman

Pesanan pembelian dikirim ke vendor melalui saluran apa pun yang telah diterima. Ini dapat dilakukan secara langsung, melalui kertas, dikirim melalui faks atau email, dll.

4. Pengiriman

Vendor mengirimkan barang yang digariskan dalam pesanan pembelian. Barang-barang tersebut diperiksa dan disetujui bila kualitasnya dapat diterima, seperti tidak ada cacat atau barang yang hilang. Ini biasanya dilakukan oleh administrator atau manajer pengadaan di lokasi kerja.

5. Penutupan

Jika semuanya baik-baik saja dengan pesanan, faktur persetujuan dikirim ke pembiayaan untuk pemrosesan pembayaran. Setelah dibayar, pesanan pembelian ditutup.

Pesanan Pembelian vs. Faktur

Anda mungkin pernah mendengar pesanan pembelian dan faktur digunakan secara bergantian, tetapi penting untuk membedakan keduanya. Pesanan pembelian menguraikan barang dan jasa yang tertarik untuk dibeli oleh pembeli, dan mencakup perincian seperti tanggal pembelian, perincian pembeli, informasi pesanan, informasi pengiriman, syarat pembayaran, dan nomor PO. Pembeli mengirimkan pesanan pembelian ke vendor untuk membantu melacak proses pembelian.

Faktur, di sisi lain, bertindak sebagai permintaan pembayaran yang dikirim oleh vendor kepada pembeli segera setelah pesanan dipenuhi. Selain mencantumkan barang dan jasa yang dikirimkan, juga menguraikan berapa banyak uang yang terutang. Faktur biasanya berisi nomor identifikasi, informasi vendor, detail pembayaran, dan berapa banyak yang harus dibayar.

Saat mencoba membedakan pesanan pembelian vs. faktur, ingat perbedaan utama berikut:

• Pembeli mengirim PO ke vendor untuk memantau dan mengontrol proses pembelian
• Vendor mengirimkan faktur sebagai permintaan pembayaran resmi kepada pembeli setelah pesanan dipenuhi

Pesanan pembelian dan faktur adalah dokumen penting yang menguraikan detail barang yang dibeli.

Bagaimana ProjectManager.com Dapat Membantu Proses PO

ProjectManager.com adalah alat manajemen proyek pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan untuk efisiensi yang lebih besar. Menggunakan perangkat lunak kami untuk merampingkan proses pesanan pembelian Anda memungkinkan Anda untuk menghasilkan, melacak dan menutup pesanan pembelian Anda lebih mudah sehingga Anda tidak perlu ditarik dari mengelola proyek.

Salah satu tampilan proyek kami adalah papan kanban, yang memvisualisasikan alur kerja. Papan adalah serangkaian kolom dengan kartu yang ditumpuk di bawahnya yang dapat diseret dan dijatuhkan dari satu kolom ke kolom berikutnya saat mereka bergerak melalui proses pesanan pembelian.

Setelah Anda memiliki kebutuhan pengadaan, Anda dapat menggunakan kolom yang dapat disesuaikan untuk menguraikan proses pesanan pembelian lima langkah Anda. Buat kartu untuk mewakili pesanan pembelian. Lampirkan pesanan pembelian yang sebenarnya ke kartu dan pindahkan ke seluruh papan saat disetujui, dikirim, dan ditutup.

Pengadaan Anda dapat dilacak secara sekilas untuk memastikan pengiriman tepat waktu dengan membuat tanggal jatuh tempo pada kartu. Tambahkan tag untuk menunjuknya ke departemen atau proyek dan membuatnya mudah ditemukan dalam pencarian. Anda bahkan dapat menetapkan kartu tersebut ke manajer pengadaan Anda dan memberi komentar untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka.

ProjectManager.com adalah alat pemenang penghargaan yang membantu Anda tetap teratur untuk meningkatkan produktivitas. Itu dapat mengelola pembelian, perencanaan, pemantauan, dan pelaporan proyek Anda. Bergabunglah dengan organisasi seperti NASA, yang telah menggunakan alat kami untuk menjalankan proyek yang sukses. Coba penawaran uji coba 30 hari gratis ini hari ini.