Manajemen Sumber Daya: Proses, Alat & Teknik

Manajemen sumber daya adalah salah satu aspek terpenting dari manajemen proyek. Sumber daya proyek mencakup bahan mentah, peralatan, dan sumber daya manusia yang diperlukan untuk melaksanakan tugas proyek, yang semuanya harus dikelola selama proyek tertentu.

Apa itu Manajemen Sumber Daya?

Manajemen sumber daya adalah proses perencanaan, penjadwalan dan pengalokasian sumber daya untuk menyelesaikan sebuah proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk mengawasi proses pengelolaan sumber daya dari awal hingga akhir. Untuk melakukannya, mereka perlu menggunakan alat dan teknik pengelolaan sumber daya.

Manajemen sumber daya melibatkan pembuatan rencana dan proses untuk mengelola sumber daya secara lebih efektif, dan Anda dapat menggunakan spreadsheet, dokumen, perangkat lunak manajemen proyek, atau kombinasi dari ketiganya.

Untuk mengelola sumber daya, Anda harus memantau dan melacak kinerjanya di seluruh proyek Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek dengan dasbor waktu nyata untuk membantu Anda memantau sumber daya proyek Anda. Tidak diperlukan penyiapan dan kami secara otomatis mengumpulkan enam metrik proyek dan menampilkan data dalam grafik yang penuh warna dan intuitif. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Proses Manajemen Sumber Daya

Sebagaimana dinyatakan di atas, manajemen sumber daya adalah proses berkelanjutan yang dimulai selama fase perencanaan proyek dan berlanjut hingga penutupan proyek. Ini dikenal sebagai siklus hidup manajemen sumber daya, yang terdiri dari empat tahap yang harus dipahami oleh manajer proyek untuk mengelola sumber daya proyek dengan benar.

• Perencanaan Sumber Daya: Setelah Anda menentukan ruang lingkup proyek, Anda perlu memperkirakan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Jangan lupa untuk menghitung sumber daya yang mungkin diperlukan untuk mengelola perubahan dan menerapkan strategi manajemen risiko.
• Penjadwalan Sumber Daya: Sekarang setelah Anda memiliki sumber daya proyek, Anda perlu memastikan sumber daya tersebut sudah tersedia. Untuk melakukannya, Anda hanya perlu menyelaraskan jadwal sumber daya Anda dengan jadwal proyek Anda secara keseluruhan dan memiliki rantai pasokan yang solid.
• Alokasi Sumber Daya: Alokasi sumber daya adalah proses berkelanjutan yang secara sederhana didefinisikan sebagai memilih sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat untuk mencapai tugas proyek. Misalnya, ada tugas penting yang perlu diprioritaskan saat membuat jadwal sumber daya.

Terkait: Template Perencanaan Sumber Daya

Teknik Manajemen Sumber Daya

Manajer proyek menerapkan teknik manajemen sumber daya berikut untuk meramalkan, merencanakan, mengalokasikan, meratakan, dan mengoptimalkan sumber daya selama pelaksanaan proyek.

1. Peramalan Sumber Daya

Manajer proyek harus melakukan yang terbaik dalam memperkirakan sumber daya apa yang dibutuhkan untuk sebuah proyek dan bagaimana persyaratan sumber daya tersebut sesuai dengan rencana organisasi saat ini. Untuk melakukan ini, Anda harus menentukan ruang lingkup proyek Anda untuk mengidentifikasi semua tugas proyek dan sumber daya yang diperlukan.

2. Alokasi Sumber Daya

Alokasi sumber daya terdiri dalam mengevaluasi sumber daya yang tersedia, kapasitas, jadwal sumber daya dan tugas-tugas yang perlu diselesaikan untuk menemukan anggota tim dengan keterampilan yang paling relevan dan memastikan mereka memiliki semua sumber daya proyek yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

3. Perataan Sumber Daya

Tujuan dari pemerataan sumber daya adalah untuk menilai keterampilan anggota tim Anda dan menemukan peluang untuk alokasi sumber daya yang lebih baik. Dengan benar-benar memahami apa yang dapat ditawarkan oleh anggota tim Anda, Anda dapat menetapkan tugas berdasarkan kemampuan mereka untuk memaksimalkan efisiensi sumber daya.

4. Pemanfaatan Sumber Daya

Perencanaan sumber daya yang cermat sama pentingnya dengan pelacakan sumber daya. Manajer proyek perlu melacak pemanfaatan sumber daya untuk menemukan sumber daya yang tidak digunakan secara efisien. Kemudian mereka dapat dengan mudah mengalokasikan kembali sumber daya tersebut atau membuat perubahan pada rencana pengelolaan sumber daya.

Alat Manajemen Sumber Daya

Ini adalah alat yang digunakan manajer proyek untuk menerapkan teknik manajemen sumber daya untuk merencanakan dan memantau sumber daya proyek.

Rencana Pengelolaan Sumber Daya

Sama seperti setiap aspek manajemen proyek lainnya, saat Anda menjadwalkan sumber daya, Anda ingin memulai dengan rencana sumber daya terlebih dahulu. Ini adalah landasan di mana Anda akan membangun proses manajemen Anda. Buat daftar terperinci dari semua sumber daya yang menurut Anda diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Semakin detail, semakin baik.

Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

Karena ini adalah rencana, Anda ingin melibatkan orang lain dalam proses ini, karena anggota tim tertentu mungkin memerlukan sumber daya tambahan daripada yang Anda harapkan. Pastikan untuk menyertakan personel dan peralatan penting dan tidak penting. Lebih baik merencanakan barang dan tidak pada akhirnya membutuhkannya daripada harus berebut, katakanlah, mendapatkan peralatan mahal pada menit terakhir, dan membayar harga premium. Perencanaan sumber daya, singkatnya, adalah perencanaan keuangan.

Struktur Perincian Sumber Daya (RBS)

Sekarang setelah Anda memiliki daftar lengkap sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda, Anda ingin memesannya dengan cara tertentu. Anda dapat membuat hierarki sumber daya, juga dikenal sebagai Struktur Perincian Sumber Daya (atau RBS), menurut organisasi perekrutan (seperti struktur pelaporan atau hierarki tim) atau berdasarkan geografi (seperti semua tim atau peralatan yang diperlukan di Asia atau Afrika).

Hirarki dasar ini harus mencakup personel dan sebaiknya semua sumber daya di mana dana proyek akan dibelanjakan, tetapi terserah Anda untuk menentukan jenis hierarki yang relevan dengan proyek Anda. Perhatikan bahwa RBS berbeda dari struktur rincian kerja dalam rencana proyek biasa, yang mendefinisikan tugas yang terkait dengan bagian inti proyek.

Matriks Tugas Tanggung Jawab

Dengan sumber daya Anda terdaftar dan terorganisir, Anda dapat mulai mendefinisikan sumber daya yang memiliki berbagai tingkat tanggung jawab untuk menyelesaikan tugas proyek atau proyek secara keseluruhan. Ini disebut Matriks Tugas Tanggung Jawab (atau RAM). Di sinilah Anda dapat memperjelas peran dan tanggung jawab seluruh proyek.

Anda dapat membaginya menjadi siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tugas apa, siapa yang memiliki tugas itu, siapa yang dapat membantu jika ada pertanyaan tentang tugas tersebut dan siapa yang perlu tetap mendapat informasi tentang kemajuan tugas ini. Banyak RAM adalah bagan sederhana dengan huruf kode yang mendefinisikan berbagai fungsi akuntabilitas, berdasarkan metode RACI. R adalah singkatan dari "Bertanggung jawab", A adalah "Akuntabel", C adalah "Berkonsultasi" dan I adalah "Diinformasikan." Anda dapat melakukan ini secara individu atau peran tergantung pada kebutuhan organisasi.

Histogram Sumber Daya

Histogram sumber daya dapat digunakan untuk menyediakan visual sumber daya bagi siapa saja dalam proyek yang perlu tetap berada dalam lingkaran. Ini adalah cara cepat dan mudah untuk melihat alokasi sumber daya Anda dan mencatat apakah ada yang kelebihan atau kekurangan alokasi. Anda kemudian dapat menangani sumber daya yang dialokasikan secara keseluruhan dengan cepat dan mengalokasikan kembali sesuai kebutuhan kepada seseorang yang beban kerjanya lebih ringan. Namun, dalam beberapa perangkat lunak manajemen proyek, ini lebih dari sekadar tampilan sederhana. Ini adalah alat penjadwalan untuk mengalokasikan kembali pekerjaan berdasarkan ketersediaan atau alokasi berlebih atau alokasi rendah.

Istilah Kunci Manajemen Sumber Daya

Untuk lebih memahami pengelolaan sumber daya untuk proyek dan untuk mempelajari cara mengembangkan rencana sumber daya yang efektif, pertama-tama kita ingin memecah berbagai istilah dan proses yang sering dikaitkan dengan pengelolaan sumber daya. Ingat, sumber daya dapat berupa manusia atau non-manusia, seperti peralatan atau ruang kantor. Itu semua yang memiliki biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Alokasi Sumber Daya yang Berlebihan

Overallocation secara sederhana berarti ketika seseorang diberikan terlalu banyak pekerjaan. Mereka tidak dapat menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang telah Anda jadwalkan atau alokasikan untuk diselesaikan. Hal ini dapat menyebabkan lembur, yang berdampak pada anggaran, atau dapat memblokir dan bahkan menggagalkan proyek. Sangat penting bahwa sumber daya seimbang sehingga Anda akan membutuhkan cara untuk tetap di atas beban kerja tim Anda sepanjang siklus hidup proyek.

Untuk melihat dengan tepat bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda mengelola sumber daya, tonton video singkat di bawah ini. Fitur seperti bagan Gantt, kalender beban kerja, lembar waktu, dan laporan proyek digabungkan untuk menyederhanakan pengalaman pengelolaan sumber daya Anda. Dan ketika fitur tersebut online, maka semua data Anda dalam waktu nyata, sehingga pembaruan sumber daya Anda selalu baru. Belajarlah lagi:

Ketergantungan Sumber Daya

Ketergantungan sumber daya mengacu pada teori bahwa organisasi harus menghindari meletakkan semua telurnya dalam satu keranjang tim. Artinya, ketergantungan yang berlebihan pada satu tim untuk menyelesaikan pekerjaan inti, terutama jika itu adalah tim eksternal, dapat menyebabkan hambatan beban kerja dan kekurangan sumber daya. Anda ingin merencanakan melawan ketergantungan yang tidak sehat pada satu tim atau satu sumber daya untuk menyelesaikan pekerjaan.

Anda dapat mengurangi ini dengan mendistribusikan pekerjaan di beberapa sumber daya atau memiliki rencana cadangan jika sumber daya peralatan yang direncanakan menjadi tidak tersedia. Anda juga ingin memastikan sumber daya Anda tidak diblokir oleh ketergantungan yang berlebihan atau ketergantungan yang berlebihan pada satu atau lebih sumber daya. Jika salah satu anggota tim memiliki terlalu banyak tugas dan tidak cukup waktu untuk menyelesaikannya, mereka dapat menghalangi pekerjaan orang lain.

Ingat bahwa tidak setiap sumber daya hanya bekerja pada proyek Anda, mereka mungkin memiliki pekerjaan lain yang ditugaskan kepada mereka. Anda harus dapat melihat semua proyek mereka jika Anda ingin mengelola sumber daya secara efektif, di situlah perataan sumber daya berguna.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Sumber Daya

Manajemen sumber daya dikembangkan untuk mengelola sumber daya dalam proyek Anda, yang memerlukan visibilitas ke ketersediaan sumber daya, beban kerja, dan lainnya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memberi Anda data waktu nyata untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan saat mengelola sumber daya.

Rencanakan Sumber Daya Dengan Gantt Charts Interaktif

Sumber daya dan biaya dapat dijadwalkan dengan tugas pada tampilan proyek bagan Gantt kami. Setelah Anda menetapkan garis dasar, Anda juga dapat berkonsultasi dengan kemajuan yang direncanakan versus kemajuan aktual dari keseluruhan proyek Anda untuk mendapatkan informasi awal jika ada masalah dengan sumber daya. Bilah kemajuan memberi tahu Anda kemajuan yang dibuat pada tugas tertentu sesuai dengan upaya yang direncanakan. Jika Anda tidak memenuhi baseline Anda, alokasikan ulang sumber daya Anda agar tetap di jalurnya.

Kelola Beban Kerja dan Buat Tim Tetap Produktif

Tim Anda adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Anda dapat mengatur ketersediaan tim Anda, hari kerja, hari libur, dan PTO untuk di mana pun tim Anda bekerja. Begitu mereka mulai bekerja, Anda tidak ingin membakarnya atau membiarkannya menganggur. Halaman beban kerja berkode warna kami memungkinkan Anda melihat sekilas apakah anggota tim Anda dialokasikan secara keseluruhan atau kurang dialokasikan. Beban kerja yang seimbang menghasilkan tim yang lebih produktif dan bahagia—dan tim yang lebih bahagia akan lebih produktif.

Lacak Sumber Daya Anda Dengan Dasbor dan Laporan Real-Time

Anda telah merencanakan pengelolaan sumber daya, tetapi saat menjalankan proyek, Anda harus memantau sumber daya tersebut. Jika Anda tidak mengawasi bagaimana Anda menggunakan sumber daya, Anda berisiko melampaui anggaran atau melewatkan tenggat waktu. Dasbor real-time kami secara otomatis mengumpulkan data langsung dan menampilkannya dalam grafik warna-warni yang memetakan enam metrik proyek. Satu klik dan Anda dapat menghasilkan laporan yang masuk lebih dalam ke beban kerja, waktu, biaya, dan banyak lagi. Semua laporan dapat disaring dan dibagikan dengan pemangku kepentingan sesuai keinginan Anda.

Perangkat lunak kami membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melaporkan sumber daya proyek. Anda dapat mengalokasikan dan melacak biaya sumber daya, melihat ketersediaan tim Anda untuk membuat tugas, dan memantau semuanya dengan dasbor yang berfungsi sebagai laporan status instan. Dapatkan semua yang Anda butuhkan untuk mengelola sumber daya di satu tempat.

Saat Anda mengelola sumber daya pada sebuah proyek, ada banyak hal yang harus dilakukan, dan proses itu bisa menjadi rumit dan membingungkan. Namun, dengan alat online yang tepat, Anda dapat merencanakan, memantau, dan melaporkan sumber daya Anda dengan kontrol dan akurasi yang tinggi. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud yang memberi Anda alat yang Anda butuhkan untuk mengarahkan proyek Anda ke penyelesaian yang sukses. Cobalah sendiri.