Cara Melacak Ketersediaan Sumber Daya Dalam Manajemen Proyek

Proyek direncanakan dan dijadwalkan, tapi itu hanya pembukaan untuk pekerjaan yang sebenarnya. Melaksanakan proyek untuk memenuhi tenggat waktu tanpa menghabiskan anggaran secara berlebihan membutuhkan manajer proyek untuk memahami ketersediaan sumber daya. Ini adalah bagian dari proses pengelolaan sumber daya yang lebih besar.

Sumber daya adalah segala sesuatu yang digunakan untuk memberikan tugas proyek termasuk bahan, peralatan, tenaga kerja, dan lainnya. Kami akan berbicara tentang berbagai jenis sumber daya proyek, mengapa mereka sangat penting untuk manajemen proyek dan bagaimana perangkat lunak manajemen sumber daya membantu Anda mengelola ketersediaan sumber daya.

Apa itu Ketersediaan Sumber Daya?

Ketersediaan sumber daya adalah memahami apa yang Anda butuhkan untuk menjalankan proyek, kapan Anda membutuhkannya, dan dalam keadaan apa. Mampu mengoordinasikan sumber daya yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan proyek Anda adalah kunci keberhasilan proyek yang memenuhi tenggat waktu dan memenuhi anggarannya.

Mencari tahu bagaimana mendistribusikan dan mengalokasikan sumber daya adalah bagian dari rencana pengelolaan sumber daya yang efektif. Pertama, seorang manajer proyek perlu mengetahui sumber daya apa yang dibutuhkan untuk proyek tersebut. Ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan.

Kemudian, Anda harus mengetahui semua sumber daya, mulai dari alat yang akan digunakan tim Anda hingga tim yang akan Anda susun. Setelah Anda memiliki daftar lengkap sumber daya, Anda harus menyusunnya seperti potongan puzzle agar sesuai dengan jadwal Anda sehingga dikirimkan saat Anda membutuhkannya. Jika tidak, akan ada penundaan yang mahal.

Perangkat lunak manajemen proyek dengan alat manajemen sumber daya sangat penting untuk merencanakan dan menjadwalkan sumber daya Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan bagan Gantt yang kuat yang dapat mengatur sumber daya Anda dan menghubungkannya dengan tugas proyek Anda. Anda dapat menautkan keempat tipe dependensi untuk menghindari penundaan dan bahkan memfilter jalur kritis untuk membantu memprioritaskan pekerjaan. Saat Anda menetapkan garis dasar, Anda mencatat rencana sumber daya dan dapat melacaknya secara waktu nyata, membandingkan upaya yang direncanakan dengan upaya yang sebenarnya. Ketahui ketersediaan sumber daya Anda dan ikuti jadwal. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Jenis Sumber Daya Proyek

Daftar sumber daya proyek hampir tidak ada habisnya, tetapi dapat dibagi menjadi dua kategori, berwujud dan tidak berwujud. Sumber daya berwujud adalah makna material, orang, tempat, dan benda. Sumber daya tak berwujud bukanlah materi, seperti energi, moral, waktu, informasi, dll.

Itu tidak berarti dikotomi ini mendefinisikan semua sumber daya proyek. Ada beberapa yang lebih sulit untuk diklasifikasikan, misalnya uang. Ini nyata karena Anda dapat memegangnya di tangan Anda dan menghitungnya. Tapi itu juga tidak berwujud karena nilainya tergantung pada negara yang mengeluarkannya.

Oleh karena itu, sumber daya proyek memerlukan sedikit lebih detail untuk mendefinisikan secara memadai. Saat mengelola sebuah proyek, ada baiknya untuk melihat sumber daya yang dibagi menjadi tujuh kategori ini: orang, informasi, bahan, alat, energi, modal, dan waktu. Mari kita definisikan masing-masing istilah ini dan berikan contoh untuk mengilustrasikannya untuk pemahaman yang lebih baik.

Rakyat

Ini adalah sumber daya manusia Anda, seperti tim yang Anda kumpulkan untuk melaksanakan proyek. Orang, konon, adalah sumber daya Anda yang paling berharga. Ada alasan untuk ini. Tanpa tim Anda, enam kategori sumber daya lainnya tidak berdaya. Anda dapat memiliki semua uang di dunia dan seperangkat alat yang hebat, tetapi tanpa kru, yang Anda miliki hanyalah tempat kerja yang tandus. Luangkan waktu untuk menyusun tim dengan keterampilan dan pengalaman yang Anda butuhkan untuk mencapai tujuan Anda.

Informasi

Pengetahuan yang Anda dan tim Anda miliki untuk menyelesaikan proyek juga merupakan sumber daya. Apakah Anda harus melatih mereka atau mereka datang ke proyek dengan keahlian yang sudah dipelajari, informasi itu sangat berharga untuk keberhasilan proyek. Informasi dapat berupa segalanya, mulai dari mengetahui cara menggunakan alat yang diperlukan untuk melaksanakan tugas hingga memahami proses dan metodologi proyek. Informasi bersifat fleksibel dan tim juga harus demikian. Ketika banyak hal berubah, setiap orang harus beradaptasi dengan cepat.

Bahan

Materi mudah dipahami karena bersifat nyata. Benda-benda ini digunakan dalam pelaksanaan proyek dan dapat berupa apa saja mulai dari batu bata dan mortir jika Anda dalam konstruksi hingga kertas dan pensil jika Anda bekerja di lingkungan yang lebih abstrak. Namun umumnya, material terkait dengan proyek yang lebih konkret, seperti konstruksi atau manufaktur. Industri-industri ini harus berurusan dengan manajemen rantai pasokan dan sumber bahan, yang menambah lapisan lain pada ketersediaan sumber daya.

Peralatan

Alat adalah sumber daya nyata lainnya. Mereka digunakan sepanjang siklus hidup proyek, dan tidak hanya selama fase eksekusi. Alat menjalankan keseluruhan dari alat konstruksi dan manufaktur, seperti palu dan mesin berat, hingga perangkat keras dan perangkat lunak. Komputer digunakan untuk hampir semua proyek, sedangkan perangkat lunak yang digunakan lebih disesuaikan dengan jenis proyeknya. Apa pun kasusnya, alat adalah sumber daya yang diperlukan untuk proyek apa pun dan ketersediaannya adalah kunci keberhasilan proyek.

Energi

Banyak yang mungkin tidak memasukkan energi dalam daftar sumber daya yang diperlukan, tetapi itu penting. Energi bisa berarti energi yang menjalankan alat dan mesin yang digunakan dalam proyek hingga alat atau perangkat lunak yang membuat tim Anda produktif. Untuk sebagian besar proyek, energi adalah listrik. Ini menjalankan komputer Anda, yang merupakan tempat kerja untuk pengembangan perangkat lunak dan banyak lagi. Tetapi konstruksi dan bahkan beberapa proyek manufaktur memerlukan jenis energi lain, baik itu bensin atau solar. Memastikan Anda memiliki sumber energi yang tidak terganggu sangat penting dan harus menjadi bagian dari perencanaan ketersediaan sumber daya.

Terkait: 10 Template Manufaktur Excel Gratis

Uang

Semua orang tahu bahwa proyek akan mati jika tidak didanai, namun seringkali uang tidak disertakan dalam rencana ketersediaan sumber daya. Namun, tentu saja, sebelum sebuah proyek dapat berjalan, Anda memerlukan dukungan finansial dari para pemangku kepentingan. Jika Anda tidak didanai dengan benar atau salah mengelola anggaran, proyek tidak akan dilanjutkan. Dengan uang, Anda bisa mendapatkan lebih banyak dari hampir semua sumber daya, tetapi tanpa uang, Anda mandek.

Waktu

Waktu adalah sumber daya yang dapat Anda kelola, tetapi tidak pernah Anda kendalikan. Tidak ada batas waktu dalam manajemen proyek, jadi menjadwalkan sumber daya Anda secara akurat untuk berada di sana saat Anda membutuhkannya adalah aspek penting lain dari manajemen sumber daya. Memiliki proyek Anda pada garis waktu adalah cara yang bagus untuk melihat keseluruhan proyek dari awal hingga selesai dan bekerja mundur dari tenggat waktu Anda untuk memastikan Anda dapat menyelesaikan semuanya dalam waktu yang ditentukan. Waktu bersifat universal dan memengaruhi setiap proyek, tetapi ini adalah salah satu sumber daya yang lebih sulit dipahami dalam daftar ini.

Mengapa Penting untuk Melacak Ketersediaan Sumber Daya?

Mampu melacak kemampuan sumber daya adalah kunci untuk mengelola sumber daya Anda. Jika Anda tidak tahu di mana sumber daya Anda, maka Anda tidak bisa mendapatkannya di tempat yang seharusnya ketika mereka perlu berada di sana. Itulah mengapa merencanakan, menjadwalkan, dan mengoptimalkan sumber daya proyek Anda sangat penting. Jika tidak, Anda menyia-nyiakan sumber daya proyek dan itu akan menghabiskan waktu dan uang Anda.

Ada banyak cara untuk melacak ketersediaan sumber daya. Tiga metode yang lebih umum adalah penjadwalan sumber daya, perencanaan sumber daya, dan pengoptimalan sumber daya. Gunakan ini untuk membantu Anda memantau sumber daya sehingga Anda dapat menerapkannya dengan lebih efektif.

Penjadwalan Sumber Daya

Penjadwalan sumber daya digunakan untuk mengalokasikan sumber daya paling efisien untuk tugas atau proyek. Bagian dari itu adalah menjadwalkan tanggal mulai dan tanggal akhir yang Anda perlukan untuk sumber daya guna menyelesaikan proyek. Tanggal ini didasarkan pada kapasitas dan ketersediaan sumber daya.

Perencanaan sumber daya

Perencanaan sumber daya adalah tentang mengidentifikasi sumber daya yang Anda butuhkan untuk sebuah proyek dan bagaimana Anda akan memperoleh dan mengalokasikannya. Ini benar dalam manajemen proyek tetapi juga merupakan bagian penting dari manajemen portofolio ketika Anda harus berbagi sumber daya di beberapa proyek.

Optimalisasi Sumber Daya

Optimalisasi sumber daya mengacu pada metode yang memastikan bahwa ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya nonmanusia disesuaikan dengan jadwal proyek. Beberapa teknik untuk mencapai hal ini termasuk perataan sumber daya (menyesuaikan tanggal mulai dan berakhir), perataan sumber daya (menjaga persyaratan dalam anggaran untuk menghindari penambahan lebih banyak sumber daya) dan membalikkan alokasi sumber daya (dimulai dengan tugas terakhir atau paling penting dan penjadwalan mundur dari sana).

Bagaimana Mengelola Ketersediaan Sumber Daya Anda Dengan ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memberi Anda alat untuk merencanakan, mengelola, dan melacak sumber daya Anda secara waktu nyata. Perangkat lunak kami memiliki lembar waktu yang memungkinkan Anda melacak biaya tenaga kerja dan melihat persentase tugas tim Anda yang diselesaikan. Ada juga beberapa tampilan proyek, seperti daftar tugas, papan kanban, dan lainnya, yang memungkinkan tim Anda bekerja sesuai keinginan mereka sementara manajer mendapatkan transparansi dalam prosesnya. Manajer dapat mengidentifikasi potensi kemacetan dan dengan cepat mengalokasikan kembali sumber daya untuk menjaga tim tetap bekerja sesuai kapasitas.

Pantau Beban Kerja Tim Anda Dengan Bagan Beban Kerja

Merencanakan dan menjadwalkan sumber daya Anda hanyalah langkah pertama; Anda juga harus melacaknya. Dengan perangkat lunak kami, Anda dapat membuat daftar keterampilan dan ketersediaan tim Anda, termasuk PTO, liburan, dan liburan global, yang mempermudah orientasi dan menetapkan tugas dengan cepat. Saat Anda beralih ke halaman beban kerja berkode warna, Anda dapat melihat sekilas siapa yang dialokasikan secara keseluruhan. Cukup alokasikan ulang tugas mereka langsung dari bagan untuk menyeimbangkan beban kerja mereka agar sumber daya Anda lebih produktif.

Lacak Pemanfaatan Sumber Daya Dengan Dasbor Waktu Nyata

Alat lain untuk melacak sumber daya dalam proyek Anda adalah dasbor waktu nyata kami. Tidak memerlukan konfigurasi yang memakan waktu seperti yang akan Anda temukan dengan perangkat lunak ringan. Dasbor langsung kami segera mengumpulkan data waktu nyata dan secara otomatis menampilkannya dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca. Anda dapat melacak waktu, biaya, dan lainnya. Cukup klik dasbor untuk tampilan tingkat tinggi dari proyek atau portofolio Anda.

Jika Anda menginginkan lebih banyak detail daripada yang tersedia di dasbor waktu nyata, mudah untuk membuat sejumlah laporan tentang status proyek, status portofolio, varian, lembar waktu, dan lainnya. Setiap laporan dapat disesuaikan sehingga Anda dapat memfilter data untuk hanya menampilkan apa yang ingin Anda lihat. Selain itu, semua laporan dapat dengan mudah dibagikan dalam berbagai format agar pemangku kepentingan tetap mendapat informasi.

ProjectManager adalah perangkat lunak pemenang penghargaan yang memberdayakan tim untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka secara real time. Selain manajemen sumber daya, ada fitur manajemen tugas dan manajemen risiko semuanya pada platform kolaboratif yang menghubungkan tim lintas departemen dan zona waktu. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens yang menggunakan alat kami. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.