Apa Itu Dokumen RFP Dalam Pemasaran, Bisnis, Dan Desain Situs Web & Bagaimana Saya Dapat Menulisnya?

Apa pun jenis perusahaan tempat Anda bekerja, memulai proyek dari awal tidak pernah mudah. Namun begitu Anda memberi lampu hijau untuk proyek skala besar Anda -- seperti kampanye pemasaran, desain situs web, atau inisiatif rebranding -- Anda dapat menangani langkah berikutnya: Memilih mitra yang tepat untuk membantu Anda menyelesaikannya. Untuk melakukan ini dengan cara yang paling tidak menyakitkan dan paling komprehensif, Anda perlu menulis dokumen RFP.

Bertentangan dengan apa yang mungkin Anda pikirkan pada awalnya, menulis RFP tidak perlu sulit atau membosankan. Dan beruntungnya Anda, kami menyiapkan semua praktik dan pedoman terbaik. Jika Anda mengikuti instruksi kami, RFP Anda akan melakukan pekerjaan untuk Anda -- setiap calon mitra akan tahu persis apa yang Anda cari, dan Anda akan dapat dengan mudah menentukan apakah mereka cocok untuk merek dan proyek Anda.

Apa Itu RFP?

RFP adalah kependekan dari "permintaan proposal". Pada dasarnya, RFP adalah dokumen yang dibuat dan dikirim oleh perusahaan ke penyedia layanan atau vendor potensial ketika mereka perlu melakukan outsourcing proyek. Di dalamnya diuraikan rincian mengenai perusahaan penerbit dan proyek yang sedang dikerjakan.

Biasanya, RFP mencakup spesifik tentang ruang lingkup proyek, tenggat waktu dan kiriman, jaminan yang ada, dan anggaran yang tersedia. Dokumen ini kemudian dikirimkan ke berbagai kemungkinan mitra. Sementara beberapa perusahaan mengirim RFP mereka sebagai salinan cetak, sebagian besar didistribusikan melalui email.

Jika vendor tertarik untuk mengerjakan proyek tersebut, mereka akan membalas dengan mengirimkan proposal mereka. Dengan cara ini, perusahaan klien dapat membandingkan apa yang dapat ditawarkan oleh vendor yang berbeda kepada mereka dan memilih siapa yang mereka anggap memiliki nilai terbaik untuk proyek mereka.

Mengapa Bisnis Membutuhkan RFP?

Dari perspektif perusahaan penerbit, menulis RFP mungkin tampak seperti beban kerja yang berlebihan. Au kontra!

Memilih perusahaan outsourcing yang tepat seringkali dapat menjadi perbedaan antara proyek yang berhasil dan yang gagal. Hasil langsung dari menginvestasikan waktu dalam membuat RFP yang ditulis dengan baik adalah kualitas tanggapan yang akan Anda dapatkan. Biasanya, RFP juga akan menyertakan seperangkat pedoman untuk format respons yang harus dibalas oleh vendor. Ini, pada gilirannya, membuat membandingkan kontraktor berbeda yang menawarkan layanan serupa menjadi tugas yang jauh lebih mudah.

Selain itu, tinjauan menyeluruh proyek akan membantu vendor outsourcing memahami dengan tepat apa yang Anda butuhkan. Dilihat dari deskripsi dan garis waktu yang disertakan dalam RFP, mereka akan dapat menentukan secara akurat apakah mereka dapat memenuhi kebutuhan Anda. Ini dapat menyelamatkan Anda dari potensi bencana dengan kontraktor yang terlalu menjanjikan, melewatkan tenggat waktu, dan mengabaikan proyek di menit-menit terakhir. Dengan proyek yang dijelaskan secara menyeluruh di depan mereka, calon mitra akan cenderung meremehkan kebutuhan Anda atau melebih-lebihkan kemampuan mereka sendiri untuk memenuhinya. Dan lebih jauh lagi, ini dapat membuat atau menghancurkan proyek Anda.

Akhirnya, mari kita lihat pentingnya RFP dari perspektif lain. Tentu saja, tujuan utama RFP adalah untuk mendapatkan informasi tentang vendor yang dapat Anda pilih. Namun, vendor juga harus menyatakan minatnya untuk bekerja sama dengan Anda. Bagaimanapun, kemitraan adalah jalan dua arah. Dengan menulis dan mendistribusikan permintaan proposal, Anda juga dapat memperkenalkan perusahaan dan identitas merek Anda kepada perusahaan lain yang dapat bekerja sama dengan Anda. Menulis permintaan proposal yang terorganisir dengan baik dan komprehensif akan memastikan Anda meninggalkan kesan pertama yang baik dan memberi tahu mereka tentang misi dan nilai inti Anda.

Dokumen RFP: Dasar-dasar

Pada dasarnya, RFP Anda akan terdiri dari tiga bagian berbeda -- informasi perusahaan, proyek, dan administratif Anda.

Perusahaan Anda

Bagian pertama akan mencakup informasi tentang perusahaan Anda. Anggap saja sebagai bagian Tentang Kami yang akan berfungsi sebagai pengenalan unik untuk bisnis Anda. Anda tidak hanya akan menampilkan diri Anda sebagai mitra potensial, tetapi Anda juga akan membantu penjual memahami misi Anda, audiens target Anda, dan hasil yang Anda inginkan pada saat yang bersamaan.

Proyek

Seperti namanya, bagian kedua akan mencakup informasi lengkap tentang proyek yang Anda perlukan bantuannya. Meskipun merupakan ide bagus untuk menyertakan ringkasan proyek di halaman pertama dokumen, simpan detail utama untuk bagian ini.

Misalnya, jika tujuan Anda adalah membuat situs web baru untuk perusahaan Anda, informasi yang perlu Anda sertakan akan spesifik untuk bidang desain web. Namun, kami akan memperluas detail khusus proyek yang harus Anda sertakan dalam RFP untuk desain web, pemasaran, dan desain logo nanti di artikel ini. Namun, informasi perusahaan dan materi administrasi bersifat universal untuk semua topik RFP.

Informasi Administratif

Bagian terakhir akan menyimpan informasi administratif tentang proyek, seperti bagaimana menanggapi RFP, apa yang harus disertakan dalam proposal, dan bagaimana proses evaluasi proposal akan berjalan. Melengkapi bagian ini secara menyeluruh akan memudahkan Anda untuk membandingkan proposal yang Anda terima.

Beri tahu Mitra Potensial Siapa Anda

Sama pentingnya bagi Anda untuk memahami agen potensial dan perusahaan outsourcing dengan lebih baik, mereka juga perlu mengetahui siapa Anda dan apa yang ingin dicapai oleh merek Anda -- dan cara apa yang lebih baik untuk mengetahuinya selain melalui pengenalan mereka sendiri! Pastikan Anda memperkenalkan diri dan meninggalkan kesan yang baik di seluruh permintaan Anda untuk dokumen proposal.

Namun, pastikan Anda tidak membuat pembaca Anda bosan dengan menceritakan sejarah perusahaan Anda dengan detail yang menyiksa. Mulailah dengan pengenalan dasar untuk layanan atau produk Anda. Ini harus singkat, tetapi cukup panjang untuk melukiskan gambaran tentang siapa Anda. Dan kemungkinan besar, Anda sudah memiliki sepotong teks seperti ini yang ditulis di tempat lain.

Hal hebat untuk disertakan -- terutama jika Anda mencari situs web, logo, atau layanan pemasaran -- adalah ciri unik terkait bisnis Anda. Sesuatu yang membuat Anda menonjol dari kompetisi kemungkinan adalah hal yang sama yang ingin Anda tekankan.

Plus, perluas misi Anda dan nilai perusahaan Anda sedikit. Ini akan memberikan beberapa konteks pada proyek yang Anda mulai, serta motivasi di baliknya. Jika Anda beruntung, ini akan memastikan Anda menemukan kandidat sempurna yang memiliki nilai serupa. Dan siapa tahu, mungkin Anda berakhir dengan kemitraan yang melampaui tujuan proyek sementara!

Terakhir, diskusikan pelanggan Anda. Cobalah untuk tidak terlalu luas – mendefinisikan demografi akan membuat mitra Anda memahami dengan tepat siapa yang perlu mereka targetkan. Uraikan minat atau kualitas yang dimiliki oleh anggota audiens Anda, dan mengapa mereka memilih merek Anda daripada pesaing Anda. Jika ada, sebutkan usia rata-rata, jenis kelamin, lokasi geografis, latar belakang ekonomi dan budaya mereka. Dekati bagian ini dengan hati-hati dan menyeluruh, menggunakan berbagai metrik, untuk memastikan bahwa keputusan didasarkan pada informasi, bukan pada preferensi pribadi atau "firasat".

Apa yang Harus Disertakan Dalam Dokumen RFP

Bagian utama dan terpenting dari RFP Anda adalah bagian detail proyek, yang telah kita bahas secara singkat sebelumnya. Informasi yang Anda sertakan akan berbeda tergantung pada sifat proyek Anda, tetapi semua deskripsi proyek RFP akan memiliki beberapa elemen universal.

Pastikan untuk menulis tentang tujuan proyek ini dan hasil yang ingin Anda capai. Sentuh masalah mendasar yang ingin Anda pecahkan. Ini akan membantu para profesional yang pada akhirnya bekerja dengan Anda membantu Anda menemukan solusi yang baik dan berkelanjutan -- pastikan bahwa mereka tahu bahwa Anda terbuka untuk mendengarkan pendapat dan saran profesional mereka.

Selain itu, Anda juga harus menyertakan standar merek dan kualitas, hasil, jadwal waktu yang diharapkan (termasuk tanggal mulai dan akhir), persyaratan pembayaran, dan detail kontrak, persyaratan, dan ketentuan lainnya.

Sekarang, mari kita lihat informasi spesifik yang perlu Anda sertakan saat menulis dokumen RFP untuk kampanye pemasaran, proyek desain situs web, dan inisiatif desain logo.

Dapatkan wawasan bisnis tambahan yang dikirim langsung ke email Anda. Mendaftar untuk buletin kami!

Cara Menulis RFP Untuk Proyek Desain Situs Web

Apakah perusahaan Anda sudah ada di world wide web atau Anda baru saja memutuskan untuk go digital, memilih desainer dan pengembang web yang tepat adalah sesuatu yang harus Anda junjung tinggi dalam daftar prioritas Anda. Bagaimanapun, situs web Anda adalah kartu nama digital dan alat pemasaran digital yang bermanfaat. Melalui itu, sebagian besar calon pelanggan akan berinteraksi dengan perusahaan Anda, dan dengan demikian, memiliki situs web fungsional yang sangat baik akan memastikan Anda meninggalkan kesan pertama yang baik.

Pertama-tama, tentukan tujuan utama situs web. Apakah ini akan menjadi situs web e-niaga atau ruang informasi? Apakah Anda lebih suka untuk menghasilkan prospek baru atau untuk menginformasikan investor? Interaksi seperti apa yang harus dimiliki pelanggan Anda dengannya? Siapa audiens target Anda dan siapa yang ingin Anda tarik? Apakah Anda membuat situs web B2B (Business to Business) atau B2C (Business to Consumer)?

Situs web Anda kemungkinan besar akan memiliki beberapa kegunaan -- primer, sekunder, dan bahkan mungkin tersier. Ada berbagai jenis situs web, dan pengembang dan perancang sering kali berspesialisasi. Tentukan kebutuhan Anda sebaik mungkin untuk menemukan seorang profesional yang mengetahui niche Anda.

Jika Anda sudah memiliki situs web, berikan tautannya! Jelaskan dengan tepat apa yang Anda suka dan tidak suka tentangnya; menulis tentang elemen baik dan buruknya. Anda tidak akan pernah bisa terlalu detail tentang cara itu melayani Anda dengan baik dan cara yang mengecewakan Anda.

Jangan lupa untuk memberi tahu perusahaan desain dan pengembangan situs web tentang jaminan dan materi apa yang sudah Anda miliki. Misalnya, skema, gambar rangka, fungsionalitas, dan perangkat lunak yang sudah Anda miliki dapat sangat mengurangi harga akhir. Selain itu, jangan ragu untuk meminta pendapat dan saran dari profesional desain dan pengembangan web yang Anda hubungi! Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan tujuan situs web dan audiens target secara rinci, dan Anda akan menginginkan perusahaan yang dapat memberikan wawasan yang sangat berharga.

Jika Anda perlu memulai dari awal atau Anda perlu mengubah situs web yang ada secara radikal, Anda juga harus menentukan platform mana yang akan digunakan untuk membangun situs web. Platform seperti WordPress, Magento, dan Drupal semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan, tergantung pada jenis situs web yang Anda butuhkan. Jika Anda memiliki preferensi yang kuat, detailkan itu di RFP Anda. Sebaliknya, jika Anda ingin agensi menyarankan platform, beri tahu mereka.

Buat daftar fitur yang harus dimiliki situs web Anda. Kemudian, bagi daftar tersebut menjadi fitur yang benar-benar Anda butuhkan dan fitur yang ada di daftar keinginan Anda. Membuat daftar yang terorganisir akan menghasilkan vendor yang menyediakan rincian biaya daftar item yang komprehensif, yang (sekali lagi) akan membuat proses perbandingan lebih mudah.

Terakhir, lakukan riset Anda sendiri untuk menentukan apa yang disertakan oleh pesaing Anda dan merek trendi lainnya di situs web mereka. Ini mungkin menginspirasi Anda untuk memasukkan fungsi penting tertentu dalam RFP Anda yang mungkin tidak Anda pikirkan sebaliknya.

Setelah RFP Anda siap, Anda dapat berkonsultasi dengan bagian Daftar Agensi kami untuk menemukan beberapa perusahaan desain dan pengembangan web yang luar biasa dan informasi kontak mereka!

Cara Menulis RFP Untuk Kampanye Pemasaran

Anda telah menguasai proses pembuatan produk atau penyediaan layanan -- tetapi memastikan Anda menjangkau calon pelanggan dan membujuk mereka untuk bertindak adalah hal lain. Baik Anda perlu meningkatkan keterlibatan merek, mempromosikan produk atau layanan tertentu, atau hanya ingin memperluas bisnis Anda, sering kali merupakan ide yang baik untuk menyewa agen pemasaran untuk kampanye tertentu atau panduan strategis secara keseluruhan.

Hal pertama yang harus Anda sertakan dalam RFP Anda adalah garis besar singkat dari masalah khusus Anda. Tentukan apa yang mengganggu Anda dengan posisi pasar khusus Anda. Apakah Anda berurusan dengan tingkat retensi yang rendah atau apakah Anda mencapai dataran tinggi dengan penjualan Anda? Apakah Anda menarik prospek baru, dan jika Anda melakukannya, berapa banyak yang berhasil Anda ubah menjadi peluang? Apakah branding Anda konsisten? Apakah komunikasi Anda saat ini beresonansi dengan audiens Anda? Juga, beri tahu mereka sedikit tentang pesaing Anda. Apa yang membuat Anda menonjol?

Tentukan tujuan bisnis Anda dan tulis tentang apa yang ingin dicapai oleh strategi pemasaran Anda. Apakah Anda ingin memperluas basis pelanggan Anda, atau apakah Anda memiliki tujuan yang lebih spesifik, seperti mencapai target penjualan untuk produk individual? Apakah hanya meningkatkan kesadaran merek sebagai tujuan utama Anda atau apakah Anda perlu mendefinisikan kembali merek Anda? Apakah Anda perlu memikirkan kembali konten Anda dan cara Anda berkomunikasi dengan audiens target Anda? Metrik mana yang akan Anda terapkan untuk menunjukkan keberhasilan? Menjelaskan masalah dan tujuan Anda secara rinci akan membantu agensi memahami dengan tepat bagaimana mereka dapat membantu Anda.

Selain itu, putuskan apakah Anda ingin menjalankan kampanye lokal atau global dan apakah inisiatif harus digital atau fisik. Tentu saja, ini tergantung pada sifat produk, demografi, dan anggaran Anda.

Anda harus menentukan apakah Anda memerlukan bantuan untuk menentukan strategi pemasaran Anda, meluncurkan kampanye iklan, menggunakan media untuk keuntungan Anda, atau mengembangkan identitas dan desain merek Anda. Setelah ini, Anda dapat membuat daftar dengan tepat apa yang ada dalam pikiran Anda. Jelaskan cakupan kebutuhan pemasaran Anda. Apakah Anda berharap untuk menghasilkan materi cetak hard copy dan bagaimana seharusnya didistribusikan? Apakah Anda perlu membuat situs web dan akun media sosial? Apakah ini memerlukan multimedia atau optimasi mesin pencari?

Seiring dengan membuat daftar kiriman dan hasil yang Anda butuhkan, Anda harus memberi tahu agensi apa yang sudah Anda miliki. Sebutkan jika Anda memiliki materi foto dan video, dan apakah materi tersebut mutakhir. Beri mereka gambaran umum tentang kehadiran online Anda, menautkan ke situs web dan akun media sosial Anda. Jelaskan konten yang Anda miliki. Sebutkan jika Anda memiliki kampanye iklan yang sedang berlangsung dan garis besar hasil yang mereka hasilkan.

Terakhir, luangkan waktu untuk menjelaskan audiens yang ada dan audiens target Anda. Ceritakan kembali apa yang Anda ketahui tentang pelanggan Anda yang sudah ada dan diskusikan jenis pelanggan yang ingin Anda dapatkan. Apa yang Anda ingin seseorang lakukan ketika mereka pertama kali mengetahui tentang perusahaan Anda? Tentukan siapa mereka, di mana mereka tinggal, dan bagaimana Anda berkomunikasi dengan mereka secara emosional. Jika Anda perlu mempelajari lebih lanjut tentang klien Anda dan mengembangkan interaksi Anda dengan mereka, tentukan ini di RFP Anda.

Setelah Anda merinci informasi ini, jelajahi agensi pemasaran teratas yang dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis Anda!

Cara Menulis RFP Untuk Proyek Desain Logo & Branding

Jika Anda perlu mendefinisikan (atau mendefinisikan ulang) aspek visual perusahaan Anda, Anda memerlukan logo dan RFP khusus branding. Untuk permintaan proposal ini, sangat penting untuk memberikan pengenalan perusahaan yang lengkap saat Anda perlu menangani branding visual. Bagaimanapun, logo dimaksudkan untuk sepenuhnya mewakili perusahaan.

Banyak agensi desain menggunakan buku merek khusus perusahaan untuk membuat logo dan identitas yang kohesif. Tapi tunggu - apa yang sebenarnya adalah buku merek dan Anda benar-benar memerlukannya?

Pada dasarnya, buku merek (juga disebut "panduan gaya") adalah serangkaian fitur yang menentukan merek Anda. Ini digunakan sebagai panduan untuk pengembangan setiap produk, komunikasi, dan kampanye pemasaran yang diluncurkan perusahaan Anda. Membuat buku merek akan memastikan Anda menghindari inkonsistensi dalam gaya, kualitas, dan karakter di seluruh lingkup bisnis Anda.

Buku merek akan selalu menyertakan logo Anda, tetapi juga biasanya berisi palet warna yang disetujui, jenis huruf, desain kartu nama dan kop surat, tata letak situs web, nada copywriting, citra yang disetujui, dan bahkan gaya ilustrasi dan elemen grafis lainnya yang digunakan merek Anda. Dalam kebanyakan kasus, beberapa elemen buku merek dikembangkan bersamaan dengan logo. Namun, Anda tidak harus mendapatkan semuanya sekaligus, jadi pastikan untuk menentukan apa yang Anda butuhkan!

Jika Anda sudah memiliki logo dan buku merek tetapi ingin membuat beberapa perubahan yang lebih kecil, buat garis besar itu. Berikan materi yang Anda miliki saat ini, lalu jelaskan apa yang Anda suka dan tidak suka tentangnya. Buat saran tentang apa yang ingin Anda lihat diubah. Jika Anda sudah memiliki ide tentang apa yang Anda inginkan, jelaskan.

Atau, jika Anda menginginkan desain logo yang benar-benar baru dari awal, sebutkan jenis yang Anda bayangkan saat ini. Apakah tanda kata lebih cocok untuk Anda daripada logo bergambar? Apakah kombinasi akan berhasil? Jangan ragu untuk meminta profesional desain untuk membantu Anda memutuskan setelah Anda memilih mitra profesional Anda!

Jika Anda sudah memiliki gambaran tentang gaya logo yang Anda inginkan, jelaskan dengan sebaik mungkin. Jelaskan warna yang Anda inginkan, pilih bentuk geografis yang Anda yakini sesuai dengan merek Anda, dan jangan ragu untuk menambahkan gambar yang Anda buat sendiri – meskipun itu kikuk! Banyak agensi yang bekerja dengan klien untuk merancang identitas yang efektif menggunakan ini sebagai inspirasi di kemudian hari. Anda juga harus menentukan apakah Anda ingin menerima beberapa ide desain untuk dipilih. Tapi hati-hati – ini akan menambah biaya!

Terakhir, jelaskan bagaimana logo akan digunakan. Apakah itu akan dicetak pada produk Anda? Bahan atau warna mana yang akan ditempatkan? Dapatkah Anda memprediksi ukuran yang paling sering digunakan – sekecil cetakan pada pena, atau sebesar papan reklame? Berdasarkan informasi ini, desainer akan tahu persis apa yang akan ditawarkan kepada Anda. Menentukan cara logo Anda akan digunakan paling awal akan membuat Anda siap untuk sukses!

Lebih baik lagi, agensi desain dan branding logo teratas ini dapat membantu Anda mengungkap identitas merek yang sukses.

Tanggapan yang Tepat Untuk Permintaan Proposal

Untuk mempermudah proses bagi kedua belah pihak, ada baiknya menyertakan informasi rinci dan konkret tentang rincian administrasi.

Pertama-tama, nyatakan dengan tepat apa yang Anda harapkan dari sebuah proposal. Untuk memastikan Anda memiliki cukup informasi untuk menilai responden, Anda memerlukan kumpulan data standar yang berasal dari setiap calon mitra. Minta mereka untuk menjelaskan kemungkinan jadwal proyek dan memperkirakan anggaran per item baris. Sebutkan jika Anda ingin menerima ringkasan proyek serupa sebelumnya, atau pengalaman dan keahlian teknis yang terdaftar. Anda juga dapat meminta biografi profesional atau portofolio orang-orang yang akan menangani proyek Anda. Terakhir, buatlah serangkaian pertanyaan yang terkait dengan proyek untuk menilai pemahaman dan kreativitas mereka.

Menentukan dengan tepat bagaimana sebuah proposal akan terlihat akan membuat proses seleksi Anda cepat dan tidak menyakitkan. Uraikan format proposal yang Anda inginkan (misalnya, file .doc, PRD, atau hard copy). Nyatakan tenggat waktu untuk pengajuan proposal dan sebutkan kapan pelamar dapat mengharapkan untuk mendengar dari Anda. Anda juga dapat memberi tahu mereka apakah Anda lebih suka wawancara potensial dilakukan secara langsung, melalui telepon atau melalui konferensi video (walaupun informasi ini juga dapat diadakan di kemudian hari). Terakhir, sertakan semua informasi kontak bisnis Anda!

RFP? Mudah Peasy!

Meskipun mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan untuk ditangani pada awalnya, membuat RFP menyeluruh sebenarnya tidak sulit. Setelah Anda memutuskan dengan tepat apa yang dibutuhkan merek Anda untuk berhasil, menulis RFP adalah proses yang mulus. Lebih baik lagi, ada alat yang mudah digunakan untuk membantu Anda membuat RFP -- misalnya, coba Nusii dan PandaDoc untuk memulai.

Sekarang, Anda tahu persis apa yang perlu Anda sertakan dalam permintaan proposal Anda. Hasil akhir Anda harus berupa dokumen yang panjangnya beberapa halaman. Mudah-mudahan, versi final akan menjadi gambaran proyek yang komprehensif yang akan memberikan semua informasi yang diperlukan.

Jika Anda mengikuti poin-poin yang kami sebutkan di atas, Anda pasti akan menemukan responden yang cocok untuk proyek Anda, sehingga Anda harus membuat pilihan yang sulit – agensi luar biasa mana yang harus Anda pilih? Bagaimanapun, tanpa ragu, permintaan dokumen proposal yang ditulis dengan baik akan menjadi awal dari persahabatan yang indah.

Ingin kiat pertumbuhan bisnis yang lebih mudah dan dapat ditindaklanjuti? Mendaftar untuk Dosis Harian DesignRush!