Apa Pemuatan Sumber Daya dan Mengapa Penting dalam Manajemen Proyek?

Anda telah mendengarnya berkali-kali; tim adalah sumber daya proyek yang paling berharga. Mereka melakukan pekerjaan. Tetapi seorang manajer proyek harus menghubungkan setiap anggota tim dengan pekerjaan itu. Pemuatan sumber daya adalah proses untuk membuat anggota tim tetap terlibat penuh selama proyek berlangsung.

Mampu menyeimbangkan beban sumber daya di seluruh tim Anda adalah penting. Pemuatan sumber daya dalam manajemen proyek membantu Anda menghindari alokasi berlebihan, yang dapat mengikis semangat dan melemahkan produktivitas. Tapi pertama-tama, mari kita bicara tentang apa itu pemuatan sumber daya dan jelajahi pemuatan sumber daya vs. leveling sumber daya.

Apa itu Pemuatan Sumber Daya?

Pemuatan sumber daya adalah jumlah penuh jam kerja yang ditugaskan kepada tim Anda dibagi dengan jumlah jam kerja yang harus Anda lakukan. Anda dapat melihat pemuatan sumber daya secara harian, mingguan, bulanan, atau proyek.

Masalah dengan pemuatan sumber daya adalah mudahnya mengalokasikan anggota tim secara berlebihan. Misalnya, jika Anda memiliki satu anggota tim yang terisi penuh dan mereka harus turun tangan untuk membantu atau mengganti anggota tim lain karena alasan apa pun, maka anggota tim tersebut dialokasikan secara berlebihan.

Ini adalah salah satu cara proyek keluar jalur, melewatkan tenggat waktu, atau membelanjakan melebihi anggaran proyek. Pemuatan sumber daya melihat pekerjaan yang harus diselesaikan dan membaginya dengan kapasitas penuh sumber daya, seperti hari kerja delapan jam. Pastikan untuk memperhitungkan rapat, liburan, waktu liburan, dan bahkan istirahat sepanjang hari.

Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu Anda memuat sumber daya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang memungkinkan Anda melihat jam kerja tim Anda yang tersedia, termasuk hari libur global untuk pekerja jarak jauh. Anda dapat memantau ini pada bagan beban kerja waktu nyata yang diberi kode warna agar mudah dibaca sekilas. Jika Anda mengalokasikan seseorang secara berlebihan, Anda dapat mengalokasikan ulang sumber daya langsung dari bagan beban kerja. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Memuat Sumber Daya vs. Meratakan Sumber Daya

Sangat mudah untuk mengacaukan pemuatan sumber daya dengan leveling sumber daya. Mereka serupa dalam banyak hal tetapi berbeda dalam hal apa yang mereka prioritaskan. Keduanya, tentu saja, berurusan dengan manajemen sumber daya, tetapi mereka fokus pada sumber daya yang berbeda.

Seperti yang telah kita bahas, pemuatan sumber daya adalah tentang tim, karyawan, atau tenaga kerja Anda. Setiap pekerja diberi tugas atau persentase proyek hingga mereka 100 persen dipesan. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk menugaskan tim mereka dan mengetahui apakah mereka perlu mengambil lebih banyak anggota tim untuk menyelesaikan semua pekerjaan proyek.

Pemuatan sumber daya terutama berkaitan dengan tenaga kerja. Perataan sumber daya juga terlibat dengan sumber daya, tetapi juga waktu, seperti pada tanggal awal dan akhir proyek dan anggaran. Perataan sumber daya berfungsi untuk menyeimbangkan jadwal dan anggaran dengan sumber daya, memecah berbagai hal menjadi waktu dan sumber daya yang tersedia. Ini digunakan dalam proyek-proyek yang terdesak waktu.

Singkatnya, pemuatan sumber daya memungkinkan Anda menghitung jumlah pekerjaan yang Anda harapkan untuk diselesaikan oleh setiap anggota tim selama periode waktu tertentu berdasarkan ketersediaan dan kapasitas mereka. Ini pemanfaatan sumber daya. Perataan sumber daya adalah tentang memastikan alokasi sumber daya adalah ukuran yang tepat berdasarkan prioritas, garis waktu proyek, pencapaian, dan anggaran. Pemuatan sumber daya ditetapkan pada tanggal mulai dan berakhir proyek dan leveling sumber daya dapat disesuaikan untuk menanggapi konflik sumber daya.

Cara Membuat Bagan Pemuatan Sumber Daya

Gunakan bagan pemuatan sumber daya untuk melihat bagaimana pekerjaan proyek dialokasikan di seluruh tim. Ini adalah dokumen sederhana yang mirip dengan spreadsheet dasar. Yang terbaik dari semuanya, Anda dapat membuatnya dalam tiga langkah.

1. Bandingkan Anggota Tim Dengan Tugas

Dengan menggunakan matriks, mulailah dengan mencantumkan semua anggota proyek Anda secara horizontal di bagian atas. Kemudian, di sisi kiri, buat daftar semua tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

2. Hitung Jam yang Dihabiskan untuk Tugas

Cari tahu berapa lama setiap anggota tim mengerjakan tugas mereka per minggu. Sekarang cari tahu berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk setiap tugas proyek mereka. Lakukan ini untuk semua orang di tim proyek.

3. Bandingkan Jam Aktual Dengan Pemanfaatan Target

Ambil data penjadwalan sumber daya yang Anda kumpulkan dan bandingkan dengan pemanfaatan target Anda. Ini akan membantu Anda menentukan berapa jam sehari Anda ingin tim mengerjakan tugas mereka.

Pentingnya Pemuatan Sumber Daya Dalam Manajemen Proyek

Tanpa sumber daya, proyek Anda hanyalah sebuah rencana. Pemuatan sumber daya membantu Anda saat menugaskan tim Anda dengan memastikan mereka memiliki cukup pekerjaan tetapi tidak terlalu banyak. Terlalu sedikit tugas dan Anda tidak bekerja sesuai kapasitas, yang akan memperlambat Anda. Itu berarti terlambat dari jadwal dan mungkin melebihi anggaran.

Di sisi lain dari koin, Anda dapat mengalokasikan sumber daya Anda secara berlebihan. Jika Anda melakukan ini, kecil kemungkinan tim Anda akan produktif dan mereka akan terlambat dari jadwal. Bahkan jika mereka dapat mengikuti kecepatannya, itu tidak berkelanjutan. Tim Anda akan mengalami kelelahan, yang akan membuat banyak dari mereka keluar dari proyek, atau Anda tidak akan dapat mempertahankan anggota tim. Either way, itu masalah yang terjadi ketika manajer proyek mengabaikan kendala sumber daya.

Jaga Produktif Tim Anda

Pemuatan sumber daya adalah teknik yang membantu Anda menjaga tim bekerja sesuai kapasitas untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Dalam hal perencanaan, pemuatan sumber daya merupakan komponen kunci dari jadwal dan anggaran yang realistis. Ini memungkinkan manajer untuk memahami sumber daya apa yang mereka perlukan untuk proyek tersebut dan berapa biaya yang mungkin mereka keluarkan.

Pemuatan sumber daya tidak hanya membantu mengetahui berapa banyak anggota tim dan biaya. Penting juga untuk menentukan bahan dan peralatan yang diperlukan untuk proyek tersebut. Tidak hanya apa, tetapi juga kapan Anda membutuhkannya. Semuanya adalah kunci untuk perencanaan proyek yang tepat.

Template Manajemen Sumber Daya Gratis

Harus jelas bahwa pemuatan sumber daya itu penting. Tapi itu hanya satu bagian kecil dari rencana pengelolaan sumber daya Anda yang lebih besar. Manajemen sumber daya adalah semua perencanaan, penjadwalan, dan alokasi sumber daya Anda, yang meliputi tim, uang, teknologi, bahan, peralatan—apa pun yang Anda perlukan untuk melaksanakan proyek.

Manajemen sumber daya menginformasikan hampir setiap aspek proyek Anda. Ini menyentuh perencanaan dan penjadwalan, tentu saja, tetapi juga ketersediaan dan keahlian tim Anda, pemanfaatan sumber daya, kapasitas dan prioritas saat mengalokasikan dan banyak lagi. Memiliki rencana pengelolaan sumber daya yang baik tidak hanya mengarah pada memiliki apa yang Anda butuhkan saat Anda membutuhkannya, tetapi juga meningkatkan moral. Tim yang bahagia adalah tim yang produktif.

ProjectManager memiliki alat manajemen sumber daya yang hebat, dan kami akan membahasnya sebentar lagi. Namun, jika Anda belum siap untuk memperbarui, izinkan kami memberi tahu Anda tentang templat yang dapat diunduh gratis yang kami miliki di situs kami. Ada template manajemen proyek untuk setiap fase proyek Anda. Berikut adalah beberapa yang berhubungan dengan manajemen sumber daya.

Templat Rencana Sumber Daya

Pemuatan sumber daya adalah bagian dari keseluruhan perencanaan sumber daya Anda. Di situlah Anda mengidentifikasi dan mengatur sumber daya Anda, membantu Anda mengetahui apa yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek. Templat rencana sumber daya gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda merencanakan sumber daya sehubungan dengan jadwal dan anggaran proyek Anda.

Templat Anggaran Proyek

Anggaran proyek adalah apa yang membayar sumber daya proyek Anda. Apakah sumber daya Anda menginformasikan anggaran Anda atau sebaliknya, Anda perlu mengingat keduanya saat Anda merencanakan proyek. Menggunakan template anggaran proyek gratis kami untuk Excel adalah alat yang ampuh untuk membuat perkiraan yang akurat untuk biaya proyek, termasuk sumber daya.

Templat Jadwal Kerja Mingguan

Saat Anda melakukan pemuatan sumber daya, Anda memiliki gagasan yang lebih baik tentang cara mengalokasikan sumber daya dan membuatnya bekerja sesuai kapasitas. Menggunakan templat jadwal kerja mingguan gratis kami untuk Excel memungkinkan Anda mengatur jadwal kerja mingguan tim Anda untuk mengelola alur kerja dan beban kerja mereka dengan lebih baik agar mereka tetap produktif.

Manajer Proyek dan Pemuatan Sumber Daya

Template proyek gratis kami sangat bagus untuk manajemen sumber daya dan manajemen proyek, tetapi Anda akan menemui hambatan yang hanya dapat dibantu oleh perangkat lunak manajemen proyek. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda memuat sumber daya dan memberi Anda akses ke ketersediaan waktu nyata dan beban kerja tim Anda secara waktu nyata dan mengalokasikannya kembali dengan cepat dan mudah untuk menghindari kemacetan.

Dapatkan Tampilan Sumber Daya Tingkat Tinggi

Untuk mengalokasikan ulang sumber daya dengan bijak, Anda perlu memantau proyek Anda secara waktu nyata. Dasbor langsung kami memberi Anda ikhtisar proyek kapan pun Anda mau. Tidak ada pengaturan untuk memperlambat Anda seperti pada produk yang lebih rendah. Anda dapat melihat kesehatan, persentase tugas yang diselesaikan, biaya, beban kerja, dan lainnya secara sekilas dengan bagan dan grafik berwarna. Mampu melacak metrik ini secara real time menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih berwawasan.

Tetapkan dan Lacak Sumber Daya di Gantt Charts

Sebelum Anda dapat memantau sumber daya Anda, Anda perlu merencanakannya. Pemuatan sumber daya membantu, tetapi dengan bagan Gantt interaktif kami, Anda dapat mencocokkan sumber daya dengan anggota tim sambil melacak biaya dan jadwal. Ini semua dilakukan secara online sehingga mudah untuk berbagi dengan tim dan pemangku kepentingan Anda. Anda dapat menautkan dependensi untuk menghindari penundaan dan menetapkan garis dasar untuk melihat kinerja sumber daya Anda yang sebenarnya dibandingkan dengan rencana Anda, mengalokasikan ulang sesuai kebutuhan agar tetap sesuai jadwal.

Tentu saja, itu belum semuanya. Kami memiliki pemberitahuan otomatis agar Anda terus mendapatkan informasi terbaru tentang perubahan atau komentar yang ditambahkan ke tugas. Lembar waktu melacak pekerjaan tim Anda dan kami memiliki alat pelaporan yang cepat, dapat disesuaikan, dan mendetail yang memberi Anda lebih banyak data—selain itu, mudah dibagikan dengan pemangku kepentingan agar selalu diperbarui.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberdayakan tim dan memberi manajer alat yang mereka butuhkan untuk merencanakan, mengelola, dan melacak pekerjaan mereka dengan lebih baik secara real time. Lebih dari sekadar manajemen sumber daya, ada juga fitur untuk mengelola tugas dan risiko Anda. Bergabunglah dengan tim di Avis, Nestle, dan Siemens. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Konten Terkait

Jika Anda masih tertarik dengan pengelolaan sumber daya, Anda datang ke tempat yang tepat. ProjectManager bukan hanya perangkat lunak unggulan, ini adalah hub online untuk semua hal manajemen proyek. Anda tidak hanya mendapatkan template gratis tetapi juga posting blog reguler, eBook lengkap, whitepaper, dan banyak lagi. Berikut adalah contoh konten yang terkait dengan topik kita.

• Panduan Perencanaan Sumber Daya
• Manajemen Sumber Daya: Proses, Alat & Teknik
• Cara Mengukur Pemanfaatan Sumber Daya untuk Proyek
• Cara Membuat Resource Breakdown Structure (RBS)
• Apa Itu Histogram Sumber Daya dalam Manajemen Proyek?