Rencana Manajemen Mutu dalam Manajemen Proyek

Manajer proyek tahu semua tentang pengendalian rangkap tiga: waktu, ruang lingkup, dan biaya. Tapi sejujurnya, harus ada pengekangan keempat: kualitas. Kualitas pekerjaan Anda dapat membuat atau menghancurkan sebuah proyek, itulah sebabnya mengapa rencana manajemen kualitas sangat penting.

Jika Anda memberikan tepat waktu dan di bawah anggaran, tetapi kualitasnya tidak memenuhi harapan pemangku kepentingan Anda, proyek tersebut tidak berhasil. Mari kita telusuri dampak rencana manajemen mutu pada sebuah proyek, cara membuatnya dan melihat beberapa template untuk membantu Anda memulai.

Apa itu Rencana Manajemen Mutu?

Rencana manajemen mutu adalah dokumen yang membantu manajer proyek dan tim proyek melaksanakan tindakan manajemen mutu dan jaminan mutu. Kualitas, dalam konteks manajemen proyek, adalah memenuhi persyaratan proyek dan memenuhi kebutuhan pelanggan.

Rencana proyek secara keseluruhan akan mencakup rencana manajemen mutu, yang menjelaskan aktivitas yang akan Anda terapkan sepanjang siklus hidup proyek untuk memenuhi sasaran kualitasnya. Anda juga menjelaskan aktivitas ini (dan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menerapkannya) dalam rencana manajemen mutu.

Adalah bodoh untuk mengharapkan kualitas tanpa merencanakannya. Kualitas disengaja dan membutuhkan eksekusi yang terampil. Rencana manajemen mutu adalah langkah pertama untuk mendefinisikan dan mengkodifikasi langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai harapan kualitas proyek. Ini paling baik dilakukan dengan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat mengatur dan berbagi rencana dengan tim proyek.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan berbasis cloud yang memiliki beberapa tampilan proyek yang memungkinkan Anda membuat dan menjalankan rencana manajemen kualitas Anda. Manajer proyek dapat membuat rencana kualitas pada bagan Gantt, yang menghubungkan dependensi, menambahkan pencapaian, dan bahkan memfilter jalur kritis. Kemudian, tim dapat menjalankan rencana di papan kanban dan daftar tugas. Setiap tampilan kerja diperbarui secara real time untuk satu sumber kebenaran. Mulai hari ini secara gratis.

Mengapa Rencana Manajemen Mutu pada Proyek Penting?

Rencana manajemen mutu adalah komponen penting untuk memberikan proyek yang sukses bagi pemangku kepentingan Anda. Tapi itu bukan hanya satu proyek yang mendapat manfaat dari rencana manajemen mutu. Pelanggan mengharapkan konsistensi, dan dengan memiliki rencana untuk mempertahankan kualitas produksi untuk produk atau layanan apa pun yang Anda produksi, Anda dapat secara konsisten memenuhi ekspektasi kualitas mereka.

Manajemen mutu juga tidak terbatas pada tim proyek. Ketika semua orang dalam organisasi memahami rencana tersebut, efisiensi meningkat. Meskipun sangat penting bahwa setiap orang yang terlibat dalam proses manufaktur menggunakan rencana manajemen mutu sebagai panduan, membuat semua departemen memahami rencana tersebut akan meningkatkan efisiensi dan menciptakan tujuan bersama yang dipahami oleh semua orang.

Ketika Anda membuat produk atau layanan yang berkualitas, pelanggan akan memperhatikan. Pasarnya kompetitif, dan kualitas adalah sesuatu yang membuat merek Anda menonjol. Rencana manajemen kualitas membantu Anda memberikan kualitas yang konsisten. Itu, pada gilirannya, membuat pelanggan setia pada produk atau layanan Anda. Pelanggan setia mengarah pada nilai merek; dan itu berarti profitabilitas.

Tentu saja, tidak ada orang yang sempurna, yang merupakan alasan lain mengapa sebuah proyek membutuhkan rencana manajemen mutu. Memiliki pedoman dan prinsip untuk proses bisnis Anda berarti semua orang tahu apa yang harus dilakukan. Ini menciptakan peta jalan yang mengurangi kesalahan manusia. Semakin sedikit kesalahan, semakin sedikit waktu dan uang yang harus Anda keluarkan untuk proyek tersebut.

Siapa yang Terlibat dalam Perencanaan, Pelaksanaan dan Pemeliharaan Rencana Manajemen Mutu?

Rencana manajemen mutu dibuat oleh manajer proyek, yang dapat meminta bimbingan dari beberapa anggota tim, pemangku kepentingan, dan pelanggan. Ada beberapa proyek dan organisasi yang mungkin memiliki peran khusus untuk profesional penjaminan mutu atau pakar mutu, tetapi sebagian besar rencana manajemen mutu direncanakan, dilaksanakan, dan dipelihara oleh manajer proyek.

Terlepas dari siapa yang memiliki rencana manajemen mutu, setiap orang di tim proyek memiliki beberapa peran untuk dimainkan untuk memastikan bahwa kiriman memenuhi harapan kualitas:

• Manajer Proyek: PM mengembangkan proses manajemen mutu untuk memastikan semua kiriman memenuhi harapan kualitas.
• Anggota Tim: Tim bertanggung jawab untuk memenuhi ekspektasi kualitas rencana saat mereka melaksanakan tugas mereka dengan mengikuti standar yang dirancang oleh manajer proyek.
• Organisasi: Organisasi menstandardisasi kontrol kualitas di semua proyek dan memastikan bahwa stafnya dilatih dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk memberikan produk atau layanan berkualitas.
• Pemangku Kepentingan: Pemangku kepentingan perlu menjelaskan dengan jelas apa harapan kualitas mereka dan mereka bertanggung jawab untuk menyetujui pengiriman produk atau layanan tersebut.
• Pelanggan: Pelanggan dan pengguna harus dikonsultasikan seperti pemangku kepentingan jika proyek dirancang untuk menciptakan produk atau layanan bagi pelanggan.

Cara Membuat Rencana Manajemen Mutu untuk Proyek

Saat membuat rencana manajemen mutu, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi komponen kunci. Ini termasuk hasil proyek dan proses proyek. Anda juga perlu menentukan standar kualitas yang akan digunakan untuk mengukur kiriman Anda, serta kriteria yang Anda gunakan untuk mengukur kepuasan pelanggan.

Anda juga perlu membuat daftar aktivitas kontrol kualitas, standar kualitas proses, harapan pemangku kepentingan, aktivitas jaminan kualitas, dan menciptakan hasil yang berkualitas. Setelah selesai, rencana manajemen mutu mengikuti empat langkah berikut:

1. Rencana Pengembangan Rencana Manajemen Mutu

Di sinilah Anda mengidentifikasi tujuan kualitas pelanggan Anda dengan meneliti dan mewawancarai mereka. Anda pasti ingin membuat mereka mengungkapkan kebutuhan mereka dengan jelas dan objektif. Kemudian, Anda akan melihat standar profesional seputar produk atau layanan Anda, seperti hukum, lingkungan, ekonomi, kode, keselamatan jiwa, dan kesehatan.

Rencana manajemen mutu harus menemukan keseimbangan antara apa yang diinginkan pelanggan dan biaya, jadwal, dan standar profesional Anda. Dari sana, Anda dapat mulai mengembangkan rencana dan proses untuk mencapai sasaran kualitas Anda dalam batasan proyek Anda.

Selanjutnya, Anda perlu mengembangkan ambang ukuran kinerja untuk memastikan semua orang setuju bahwa sasaran mutu telah terpenuhi. Pelanggan harus setuju dengan semua tujuan kualitas dan pengukuran kualitas.

2. Jalankan Rencana Manajemen Mutu

Sekarang setelah Anda memiliki rencana, saatnya untuk mewujudkannya. Melaksanakan tugas sesuai dengan rencana dan standar manajemen mutu yang disetujui. Komunikasi sangat penting selama fase ini, untuk merespon dengan cepat dinamika perubahan dalam proyek. Dokumentasikan semuanya dan jelajahi dalam pertemuan pelajaran setelah proyek selesai.

3. Lakukan Pemeriksaan Kualitas

Untuk memastikan Anda memenuhi sasaran kualitas, sangat penting untuk melakukan pemeriksaan kualitas, seperti tinjauan teknis, pengawasan manajemen, dan verifikasi bahwa standar kualitas terpenuhi. Periksa mereka terhadap tujuan kualitas pelanggan Anda. Manajer proyek akan melaporkan temuan ini kepada pemangku kepentingan dalam pertemuan rutin. Perbaikan terus-menerus adalah tujuan dari proses ini.

4. Ambil Tindakan Korektif

Jika, selama pemantauan kualitas dalam proyek Anda, Anda menangkap anomali, Anda perlu merespons untuk mengembalikan proyek ke garis dasar kualitasnya. Dokumentasikan perubahan ini, karena peningkatan kualitas tersebut dapat mengubah rencana manajemen mutu, prosedur, dan alokasi sumber daya.

Template Gratis untuk Membantu Anda Mengelola Kualitas

Rencana manajemen mutu rumit. Anda perlu merencanakan, memantau, dan melaporkan kemajuan, sekaligus cukup fleksibel untuk membuat perubahan dengan cepat saat diperlukan. ProjectManager memiliki lusinan template manajemen proyek gratis yang dapat Anda gunakan secara gratis. Berikut beberapa hal yang berkaitan dengan manajemen mutu:

Templat Bagan RACI

Templat bagan RACI gratis untuk Excel adalah alat yang membantu memastikan semua pemangku kepentingan Anda diperbarui dan bekerja menuju tujuan bersama proyek. Template gratis ini memungkinkan Anda mengidentifikasi peran dan tanggung jawab semua orang yang terlibat dengan proyek.

Templat Rencana Manajemen Proyek

Rencana manajemen mutu adalah bagian dari rencana proyek Anda yang lebih besar. Templat rencana manajemen gratis ProjectManager untuk Word membantu Anda menjangkau seluruh proyek, termasuk bagian manajemen kualitas. Kemudian, Anda dapat menjadwalkan dan menetapkan tugas ke tim Anda.

Templat Daftar Risiko

Ada risiko yang melekat pada setiap proyek, dan jika masalah itu muncul, mereka dapat memengaruhi kualitas pekerjaan Anda. Itu sebabnya Anda memerlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan melacak mereka. Templat daftar risiko gratis ProjectManager untuk Excel memiliki semua yang Anda butuhkan untuk menentukan risiko, menentukan prioritasnya, dan apa dampak potensial pada proyek. Dengan mengatur respons Anda terhadap risiko sebelumnya, kemungkinan besar Anda akan menyelesaikannya sebelum berdampak pada proyek Anda.

Bagaimana ProjectManager Membantu Perencanaan Manajemen Mutu

Sementara template adalah alat yang bagus, mereka pucat dibandingkan dengan perangkat lunak manajemen proyek. Masalah terbesar adalah bahwa templat adalah dokumen statis yang membutuhkan banyak pekerjaan untuk diperbarui. ProjectManager adalah perangkat lunak berbasis cloud yang memberikan data waktu nyata untuk pengambilan keputusan yang lebih mendalam dan tindakan yang lebih cepat untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya.

Dapatkan Beberapa Tampilan Proyek

Manajer menyukai bagan Gantt, tetapi tidak ideal untuk tim. ProjectManager dilengkapi dengan beberapa alat proyek yang memungkinkan tim bekerja sesuai keinginan mereka. Kami memiliki bagan Gantt, tampilan lembar, papan kanban, tampilan kalender, dan papan kanban yang memvisualisasikan alur kerja. Semua tampilan proyek diperbarui secara real time, jadi apa pun yang sedang Anda kerjakan, Anda akan melihat tampilan terbaru.

Gunakan Otomatisasi untuk Mengontrol Kualitas

Manajer dapat menyesuaikan alur kerja dan mengatur pemicu untuk mengotomatiskan pekerjaan rutin yang sibuk. Ini membebaskan anggota tim sehingga mereka dapat berkonsentrasi untuk memberikan kualitas. Anda juga dapat mengontrol status tugas dengan persetujuan tugas untuk memastikan hanya kualitas yang bergerak maju dalam produksi. Anda mengizinkan siapa yang akan memastikan tugas memenuhi harapan kualitas.

Memantau Kualitas secara Real Time

Untuk melacak kualitas dan menangkap masalah dengan cepat, Anda memerlukan data waktu nyata. Dasbor langsung ProjectManager mengumpulkan data waktu nyata dan menghitung angka untuk Anda, yang ditampilkan dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Untuk detail selengkapnya, gunakan fitur pelaporan sekali klik. Saring semua laporan kami untuk menunjukkan apa yang ingin Anda lihat, lalu bagikan dengan mudah kepada pemangku kepentingan agar mereka tetap diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang membantu Anda merencanakan, memantau, dan melaporkan setiap aspek proyek Anda. Buat rencana manajemen mutu, tetapkan tim, pantau kemajuan mereka, dan laporkan kepada pemangku kepentingan untuk mengelola harapan mereka. Anda juga mendapatkan fitur manajemen sumber daya dan tugas. Bergabunglah dengan tim di NASA, Seimen's, dan Nestle yang memberikan kualitas dengan alat kami dan mulai hari ini secara gratis.