Apa itu Pengoptimalan Sumber Daya? Teknik & Praktik Terbaik

Pengoptimalan sumber daya adalah kunci untuk mewujudkan proyek yang sukses. Sumber daya, tentu saja, adalah segala sesuatu yang digunakan untuk melaksanakan proyek, termasuk sumber daya manusia dan non-manusia. Teknik manajemen sumber daya menjaga proyek sesuai jadwal.

Untuk memiliki sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat, manajer proyek perlu memahami teknik pengoptimalan sumber daya. Mari kita lihat bagaimana pengoptimalan sumber daya bermanfaat bagi keseluruhan disiplin manajemen proyek, termasuk beberapa praktik terbaik saat mengelola proyek dan portofolio proyek Anda.

Apa itu Pengoptimalan Sumber Daya?

Optimalisasi sumber daya adalah istilah umum yang mencakup berbagai metode yang digunakan dalam manajemen proyek untuk mencocokkan sumber daya proyek dengan jadwal proyek. Ini terlibat dalam alokasi dan pengelolaan sumber daya dengan cara seefisien mungkin. Sumber daya ini dapat berupa apa saja mulai dari bahan dan peralatan hingga tenaga kerja.

Agar organisasi mana pun berhasil dan tetap kompetitif dalam industrinya, pengoptimalan sumber daya sangat penting karena membantu bisnis dan proyek berjalan dengan lancar. Mengetahui sumber daya yang tersedia dan menjadwalkannya secara efisien sangat penting bagi organisasi mana pun untuk memenuhi tujuan strategisnya dalam kerangka waktu dan anggaran.

Beberapa cara kerja optimalisasi sumber daya adalah dengan mengelola beban kerja sumber daya manusia dengan menyelaraskan tugas proyek dengan tenggat waktu dan sumber daya yang tersedia. Ini adalah salah satu cara agar organisasi dapat tetap sesuai anggaran. Teknik pengoptimalan sumber daya lainnya termasuk perataan sumber daya, perataan sumber daya, dan alokasi sumber daya terbalik.

Perangkat lunak manajemen proyek membantu Anda memaksimalkan sumber daya dan mengelolanya sehingga sumber daya tersedia saat Anda membutuhkannya. ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan dengan fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda mencocokkan sumber daya dengan jadwal proyek Anda. Saat mengaktifkan tim Anda, atur ketersediaannya, termasuk PTO, liburan, dan hari libur global, untuk memudahkan penetapan. Kemudian alihkan ke bagan beban kerja berkode warna dan lihat dengan mudah siapa yang dialokasikan secara keseluruhan. Seimbangkan beban kerja langsung dari bagan tersebut agar tim tetap bekerja lebih produktif. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.

Mengapa Optimasi Sumber Daya Penting Dalam Manajemen Proyek?

Optimalisasi sumber daya penting dalam manajemen proyek karena membantu proyek meningkatkan produktivitas dan kinerja. Itu berarti bahwa jadwal proyek dapat dipenuhi dan anggaran proyek disimpan. Pemangku kepentingan selalu melihat kemajuan untuk memastikan Anda memenuhi harapan mereka untuk proyek tersebut, termasuk memenuhi tonggak sejarah dan tidak mengeluarkan uang terlalu banyak.

Masalah lain dalam manajemen proyek adalah moral tim. Jika tim Anda tidak bahagia, mereka tidak akan bekerja sama dengan baik atau menjadi seproduktif mungkin, yang akan berdampak negatif pada jadwal dan anggaran Anda. Salah satu cara untuk membuat tim senang adalah tidak terlalu memaksakan mereka, tetapi menjaga agar mereka tetap dialokasikan sesuai kapasitas. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim mereka tanpa membuat mereka kehabisan tenaga, yang tidak hanya memengaruhi proyek tetapi juga retensi karyawan.

Saat merencanakan proyek, manajer proyek akan mencari jalur kritis untuk mengetahui tugas mana yang harus diselesaikan agar proyek berhasil. Mengetahui jalur kritis mengarah pada prioritas tugas yang lebih baik. Pengoptimalan sumber daya membantu manajer proyek memastikan mereka memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas penting ini tanpa harus melakukan penyesuaian jadwal atau anggaran mereka.

Teknik Optimalisasi Sumber Daya

Kami telah menyebutkan tiga teknik pengoptimalan sumber daya yang lebih umum: perataan sumber daya, perataan sumber daya, dan alokasi sumber daya terbalik. Masing-masing penting dan layak untuk didefinisikan dan memberikan lebih banyak detail untuk memahami cara kerjanya.

Meratakan Sumber Daya

Perataan sumber daya adalah saat tanggal mulai dan tanggal selesai disesuaikan untuk memungkinkan proyek selesai dengan sumber daya yang dimilikinya. Ini membantu untuk menemukan keseimbangan antara permintaan dan ketersediaan sumber daya dan menghindari kelelahan tim Anda. Manajer proyek menggunakan ini untuk mengalokasikan tugas dengan sumber daya yang tepat, seperti anggota tim yang memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan tertentu.

Ini membantu penggunaan sumber daya dan mengurangi defisit sekaligus meningkatkan efisiensi sumber daya proyek. Ini dapat membantu menghindari alokasi yang berlebihan dan membantu menghasilkan keluaran yang berkualitas. Namun, hal itu dapat mengakibatkan penundaan proyek lain, pengeluaran anggaran yang berlebihan, dan mungkin mengharuskan Anda mengalokasikan sumber daya tambahan.

Perataan Sumber Daya

Perataan sumber daya digunakan ketika berhadapan dengan kendala waktu. Juga disebut penjadwalan dengan batasan waktu, perataan sumber daya mempertahankan persyaratan dalam anggaran dan menghindari penggunaan lebih banyak sumber daya daripada yang dialokasikan untuk proyek. Untuk melakukan ini, seseorang harus memiliki akses ke beban kerja sumber daya manusia. Ini membantu pengiriman tepat waktu dengan cara yang hemat biaya tetapi membutuhkan memprioritaskan beberapa tugas dan menunda yang lain.

Membalikkan Alokasi Sumber Daya

Alokasi sumber daya terbalik dimulai dengan tugas terakhir atau paling penting Anda dan bekerja mundur dari jadwal Anda, dari situlah ia mendapatkan namanya. Anda sebaiknya menggunakan teknik pengoptimalan sumber daya ini saat ada tenggat waktu tetap atau tugas penting harus dilakukan pada tanggal tertentu. Ini memungkinkan Anda menentukan tanggal mulai untuk sumber daya yang dibutuhkan.

Terkait: 15 Templat Spreadsheet Excel untuk Melacak Tugas, Biaya, dan Waktu

Manfaat Pengoptimalan Sumber Daya yang Efektif

Mengelola sumber daya selalu lebih baik daripada tidak melakukannya, tetapi ada manfaat khusus yang terkait dengan pengoptimalan sumber daya yang efektif. Pertama, ini membantu dengan penjadwalan sumber daya sehingga Anda memiliki sumber daya dengan keahlian yang tepat untuk tugas tersebut. Ini juga membantu peramalan permintaan dengan merespons dengan cepat perubahan permintaan pelanggan.

Pengoptimalan sumber daya yang efektif membantu manajer proyek menjadwalkan sumber daya manusia mereka dengan lebih baik. Proses ini tidak hanya dapat disederhanakan, tetapi juga memastikan bahwa Anda memiliki cakupan yang tepat, yang mencegah penurunan semangat kerja dan penurunan produktivitas.

Ada juga penghematan biaya dengan menyeimbangkan beban kerja dan mengidentifikasi serta menghapus sumber daya yang tidak Anda gunakan. Plus, semakin baik Anda mengetahui sumber daya Anda, semakin baik Anda dapat merencanakan proyek, jadwal, dan anggaran di masa mendatang. Yang terpenting, Anda mendapatkan transparansi di seluruh proyek Anda, yang membangun kepercayaan, pemahaman yang lebih baik, dan, dengan demikian, kesuksesan yang lebih besar.

Anda juga akan mendapatkan visibilitas ke dalam keterampilan tim Anda. Alat perangkat lunak seperti ProjectManager memberikan ikhtisar tentang keahlian tim Anda serta ketersediaannya. Hal ini memungkinkan manajer proyek untuk melihat calon anggota tim dan memilih mereka yang memiliki keahlian yang akan selaras dengan pekerjaan proyek ke depan.

Praktik Terbaik Pengoptimalan Sumber Daya

Untuk mendapatkan efisiensi dalam organisasi Anda, apa pun industri tempat Anda bekerja, Anda pasti ingin memanfaatkan pengoptimalan sumber daya. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk memberikan strategi pengoptimalan sumber daya yang berhasil.

1. Ukur Kapasitas Sumber Daya Anda

Untuk menjadwalkan sumber daya dengan benar, Anda harus mengidentifikasinya terlebih dahulu. Proses alokasi harus dimulai dengan mengetahui sumber daya yang tersedia untuk dialokasikan dan kemudian memastikan bahwa tidak ada yang dialokasikan secara berlebihan melebihi kapasitasnya. Ini membutuhkan perkiraan yang akurat dari sumber daya Anda sebelum proyek. Kemudian, jika perlu, manajer proyek dapat meminta sumber daya lebih lanjut untuk mengisi kekosongan dalam rencana sumber daya mereka atau mempersiapkan kemungkinan kekurangan atau kelebihan.

2. Lacak Pemanfaatan Sumber Daya

Pengoptimalan sumber daya hanyalah langkah pertama. Untuk mempertahankan pemanfaatan sumber daya, Anda perlu memantau sumber daya Anda, sebaiknya secara waktu nyata. Ini dapat dilakukan dengan berbagai alat manajemen proyek, seperti dasbor, laporan, dan fitur manajemen sumber daya lainnya. Mereka menangkap penggunaan sumber daya dan memberikan pandangan kepada manajer proyek tentang kinerja mereka yang sebenarnya, yang kemudian dapat mereka bandingkan dengan kinerja yang direncanakan.

3. Gunakan Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya

Sebagian besar praktik terbaik untuk pengoptimalan sumber daya ini memerlukan penggunaan perangkat lunak manajemen sumber daya. Anda akan menginginkan yang online yang dapat memberikan data waktu nyata untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih berwawasan saat Anda mengelola sumber daya. Itu juga harus memiliki kemampuan pelaporan yang menunjukkan kepada Anda beban kerja, varians, dan lainnya, serta dasbor untuk memberikan tampilan kemajuan dan kinerja tingkat tinggi saat Anda membutuhkannya.

Bagaimana ProjectManager Membantu Pengoptimalan Sumber Daya

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang memberikan manajer proyek data real-time dan menghubungkan tim lintas departemen atau zona waktu. Perangkat lunak kami memiliki fitur manajemen sumber daya yang membantu Anda bergabung dengan tim dan melacak beban kerja mereka secara waktu nyata. Anda juga dapat memantau beban kerja, biaya, waktu, dan lainnya di dasbor waktu nyata yang mengilustrasikan metrik ini dalam grafik dan bagan yang mudah dibaca kapan pun Anda membutuhkan tampilan proyek tingkat tinggi. Tidak ada konfigurasi yang memakan waktu seperti pada alat yang ringan. Ini plug-and-play.

Ukur Biaya Tenaga Kerja Dengan Timesheets

Mengelola lembar waktu tim Anda dapat membantu Anda melacak biaya tenaga kerja. Tim dapat mencatat jam di mana saja, baik dengan koneksi internet atau aplikasi seluler kami. Karena jam tersebut diperbarui di seluruh perangkat lunak, lembar waktu diperbarui secara otomatis. Anda dapat menambahkan tugas dari berbagai proyek, menyalin lembar waktu dari minggu sebelumnya jika Anda melakukan tugas yang sama dan bahkan mengisi lembar waktu secara otomatis sesuai kebutuhan. Lembar waktu kami aman dan, setelah dikirimkan ke admin untuk persetujuan, dikunci dan tidak dapat diubah. Anda dapat membuat laporan lembar waktu untuk melihat persentase tugas anggota tim yang diselesaikan untuk mengetahui apakah proyek berjalan sesuai rencana.

Jadwalkan Sumber Daya Dengan Berbagai Tampilan Perencanaan

Tentu saja, sebelum Anda dapat memantau biaya tenaga kerja Anda, Anda harus merencanakannya. Perangkat lunak kami memiliki beberapa tampilan proyek, yang berarti Anda dapat menjadwalkan proyek Anda pada bagan Gantt yang kuat yang menghubungkan keempat ketergantungan tugas untuk menghindari penundaan dan bahkan memfilter jalur kritis. Setelah Anda merencanakan tugas, biaya, dan sumber daya, tetapkan garis dasar untuk melacak variasi proyek secara waktu nyata. Paket Gantt dapat dengan mudah dibagikan dan digunakan di berbagai tampilan proyek. Tim memiliki opsi untuk menjalankan pekerjaan mereka di papan kanban, daftar tugas, kalender, atau tampilan lembar untuk mendapatkan alat yang lebih cocok untuk pekerjaan mereka.

Perangkat lunak kami memungkinkan Anda merencanakan, mengelola, dan melacak sumber daya Anda secara waktu nyata, baik itu sumber daya manusia atau non-manusia. Tapi itu hanya satu aspek dari apa yang dapat dilakukan alat kami. Kami memiliki fitur manajemen tugas dan manajemen risiko yang membantu Anda tetap produktif dan menghindari penundaan yang merugikan yang dapat membuat Anda keluar dari jadwal.

ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek online yang membantu Anda merencanakan, mengelola, dan melacak proyek Anda secara real time. Platform kolaboratif kami memungkinkan Anda berbagi file, komentar, dan lainnya di mana saja dan kapan saja. Bergabunglah dengan tim di Avis, Siemens, dan Nestle yang telah menggunakan alat kami untuk mengelola proyek mereka dengan sukses. Mulailah dengan ProjectManager hari ini secara gratis.