Apa itu Kalender Sumber Daya dalam Manajemen Proyek?

Mengelola sebuah proyek membutuhkan lebih dari perencanaan dan penganggaran, itu juga membutuhkan penjadwalan. Sementara kiriman jatuh tempo pada titik-titik tertentu pada timeline proyek Anda, menyelesaikan kiriman tersebut tepat waktu memerlukan penjadwalan sumber daya manusia Anda dengan kalender sumber daya.

Untuk melakukan itu, penting untuk mengetahui apa itu kalender sumber daya, bagaimana penggunaannya dalam manajemen proyek dan bagaimana perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu membuat proses penjadwalan lebih efisien.

Apa itu Kalender Sumber Daya?

Kalender sumber daya adalah alat untuk memastikan bahwa tim proyek Anda tersedia untuk bekerja saat Anda membutuhkannya untuk menjalankan tugas. Ini menunjukkan siapa yang tersedia dan kapan manajer proyek dapat menugaskan mereka ke tugas.

Memiliki hari kerja yang tersedia untuk tim Anda adalah penting, tetapi begitu juga memiliki profil setiap anggota tim. Profil membantu dengan kalender sumber daya dengan memungkinkan manajer proyek untuk dengan cepat melihat siapa yang dapat melakukan apa. Dengan kata lain, profil menunjukkan keterampilan dan pengalaman.

Daripada melacak sumber daya dengan tangan, perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda mengelola sumber daya Anda. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek yang memungkinkan Anda melacak sumber daya secara real time. Manajer proyek dapat melihat berapa banyak tugas yang diberikan tim mereka dengan bagan beban kerja kami. Jika Anda telah secara keseluruhan mengalokasikan seseorang di tim Anda, maka realokasi tugas mereka langsung dari bagan beban kerja. Menjaga beban kerja tim Anda seimbang membuat mereka lebih produktif dan menjaga moral tetap tinggi. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Apa Tujuan Kalender Sumber Daya Dalam Manajemen Proyek?

Kalender sumber daya adalah alat penting bagi manajer proyek karena mereka memungkinkan mereka untuk merencanakan ke depan dengan mengetahui bahwa anggota tim yang mereka tugaskan tersedia untuk melaksanakan tugas saat diharapkan.

Ini mungkin tidak tampak signifikan, tetapi jika Anda sedang mengerjakan proyek yang bahkan agak rumit, Anda perlu tahu bahwa sumber daya tersedia saat Anda membutuhkannya. Lebih dari itu, biasanya ada banyak dependensi yang semakin memperumit penjadwalan. Mengelola sumber daya Anda pada tingkat tinggi adalah kunci keberhasilan pelaksanaan proyek.

Bahkan, seorang manajer proyek dapat merencanakan sumber daya mereka dan menemukan bahwa proyek tersebut tidak layak. Lebih baik mengetahui hal ini pada tahap perencanaan daripada setelah Anda berkomitmen pada pekerjaan itu. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah mengetahui dalam fase eksekusi bahwa Anda tidak siap untuk menangani proyek karena keterbatasan sumber daya.

Tapi itu tidak berarti mengesampingkan proyek. Manajer proyek memiliki pilihan; mereka dapat menyesuaikan ruang lingkup proyek, jadwal, alokasi sumber daya dan biaya untuk menemukan jalan yang layak ke depan. Tetapi tanpa menggunakan kalender sumber daya, ini hampir tidak mungkin.

Kalender sumber daya bukan hanya alat untuk menetapkan tugas secara lebih efektif, tetapi juga membantu melacak peralatan dan karyawan. Salah satu fitur kalender sumber daya mencakup lembar waktu yang melacak jumlah waktu yang dihabiskan setiap anggota tim untuk tugas. Ada juga bagan beban kerja untuk menyeimbangkan beban kerja tim dan membuatnya tetap produktif. Bagan Gantt sangat membantu dalam melacak biaya sumber daya agar anggaran Anda tetap terjaga.

Tujuan lain dari kalender sumber daya adalah berguna jika Anda mengelola program atau portofolio proyek yang berbagi sumber daya. Kalender sumber daya membantu program atau manajer portofolio mengidentifikasi sumber daya bersama, yang memudahkan mereka untuk merencanakan di beberapa proyek.

Apa yang Harus Disertakan Dalam Kalender Sumber Daya?

Jika kedengarannya seperti kalender sumber daya melakukan banyak hal, ya, memang demikian. Sumber daya mencakup apa pun yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek seperti orang, peralatan, bahan, dan sebagainya. Itu banyak yang harus dikelola, tetapi kalender sumber daya adalah alat multifaset yang dirancang untuk menangani berbagai tanggung jawab tersebut. Berikut ini adalah apa yang termasuk dalam kalender sumber daya, yang semuanya harus berada di ujung jari manajer proyek sepanjang siklus hidup proyek.

Informasi Anggota Tim

Saat Anda bergabung dengan tim Anda, pastikan untuk menambahkan informasi mereka ke kalender sumber daya. Ini dapat berupa informasi kontak umum seperti nomor ponsel jika Anda perlu menghubungi mereka dalam keadaan darurat. Tetapi Anda juga ingin membuat profil keterampilan dan pengalaman mereka karena informasi ini sangat penting ketika memutuskan siapa yang akan ditugaskan untuk tugas apa.

Bahan, Peralatan & Sumber Daya Nyata Lainnya

Meskipun tim Anda adalah sumber daya Anda yang paling berharga, mereka bukan satu-satunya pertimbangan Anda. Ada kemungkinan bahan, peralatan, dan sumber daya nyata lainnya yang perlu dipertimbangkan. Anda akan ingin mencatat biaya mereka tetapi juga ketersediaannya atau kapan pemasok Anda akan dapat mengirimkannya sehingga Anda dapat memastikan tim memiliki apa yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya.

Jadwal

Mengidentifikasi sumber daya Anda hanyalah awal dari pengelolaannya. Sekarang, saatnya untuk kalender. Kalender sumber daya perlu memetakan kapan sumber daya akan dibutuhkan dalam proyek. Itulah satu-satunya cara semuanya akan berada di tempat yang dibutuhkan pada waktu yang tepat. Kalender sumber daya bisa harian, mingguan atau bulanan, tergantung pada proyek dan manajer proyek.

Informasi Beban Kerja Harian

Kalender sumber daya sering mengambil tugas dan jadwal untuk sumber daya manusia Anda dan membuat informasi beban kerja. Ini adalah bagan yang menunjukkan alokasi setiap anggota tim. Ini adalah alat penting yang memungkinkan Anda menyeimbangkan beban kerja tim Anda untuk meningkatkan produktivitas tanpa menghabiskannya.

Kalender Sumber Daya vs. Kalender Proyek

Tentu saja, kalender sumber daya bukan satu-satunya kalender yang digunakan dalam manajemen proyek. Ada juga kalender proyek. Tapi apakah mereka hal yang sama? Keduanya dikembangkan selama fase perencanaan proyek. Kami telah mencatat bahwa kalender sumber daya menunjukkan ketersediaan, dan sangat membantu ketika sumber daya dibagikan di antara berbagai proyek dan mencakup sumber daya manusia dan nonmanusia.

Kalender proyek membantu Anda mengidentifikasi hari kerja dan shift tim Anda. Tanpa transparansi tentang waktu luang (PTO), hari libur, dan hari kerja tim Anda, mustahil untuk menjadwalkan proyek Anda dengan benar. Jadwal proyek dapat terdiri dari kalender proyek sebanyak yang Anda butuhkan, yang semuanya dapat diperbarui sesuai kebutuhan.

Seperti yang Anda lihat, kalender sumber daya dan kalender proyek serupa tetapi tidak sama. Kalender sumber daya lebih dinamis daripada kalender proyek karena perubahan pada kalender sumber daya dapat sering terjadi. Kalender proyek lebih tetap karena hari libur dan akhir pekan tidak selalu berubah.

Manfaat Menggunakan Kalender Sumber Daya

Kalender sumber daya merupakan bagian integral dari jadwal sumber daya Anda dan rencana pengelolaan sumber daya yang lebih besar. Ini dikembangkan selama fase perencanaan proyek dan menetapkan cara semuanya akan dikoordinasikan untuk memenuhi tenggat waktu pengiriman Anda. Apa manfaat menggunakan kalender sumber daya? Berikut adalah beberapa contoh.

Penjadwalan Sumber Daya yang Lebih Baik

Menjadwalkan sumber daya Anda adalah kunci untuk memenuhi jadwal Anda. Kalender sumber daya memungkinkan manajer proyek untuk menjadwalkan terlebih dahulu jika semua sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas telah diselaraskan. Tidak memiliki satu pun sumber daya saat diperlukan akan menunda proyek dan menambah biaya.

Beban Kerja Seimbang untuk Tim Anda

Seperti disebutkan di atas, beban kerja tim Anda adalah tindakan penyeimbang. Anda ingin mereka bekerja pada kapasitas untuk menjadi seproduktif mungkin, tetapi tidak terlalu banyak tugas sehingga mereka terbakar dan semangat kerja tim masuk ke selokan. Kalender sumber daya memungkinkan manajer proyek untuk melihat sekilas siapa yang ditugaskan apa dan jika ada ketidakseimbangan, mereka dapat mengalokasikan kembali bahkan beban kerja.

Tingkatkan Pelacakan Sumber Daya

Sumber daya Anda mungkin didistribusikan ke berbagai tim, yang merupakan manfaat lain dari kalender sumber daya. Ini menawarkan tempat terpusat untuk melacak proyek atau sumber daya portofolio Anda untuk visibilitas lengkap.

Buat Kalender Sumber Daya dengan ProjectManager

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online dengan fitur manajemen sumber daya termasuk kalender sumber daya. Alat sumber daya kami terintegrasi ke dalam rangkaian lengkap fitur manajemen proyek yang memungkinkan manajer proyek untuk merencanakan, memantau, dan melaporkan setiap fase proyek mereka. Semua ini dapat dilakukan secara real time untuk pengelolaan sumber daya yang lebih efektif.

Buat Kalender Ketersediaan Sumber Daya

Untuk membuat visibilitas ke dalam ketersediaan tim Anda, hal pertama yang harus dilakukan setelah orientasi mereka adalah memilih opsi liburan dari menu dropdown avatar Anda. Popup liburan memungkinkan pengguna untuk memilih hari libur dan jam kerja pribadi, negara dan global. Sekarang Anda tahu siapa yang tersedia saat menjadwalkan. Hari libur akan tampak kuning pada halaman beban kerja.

Saat Anda mulai menetapkan tugas, popup akan muncul seperti di bagan Gantt, yang menunjukkan ketersediaan waktu nyata untuk setiap anggota tim. Saat tugas dibuat, anggota tim tahu apa yang sedang mereka kerjakan. Saat mereka memperbarui jam kerja mereka, informasi itu langsung tercermin di seluruh perangkat lunak.

Seimbangkan Beban Kerja Anda

Anda dapat memastikan tugas tim Anda seimbang dengan mengunjungi halaman beban kerja. Semua pengaturan liburan yang Anda buat akan tercermin dalam bagan beban kerja. Rincian kode warna jam anggota tim memudahkan untuk melihat siapa yang sedang berlibur dan siapa yang membutuhkan lebih banyak tugas atau lebih sedikit tugas.

Jika Anda mengklik nama anggota tim, Anda akan melihat menu tarik-turun dari semua tugas mereka. Anda juga dapat memfilter bagan untuk menampilkan semua tugas atau menyembunyikannya. Opsi pemfilteran lainnya termasuk rentang tanggal, proyek tertentu, atau penggunaan bilah pencarian. Menyeimbangkan beban kerja itu mudah; klik pada kotak dan popup akan memungkinkan Anda untuk menetapkan kembali tugas ke anggota tim lain.

Lihat Sumber Daya di Dasbor dan Laporan Real-Time

Dasbor adalah ikhtisar tingkat tinggi tentang kemajuan dan kinerja proyek Anda. Ini secara otomatis diperbarui secara real time dan menampilkan enam metrik proyek termasuk bagan beban kerja, yang memberi Anda gambaran umum tentang alokasi tim Anda. Ini adalah diagram batang dengan kode warna untuk menunjukkan pekerjaan yang sudah selesai, harus dilakukan, dan terlambat. Tidak seperti alat manajemen sumber daya lainnya, dasbor kami tidak memerlukan penyiapan.

Untuk mempelajari data lebih dalam, gunakan laporan kami yang dapat disesuaikan. Ada delapan laporan berbeda, dari lembar waktu hingga ketersediaan, beban kerja dan varians, serta status proyek dan status portofolio. Anda dapat memfilter laporan untuk melihat hanya pada rentang tanggal tertentu, misalnya, untuk melihat lembar waktu, beban kerja, dan ketersediaan untuk menjadwalkan sumber daya Anda dengan lebih baik.

Kami juga memiliki bagan Gantt yang kuat untuk merencanakan jadwal dan sumber daya Anda. Anda dapat menambahkan biaya sumber daya yang direncanakan dan menggunakan data waktu nyata untuk melacak biaya sumber daya yang sebenarnya setelah Anda menetapkan garis dasar. Ini memungkinkan Anda membuat laporan varians proyek atau melacak biaya sumber daya manusia dan nonmanusia Anda di Gantt. Anda memiliki kendali untuk menjaga sumber daya tetap terkendali sepanjang siklus hidup proyek.

Konten Terkait

Jika Anda masih tertarik untuk meneliti topik manajemen sumber daya, kami memiliki banyak topik di situs web kami. Selain menjadi perangkat lunak manajemen proyek yang kuat, situs kami adalah pusat online untuk semua hal manajemen proyek. Kami menerbitkan beberapa blog seminggu dan memiliki video tutorial, buku panduan, kertas putih, studi kasus, dan banyak lagi. Berikut adalah beberapa artikel untuk memperluas topik kalender sumber daya kami.

• Panduan Utama untuk Manajemen Sumber Daya
• Template Rencana Sumber Daya
• Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan alat manajemen sumber daya canggih. Rencanakan, pantau, dan laporkan sumber daya proyek Anda secara real time untuk membuat keputusan yang lebih berwawasan saat mengalokasikan pekerjaan. Bergabunglah dengan tim di NASA, Siemens, dan Nestle yang menggunakan perangkat lunak kami untuk mencapai kesuksesan. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.