Cara Membuat Matriks Tugas Tanggung Jawab untuk Proyek (Termasuk Template)

Sumber daya paling penting yang akan Anda gunakan untuk menyampaikan proyek adalah orang. Mereka harus menyesuaikan dengan jadwal dan mempertahankan anggaran proyek. Mendefinisikan apa peran dan tanggung jawab mereka ketika melaksanakan tugas dan mencapai tujuan proyek adalah bagian penting dari pengendalian proyek.

Bagaimana Anda bisa mengoordinasikan semua orang yang terlibat dalam sebuah proyek sehingga mereka tahu apa yang mereka lakukan dan tidak menghalangi orang lain untuk melakukan apa yang ditugaskan kepada mereka? Menggunakan matriks tugas tanggung jawab dapat membantu. Matriks penugasan memberi proyek Anda tim yang menyelesaikan sesuatu.

Apa itu Matriks Tugas Tanggung Jawab dalam Manajemen Proyek?

Sebuah matriks tugas tanggung jawab (RAM) adalah bagan manajemen proyek yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan berbagai orang dan organisasi dan menguraikan masing-masing peran mereka dalam mengerjakan tugas atau memberikan bagian dari proyek.

Manajer proyek menggunakan matriks penugasan untuk mengklarifikasi apa yang dilakukan tim lintas fungsi dalam batas-batas proyek dan berbagai prosesnya. Terkadang matriks penugasan tanggung jawab diperlukan saat menanggapi permintaan proposal (RFP).

Matriks penugasan tanggung jawab juga bisa disebut matriks RACI, yang merupakan singkatan dari bertanggungjawab, akuntabel, dikonsultasikan, dan diinformasikan.

• Bertanggung jawab: Catatan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakan tugas, yang kemudian ditugaskan kepada mereka.
• Akuntabel: Catatan siapa yang memiliki otoritas pengambilan keputusan dan bagaimana kekuatan itu didelegasikan ke seluruh tim proyek.
• Dikonsultasikan: Catatan yang mampu menawarkan wawasan tentang tugas, dari anggota tim hingga pemangku kepentingan.
• Diinformasikan: Catatan siapa yang diperbarui tentang apa dalam hal kemajuan dan kinerja, serta kapan dan bagaimana informasi ini disebarluaskan.

Ini membuat peta hubungan antara aktivitas dan anggota tim proyek. Tergantung pada ukuran proyek, ada beberapa matriks penugasan yang digunakan untuk berbagai tingkat proyek.

Mengapa Membuat Matriks Tugas Tanggung Jawab?

Matriks penugasan mengidentifikasi apa yang menjadi tanggung jawab setiap orang dalam tim, yang berarti tidak hanya apa tugas mereka, tetapi juga bagaimana mereka berpartisipasi dalam proyek. Beberapa akan memiliki tugas yang ditentukan, yang lain akan menawarkan bantuan dengan pekerjaan, sementara ada beberapa yang ditunjuk sebagai pembuat keputusan. Semua kelompok ini memiliki identitas dan fungsi dalam proyek untuk membantu membimbingnya menuju akhir yang sukses.

Komunikasi yang jelas menghasilkan proyek yang lebih efisien. Matriks penugasan memfasilitasi komunikasi yang lebih baik antara anggota tim dan memberikan transparansi dengan membuat sistem untuk memastikan semua orang diperbarui dan selalu berada di halaman yang sama. Komunikasi belabor dapat menghambat proyek dengan terlalu banyak pertemuan yang tidak berguna dan interaksi yang membingungkan di mana orang mencoba memahami apa yang seharusnya mereka lakukan. Menggunakan matriks tugas tanggung jawab membantu, tetapi memiliki perangkat lunak manajemen proyek yang menghubungkan tim secara real-time sangat ideal.

ProjectManager mengelola informasi proyek dengan memungkinkan tim untuk melampirkan file langsung ke tugas, dan penyimpanan file tak terbatas kami menyimpan dokumen proyek penting di ujung jari Anda di mana saja, kapan saja. Mengomentari tugas dapat menghemat waktu dan menandai orang lain dalam tim proyek menciptakan proses komunikasi yang menghindari jebakan redudansi atau rapat yang tidak perlu.

Kapan Seharusnya Matriks Tugas Tanggung Jawab Dibuat?

Matriks penugasan tanggung jawab akan dibuat pada awal proyek. Anda ingin semua orang di tim proyek mengetahui posisi mereka dalam hal keterlibatan mereka sebelum mereka mulai menjalankan tugas.

Sejauh penggunaannya adalah tindakan pencegahan, itu dapat digunakan secara preskriptif. Jika Anda berada jauh di dalam proyek dan segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana, mungkin ada kemacetan komunikasi. Jika anggota tim tidak berada dalam lingkaran, atau salah mengartikan apa yang seharusnya mereka lakukan, menggunakan matriks penugasan tanggung jawab mungkin akan melepaskan ikatan tersebut dalam saluran komunikasi.

Jika ada masalah dengan kepemimpinan yang menolak saran tentang cara memajukan proyek dan ini dipandang sebagai masalah, kemungkinan peran dan tanggung jawab tim proyek perlu disempurnakan. Matriks penugasan tanggung jawab mendefinisikan siapa yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan dan menggunakannya atau meninjau kembali dapat menentukan apakah orang yang tepat berada di posisi itu.

Faktanya, salah satu definisi mungkin perlu diperiksa ulang pada setiap fase dalam proyek. Mungkin tugas terlambat dari jadwal. Ini bisa jadi karena anggota tim tidak mengetahui tugas apa yang mereka miliki. Kapan pun penundaan terjadi, kembali ke matriks penugasan adalah langkah pertama yang baik, bahkan jika Anda menjalani proses sebagaimana mestinya selama tahap perencanaan proyek.

Cara Membuat Matriks Tugas Tanggung Jawab

Pembuatan matriks penugasan tanggung jawab yang sebenarnya tidak sesulit membuat semua orang bergabung dengan peran dan tanggung jawab mereka.

Oleh karena itu, Anda ingin menyertakan tim Anda dalam proses, mendapatkan masukan mereka, dan akhirnya setuju tanpa menghabiskan terlalu banyak waktu dan energi untuk proses tersebut. Ikuti langkah-langkah ini untuk memastikan semua orang setuju dan Anda akan memiliki tugas tanggung jawab yang berhasil.

1. Identifikasi semua peserta yang terlibat dalam proyek, dari anggota tim hingga pemangku kepentingan dan semua orang di antaranya.
2. Daftar semua kiriman yang terkait dengan proyek. Gunakan struktur rincian kerja untuk memastikan Anda tidak melewatkannya.
3. Temui anggota tim tentang cara menjalankan tugas untuk membuat kiriman. Setiap tugas perlu didiskusikan dalam hal tanggung jawab dan wewenang tim.
4. Buat draf matriks penugasan tanggung jawab menggunakan tabel dengan tugas proyek yang tercantum di kolom sebelah kiri. Di bagian atas tambahkan nama semua orang dalam proyek.
5. Di mana tugas memenuhi anggota tim proyek, tetapkan apakah mereka bertanggung jawab, akuntabel, dikonsultasikan atau diinformasikan.
6. Setelah selesai, bagikan matriks tugas tanggung jawab dengan tim proyek dan pemangku kepentingan dan adakan pertemuan jika perlu untuk memastikan semua orang memahami bagian mereka dalam proyek. Jika Anda bekerja di ruang bersama, cetak salinannya dan posting.

Template Matriks Tugas Tanggung Jawab Gratis

Menggunakan template RACI adalah jalan pintas yang menyiapkan tim Anda dan proyek untuk sukses. ProjectManager lebih dari sekadar perangkat lunak pemenang penghargaan yang mengatur tugas, tim, dan proyek untuk merampingkan pekerjaan dan meningkatkan produktivitas, ini juga merupakan hub online untuk semua hal manajemen proyek.

Di antara ratusan posting blog, buku panduan, dan video tutorial terdapat lusinan template gratis yang dapat membantu Anda melalui setiap fase siklus hidup proyek Anda. Menggunakan template RACI gratis kami akan membantu Anda memandu semua tim proyek dengan lebih baik, memungkinkan mereka mengetahui di mana posisi mereka dalam kaitannya dengan proyek dan apa tingkat tanggung jawab dan akuntabilitas mereka.

Gunakan pada awal proyek untuk menghindari penundaan dan mengurai simpul komunikasi yang menghalangi kemajuan proyek seperti yang direncanakan. Agar proyek Anda tetap pada jalurnya, unduh template RACI gratis kami dan mulailah membangun matriks penugasan tanggung jawab yang dapat diterapkan.

Praktik terbaik

Menggunakan template RACI gratis kami adalah awal yang baik, tetapi Anda harus memastikan bahwa Anda mengisinya dengan benar. Matriks penugasan tanggung jawab hanya sebaik upaya yang dilakukan untuk membuatnya. Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk diterapkan ketika Anda sedang dalam proses membangun matriks tugas Anda.

• Libatkan tim: Merekalah yang akan melaksanakan pekerjaan. Anda ingin masukan dan persetujuan mereka untuk menghindari kesalahan mahal atau pertanyaan yang memakan waktu tentang apa yang tidak dijelaskan di awal proyek.
• Identifikasi setiap tugas: Identifikasi semua tugas yang diperlukan untuk mencapai hasil akhir Anda. Setelah Anda memiliki daftar menyeluruh itu, pastikan bahwa hanya ada satu orang di tim yang bertanggung jawab.
• Perbarui RACI Anda secara teratur: Pastikan bahwa setiap yang baru ditandai dengan jelas sebagai versi terbaru dan didistribusikan ke semua orang di tim. Akan ada saat-saat ketika Anda ingin meninjau kembali matriks penugasan tanggung jawab atau perubahan personel akan memerlukan pengeditan.
• Berbagi tanggung jawab dengan layak: Satu orang tidak harus memikul sebagian besar tanggung jawab untuk proyek dan Anda ingin memberikan wewenang ke seluruh tim proyek dan bukan hanya di antara tim manajemen puncak.
• Optimalkan tugas: Manajer dapat menggunakan matriks RACI untuk melihat apakah terlalu banyak anggota tim yang ditugaskan untuk suatu tugas. Mungkin para pekerja ini bisa disebar untuk produktivitas yang lebih besar. Mungkin ada terlalu banyak orang yang terdaftar sebagai konsultan, yang memperlambat proses. Matriks penugasan sangat berguna.

Bagaimana ProjectManager Membantu Anda Mengelola Proyek dengan Lebih Baik

ProjectManager adalah alat berbasis cloud yang menghubungkan semua orang secara real-time untuk memfasilitasi perencanaan, pemantauan, dan pelaporan proyek. Ini berfungsi untuk memberi semua orang di tim proyek pekerjaan dan pengetahuan tentang di mana mereka memiliki wewenang dan kapan harus berkonsultasi dengan orang lain, serta mendefinisikan proses pelaporan.

Mari kita lihat orang-orang yang bertanggung jawab, misalnya tim yang menjalankan proyek. Setelah diundang ke perangkat lunak, Anda dapat membagikan rencana proyek, menugaskan mereka tugas, menambahkan arahan terperinci, menambahkan tenggat waktu dan tag untuk prioritas, dan banyak lagi. Tim kemudian dapat berkolaborasi dengan melampirkan file dan gambar ke tugas dan berkomentar secara real-time untuk bekerja lebih baik bersama.

Mereka yang perlu tetap mendapat informasi tentang proyek dapat melakukannya dengan juga diundang ke proyek dan berbagi rencana dan jadwal dengan mereka. Pemangku kepentingan dapat tetap diperbarui dengan fitur pelaporan yang dapat menghasilkan laporan tentang varians proyek, biaya, waktu, dan lainnya dengan satu klik. Kemudian bagikan sebagai PDF. Laporan bahkan dapat dengan cepat disaring untuk membidik data yang diminati oleh para pemangku kepentingan.

Matriks penugasan tanggung jawab dapat membantu Anda mengalokasikan kembali sumber daya Anda ketika segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana. Gunakan perangkat lunak kami untuk mendapatkan wawasan lebih lanjut. Fitur manajemen sumber daya mencakup bagan beban kerja yang diberi kode warna sehingga mudah untuk melihat siapa yang memiliki terlalu banyak tugas dan siapa yang dapat melakukan lebih banyak pekerjaan. Kemudian Anda cukup mengalokasikan kembali sumber daya tersebut dari halaman beban kerja untuk membantu tim Anda bekerja lebih produktif.

ProjectManager membuat Anda teratur, membuat tim Anda tetap fokus pada tugas dan pemangku kepentingan mereka dalam lingkaran. Dapatkan efisiensi di setiap aspek siklus hidup proyek Anda dengan bagan Gantt online untuk menjadwalkan pekerjaan dan papan kanban, fitur alur kerja visual yang memberikan transparansi ke dalam produksi. Semua itu dan itu ada di platform kolaboratif untuk membuat semua orang tetap terhubung. Coba ProjectManager hari ini secara gratis.