Manajemen Arsip: Panduan Singkat

Baik Anda mengelola proyek tradisional, gesit, atau hibrida, semuanya memiliki satu kesamaan: dokumentasi. Bergantung pada metodologinya, manajemen proyek membutuhkan banyak dokumen, itulah sebabnya manajemen arsip sangat penting.

Manajemen catatan membantu mengontrol proyek Anda saat ini dan mengatur panggung untuk proyek masa depan. Mari kita definisikan apa itu manajemen arsip, jelajahi peran manajer arsip, dan garis besar siklus hidup manajemen arsip. Setelah panduan singkat ini, Anda akan dapat mengelola proyek apa pun dengan lebih baik.

Apa itu Manajemen Arsip?

Manajemen arsip adalah pembuatan arsip proyek dan memelihara serta menyimpannya dengan benar. Ini adalah proses sistemik yang memberi orang akses ke catatan proyek untuk digunakan di masa mendatang melalui organisasi, perencanaan, dan pelacakan selama pelaksanaan proyek. Catatan adalah dokumen yang menguraikan rincian yang relevan dengan proyek dan memerlukan pemantauan untuk mengelola proyek.

Saat mendekati manajemen arsip, Anda perlu menentukan jenis informasi yang harus direkam serta proses untuk merekam data. Anda harus mengetahui cara menangani dan mengumpulkan arsip serta jangka waktu penyimpanan dan penyimpanan arsip tersebut. Ada juga catatan pembuangan atau perlindungan yang berhubungan dengan kejadian eksternal.

Menghasilkan catatan proyek adalah bagian dari proses manajemen catatan. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen kerja dan proyek yang memiliki laporan sekali klik yang menangkap data proyek secara real time. Menghasilkan laporan tentang biaya, waktu dan banyak lagi. Semua laporan dapat difilter untuk hanya menampilkan informasi yang ingin Anda lihat. Laporan ini mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan dan disimpan di perangkat lunak berkat penyimpanan file kami yang tidak terbatas. Mulailah dengan ProjectManager gratis hari ini.

Cara Memelihara Catatan Proyek

Pembuatan dokumen persyaratan kepatuhan diperlukan untuk menguraikan prosedur yang harus diikuti oleh tim proyek untuk memastikan semua orang patuh. Rencana file diperlukan untuk mengetahui jenis catatan apa yang diperlukan untuk proyek tersebut. Harus ada metode untuk mengumpulkan dokumen usang di semua sumber catatan, serta cara untuk menangkap dan mengaudit catatan. Ini termasuk sistem yang dapat memantau dan melaporkan catatan.

Tidak semua dokumen proyek adalah catatan. Catatan, menurut manajemen proyek, adalah dokumen yang disimpan untuk menunjukkan bahwa tindakan tertentu telah diambil. Sistem manajemen arsip adalah alat yang memungkinkan Anda mengurutkan arsip dan non-rekaman, seperti duplikat dan draf kasar. Contoh catatan termasuk persyaratan proyek, ruang lingkup proyek, jadwal, anggaran, laporan kemajuan, kontrak, dll.

Peran Manajer Rekaman

Manajer rekaman adalah posisi manajemen proyek, dan orang ini bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola catatan fisik dan digital yang terkait dengan proyek. Manajer arsip bertanggung jawab untuk mengelola informasi yang diterima dan dihasilkan oleh proyek secara akurat, aman dan efektif. Tidak semua proyek memiliki manajer rekaman dan di beberapa organisasi, manajer rekaman juga merupakan manajer proyek. Itu juga bisa jatuh ke dalam ilmu informasi atau peran manajemen, manajer TI atau manajer urusan peraturan atau arsiparis.

Tergantung pada proyek dan organisasinya, manajer arsip akan menetapkan dan mengawasi sistem manajemen arsip. Mereka juga mengembangkan, memelihara, memverifikasi dan mengevaluasi sistem yang ada, menghasilkan berbagai laporan yang diperlukan untuk merekam manajemen proyek secara menyeluruh.

Manajer rekaman biasanya adalah orang yang ditunjuk untuk pertanyaan dan permintaan informasi yang datang dari klien internal atau eksternal. Mereka bertanggung jawab untuk mengikuti persyaratan dan peraturan keuangan, hukum dan administrasi. Ini juga merupakan tanggung jawab mereka untuk mengarsipkan atau menghancurkan catatan dan memastikan catatan yang disimpan dapat diakses.

Terkait: Template RFI Gratis untuk Word

Catatan Siklus Hidup

Siklus hidup arsip adalah tahapan yang dilalui arsip saat dikelola selama masa pakainya. Ada tiga tahap utama dari siklus hidup arsip: penciptaan atau penerimaan, distribusi, dan penggunaan dan disposisi. Tahap pertama adalah reproduksi atau produksi data yang direkam atau didokumentasikan. Misalnya, menghasilkan laporan, anggaran atau ruang lingkup proyek.

Selanjutnya adalah tahap distribusi dan penggunaan. Setelah catatan dibuat, itu didistribusikan baik secara internal maupun eksternal. Catatan akan sering digunakan pada tahap ini dalam siklus hidupnya dan harus mudah diakses. Durasi tahap ini bervariasi pada jenis proyek dan bisa di mana saja dari jam ke tahun.

Tahap terakhir adalah disposisi di mana arsip dimusnahkan atau diarsipkan untuk digunakan sebagai data historis ketika merencanakan proyek masa depan yang serupa dalam lingkup dengan yang baru saja selesai. Dalam beberapa kasus, periode penyimpanan arsip yang tidak aktif berakhir, menandakan akhir dari siklus hidupnya. Pada titik ini, manajer arsip akan menentukan apakah arsip dimusnahkan atau diarsipkan.

Klasifikasi Catatan

Arsip dapat diklasifikasikan dalam banyak cara untuk membantu mengatur arsip. Untuk tujuan kita, kita akan melihat tiga klasifikasi arsip yang berlaku untuk arsip fisik dan digital.

1. Catatan Perusahaan: Catatan ini terkait dengan aktivitas bisnis sehari-hari dan umum di sebagian besar perusahaan. Mereka dapat mencakup semuanya mulai dari manajemen tim, keterlibatan pemangku kepentingan, pembelian, penjualan, dan kontrak.
2. Catatan Industri: Catatan jenis ini juga umum tetapi hanya berlaku untuk industri tertentu. Dalam hal manajemen proyek, mereka adalah catatan unik untuk industri yang tidak akan ditemukan di bisnis lain.
3. Legal Hold Records: Arsip yang diamanatkan oleh penasihat hukum atau personel kepatuhan dan harus disimpan untuk jangka waktu tertentu oleh pemerintah atau perusahaan disebut legal holding. Mereka terkait dengan masalah seputar audit kepatuhan atau litigasi.

Terkait: Manajemen Proyek Hukum – Panduan Singkat

Mengelola Catatan Fisik

Sementara manajemen proyek berbagi dengan sebagian besar industri transisi dari catatan fisik ke digital, masih ada catatan fisik yang harus dikelola di sebagian besar proyek. Sementara file digital mungkin lebih mudah untuk dibagikan dan disimpan, file fisik dapat dikelola secara efektif dengan tips manajemen file yang tepat.

File fisik memakan ruang dan bisa mahal. Dalam beberapa kasus, Anda harus selektif tentang file mana yang Anda simpan. Pastikan Anda tidak mengajukan apa pun yang berlebihan atau tidak perlu. Untuk catatan yang Anda simpan, pastikan catatan tersebut konsisten dengan cara Anda menamainya. Simpan dokumen yang berpikiran sama, seperti semua dokumen untuk satu proyek. Ini akan memudahkan Anda menemukan apa yang Anda cari.

Saat Anda menyortir file, Anda juga ingin memisahkannya berdasarkan yang sedang berlangsung dan yang lengkap. Misalnya, proyek yang sudah selesai dapat dimasukkan ke dalam satu laci lemari arsip sementara proyek yang masih dalam proses harus dikumpulkan di laci lain. Buat subfolder untuk mengatur kertas Anda dengan lebih baik, dan tidak ada salahnya untuk membuat salinan digital dari dokumen penting Anda bahkan jika Anda lebih suka catatan fisik, asalkan Anda memiliki cadangan.

Manajemen Arsip Elektronik

Mayoritas bisnis, bagaimanapun, akan memiliki file digital. Bagaimana Anda mengelola catatan elektronik Anda? Pertama, Anda harus memiliki sistem yang melakukan pencadangan rutin jika ada masalah teknis yang dapat menghapus atau merusak data Anda. Itu termasuk rencana pemulihan bencana.

Untuk penyimpanan, Anda dapat menyimpan file Anda secara online, near-line (dalam sistem manajemen dokumen departemen) atau offline. Online bisa mahal, tentu saja, dan keamanan tergantung pada layanan yang Anda gunakan. Saat file online, file tersebut langsung dapat diakses dari mana pun Anda memiliki koneksi internet, yang berguna untuk pekerjaan jarak jauh.

Penyimpanan online dan near-line dapat menjadi tempat yang aman untuk menyimpan catatan Anda. Penyimpanan offline pada pita magnetik dan media optik dapat menurun tanpa perawatan dan selalu ada ancaman bahwa perubahan teknologi akan mengakibatkan file Anda menjadi tidak dapat diakses.

Manajemen Catatan & ISO

ISO, Organisasi Internasional untuk Standardisasi, adalah federasi global badan standar nasional. Ini adalah organisasi non-pemerintah yang terdiri dari standar untuk banyak negara di seluruh dunia. Manajemen arsip ISO 15489 adalah standar global pertama untuk manajemen arsip dan diterbitkan pada tahun 2001 dan diadopsi oleh lebih dari 50 negara dan lebih dari 15 bahasa. Tinjauan dan konsultasi berlangsung selama tiga tahun dan versi revisi diterbitkan pada tahun 2016.

Konsep inti dan prinsip standar mencakup catatan, sistem catatan, kebijakan, tanggung jawab, pemantauan dan pelatihan untuk pengelolaan catatan yang efektif. Ini berlaku untuk pembuatan, penangkapan, dan pengelolaan catatan di semua jenis bisnis dan teknologi. Ini tersedia untuk dijual di situs web ISO.

Bagaimana ProjectManager Membantu Manajemen Catatan

Jika Anda mencari alat digital yang dapat mengatur, memantau, dan melaporkan proyek Anda, tetapi juga berfungsi sebagai sistem manajemen arsip yang tidak terbatas dan aman, maka Anda memerlukan ProjectManager, perangkat lunak manajemen kerja dan proyek. Alat online kami dapat menghasilkan dan menyimpan catatan yang Anda perlukan untuk mengelola proyek Anda dan mengaksesnya saat merencanakan proyek Anda berikutnya.

Catat Jadwal dan Anggaran Dengan Gantt Charts Online

Beberapa catatan paling penting untuk proyek Anda adalah rencana yang menguraikan jadwal dan anggaran Anda. Bagan Gantt interaktif kami memudahkan untuk mengatur pekerjaan Anda, menautkan dependensi untuk menghindari kemacetan, dan menetapkan garis dasar untuk mengukur varians proyek Anda secara real time saat Anda menjalankan rencana. Bagan Gantt mudah dibagikan dengan seluruh tim, menunjukkan seluruh proyek pada garis waktu visual, yang kemudian dapat disimpan untuk panduan penting saat merencanakan proyek Anda berikutnya.

Kelola Catatan pada Tampilan Daftar yang Kuat

Bagan Gantt adalah salah satu dari beberapa tampilan proyek yang memungkinkan Anda untuk mengelola catatan Anda dengan alat yang Anda inginkan. Ada papan kanban, lembar dan tampilan kalender. Bahkan ada tampilan daftar, yang memudahkan untuk menangkap semua catatan proyek Anda, melihat statusnya seperti yang Anda harapkan proyek dan bahkan melampirkan file dan komentar untuk mendorong kolaborasi yang lebih baik dengan tim baik di kantor atau bekerja dari jarak jauh.

Memiliki hub pusat untuk catatan proyek Anda yang berfungsi ganda sebagai alat yang Anda gunakan untuk mengelola dan menjalankan proyek Anda membantu Anda bekerja lebih efisien. Fitur pencarian global kami membuatnya cepat dan mudah untuk menemukan apa yang Anda cari berdasarkan file, proyek, tugas, dan lainnya. Dapatkan hasil secara real time, yang berarti Anda melihat apa yang terjadi saat ini dan bukan cuplikan masa lalu. Tambahkan otomatisasi alur kerja, persetujuan tugas, manajemen sumber daya, dan lainnya, menjadikan perangkat lunak kami toko serba ada untuk semua kebutuhan manajemen proyek Anda.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek dan pekerjaan pemenang penghargaan yang menghubungkan tim hibrida pada platform kolaboratif dengan satu sumber kebenaran untuk membuat semua orang bekerja lebih baik bersama-sama. Atur pekerjaan, pantau kemajuan dan laporkan kinerja, simpan semua catatan proyek Anda dengan penyimpanan file tak terbatas kami. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang memberikan kesuksesan dengan perangkat lunak kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.