Cara Menulis Permintaan Proposal (RFP) yang Mendorong Respons

Sebagai seorang pemasar, Anda memiliki banyak hal di piring Anda dan tidak dapat mengelola semuanya sendiri. Selain itu, beberapa tugas tidak mungkin atau praktis untuk dikelola secara manual. Pada titik tertentu, Anda perlu bekerja sama dengan bisnis lain yang menawarkan alat atau layanan untuk membantu Anda melakukan pekerjaan dengan lebih efisien. Di situlah permintaan proposal masuk, memungkinkan Anda untuk menarik calon vendor yang dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda.

Jika Anda belum pernah menulis permintaan proposal (RFP) sebelumnya, Anda mungkin tidak tahu cara memulai atau apa yang perlu disertakan. Berita baiknya adalah, kami di sini untuk membantu. Panduan ini memandu Anda melalui proses penulisan permintaan proposal yang berhasil yang mendorong tanggapan dari vendor yang paling layak. Mari selami.

Cara Menulis Permintaan Proposal yang Mendorong Tanggapan:

Apa itu Permintaan Proposal (RFP)?

Permintaan proposal atau RFP adalah dokumen yang menyediakan daftar persyaratan yang harus dipenuhi vendor untuk menyelesaikan suatu proyek. Biasanya dikirimkan oleh bisnis yang perlu menemukan solusi teknologi yang tepat atau layanan profesional, ini berfungsi sebagai undangan terbuka bagi vendor untuk mengirimkan proposal mereka. Hal ini memungkinkan mereka untuk menarik vendor potensial yang dapat menyediakan alat yang mereka butuhkan atau kepada siapa mereka dapat mengalihdayakan beberapa pekerjaan mereka.

Sangat penting untuk mendapatkan permintaan proposal Anda dengan benar karena merinci semua kriteria yang harus dipenuhi vendor untuk memenangkan penawaran. Dengan demikian, ini memungkinkan Anda untuk mengumpulkan proposal dari vendor yang paling relevan, sehingga lebih mudah untuk memutuskan yang tepat untuk bisnis Anda.

8 Langkah Menulis Permintaan Proposal

Jadi, jika permintaan proposal sangat penting, bagaimana Anda menulisnya? Lihat langkah-langkah di bawah ini untuk mulai menulis permintaan proposal Anda sendiri.

1: Tentukan proyek, ruang lingkup, dan anggaran

Mulailah dengan definisi yang jelas tentang apa proyek itu dan pahami peran yang akan dimainkan vendor di dalamnya. Dengan kata lain, miliki ide yang tepat tentang apa yang Anda butuhkan dari vendor sebelum Anda dapat menulis permintaan proposal Anda. Diskusikan apa yang Anda perlu vendor lakukan, bagaimana hal itu harus dilakukan, dan berapa lama waktu yang ideal untuk menyelesaikannya.

Selain itu, Anda juga perlu membicarakan tentang berapa banyak yang bersedia Anda keluarkan untuk layanan atau platform tersebut. Ini memberi Anda dasar yang kuat untuk RFP karena Anda tahu dengan jelas apa yang Anda cari.

2: Berikan pengantar

Sekarang setelah Anda memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang Anda cari, inilah waktunya untuk menulis pengantar yang menjelaskan proyek dan ekspektasi Anda. Pendahuluan harus dapat membantu calon vendor memahami tujuan RFP Anda dan apa yang mereka butuhkan untuk membantu Anda mencapainya. Ini juga akan menjadi kesempatan bagus untuk menjelaskan jika Anda menghadapi tantangan apa pun dan bagaimana vendor dapat membantu Anda mengatasinya.

Selain dasar-dasar ini, Anda mungkin juga ingin menyertakan informasi tambahan tentang proyek Anda. Ini mungkin detail seperti kapan Anda berniat untuk memulai proyek dan berapa lama akan berjalan. Pengenalan harus membantu calon vendor mendapatkan gagasan yang lebih baik tentang kebutuhan Anda sehingga mereka dapat menilai kemampuan mereka untuk memenuhinya.

3: Jelaskan sejarah perusahaan dan proyek Anda

Selanjutnya, saatnya memperkenalkan perusahaan Anda kepada para vendor. Beri mereka sejarah singkat tentang perusahaan Anda dan apa yang Anda lakukan serta proyek yang Anda lakukan. Bicara tentang nilai-nilai merek Anda, sejarah, dan informasi latar belakang penting lainnya. Informasi ini harus dapat membantu vendor memahami pasar Anda dan posisi bisnis Anda saat ini.

Perlu diingat bahwa banyak vendor potensial mungkin belum pernah mendengar tentang perusahaan Anda sebelumnya. Permudah mereka untuk membuat keputusan berdasarkan informasi dengan memberi mereka gambaran tentang siapa Anda sebagai sebuah merek. Mereka kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk menilai apakah mereka cocok untuk kebutuhan Anda dan apakah mereka ingin bekerja sama dengan Anda.

4: Jelaskan kebutuhan Anda

Sekarang sampai pada bagian terpenting di mana Anda menjelaskan dengan tepat apa yang Anda butuhkan di vendor. Berikan detail spesifik tentang layanan atau solusi yang Anda cari untuk membantu Anda mencapai tujuan. Pastikan untuk menyertakan detail seperti tingkat pengalaman yang Anda cari (dalam hal solusi layanan). Untuk solusi perangkat lunak, Anda mungkin juga ingin menyertakan detail seperti tingkat akses yang Anda perlukan berdasarkan ukuran tim Anda.

Penting untuk menjelaskan sespesifik mungkin di bagian ini agar calon vendor dapat mengetahui apakah mereka menawarkan solusi yang Anda butuhkan. Ini akan membantu mereka memutuskan apakah mereka harus mengirimkan proposal atau tidak, memungkinkan Anda untuk langsung memfilter pilihan Anda untuk mendapatkan proposal dari prospek yang paling sesuai.

Misalnya, jika Anda mencari agensi pemasaran media sosial , Anda mungkin membutuhkan agensi yang dapat menangani perencanaan, produksi, dan penjadwalan konten. Selain itu, Anda bahkan mungkin memerlukan mereka untuk mengelola komunitas atas nama Anda. Dalam hal ini, agensi yang tidak menawarkan pengelolaan komunitas dapat memilih untuk menghindari pengiriman penawaran, jadi Anda tidak perlu membuang waktu untuk meninjau proposal mereka.

Alternatifnya, katakanlah Anda sedang mencari alat manajemen media sosial untuk tim yang terdiri dari tiga orang. Dan Anda ingin dapat merencanakan konten Anda, menjadwalkan posting Anda, memantau komentar Anda, dan menganalisis hasilnya di satu tempat. Dengan begitu, hanya vendor yang dapat memenuhi persyaratan di atas yang akan mengirimkan proposal untuk Anda tinjau sehingga Anda langsung memfilter opsi.

5: Berikan instruksi pengiriman

Vendor yang berencana mengirimkan proposal harus tahu bagaimana menanggapi permintaan proposal Anda. Pastikan Anda memberikan instruksi yang jelas tentang struktur yang harus mereka ikuti dalam proposal mereka serta apa yang perlu mereka sertakan. Ketika semua proposal diformat dengan cara yang sama, akan lebih mudah bagi Anda untuk memproses informasi dan mengevaluasinya.

Misalnya, Anda mungkin meminta mereka untuk memasukkan sejumlah judul tertentu. Atau Anda bahkan dapat meminta mereka untuk memberikan daftar poin di bawah setiap judul. Selain itu, Anda juga dapat meminta mereka untuk mengirimkan sampel pekerjaan mereka sebelumnya, studi kasus, dan demo untuk mengevaluasi kualitas pekerjaan atau kemampuan platform mereka dengan lebih baik.

6: Sertakan kriteria pemilihan Anda

Penting juga untuk menyertakan daftar rinci kriteria yang akan digunakan untuk mengevaluasi proposal. Ini memberi vendor gambaran tentang bagaimana mereka akan dievaluasi sehingga mereka dapat memahami peluang mereka untuk memenangkan penawaran. Dengan demikian, hanya vendor yang paling memenuhi syarat yang akan menanggapi permintaan proposal Anda, sehingga memudahkan Anda untuk menyortir opsi Anda.

Berikan detail tentang prioritas, persyaratan dasar, dan preferensi Anda sehingga vendor tahu persis apa yang Anda cari dan cara memposisikan penawaran mereka. Misalnya, Anda dapat memprioritaskan biro iklan yang berspesialisasi dalam produksi konten di luar layanan pemasaran mereka. Persyaratan dasar dapat berupa kemampuan merencanakan dan melaksanakan kampanye pemasaran media sosial, sementara Anda mungkin lebih memilih agensi yang memiliki pengalaman bekerja dengan perusahaan di industri tertentu.

7: Tentukan garis waktu RFP

Selain itu, sangat penting bagi semua orang yang terlibat untuk mengetahui garis waktu target Anda. Kapan Anda berharap untuk menerima tanggapan? Kapan vendor terpilih akan diumumkan? Pastikan untuk menyertakan tenggat waktu utama ini sehingga vendor tidak harus terus menghubungi Anda untuk pembaruan saat Anda belum menentukan pilihan.

Selain itu, Anda juga ingin memasukkan waktu mulai dan waktu akhir proyek Anda. Mengetahui garis waktu ini akan memungkinkan vendor merencanakan jadwal mereka dan menilai ketersediaannya sebelum mereka memilih untuk merespons. Ini menguntungkan kedua belah pihak karena Anda tidak ingin berakhir bekerja dengan vendor yang pada akhirnya tidak dapat membantu Anda memenuhi tenggat waktu. Selain itu, vendor akan dapat memahami apakah mereka dapat menyesuaikan proyek Anda dengan mempertimbangkan beban kerja mereka saat ini.

Ini sangat penting untuk RFP yang mencari solusi layanan. Perlu diingat bahwa bergantung pada seberapa mendetail kebutuhan Anda, Anda harus menyesuaikan jadwal Anda. Jika vendor harus memberikan proposal yang sangat rinci, mereka mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk merencanakan tanggapannya.

8: Mengoreksi, merevisi, dan ditayangkan

Sekarang setelah Anda menuliskan semua informasi penting, saatnya untuk mengoreksi permintaan proposal Anda. Cari kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa serta kalimat rumit yang mungkin sulit dipahami. Anda ingin tampil profesional dan dapat dipercaya sambil menghindari kemungkinan miskomunikasi.

Selain dasar-dasarnya, pastikan Anda mencari kesalahan yang dapat merugikan jadwal proyek Anda. Misalnya, salah ketik dalam tenggat waktu Anda dapat mengakibatkan Anda kehilangan vendor potensial karena mereka tidak dapat memenuhinya atau keterlambatan besar dalam menerima proposal Anda. Alternatifnya, 0 yang hilang dalam anggaran proyek Anda bisa berarti kehilangan vendor potensial yang menolak untuk menawar karena bayarannya terlalu rendah.

Lakukan revisi yang diperlukan dan berikan RFP sekali lagi untuk memastikannya profesional dan jelas. Anda kemudian akhirnya dapat menayangkan permintaan proposal Anda.

Praktik Terbaik untuk Menulis RFP yang Efektif

Selain hanya mengikuti langkah-langkah di atas, ada cara tertentu untuk memastikan bahwa RFP Anda mendapatkan tanggapan yang layak. Ikuti praktik terbaik ini untuk menulis permintaan proposal yang efektif.

• Tetap Sederhana dan Mudah Dipahami

Untuk menghindari kemungkinan miskomunikasi, pastikan Anda menggunakan bahasa yang dapat dimengerti oleh calon vendor Anda. Anda mungkin ingin mengurangi jargon industri dan menggunakan bahasa Inggris sederhana sambil tetap membuatnya profesional. Cobalah untuk menghindari kalimat yang panjang dan alih-alih memotongnya menjadi kalimat yang lebih pendek dan lebih kecil yang lebih mudah diproses.

• Maksimalkan Heading dan Bullet Points

Judul dan poin-poin membuat RFP Anda lebih mudah dicerna dibandingkan dengan blok teks yang besar. Manfaatkan mereka untuk memecah permintaan proposal Anda dan membuatnya lebih dapat dipindai.

• Buatlah Sedetail Mungkin

Jangan lewatkan detail penting yang dapat membantu calon vendor memahami proyek dan persyaratan Anda dengan lebih baik. Vendor lebih cenderung merespons dengan proposal yang tepat ketika mereka memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang Anda cari dan peran apa yang akan mereka mainkan.

Contoh Permohonan Proposal

Masih tidak yakin seperti apa permintaan proposal Anda? Mari kita lihat contoh bagaimana RFP biasa terlihat sehingga Anda bisa mendapatkan ide yang lebih baik.

Permintaan Proposal: Layanan Media Sosial untuk June's Vintage
16 Desember 2022
Dikeluarkan oleh: June's Vintage
Narahubung: June Phillips
[email dilindungi]
(445)917-3069

Perkenalan

June's Vintage, sebuah toko retail yang bergerak di bidang pakaian vintage, menerima proposal untuk menemukan agensi yang dapat diandalkan untuk mengelola media sosial kami atas nama kami.Tujuannya adalah untuk:

• Kembangkan komunitas media sosial kami.

• Libatkan audiens kami secara berkelanjutan.

• Pertahankan kehadiran merek yang kuat di jejaring sosial terkemuka (Instagram, Facebook, dan TikTok).

Tujuan dari permintaan proposal ini adalah untuk menemukan agensi media sosial yang akan memberikan nilai keseluruhan terbaik dan memberikan hasil yang mengesankan.Kami berharap untuk menjalankan proyek uji selama tiga bulan setelah itu kami dapat memutuskan kemitraan jangka panjang.

Latar belakang

Bisnis vintage kami didirikan pada tahun 2007 dan sejak itu telah membentuk basis pelanggan yang kuat di seluruh Philadelphia.Sebagian besar pelanggan kami adalah penggemar mode lokal berusia antara 25 dan 50 tahun dan berbelanja di toko.Namun, saat kami memperluas saluran belanja online, ada peluang untuk memperluas jangkauan ini ke luar area lokal.Ini terbukti menantang karena kehadiran media sosial kami cukup terbatas dan kami kekurangan waktu dan pengetahuan untuk secara aktif melibatkan audiens kami di media sosial.

Ulasan Proyek

Kami ingin dapat memposting dan terlibat secara konsisten dengan audiens di tiga platform media sosial utama–Instagram, Facebook, dan TikTok.Oleh karena itu, kami sedang mencari agensi yang dapat membantu kami dalam hal berikut:

• Buat strategi media sosial yang solid lengkap dengan kalender penerbitan.

• Kembangkan ide konten segar dan jaga pembuatan konten sesuai dengan kalender penerbitan.

• Jadwalkan dan publikasikan postingan atas nama kami.

• Memantau dan menanggapi komentar pelanggan.

• Jalankan kampanye iklan selama seminggu untuk menarik pengikut/pelanggan baru.

Anggaran kami adalah $2.500 per bulan dengan beberapa ruang untuk fleksibilitas tergantung pada tingkat layanan yang dapat disediakan.Idealnya, kami ingin mempekerjakan agen yang memiliki pengalaman bekerja dengan toko retail kecil dan bisnis lokal.

Pedoman Pengajuan

Semua proposal harus dibuat menggunakan format di bawah ini (daftar berpoin akan sangat dihargai):

• Ringkasan bisnis plan

• Latar belakang bisnis

• Sorot nilai jual unik Anda

• Berikan pengalaman relevan yang membuat Anda memenuhi syarat untuk proyek tersebut

• Rincian kiriman dan layanan yang diusulkan

• Perhatikan alat manajemen media sosial yang akan Anda gunakan untuk menyelesaikan tugas yang diperlukan

• Bukan bagaimana konten akan dibagikan kepada kami untuk persetujuan

• Sertakan tarif Anda

• Referensi dan/atau studi kasus

• Berikan contoh konten media sosial yang dibuat untuk klien sebelumnya

• Persyaratan dan ketentuan tambahan untuk bekerja sama dengan agensi Anda

Kirimkan proposal Anda dalam format .pdf ke[email protected] sebelum 30 Januari 2023.

Kriteria evaluasi

June's Vintage akan menggunakan kriteria berikut untuk mengevaluasi proposal dan memilih vendor yang tepat:

• Pengalaman memberikan solusi media sosial layanan lengkap selama minimal 24 bulan

• Responsif terhadap persyaratan yang disorot di atas

• Daya saing tarif layanan

• Testimonial dari klien masa lalu / saat ini

• Alat dan teknologi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas yang diperlukan

Linimasa

June's Vintage mengharapkan untuk menyelesaikan RFP dan proyek sesuai dengan garis waktu berikut:

• Penerbitan permintaan proposal – 16 Desember 2022

• Batas waktu pengiriman proposal – 30 Januari 2023

• Tanggal pemilihan vendor – 15 Februari 2023

• Finalisasi kontrak dan diskusi proyek lainnya – 20 Februari 2023

• Tanggal mulai proyek – 1 Maret 2023

• Penyelesaian proyek awal – 31 Mei 2023

Memulai Permintaan Proposal Pertama Anda

Sekarang setelah Anda tahu persis seperti apa permintaan proposal itu dan apa yang harus disertakan di dalamnya, saatnya untuk menulis proposal Anda sendiri. Ada banyak template gratis yang tersedia online yang dapat membantu Anda menyusun permintaan proposal yang sempurna.