Bagaimana Mengukur Pemanfaatan Sumber Daya untuk Proyek

Setiap tim proyek membutuhkan sumber daya untuk menyelesaikan tugas. Mereka membutuhkan alat, peralatan, bahan, dan lainnya untuk menyelesaikan pekerjaan. Mengelola sumber daya sepanjang siklus hidup proyek sangat penting untuk keberhasilan, dan mengukur pemanfaatan sumber daya adalah langkah pertama untuk melakukannya.

Mereka yang ditugaskan untuk mengelola proyek dan menyelesaikannya dengan sukses harus tahu bagaimana menjaga tim mereka tetap produktif dan memanfaatkan pemanfaatan sumber daya secara maksimal. Salah satu aspek terpenting dari ini adalah perencanaan yang tepat dan memastikan ada cukup waktu dan kapasitas bagi tim proyek untuk melakukan apa yang diminta dari mereka.

Dengan kata lain, manajer proyek harus mengasah keterampilan penting dari manajemen sumber daya. Sumber daya Anda lebih dari sekadar tim, dan setiap sumber daya berperan dalam memajukan proyek tanpa hambatan. Namun, ketika Anda secara khusus berbicara tentang waktu tim Anda, maka Anda berurusan dengan pemanfaatan sumber daya.

Apa itu Pemanfaatan Sumber Daya?

Dalam manajemen proyek, pemanfaatan sumber daya adalah pengukuran berapa banyak jam yang dapat ditagih yang diberikan kepada seorang pekerja. Oleh karena itu, mengetahui pemanfaatan sumber daya Anda sangat penting untuk memahami biaya Anda, dan membuat keputusan seperti menyesuaikan rencana, anggaran, atau jadwal proyek Anda.

Pemanfaatan sumber daya adalah bagaimana manajer proyek mengetahui berapa banyak kapasitas yang dimiliki tim mereka selama periode waktu tertentu, dan memastikan sumber daya mana yang kurang atau dimanfaatkan secara berlebihan. Ini memberi manajer jendela berapa jam yang dihabiskan tim mereka untuk proyek tersebut. Pemanfaatan sumber daya berbeda dari alokasi sumber daya, dan perbedaan itu penting untuk dipahami.

Pemanfaatan sumber daya dapat menjadi luar biasa tanpa alat manajemen sumber daya yang tepat. Untuk mengukur pemanfaatan sumber daya, manajer proyek menggunakan perangkat lunak yang dilengkapi dengan pelacakan waktu, manajemen tugas, dan fitur perencanaan sumber daya seperti lembar waktu dan bagan Gantt. ProjectManager memiliki alat yang ideal untuk mengukur, melacak, dan mengelola pemanfaatan sumber daya. Mulai gratis.

Pemanfaatan Sumber Daya vs. Alokasi Sumber Daya

Alokasi sumber daya adalah bagaimana manajer proyek memilih timnya dan menetapkan sumber daya untuk tugas sepanjang siklus hidup proyek. Ini termasuk penugasan ulang dan perubahan beban kerja tim mereka saat kebutuhan muncul.

Namun, pemanfaatan sumber daya lebih strategis karena mengukur seberapa efektif sumber daya Anda. Idealnya, Anda akan mengatur proyek Anda dengan alokasi sumber daya dan mendorong keberhasilannya dengan mengukur pemanfaatan sumber daya dan mengoptimalkan cara Anda menggunakan waktu tim Anda. Kedua proses bekerja bersama-sama, jadi sangat penting bagi Anda untuk memiliki alat perencanaan sumber daya yang kuat yang dapat membantu Anda mengukur efektivitas.

Jenis Pemanfaatan Sumber Daya

Meskipun hanya ada satu definisi pemanfaatan sumber daya, ada pendekatan yang berbeda untuk mengukurnya yang digunakan untuk tujuan yang berbeda dalam perencanaan sumber daya. Berikut adalah jenis pemanfaatan sumber daya yang paling umum digunakan.

Pemanfaatan Keseluruhan

Saat mengukur pemanfaatan sumber daya secara keseluruhan, manajer proyek menambahkan waktu yang dihabiskan anggota tim untuk semua aktivitas yang dapat ditagih, tidak dapat ditagih, dan strategis yang ditugaskan kepadanya dan membandingkannya dengan total waktu yang tersedia. Ini membantu menentukan apakah waktu anggota tim digunakan sepenuhnya dan bagaimana dapat dimanfaatkan dengan lebih baik.

Pemanfaatan yang Dapat Ditagih

Jam yang dapat ditagih adalah jam kerja yang dibebankan kepada klien setelah pekerjaan selesai. Oleh karena itu, pemanfaatan sumber daya yang dapat ditagih dihitung ketika klien atau manajer proyek perlu menentukan jumlah jam yang dapat ditagih dari seorang pekerja, tidak termasuk jam yang tidak dapat ditagih dan aktivitas strategis. Metode pemanfaatan sumber daya ini sangat berguna ketika mengukur dan membandingkan kinerja karyawan.

Pemanfaatan yang Tidak Dapat Ditagih

Semua aktivitas yang tidak dapat ditagih dikategorikan sebagai tidak dapat ditagih. Metode ini digunakan ketika manajer proyek perlu menilai seberapa efisien pemanfaatan sumber daya mereka. Penggunaan tinggi yang tidak dapat ditagih mungkin merupakan tanda bahwa tim menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas yang tidak penting.

Pemanfaatan Strategis

Organisasi memiliki tujuan jangka panjang yang merupakan bagian dari rencana strategis mereka. Untuk mencapai rencana tersebut, mereka perlu melaksanakan proyek dan program strategis. Pemanfaatan sumber daya strategis mengukur jumlah jam yang dihabiskan anggota tim untuk kegiatan strategis tersebut.

Sekarang kita telah mempelajari tentang berbagai jenis pemanfaatan sumber daya, kita dapat menggunakan rumus pemanfaatan sumber daya untuk mengukurnya.

Rumus Pemanfaatan Sumber Daya

Ada banyak rumus yang menghitung pemanfaatan sumber daya. Mereka digunakan untuk mendapatkan wawasan yang berbeda dan Anda bahkan dapat membuatnya untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan sumber daya Anda. Rumus pemanfaatan sumber daya yang paling umum digunakan adalah rumus setara waktu penuh (FTE):

Pemanfaatan sumber daya = Jam Alokasi Pekerja / Total Jam Tersedia Pekerja * 100

Rumus ini menghitung persentase pemanfaatan sumber daya dari setiap anggota tim atau tim secara keseluruhan berdasarkan hubungan antara total waktu mereka yang tersedia dan jam kerja mereka. Untuk mengukur berbagai jenis pemanfaatan sumber daya, cukup ubah nilai jam yang dialokasikan pekerja menjadi jam yang dapat ditagih, tidak dapat ditagih, dan jam strategis.

Bagaimana Mengukur Pemanfaatan Sumber Daya

Saat ini, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang dilengkapi dengan fitur pelacakan waktu dan manajemen sumber daya untuk mengukur, melacak, dan mengelola pemanfaatan sumber daya mereka kapan saja. Berikut adalah beberapa langkah umum yang dapat Anda ikuti untuk mengukur pemanfaatan sumber daya dengan bantuan perangkat lunak seperti ProjectManager.

Terkait: Perangkat Lunak Manajemen Sumber Daya Terbaik 2022

1. Tentukan Jam yang Dapat Ditagih dan Tidak Dapat Ditagih

Langkah pertama untuk mengukur pemanfaatan sumber daya secara akurat adalah menentukan aktivitas yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih yang akan dijalankan oleh tim Anda. Setelah Anda menentukan bahwa Anda dapat menghitung utilisasi keseluruhan, utilisasi yang dapat ditagih, dan utilisasi yang tidak dapat ditagih.

2. Tentukan Jam Tersedia Setiap Anggota Tim

Sekarang Anda harus menentukan jam yang tersedia untuk setiap anggota tim berdasarkan kontrak mereka, yang dapat berupa harga penuh waktu, paruh waktu, atau unit, antara lain. Sekarang Anda memiliki informasi yang Anda butuhkan untuk menetapkan pekerjaan dan menggunakan lembar waktu untuk melacak pemanfaatan sumber daya.

3. Gunakan Timesheets untuk Mengukur Pemanfaatan Sumber Daya

Timesheet adalah alat penting untuk mengukur pemanfaatan sumber daya karena memungkinkan Anda mendokumentasikan waktu tim Anda, menggunakan rumus pemanfaatan sumber daya, dan mengukur pemanfaatan sumber daya secara keseluruhan.

4. Gunakan Rumus Pemanfaatan Sumber Daya

Berdasarkan kebutuhan Anda, Anda dapat memilih untuk mengukur pemanfaatan sumber daya yang dapat ditagih, tidak dapat ditagih, atau strategis. Cukup gunakan rumus pemanfaatan sumber daya di atas untuk mengukur pemanfaatan sumber daya Anda.

5. Menentukan Produktivitas Karyawan

Berdasarkan analisis pemanfaatan sumber daya, Anda dapat menentukan pekerja mana yang dialokasikan secara keseluruhan, kurang dialokasikan, dan mana di antara mereka yang memiliki kinerja rendah berdasarkan analisis komparatif sejawat dan pekerjaan yang telah mereka lakukan dalam hal hasil kerja.

Mengapa Pemanfaatan Sumber Daya Penting?

Seharusnya jelas mengapa pemanfaatan sumber daya sangat penting untuk menjalankan proyek, tetapi tidak ada salahnya untuk menyelami lebih dalam manfaat dari proses semacam itu. Pertama, memanfaatkan sumber daya Anda adalah kunci untuk tetap produktif dalam proyek Anda. Jika tim Anda terlalu terbebani, mereka tidak akan tampil di level optimal mereka.

Pemanfaatan sumber daya juga memberikan visibilitas ke dalam proyek Anda. Semakin transparan dan semakin baik Anda memantau proyek Anda, semakin kecil kemungkinan Anda akan melewatkan langkah-langkah penting. Ini memungkinkan Anda untuk menangkap risiko sebelum berkembang menjadi masalah yang dapat mengalihkan Anda.

Semua ini berarti Anda akan mendapatkan lebih banyak uang—atau dalam istilah bisnis, ROI. Jika Anda memastikan sumber daya Anda tidak dikenakan pajak berlebihan atau digunakan secara berlebihan, maka Anda akan bekerja lebih efisien dan menambahkan uang ke laba Anda.

Akhirnya, proses pemanfaatan sumber daya memberi manajer proyek alat untuk bekerja lebih gesit. Mereka memiliki fleksibilitas untuk menjadwal ulang sumber daya mereka dengan cepat, yang berarti mereka dapat menghindari masalah atau melepaskan diri dari masalah dengan cepat. Itu membuat proyek tetap pada jalurnya.

Template Manajemen Sumber Daya

Kami memiliki lusinan template manajemen proyek gratis untuk membantu Anda mengelola proyek Anda. Berikut adalah tiga template yang sangat membantu saat mengukur pemanfaatan sumber daya dan dapat membantu Anda dengan kebutuhan pengelolaan sumber daya Anda.

Templat Rencana Pengelolaan Sumber Daya

Template rencana pengelolaan sumber daya gratis kami adalah alat yang hebat untuk mendokumentasikan jam kerja tim Anda dan melacaknya di garis waktu. Anda dapat menyesuaikannya sesuai kebutuhan lalu menggunakannya sebagai file Excel yang dapat diunduh atau mengimpornya ke ProjectManager sehingga Anda dan tim dapat mengaksesnya di mana saja, kapan saja.

Template Matriks RACI

Matriks RACI adalah alat yang ideal untuk mendapatkan gambaran umum tentang tanggung jawab anggota tim Anda, mendefinisikan tanggung jawab, akuntabilitas, dan peran mereka dalam proyek. Template matriks RACI gratis kami adalah tempat yang tepat untuk memulai proses analisis pemanfaatan sumber daya Anda.

Templat Dasbor

Dasbor adalah cara yang bagus untuk memantau kesehatan proyek Anda dari perspektif tingkat tinggi. Dengan templat dasbor manajemen proyek kami, Anda dapat memantau biaya, beban kerja, dan tugas, menjadikannya alat yang hebat untuk melacak pemanfaatan sumber daya

Bagaimana ProjectManager Menghitung Pemanfaatan Sumber Daya untuk Anda

Menggunakan persamaan yang berbeda untuk menghitung pemanfaatan sumber daya Anda membutuhkan waktu. Bukankah lebih bagus jika ada alat yang secara otomatis membuat perhitungan itu sehingga Anda tidak perlu melakukannya? ProjectManager adalah perangkat lunak manajemen proyek pemenang penghargaan yang melakukan hal itu.

Kami memiliki rangkaian lengkap alat manajemen proyek yang terintegrasi bersama, memungkinkan Anda untuk berbagi data dan tetap berada dalam program yang sama untuk mengelola proyek Anda. Salah satu fitur penting adalah perangkat lunak manajemen sumber daya kami yang mengalokasikan sumber daya dan memungkinkan Anda melacak biayanya sambil memberikan visibilitas terhadap ketersediaan tim Anda. Anda bahkan dapat menyeimbangkan beban kerja mereka, semuanya dari satu alat.

Data Waktu Nyata

Berikut cara kerjanya. Karena perangkat lunak kami berbasis cloud, semua data Anda mutakhir, membantu Anda membuat keputusan dengan informasi waktu nyata. Anda selalu dapat melihat siapa yang mengerjakan apa dengan halaman manajemen tim kami. Di sana, Anda mendapatkan daftar anggota tim dengan perincian tentang tugas mereka, tanggal jatuh tempo, dan kemajuan mereka.

Sebelum Anda dapat mengetahui siapa yang melakukan apa, sehingga Anda dapat menetapkan tugas kepada mereka, Anda perlu memetakan ketersediaan mereka. Anda dapat mengaturnya di halaman manajemen tim, yang memungkinkan Anda menentukan hari kerja, hari libur, dan waktu istirahat tim Anda. Ini dapat dilakukan jika tim Anda ada di lokasi atau didistribusikan di mana saja di dunia, dengan fitur liburan global kami.

Bagan Gantt Online

Setelah Anda memblokir ketersediaan tim Anda, Anda dapat mengalokasikan sumber daya pada bagan Gantt online. Dari tampilan proyek ini Anda juga dapat menetapkan tugas anggota tim dengan melihat berapa jam mereka harus melakukan pekerjaan mereka. Perhatikan apakah alokasinya lebih atau kurang. Bahkan mendapatkan perkiraan biaya sumber daya.

Fitur Manajemen Sumber Daya yang Kuat

Roti dan mentega dari perangkat lunak pemanfaatan sumber daya kami adalah halaman beban kerja. Di sini, Anda mendapatkan bagan kode warna dari beban kerja setiap anggota tim dan apakah mereka memiliki terlalu banyak atau terlalu sedikit tugas yang diberikan kepada mereka. Tidak ada persamaan pemanfaatan sumber daya yang diperlukan. Yang terbaik dari semuanya, jika Anda ingin menyeimbangkan beban kerja mereka untuk menambah produktivitas dan menghindari kelelahan, cukup realokasi langsung dari halaman beban kerja. Jangan khawatir jika Anda mengelola banyak tim, Anda dapat memfilter halaman berdasarkan proyek, tim, atau tanggal.

Masih banyak lagi yang dapat dilakukan ProjectManager untuk menambah efisiensi pada proyek Anda. Kami memiliki lembar waktu yang diperbarui secara otomatis saat tim mengerjakan tugas. Anda dapat melacak jam mereka. Ada juga dasbor waktu nyata untuk tampilan kemajuan tingkat tinggi dan pelaporan sekali klik untuk mempelajari data lebih dalam. Rencanakan, pantau, dan laporkan dengan satu alat. Lihat bagaimana hal itu dapat membantu Anda menjadi lebih produktif dengan mengikuti uji coba gratis selama 30 hari ini hari ini.