Manajemen Proyek Jarak Jauh: Panduan Cepat dengan Praktik Terbaik

Pada awal manajemen proyek, semua orang secara fisik bekerja bersama. Tetapi manajemen kerja tidak lagi di bawah satu atap. Orang-orang sekarang bekerja dari jarak jauh lebih dari sebelumnya.

Tim jarak jauh adalah tim hibrida, dan mereka bekerja di lokasi yang berbeda dengan alat dan keterampilan yang berbeda. Bagaimana manajer proyek membuat mereka tetap berkolaborasi dan produktif? Manajemen proyek jarak jauh dan perangkat lunak manajemen proyek, begitulah.

Apa itu Manajemen Proyek Jarak Jauh?

Manajemen proyek jarak jauh adalah bagaimana manajer proyek menghubungkan tim jarak jauh dan hibrida dan memastikan semua orang bekerja sama untuk memenuhi tujuan proyek. Dalam hal ini, tidak ada bedanya dengan mengelola proyek apa pun, kecuali Anda menjalankan proyek dari jarak jauh.

Mengelola tim jarak jauh menciptakan tantangan unik yang tidak perlu dipertimbangkan oleh manajer proyek tradisional. Itu sebabnya manajer proyek jarak jauh menggunakan alat manajemen proyek online untuk menghubungkan orang-orang yang secara fisik jauh secara virtual. Peristiwa baru-baru ini telah membuktikan bahwa banyak industri dapat bertahan, dan bahkan berkembang, menggunakan manajemen proyek jarak jauh.

Tidak seperti metodologi lain, manajemen proyek jarak jauh fleksibel. Itu tidak mengikuti seperangkat atau aturan yang kaku, meskipun itu layak dengan pendekatan tradisional dan gesit. Bahkan dapat mendukung manajemen kerja hybrid yang menyatukan gaya kerja yang berbeda dan membuatnya kompatibel.

ProjectManager memiliki beberapa tampilan proyek dan data waktu nyata yang membuat tim hibrida merasa seolah-olah mereka bekerja bersama, di mana pun mereka berada. Daftar tugas mengatur proyek dan pekerjaan individu Anda, ditambah Anda dapat mengatur prioritas dan melihat status untuk mengetahui apakah Anda sesuai jadwal. Tim dapat mengomentari tugas untuk kolaborasi yang lebih baik. Coba ProjectManager hari ini gratis!

Manfaat Manajemen Proyek Jarak Jauh

Seperti yang ditunjukkan oleh peristiwa baru-baru ini, manfaat dari manajemen proyek jarak jauh adalah membuat lampu tetap menyala. Artinya, banyak bisnis dapat terus bertahan dalam bisnis berkat alat manajemen proyek yang membuat mereka tetap bekerja dari rumah. Meskipun demikian, ada kelebihan lain dalam manajemen proyek jarak jauh.

Manajemen tugas

Alat manajemen proyek jarak jauh memungkinkan tim mengambil alih pekerjaan mereka, dan memberi manajer transparansi untuk memantau pekerjaan mereka tanpa menghalangi mereka. Alat perencanaan dapat menugaskan mereka bekerja dengan deskripsi terperinci. Kemudian, tim dapat mengelola backlog mereka dan merencanakan sprint. Ini mengarah pada tim yang lebih berdaya dan menciptakan moral yang baik, retensi dan produktivitas yang lebih baik.

Hemat Biaya

Jika Anda memiliki tim jarak jauh, maka Anda akan menghemat uang untuk ruang kantor dan utilitas. Penghematan tersebut dapat digunakan untuk mengembangkan bisnis atau gaji tim Anda. Berbicara tentang tim, mereka juga diuntungkan. Mereka tidak lagi harus mengeluarkan uang untuk bepergian, apakah itu transportasi umum atau bensin dan keausan normal pada mobil mereka.

Keseimbangan Kehidupan-Kerja

Bekerja sebagai tim yang sepenuhnya jauh atau dalam model hibrida dapat meningkatkan semangat kerja. Tim yang bahagia adalah tim yang produktif. Apa pun yang Anda lakukan antara manajemen dan karyawan, pasti akan menguntungkan keduanya. Lebih sedikit perjalanan berarti lebih banyak waktu di rumah bersama keluarga. Ini juga dapat membantu Anda merekrut bakat lebih jauh dari sebelumnya.

Pelaporan dan Umpan Balik

Manajemen proyek untuk tim jarak jauh unggul dalam transparansi melalui pelaporan kemajuan dan kinerja yang lebih baik. Komunikasi adalah jalan dua arah, dan umpan balik dari tim juga merupakan cara yang ampuh untuk terus meningkatkan proses. Kolaborasi jarak jauh membangun ikatan yang lebih kuat, dan pelaporan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Tantangan Manajemen Proyek Jarak Jauh

Manajemen proyek untuk tim jarak jauh bukanlah peluru ajaib. Ada tantangan manajemen proyek, dan tantangan di luar manajemen proyek. Beberapa industri tidak dapat bekerja dari jarak jauh meskipun mereka menginginkannya. Tetapi mereka yang memiliki kemewahan bekerja di luar struktur kantor masih dapat menemukan rintangan, terlepas dari metode manajemen proyek apa yang mereka gunakan.

Kolaborasi

Meskipun ada alat kolaborasi yang menghubungkan orang, beberapa berpendapat bahwa kolaborasi selalu lebih baik ketika tim secara fisik berada di ruangan yang sama. Teks, obrolan, dan alat perpesanan lainnya kurang bernuansa dan seringkali membingungkan. Menggunakan konferensi suara atau video adalah solusi, tetapi bahkan mereka tidak sama dengan tim yang bekerja berdampingan.

Terkait: Tren Manajemen Proyek 2022: Pandangan ke Depan

Produktifitas

Seperti yang mungkin sudah Anda duga, masing-masing positif untuk manajemen proyek jarak jauh juga dapat dianggap sebagai negatif. Misalnya, produktivitas dapat menurun ketika tim bekerja dari rumah. Ada gangguan yang hanya tidak di kantor, seperti piring, anak-anak dan sebagainya.

Membangun Tim

Membuat tim itu mudah, tetapi memiliki ikatan tim dan mengembangkan kepercayaan itu sulit, bahkan ketika mereka bekerja secara fisik di ruang yang sama. Ini bisa menjadi lebih sulit secara eksponensial dengan tim dan klien hibrida saat Anda tidak bersama secara langsung. Membangun tim bisa terjadi, tetapi mungkin lebih sulit dan memakan waktu lebih lama.

Merakit Tim Proyek Jarak Jauh

Untuk mengumpulkan grup, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Ketahui jenis struktur jarak jauh yang Anda gunakan.
2. Temukan kandidat yang tepat. Mereka yang keterampilannya sesuai dengan kebutuhan Anda, tentu saja, tetapi Anda juga menginginkan orang-orang yang komunikator yang baik dan merespons berbagai hal dengan cepat.
3. Pastikan pedoman dan harapan Anda jelas, mulai dari jam kerja, frekuensi check-in, pelacakan waktu, tujuan, siapa yang berwenang untuk apa, dll.
4. Tetap terlibat dengan tim melalui rapat virtual, obrolan, dll., agar tim tetap terhubung.
5. Pastikan Anda memiliki saluran tepercaya yang digunakan semua orang untuk obrolan langsung, pengumuman, dan umpan balik.
6. Miliki alat kolaborasi yang tepat agar tim proyek dapat bekerja sama di mana pun mereka berada.
7. Miliki alat manajemen seperti lembar waktu untuk membuat tim Anda bertanggung jawab atas berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk tugas.

Jenis Tim Proyek Jarak Jauh

Ada berbagai jenis tim jarak jauh. Anda harus memutuskan mana yang sesuai dengan budaya perusahaan Anda dan memenuhi kebutuhan karyawan Anda. Secara umum, ada tiga jenis tim proyek jarak jauh. Mereka adalah sebagai berikut:

Sepenuhnya Jauh

Seperti yang Anda harapkan dari namanya, tim yang sepenuhnya jauh adalah tim di mana setiap orang bekerja dari rumah atau di kantor terpisah di seluruh wilayah atau bahkan zona waktu yang berbeda.

Hibrida

Tim hybrid adalah tim di mana anggota tim didistribusikan, beberapa bekerja bersama di kantor dan yang lain dari rumah atau kantor yang berbeda.

Fleksibel

Tim yang fleksibel atau fleksibel dapat bekerja dari rumah atau di kantor serta ruang yang terletak bersama sebagaimana ditentukan oleh kesepakatan antara mereka dan manajemen.

Cara Mengelola Tim Proyek Jarak Jauh

Ketika Anda telah mengumpulkan tim manajemen proyek jarak jauh Anda dan menentukan struktur kerja mereka, pekerjaan sebenarnya dimulai.

• Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah mengumpulkan tim jarak jauh untuk rapat dan menetapkan harapan yang jelas untuk mereka saat merencanakan proyek. Mudah-mudahan, Anda telah mempekerjakan anggota tim yang mampu mengelola diri mereka sendiri saat bekerja jarak jauh, tetapi terlepas dari itu, semua orang perlu mengetahui peran dan tanggung jawab mereka. Matriks RACI dapat membantu.
• Setiap hari harus dimulai dengan check-in. Orang-orang dapat menjelaskan apa yang telah mereka lakukan dan apa yang mereka harapkan untuk dilakukan selama beberapa hari mendatang. Ini adalah saat yang tepat untuk memastikan semua orang memahami tugas mereka. Jalur komunikasi harus tetap terbuka tetapi pertemuan standup harian adalah tempat yang baik untuk memulai.
• Meskipun Anda ingin memiliki pemula, pemain tim, dan anggota tim independen yang dapat mengelola diri mereka sendiri, proyek tetap memerlukan proses untuk mengelola pekerjaan dan menjaga produktivitas tetap tinggi. Metodologi apa pun yang Anda sukai atau tepat untuk proyek itu baik-baik saja, tetapi pastikan semua orang di tim tahu apa itu, cara kerjanya, dan seberapa sering mereka diharapkan untuk memperbarui status mereka.
• Anda pasti ingin mendukung tim jarak jauh Anda. Ketika tidak ada interaksi tatap muka yang konstan seperti di kantor, anggota tim dapat merasa terisolasi dan ditinggalkan. Itu mengarah pada moral yang buruk dan anggota tim yang tidak bahagia, yang tidak Anda inginkan. Temukan cara untuk tetap berhubungan dengan mereka, baik pertemuan satu lawan satu mingguan atau cara lain untuk memberi tahu mereka bahwa mereka didengar.
• Terakhir, Anda perlu memiliki alat manajemen kerja gabungan yang menghubungkan tim di mana pun mereka berada, tingkat keahlian atau departemen mereka untuk memungkinkan mereka terhubung dengan orang lain dan bekerja dengan alat yang mereka inginkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Alat manajemen kerja berbasis cloud membantu meruntuhkan penghalang jarak, jadi carilah alat yang cukup fleksibel untuk melayani manajer proyek dan anggota tim.

Alat Manajemen Proyek Jarak Jauh Terbaik

Ada banyak alat manajemen proyek jarak jauh di pasaran. Beberapa lebih baik daripada yang lain dalam menghubungkan tim hibrida dan memfasilitasi manajemen kerja yang lebih produktif. Berikut adalah daftar singkat dari beberapa alat manajemen proyek jarak jauh yang lebih baik untuk membantu Anda menghubungkan tim hibrida untuk manajemen kerja yang produktif.

Manajer proyek

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang memfasilitasi manajemen proyek jarak jauh dengan data real-time, berbagi file, berkomentar di tingkat tugas, dan kemampuan untuk menandai siapa pun di tim proyek dan memasukkan mereka ke dalam percakapan. Anda dapat menetapkan tugas dan mengelola notifikasi melalui email dan juga di alat untuk membuat semua orang tetap terhubung.

Berbagai Cara untuk Bekerja

Ada beberapa tampilan proyek yang memungkinkan semua orang bekerja sesuai keinginan mereka. Manajer dapat membuat rencana terstruktur terlebih dahulu dengan alat perencanaan proyek seperti bagan Gantt online yang menyaring jalur kritis dan menetapkan garis dasar sehingga ketika proyek dijalankan, upaya yang direncanakan versus upaya aktual dapat dilacak. Rencana Gantt kemudian dapat dibagikan dengan pemangku kepentingan dan seluruh tim.

Fitur Kolaborasi Tim yang Kuat

Tim dapat mengerjakan daftar tugas yang melakukan lebih dari sekadar mengumpulkan pekerjaan. Mereka menunjukkan prioritas, status, dapat melampirkan file ke tugas, menambahkan komentar, dan banyak lagi. Ada juga papan kanban untuk memvisualisasikan alur kerja dan tampilan kalender. Semua tampilan proyek diperbarui secara bersamaan sehingga tidak ada yang pernah bekerja dengan data lama.

Data waktu nyata

Manajer proyek dapat memantau kemajuan dan kinerja di mana pun atau kapan tim mereka bekerja. Dasbor waktu nyata tidak memerlukan konfigurasi tepat waktu. Mereka secara otomatis mengumpulkan data proyek, mengolah angka dan menampilkan bagan dan grafik yang menunjukkan varians proyek, biaya, dan lainnya. Pelaporan sekali klik masuk lebih dalam ke data dan dapat difilter dan dibagikan dengan pemangku kepentingan.

Kendur

Slack adalah alat komunikasi yang menghubungkan tim. Anda dapat membuat saluran khusus untuk tim, departemen, dll. Ada obrolan satu lawan satu serta konferensi video dan suara. Ini adalah alat yang hebat untuk membuat semua orang bekerja di halaman yang sama bahkan jika mereka belum pernah bertemu secara langsung.

Google Workplace

Google Workplace adalah alat yang membantu tim berkolaborasi. Ada rangkaian aplikasi yang membuat semua orang tetap terhubung, seperti Gmail, Google Kalender, Meet, dan Drive, yang memiliki dokumen, spreadsheet, dan perangkat lunak presentasi gratis yang dapat dibagikan dan digunakan oleh tim.

Trello

Trello adalah cara untuk mengelola proyek dan membantu tim berkolaborasi. Ini menggunakan model papan kanban untuk manajemen tugas dan terintegrasi dengan aplikasi lain. Jika Anda mencari solusi khusus kanban, ini mungkin alat yang tepat untuk Anda.

Praktik Terbaik Manajemen Proyek Jarak Jauh

Beberapa tip manajemen proyek yang perlu diingat adalah, terlepas dari apakah Anda sepenuhnya remote atau hybrid, Anda harus transparan saat menyatakan tujuan proyek dan proses yang akan Anda gunakan. Ini membuat tim pada halaman yang sama seperti Anda dan membantu memotivasi mereka. Tidak ada salahnya untuk memulai setiap hari dengan standup meeting ketika agenda sudah jelas dinyatakan untuk hari kerja yang akan datang.

Laporan status adalah sumber kehidupan manajemen proyek jarak jauh. Tim perlu terus memperbarui manajer proyek, dan manajer proyek harus dapat berkomunikasi dengan jelas dengan tim. Ketika anggota tim tidak bersama di bawah atap yang sama, mudah kehilangan kontak. Mempertahankan ikatan komunikatif yang kuat adalah apa yang membuat manajemen proyek jarak jauh bekerja. Anda ingin anggota tim mengetahui apa yang perlu mereka lakukan dan manajer proyek harus tetap terbuka terhadap umpan balik dari tim.

Memiliki satu sumber kebenaran sangat penting untuk menjaga manajemen tim manajemen proyek jarak jauh bergerak maju tanpa penundaan yang mahal. Jika tim sedang mengerjakan satu set data dan manajer proyek memiliki yang lain, ada masalah di cakrawala. Memiliki alat manajemen proyek jarak jauh yang berbasis cloud berarti data real-time yang dibagikan di semua tampilan proyek untuk membuat semua orang mengerjakan informasi terbaru.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek jarak jauh pemenang penghargaan yang mengatur pekerjaan dan memfasilitasi tim hibrida di seluruh dunia dan perusahaan. Beberapa tampilan proyeknya memungkinkan tim untuk bekerja sesuai keinginan mereka dan manajer mendapatkan alat pelaporan yang mereka butuhkan untuk memantau sumber daya, kemajuan, dan kinerja agar proyek tetap pada jalurnya. Coba ProjectManager hari ini gratis!