Cara Membuat Kebijakan Kerja Jarak Jauh (+ Template)

Bekerja dari rumah adalah pesta besar.

Anda pada dasarnya dapat melakukan apa pun yang Anda inginkan. Tidak ada peraturan. Tidak ada persyaratan. Kekacauan murni – lanjutkan dan tidur sampai siang, dan jangan khawatir tentang waktu perusahaan.

… kedengarannya tidak benar, bukan?

Meskipun saya yakin ada beberapa orang yang memanfaatkan situasi kerja jarak jauh mereka, sebagian besar pekerja jarak jauh bekerja lebih keras dari sebelumnya. Mereka ingin membuktikan bahwa kerja jarak jauh itu efektif sehingga mereka dapat mempertahankan hak istimewa yang sangat besar ini.

Tetapi jika Anda ingin memastikan pekerja jarak jauh Anda melakukan apa yang diharapkan dari mereka, Anda harus membuat kebijakan kerja jarak jauh atau kerja hibrida.

Jadi apa sebenarnya kebijakan kerja jarak jauh dan bagaimana Anda bisa membuatnya?

Jangan khawatir – di akhir panduan ini, Anda akan mendapatkan semua jawabannya.

Apa itu Kebijakan Kerja Jarak Jauh?

Mari kita mulai dengan dasar-dasarnya. Apa itu kebijakan kerja jarak jauh?

Pada dasarnya, ini adalah dokumen yang menguraikan aturan dan persyaratan untuk pekerjaan jarak jauh dan pengaturan kerja yang fleksibel.

Ini juga menetapkan harapan dengan karyawan dan membuat mereka bertanggung jawab atas tindakan mereka saat bekerja dari jarak jauh.

Ada beberapa jenis kebijakan serupa yang perlu ditelusuri, tetapi perbedaannya agak dangkal, karena semuanya memiliki tujuan yang sama:

• Kebijakan kerja jarak jauh. Kebijakan kerja jarak jauh menguraikan aturan dan harapan untuk situasi di mana karyawan akan bekerja dari jarak jauh hampir sepanjang waktu atau sepanjang waktu.
• Kebijakan kerja yang fleksibel. Kebijakan kerja fleksibel lebih difokuskan pada karyawan yang memiliki pengaturan kerja yang fleksibel. Misalnya, mereka mungkin diizinkan untuk bekerja dari rumah sesekali atau diizinkan untuk memilih jam kerja mereka sendiri.
• Kebijakan kerja hibrida. Kebijakan kerja hybrid dirancang untuk karyawan yang akan menghabiskan waktunya terbagi antara bekerja di kantor dan bekerja dari rumah.

Sejujurnya, Anda dapat memanggil kebijakan Anda apa pun yang Anda inginkan.

Yang penting adalah Anda menguraikan semua harapan Anda untuk karyawan sejelas dan sespesifik mungkin.

9 Pertanyaan Penting untuk Dijawab dalam Kebijakan Kerja Jarak Jauh Anda

Sebelum duduk untuk menulis kebijakan kerja jarak jauh, Anda harus menjawab pertanyaan berikut.

1. Kapan karyawan dapat bekerja dari jarak jauh?

Ini adalah pertanyaan terbesar yang harus Anda jawab.

Apakah Anda akan membuat karyawan datang bekerja seminggu sekali untuk bertemu satu sama lain dan menangani rapat besar? Apakah Anda akan menjadi organisasi yang sepenuhnya jauh? Dapatkah karyawan mengubah status pekerjaan mereka sesuai keinginan mereka? Apakah ada hari-hari tertentu di mana kerja jarak jauh tidak diperbolehkan?

Tidak ada jawaban benar atau salah di sini; setiap organisasi akan berbeda. Tetapi Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang apa yang ingin Anda capai.

2. Apa persyaratan inti untuk bekerja dari jarak jauh?

Jika karyawan Anda akan bekerja dari jarak jauh, apa persyaratan utamanya?

Misalnya, apakah mereka harus mematuhi praktik terbaik keamanan tertentu? Apakah mereka harus datang ke kantor jika Anda bertanya kepada mereka? Apakah ada target produktivitas yang Anda ingin mereka capai?

Jangan takut untuk masuk ke detail di sini; semakin spesifik Anda, semakin baik.

3. Apa ekspektasi penjadwalan dan ketersediaan Anda?

Bagaimana Anda mengharapkan karyawan untuk bekerja, berkomunikasi, dan secara umum tersedia untuk pertukaran yang berhubungan dengan pekerjaan?

Apakah Anda memerlukan karyawan untuk online dan tersedia untuk rapat dan mengobrol dengan jadwal jam 9 hingga jam 5? Atau apakah Anda memberi mereka lebih banyak fleksibilitas penjadwalan? Apakah ada jam-jam tertentu dalam sehari ketika semua orang di perusahaan diharapkan untuk online?

4. Bagaimana perangkat teknologi dan sumber daya lainnya didistribusikan untuk pekerjaan jarak jauh?

Apakah Anda akan memberi karyawan jarak jauh Anda semua perangkat, teknologi, dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk sukses?

Misalnya, apakah Anda akan mendistribusikan laptop dan aksesori komputer baru kepada karyawan Anda, atau apakah mereka akan bertanggung jawab untuk menyediakan perangkat mereka sendiri? Jika Anda mendistribusikan perangkat, apakah perusahaan akan mempertahankan kepemilikan perangkat ini selama pengaturan?

5. Bagaimana teknologi harus ditangani untuk menjaga keamanan?

Keamanan siber bahkan lebih penting di era kerja jarak jauh. Jika salah satu karyawan Anda rentan terhadap serangan, itu bisa menjatuhkan seluruh organisasi Anda.

Bagaimana Anda mengharapkan karyawan Anda menangani keamanan saat bekerja untuk organisasi Anda? Misalnya, apakah mereka bertanggung jawab untuk masuk ke VPN? Apakah mereka perlu mengikuti kebiasaan kata sandi tertentu? Jaringan mana yang dapat mereka sambungkan dan perangkat mana yang diizinkan untuk digunakan?

5. Apakah kantor akan tersedia?

Apakah bisnis Anda memiliki kantor, dan jika demikian, dapatkah karyawan saat ini menggunakannya sesuai kebijaksanaan mereka?

Ada beberapa nilai dalam memberikan pekerja jarak jauh pilihan untuk kembali ke tempat kerja tradisional ketika mereka membutuhkan perubahan pemandangan atau tempat untuk berkolaborasi dengan rekan kerja lainnya.

Namun, Anda mungkin tidak dapat mengakomodasi ini. Apakah Anda akan memberikan tunjangan untuk ruang kerja bersama atau pengaturan alternatif jika kantor tidak tersedia?

6. Apakah pembayaran, tunjangan, atau pajak akan terpengaruh?

Bagaimana pengaturan kerja jarak jauh yang baru ini akan memengaruhi gaji, tunjangan, dan/atau pajak perusahaan?

Apakah Anda akan memberikan bonus tambahan kepada karyawan untuk melengkapi diri mereka dengan pekerjaan yang layak dari pengaturan rumah? Apakah Anda akan menurunkan gaji atau mengurangi tunjangan sekarang karena karyawan tidak diharapkan untuk pergi bekerja atau parkir di pusat kota? Apa implikasi pajak dari lokasi kerja baru ini?

7. Bagaimana budaya perusahaan akan berubah?

Suka atau tidak suka, budaya perusahaan Anda akan berubah.

Anda tidak dapat membangun budaya perusahaan untuk tempat kerja tatap muka dan menjaga semuanya tetap utuh saat beralih ke kerja jarak jauh atau kebijakan kerja hibrida; terlalu sulit untuk menjaga orang-orang tetap terkoordinasi dan berhubungan satu sama lain.

Maju dengan menguraikan bagaimana budaya Anda akan berkembang dari sini (dan bagaimana Anda akan memperkuatnya).

8. Siapa yang akan mengelola karyawan jarak jauh?

Akankah karyawan jarak jauh memiliki atasan langsung yang bertanggung jawab untuk menugaskan mereka tugas, mengarahkan pekerjaan mereka, dan memberi mereka nasihat dan dukungan? Jika tidak, bagaimana karyawan jarak jauh akan dimintai pertanggungjawaban atas pekerjaan mereka?

9. Apakah garis besar ini dapat berubah?

Saya bisa menjawab yang ini untuk Anda. Jawaban yang benar adalah ya.

Anda harus selalu memberikan ruang untuk fleksibilitas dan peningkatan di masa mendatang; pastikan Anda secara spesifik menyatakan bahwa semua kebijakan kerja jarak jauh dan kerja hibrid Anda dapat berubah.

Dengan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda harus memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mulai menyusun kebijakan kerja jarak jauh Anda.

Templat Kebijakan Kerja Jarak Jauh

Berikut adalah template kebijakan kerja jarak jauh yang dapat Anda gunakan:

—

pengantar

Mulailah dengan menulis pengantar singkat. Jelaskan apa kebijakan ini, apa maksudnya, dan bagaimana karyawan harus membaca dan menggunakan dokumen ini. Anda juga harus menjelaskan bahwa dokumen ini dapat berubah lebih lanjut dan bahwa karyawan bertanggung jawab untuk meninjau dokumentasi terbaru untuk memastikan mereka mengikuti aturan yang benar.

Harapan Inti

Selanjutnya, buat bagian ikhtisar yang menetapkan harapan bagi karyawan Anda.

Pastikan untuk menyertakan subbagian berikut (sebagian besar yang Anda bahas saat menjawab pertanyaan di bagian sebelumnya):

• Ketersediaan dan penjadwalan.
• Teknologi dan alat.
• Pertemuan dan komunikasi.
• Pelatihan dan sumber daya.
• Kolaborasi dan budaya.
• Bayar, pajak, dan tunjangan.
• Orientasi dan dokumentasi.

Alat dan Keamanan

Setelah itu, fokuslah pada alat yang akan Anda berikan kepada karyawan Anda dan harapan Anda untuk keamanan dan privasi.

• Perangkat dan akses internet.
• Perangkat lunak dan alat teknologi lainnya.
• VPN dan langkah-langkah keamanan.
• Kompensasi untuk aksesoris dan kebutuhan home office lainnya.
• Ruang pertemuan fisik.

Aturan dan Konsekuensi Penting

Di bagian ini, Anda akan menjelaskan aturan penting yang harus diikuti karyawan untuk tetap menjadi bagian dari perusahaan. Jangan takut menjadi berlebihan dengan bagian lain; ini harus menjadi bagian referensi cepat yang menjawab sebagian besar pertanyaan karyawan secara sekilas.

Juga, pastikan untuk menguraikan konsekuensi potensial karena tidak mengikuti aturan. Apakah akan ada sistem gaya "3 teguran" untuk pelanggaran? Apakah karyawan tunduk pada write-up, suspensi, atau gaji berlabuh?

Budaya Perusahaan dan Kolaborasi

Dedikasikan bagian ini untuk budaya perusahaan dan kolaborasi karyawan. Bagaimana harapan untuk komunikasi dan kolaborasi akan berubah? Apa yang akan Anda lakukan untuk menjaga budaya perusahaan tetap kuat?

Hak Hukum Karyawan

Terakhir, pastikan Anda menguraikan hak-hak hukum karyawan Anda, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Pemantauan dan privasi.
• Jam kerja dan uang lembur.
• Hak atas manfaat.
• Alasan untuk pemutusan hubungan kerja.

4 Tips untuk Membuat dan Mendistribusikan Kebijakan Kerja Jarak Jauh

Ikuti tip berikut untuk membuat dan mendistribusikan kebijakan kerja jarak jauh Anda.

1. Distribusikan kebijakan kerja jarak jauh lebih awal.

Dapatkan kebijakan kerja jarak jauh Anda di tangan karyawan Anda sesegera mungkin, terutama jika mereka sudah bekerja dari rumah.

Anda tidak ingin menjadi enam bulan dalam pengaturan kerja jarak jauh dan benar-benar mengubah harapan semua orang sejak saat itu dan seterusnya. Anda juga ingin memberi karyawan Anda banyak waktu untuk membaca, memahami, dan mengambil tindakan atas kebijakan ini.

2. Dapatkan tinjauan hukum.

Bekerja dengan pengacara. Berikan kebijakan kerja jarak jauh Anda tinjauan menyeluruh.

Apakah ada titik lemah atau lubang? Apakah ada hak hukum yang dimiliki karyawan Anda yang belum Anda panggil secara langsung? Apakah ada klaim yang Anda buat atau aturan yang Anda tetapkan yang secara teknis ilegal, atau dapat ditantang di pengadilan?

Urutkan semua ini sebelum mengirimkan kebijakan.

3. Dapatkan tanda tangan dan tinjau informasinya.

Pastikan setiap karyawan meluangkan waktu untuk membaca kebijakan dan menandatangani dokumen yang menyatakan bahwa mereka memahaminya.

Untuk redundansi, ada baiknya juga untuk mengadakan pertemuan di mana Anda meninjau dokumen bersama dengan karyawan Anda dan menjawab pertanyaan apa pun (karena, mari kita hadapi itu, setidaknya beberapa karyawan Anda tidak akan membacanya tidak peduli berapa banyak Anda mengemis).

Simpan salinan yang ditandatangani dari kebijakan kerja jarak jauh di file jika Anda perlu merujuknya nanti.

4. Kaji ulang dan perbarui kebijakan secara berkala.

Kebijakan kerja jarak jauh Anda harus menjadi "dokumen hidup", mendapatkan penilaian ulang dan penulisan ulang secara teratur.

Setidaknya setahun sekali, tinjau kebijakan dan lihat apakah ada bagian yang perlu diperbarui atau ditulis ulang; jika Anda menemukan kekurangan baru, pastikan untuk mengatasinya dan mendistribusikan kembali kebijakan untuk tanda tangan karyawan baru.

Mengelola Karyawan Jarak Jauh Lebih Baik

Mengelola tim jarak jauh bisa jadi sulit.

Tapi itu jauh lebih mudah dengan kebijakan kerja jarak jauh yang baik dan alat dan tempat yang tepat.

Dan jika Anda sudah membaca panduan ini, itu berarti Anda sudah setengah jalan.

Jadi apa selanjutnya?

Dengan EmailAnalytics, Anda akan memiliki separuh lainnya – alat yang sempurna untuk mengukur produktivitas, keterlibatan, dan efisiensi karyawan. Dengannya, Anda dapat menganalisis jumlah email yang dikirim karyawan Anda, waktu tersibuk mereka, dan banyak lagi.

Tetapi jauh lebih mudah untuk menunjukkannya kepada Anda, daripada memberi tahu Anda. Jadi, daftarlah untuk uji coba gratis hari ini dan lihat sendiri!