Manajemen Persyaratan Proyek: Panduan Singkat

Setiap proyek memiliki persyaratan yang berarti setiap manajer proyek harus siap dengan rencana manajemen persyaratan. Bagaimana cara kerjanya? Katakanlah organisasi Anda sedang membangun pusat distribusi baru yang kabarnya akan mendatangkan ratusan pekerjaan baru. Ini akan mencakup karyawan baru, staf SDM baru dan peralatan baru.

Namun tanpa wawasan dari semua sisi—spesialis dukungan pelanggan, pemangku kepentingan, anggota tim, dan basis pelanggan Anda⁠—bagaimana Anda akan mengetahui apa persyaratan proyek untuk membuat pusat distribusi itu sukses?

Itu sebabnya manajemen persyaratan merupakan aspek penting untuk dikuasai karena sangat penting untuk keberhasilan proyek jangka panjang.

Apa Persyaratan Dalam Manajemen Proyek?

Dalam manajemen proyek, persyaratan adalah sekelompok tugas atau kondisi yang harus diselesaikan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Mereka dapat mencakup fitur produk, kualitas, layanan atau bahkan proses. Tujuan dari persyaratan ini adalah untuk memastikan bahwa sumber daya dan tujuan jangka panjang perusahaan selaras pada akhir proyek.

Memiliki persyaratan manajemen proyek tersebut sangat penting untuk mengelola dan melaksanakan proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak dengan penyimpanan file tak terbatas dan komunikasi real-time, bertindak sebagai hub pusat untuk semua kebutuhan proyek Anda. Gunakan tampilan daftar kami untuk meninjau semua persyaratan proyek Anda dengan cepat, tetapi salah satu dari beberapa tampilan proyek kami dapat mengakses file di mana saja dan kapan saja. Jika file diperbarui, semua orang diberi tahu melalui email dan peringatan dalam aplikasi sehingga hanya ada satu sumber kebenaran. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Persyaratan Proyek

Secara umum, persyaratan dapat dikategorikan dalam tiga cara: persyaratan bisnis, persyaratan solusi, dan persyaratan pemangku kepentingan.

Persyaratan Bisnis

Persyaratan bisnis adalah kebutuhan bisnis secara keseluruhan untuk mewujudkan proyek. Persyaratan yang termasuk dalam kategori ini lebih mendasar, kebutuhan jangka panjang yang selaras dengan tujuan jangka panjang organisasi.

Persyaratan Solusi

Persyaratan solusi lebih berfokus pada produk dan menelusuri sedikit lebih dalam. Mereka bisa fungsional atau non-fungsional, dan mereka memastikan bahwa hasil akhir produk memenuhi apa yang perlu dilakukan produk dan apa yang harus dilakukan produk.

Seperti contoh kami di atas, persyaratan solusi mungkin mencakup persyaratan fungsional seperti penerapan alat yang tepat yang dibutuhkan tim penjualan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka dengan CRM baru. Persyaratan non-fungsional adalah jika alat CRM juga menyertakan kalender pemasaran konten untuk membantu tim pemasaran juga, tetapi itu tidak selalu diperlukan.

Persyaratan Pemangku Kepentingan

Persyaratan pemangku kepentingan menjelaskan personel kunci Anda yang menandatangani pencapaian, menghasilkan pekerjaan, menyelesaikan hasil, dan banyak lagi. Mereka dapat menjadi pelanggan, anggota tim, mitra bisnis atau kepemimpinan kunci. Ini membutuhkan manajer proyek yang ulet untuk memastikan bahwa persyaratan semua pemangku kepentingan yang terlibat seimbang di seluruh keseluruhan proyek. Ini penting untuk manajemen pemangku kepentingan yang baik.

Apa itu Manajemen Persyaratan?

Manajemen persyaratan adalah proses mendokumentasikan, menganalisis, melacak, memprioritaskan, dan memvalidasi persyaratan proyek. Secara sederhana, manajer proyek harus mengumpulkan persyaratan dari semua pemangku kepentingan untuk kemudian membuat rencana manajemen persyaratan. Rencana manajemen persyaratan akan berfungsi sebagai panduan yang mencantumkan semua persyaratan proyek dan mendefinisikan pedoman dan prosedur untuk memenuhinya.

Kemudian setelah proyek dimulai, tim manajemen proyek harus memastikan bahwa aktivitas dan hasil proyek selaras dengan persyaratan proyek yang telah ditentukan sebelumnya.

Manajemen persyaratan adalah aktivitas berkelanjutan di mana manajer proyek harus berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk mengikuti setiap perubahan yang dibuat pada persyaratan asli. Setiap perubahan pada persyaratan proyek harus dikontrol dengan baik dengan kebijakan manajemen perubahan yang ditentukan.

Rencana Pengelolaan Persyaratan (RMP)

Sangat penting untuk memiliki rencana manajemen persyaratan—atau RMP. Rencana ini biasanya mencakup daftar periksa berikut:

• Peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan : Apakah peran ini telah diidentifikasi? Untuk setiap tugas, apakah ada pemilik yang ditugaskan untuk memantau risiko dan mengelolanya sehari-hari?
• Proses manajemen persyaratan : Apakah persyaratan tersebut telah diperoleh, didokumentasikan dan dipahami di semua departemen dan pemangku kepentingan?
• Tentukan jenis kebutuhan Anda : Apa persyaratan fungsional dan non-fungsional?
• Petakan artefak kebutuhan Anda : Ini dapat mencakup dokumen tambahan untuk tinjauan pemangku kepentingan.
• Prioritaskan persyaratan : Tidak setiap persyaratan sama pentingnya. Jika satu persyaratan memiliki banyak dependensi, maka persyaratan tersebut bergerak lebih tinggi dalam daftar untuk memastikannya tidak menahan sejumlah tugas lainnya. Tetapi jika itu adalah kebutuhan yang berdiri sendiri? Kemudian dapat diprioritaskan.
• Jadikan dapat dilacak : Sejauh ini salah satu komponen teratas dari manajemen persyaratan yang baik adalah ketertelusuran. Menelusuri persyaratan Anda memberi pemangku kepentingan dan anggota tim wawasan tentang mengapa persyaratan itu ada, perubahan apa yang telah dibuat, dan apakah persyaratannya sudah lengkap.
• Memasukkan sistem penomoran atau versi : Ini untuk membantu pemangku kepentingan dan anggota tim mendapatkan ukuran tentang berapa banyak revisi yang telah terjadi pada setiap tonggak sejarah dan memastikan bahwa yang terbaru selalu yang sedang dikerjakan.
• Kembangkan rencana komunikasi : Seperti yang kami sebutkan sebelumnya, yang terbaik adalah setransparan mungkin dan mendokumentasikan semuanya. Ini akan membantu ketika tiba saatnya untuk meninjau di mana proyek melakukan yang terbaik dan di mana cegukan dialami. Rencana komunikasi juga dapat mendorong penerimaan karyawan, serta mengelola harapan bagi pemangku kepentingan dan anggota tim.

Proses Manajemen Persyaratan dalam 5 Langkah

Mendaftarkan kebutuhan Anda lebih awal dapat meruntuhkan dinding komunikasi antara pengguna dan pengembang, pemangku kepentingan dan anggota tim, serta perusahaan dan pelanggan. Mari kita bahas proses pengumpulan persyaratan tersebut.

1. Elitasi Persyaratan

Seperti halnya proyek yang dipetakan dengan baik, Anda akan memulai proses perencanaan dengan mewawancarai dan menyelidiki persyaratan dan kebutuhan proyek orang lain. Ini bisa berupa daftar seluruh pemangku kepentingan Anda, tim dukungan pelanggan, rekan penjualan dan kebutuhan mereka atau pelanggan Anda. Proses ini disebut elisitasi persyaratan dan merupakan langkah pertama untuk mengumpulkan persyaratan untuk proyek Anda. Gunakan templat pengumpulan persyaratan gratis kami untuk memulai.

2. Dokumentasi dan Pemahaman Persyaratan

Tuliskan semuanya dan dokumentasikan spesifikasi produk sehingga anggota tim lainnya dapat memiliki pemahaman tentang ruang lingkup proyek sejak awal. Bagian dari proses ini disebut dokumentasi dan pemahaman persyaratan. Semakin detail Anda bisa mendapatkan, semakin baik.

3. Berkomunikasi Lebih Awal dan Sering

Jadikan dokumentasi persyaratan Anda mudah untuk diterjemahkan di seluruh departemen. Bahkan jika mereka tidak pernah mengadakan pertemuan dengan Anda, mereka harus memahami dengan jelas persyaratan dan ruang lingkup proyek sejak awal. Sertakan catatan terbaru dari pemangku kepentingan dan pertemuan internal juga sehingga setiap orang yang terlibat merasa seolah-olah mereka memiliki dukungan proyek saat mereka menyaksikan pembaruan berlangsung.

Pahami Asumsi Anda

Jika Anda memahami asumsi Anda dalam proyek Anda, Anda dapat lebih menyeimbangkan persyaratan di dalamnya. Asumsi biasanya melilit tiga hal: waktu, anggaran dan ruang lingkup. Asumsi saat mengelola kebutuhan Anda dapat terlihat seperti ini:

• Lupa memperhitungkan hari libur, PTO dan cuti sakit
• Gagal mempertimbangkan apakah alat berfungsi atau perlu diperbaiki
• Dengan asumsi bahwa pemangku kepentingan akan memberikan umpan balik selama pencapaian secara tepat waktu

4. Memantau dan Melacak Persyaratan

Sepanjang keseluruhan proyek Anda, pastikan Anda memantau dan melacak kebutuhan Anda di semua level tim, memastikan bahwa risiko tetap rendah di setiap fase. Anda juga dapat menggunakan data ini untuk memastikan bahwa proyek berada di jalur yang benar dari sudut pandang waktu, ruang lingkup, dan anggaran, sehingga Anda dapat melaporkan temuan Anda kepada pemangku kepentingan utama ketika tiba saatnya untuk meninjau pencapaian.

5. Mengelola Persyaratan Selama Pelaksanaan Proyek

Persyaratan biasanya tidak dikelola dari satu departemen dalam suatu organisasi; mereka dikelola dari perencanaan strategis hingga manajemen portofolio, manajemen program, manajemen proyek, dan departemen peningkatan berkelanjutan.

Manfaat mengelola kebutuhan Anda selama keseluruhan proyek adalah lima kali lipat: membantu mengurangi biaya, dapat meningkatkan kualitas proyek, membantu mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek, mengurangi risiko, dan dapat membuat rencana pengelolaan ruang lingkup Anda efektif.

Bagaimana Saya Memastikan Persyaratan Telah Dipenuhi?

Penting bagi Anda untuk meninjau proyek dengan pemangku kepentingan di setiap pencapaian dan juga di akhir. Lakukan tinjauan post-mortem di mana Anda membahas pertanyaan wawancara dan daftar periksa penutupan proyek Anda untuk mengumpulkan informasi akhir. Anda juga dapat mengajukan pertanyaan tambahan untuk mendapatkan informasi baru. Ini dapat mencakup:

• Apakah Anda merasa proses proyek berjalan lancar? Ya atau tidak?
• Apa yang dapat ditingkatkan selama proses proyek ini?
• Apa yang Anda pelajari dari proses proyek ini?
• Apa yang Anda rekomendasikan untuk kami sertakan dalam proyek di masa mendatang?

Di akhir proyek, ini semua tentang keterlacakan. Jika Anda dapat melihat kembali persyaratan dan melihat semua perubahan yang terjadi dan bagaimana hal itu diselesaikan, Anda dan tim Anda dapat mengukur apakah itu adalah solusi asli atau tidak. Anda juga dapat mempelajari apakah itu memiliki persyaratan non-fungsional terkait.

Memahami hasil proyek dan persyaratannya berkisar pada pengelolaan ketertelusuran sepanjang siklus hidup proyek sehingga Anda dapat meninjaunya secara menyeluruh setelahnya.

ProjectManager Membantu dengan Manajemen Persyaratan

Kunci untuk setiap proyek hebat adalah meminimalkan kejutan. Dengan manajemen persyaratan, tujuannya hanya itu: untuk menciptakan lingkungan di mana komunikasi adalah nama permainan, dan semua orang berada di halaman yang sama, jadi kejutan terbatas. ProjectManager memiliki alat yang membuatnya tidak hanya mungkin tetapi juga sederhana.

Dengan bagan Gantt berbasis cloud kami, Anda dan tim Anda dapat melihat seluruh rencana proyek dari satu tampilan, termasuk semua dependensinya. Perlu mengedit persyaratan? Bagan Gantt kami mudah diedit dan dapat mengakomodasi perubahan apa pun, sehingga dapat dilacak.

ProjectManager sangat bagus untuk tim yang ingin berkomunikasi dengan lebih transparan. Dengan beberapa tampilan seperti bagan Gantt, papan kanban, dan daftar tugas, Anda dapat berkolaborasi dengan mudah dengan menampilkan komentar dari pemangku kepentingan utama atau anggota tim. Plus, ketika satu anggota tim memperbarui tugas, pemberitahuan dikirim ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

Mengelola persyaratan di beberapa tim bukanlah hal yang mudah. Konfirmasikan bahwa semua yang terlibat dalam proyek Anda berada di halaman yang sama, apa pun yang terjadi. ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang berkomitmen untuk membantu tim berkolaborasi secara efektif di berbagai platform. Daftar untuk uji coba gratis kami selama 30 hari hari ini.