RFP: Panduan Cepat untuk Meminta Proposal (Termasuk Template)

Setelah sebuah proyek disetujui, kemungkinan pelaksanaannya akan membutuhkan barang dan jasa di luar lingkup organisasi yang mengelola pekerjaan tersebut. Proses meminta penawaran dari vendor dan kontraktor pihak ketiga dilakukan melalui dokumen yang disebut permintaan proposal atau, lebih umum, RFP.

Melalui saluran inilah manajer proyek mengumpulkan pihak-pihak yang berkepentingan dan membuat keputusan tentang siapa yang akan dikontrak untuk proyek tersebut. Cara terbaik untuk membiasakan diri dengan proses ini adalah dengan menggunakan template RFP, yang memungkinkan Anda mengisi bagian yang kosong untuk menghasilkan RFP yang menyeluruh. Kami akan memberikan beberapa template RFP yang dapat Anda gunakan di bawah ini, tetapi pertama-tama, mari kita lebih memahami apa yang sedang kita bicarakan.

Apa itu RFP?

Permintaan untuk proposal (RFP) digunakan untuk mencari vendor dan kontraktor yang dapat memasok proyek perusahaan dengan produk dan layanan yang diperlukan yang berada di luar apa yang dapat disediakan oleh organisasi yang meminta secara internal. RFP, kemudian, adalah dokumen sumber pekerjaan itu dan memungkinkan vendor dan kontraktor menawar pekerjaan itu.

RFP memberikan ikhtisar proyek untuk memberikan gambaran yang jelas kepada perusahaan penawar tentang apa yang dibutuhkan dan bagaimana mereka dapat membantu mencapai tujuan tersebut. Ini akan menjelaskan proses dan persyaratan kontrak untuk memandu penawar. Sebagian besar organisasi menjalankan bisnis menggunakan RFP, dan pemerintah hampir selalu menjalankan bisnis mereka dengan cara ini.

Setelah mengirimkan beberapa RFP, Anda akan memiliki pilihan pihak yang berkepentingan yang dapat mengirimkan barang dan jasa yang Anda butuhkan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda, baik untuk keterampilan yang mereka tawarkan dan bagaimana mereka memenuhi tuntutan anggaran Anda.

RFP bukan hanya cara untuk menyederhanakan belanja vendor dan kontraktor yang memenuhi kriteria proyek Anda; mereka juga merinci ruang lingkup pekerjaan dan berapa pembayaran untuk barang dan jasa tersebut. Memiliki ini dengan jelas ditata dalam RFP membantu menghindari miskomunikasi di telepon tentang kompensasi, tanggal pengiriman dan banyak lagi.

Apa Perbedaan Antara RFP, RFI & RFQ?

Ada begitu banyak jenis formulir permintaan sehingga agak membingungkan untuk membedakannya. Misalnya, ada permintaan informasi (RFI), yang digunakan ketika bisnis mengetahui apa yang diinginkan dari penawar, tetapi membutuhkan lebih banyak detail. Oleh karena itu, RFI merupakan dokumen yang tidak terlalu panjang karena lebih berkaitan dengan klarifikasi informasi yang diberikan oleh vendor atau kontraktor.

Dokumen bisnis lain yang sering dikacaukan dengan RFP adalah permintaan penawaran (RFQ). Dokumen-dokumen ini, sekali lagi, kurang rinci dan hanya berfokus pada seberapa banyak vendor atau kontraktor menginginkan barang atau jasa mereka. RFQ juga dapat meminta informasi tentang bagaimana vendor atau kontraktor akan memenuhi kebutuhan Anda.

Singkatnya, RFI dan RFQ sebenarnya adalah bagian dari RFP, yang merupakan panggilan proposal tingkat tinggi untuk memecahkan masalah bisnis atau kebutuhan proyek. Biasanya jauh lebih rinci dan formal, dengan aturan pengadaan yang ketat, termasuk konten, garis waktu, dll. Ketiga dokumen tersebut sering digunakan bersama-sama, dalam beberapa kombinasi, atau bahkan kadang-kadang secara independen.

RFP dalam Manajemen Proyek

RFP sangat penting dalam ruang manajemen proyek karena membantu menjaga manajer proyek tetap teratur dan membantu mereka membuat keputusan bisnis yang penting. Setiap RFP menguraikan opsi vendor yang berbeda lengkap dengan perincian tentang harga, langkah-langkah dalam proses, persyaratan kontrak, dan lainnya.

Melalui RFP inilah manajer proyek dapat menyaring informasi untuk menentukan jalan terbaik ke depan atas nama organisasi mereka. Terserah manajer proyek untuk memilih RFP yang paling selaras dengan proyek dan tujuannya untuk memilih vendor yang ideal untuk proyek tersebut.

Manajer proyek RFP tidak hanya pemikir kritis dan pemimpin tim tetapi mereka berorientasi pada detail, sabar dan strategis untuk bertindak sebagai advokat untuk organisasi mereka.

Proses RFP: Cara Membuat RFP

Tidak ada aturan yang ditetapkan untuk membuat RFP, karena mereka dapat bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, industri ke industri dan organisasi nirlaba dan nirlaba. Namun, mereka memiliki tujuan yang sama dan biasanya, proses RFP akan mencapai poin-poin terkait ini.

1. Buat Batasan Proyek

Sebelum pena mencapai kertas, bicarakan dengan atasan di organisasi Anda tentang kendala untuk proyek, seperti anggaran tertinggi yang akan mereka setujui, fleksibilitas tenggat waktu, persyaratan apa yang harus dimiliki dan sebagainya.

2. Identifikasi Pemangku Kepentingan

RFP adalah masalah rumit yang membutuhkan pengetahuan mendalam tentang proyek dan organisasi. Identifikasi pemangku kepentingan utama dan pilih kelompok perwakilan yang terbuka untuk bertemu dengan siapa pun yang Anda tugaskan untuk mengawasi proses sehingga mereka dapat menggunakannya sebagai papan suara.

3. Wawancara Pemangku Kepentingan

Setelah Anda mengidentifikasi pemangku kepentingan, dan saat Anda sedang dalam proses mencari tahu siapa yang dapat dihubungi untuk pertanyaan apa pun, minta mereka juga untuk menentukan kebutuhan proyek. Jawaban mereka akan menginformasikan tidak hanya proses RFP tetapi seluruh proyek.

4. Tulis RFP

Penulisan RFP dapat dibantu dengan menggunakan template RFP, yang akan kami berikan tautannya di bawah ini. Mereka umumnya terstruktur sebagai berikut.

• Latar belakang organisasi
• Deskripsi proyek singkat
• Persyaratan dan tujuan proyek
• Anggaran proyek
• Tonggak sejarah dan tenggat waktu
• Info dan/atau pertanyaan lebih lanjut
• Info kontak dan batas waktu pengiriman

5. Buat Kriteria Penilaian

Sebelum Anda mengirimkan RFP, tinjau sekali lagi, tetapi kali ini urutkan pentingnya balasan yang Anda terima dari vendor dan kontraktor yang merespons. Ini adalah metode yang baik untuk memilih sekelompok kecil kandidat yang memenuhi syarat.

6. Kirim RFP

Secara alami, inti dari proses ini adalah menyerahkannya ke tangan calon vendor dan kontraktor. Oleh karena itu, Anda perlu mencari tahu tempat terbaik untuk mempublikasikan RFP Anda sehingga menjangkau orang yang tepat. Ini membantu untuk mempekerjakan konsultan untuk memandu Anda melalui fase ini.

7. Tinjau Tanggapan

Setelah batas waktu pengiriman, kumpulkan semua tanggapan dan lakukan pembacaan cepat untuk mendapatkan ide tentang solusi yang diusulkan. Anda kemudian dapat menerapkan sistem penilaian yang Anda kembangkan sebelumnya.

8. Penelitian

Anda mungkin mendapatkan beberapa tanggapan yang menawarkan solusi yang tidak Anda kenal. Sangat penting untuk melakukan penelitian dan melihat apakah ini mungkin layak, bahkan jika mereka tidak ada di radar Anda. Bagian lain dari penelitian ini termasuk melakukan pekerjaan latar belakang pada vendor dan kontraktor yang menjawab untuk mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang siapa yang mungkin Anda kontrak untuk bekerja.

9. Pilih Vendor atau Kontraktor

Pilih vendor atau kontraktor yang sesuai dengan kriteria Anda; kemudian lakukan pemeriksaan latar belakang untuk melacak catatan mereka bekerja di proyek sebelumnya. Ini akan memulai negosiasi, karena proposal hanyalah itu. Ini dapat diterima apa adanya, atau mungkin memerlukan beberapa bolak-balik. Setelah semua orang berada di halaman yang sama, tanda tangani kontrak.

Contoh RFP

Kami sudah umum dalam hal RFP, tetapi sebenarnya ada beberapa jenis berbeda yang berbicara dengan industri atau tahap pengembangan proyek tertentu. Berikut adalah beberapa contoh RFP, tetapi ada banyak contoh lainnya, dan gaya RFP dapat bervariasi tergantung pada organisasi dan industri.

• RFP Pemasaran: Ketika agen pemasaran membuat materi pemasarannya, apakah itu studi kasus atau kampanye, mereka akan sering mempekerjakan bakat melalui salah satunya.
• Pencitraan Merek RFP: Membuat merek untuk organisasi memerlukan pedoman, dan organisasi akan memiliki harapan tertentu, yang diuraikan dalam jenis RFP ini.
• Desain RFP: RFP ini menargetkan seniman grafis untuk mengembangkan iklan cetak, web, seluler, atau lainnya.
• RFP Situs Web: Saat Anda membangun situs web, Anda perlu mempekerjakan pengembang web dan bakat khusus lainnya yang terkait dengan desain web, yang akan membalas RFP semacam ini.
• RFP Pemerintah: Setiap pekerjaan yang dilakukan untuk lembaga pemerintah memerlukan RFP yang akan menguraikan persyaratan khusus yang terkait dengan kantor tersebut.
• RFP Nirlaba: Saat bekerja dengan organisasi nirlaba, ada kriteria yang berbeda dengan bisnis nirlaba, yang akan dirinci di sini.
• Keuangan RFP: RFP di bidang keuangan seringkali berupa kuesioner formal yang dikirim investor ke perusahaan jasa keuangan untuk membantu mereka memilih mitra keuangan yang tepat.
• Konstruksi RFP: Organisasi dapat memperoleh detail tambahan dan lebih memahami cara mencapai tujuan mereka melalui RFP, yang pada akhirnya membantu mereka memilih vendor terbaik.
• RFP Pengadaan: RFP seringkali merupakan salah satu langkah pertama dalam proses pengadaan dan membantu bisnis dalam memilih vendor yang memenuhi daftar kriteria mereka. RFP dalam pengadaan sering mengikuti permintaan informasi (RFI).
• RFP Real Estat: Dalam real estat, agen mengumpulkan RFP atas nama penyewa mereka untuk menguraikan poin-poin penting dan istilah ekonomi untuk setiap kesepakatan.

Template RFP

Template RFP tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran. Yang paling sederhana mungkin hanya beberapa halaman, tetapi bisa meluas hingga puluhan. Ada beberapa yang memiliki coversheet dan presentasi yang mencolok, sementara yang lain adalah dokumen sederhana, hanya fakta.

Apa yang tepat untuk Anda tergantung pada proyek dan organisasi Anda atau mungkin hanya preferensi pribadi. Berikut ini adalah beberapa situs yang menawarkan template RFP untuk diunduh. Kunjungi mereka dan lihat apakah ada yang cocok untuk Anda.

• Hubspot
• TemplateLAB
• Techsoup
• Landmark CRM
• Microsoft

RFP adalah Proyek: Coba Gunakan Perangkat Lunak untuk Mengelola Proses

RFP, bahkan dengan template RFP untuk memandu Anda, bukanlah sesuatu yang dapat disatukan dengan cepat. Ini melibatkan penelitian dan perincian menyeluruh dari proyek di depan. Sebenarnya, ini adalah proyek di dalam proyek. Maka, masuk akal bahwa perangkat lunak manajemen proyek seperti ProjectManager dapat membantu Anda saat Anda membangun RFP.

Rencanakan RFP Anda dengan bagan Gantt interaktif kami, yang menjadwalkan semua tugas Anda pada garis waktu. Tetapkan tonggak pada timeline untuk memecah pekerjaan Anda menjadi segmen yang lebih mudah dikelola, seperti penyampaian deskripsi proyek, sasaran, sasaran, dan anggaran.

Papan kanban kami adalah alat visual yang menunjukkan alur kerja Anda dan membantu Anda menghindari kemacetan dengan menjaga sumber daya tetap sesuai dengan kapasitas. Lakukan semua langkah dalam proses RFP dan buat setiap kartu kanban, yang memiliki ruang untuk mendeskripsikannya, beri tag untuk prioritas, dan banyak lagi.

Setelah ditugaskan, perhatikan saat ia bergerak dari kolom ke kolom yang menunjukkan di mana prosesnya. Anggota tim dapat berkomentar di tingkat tugas jika mereka memiliki pertanyaan dan menandai anggota proyek lain untuk membawa mereka ke dalam percakapan sesuai kebutuhan. Kolaborasi membantu semua orang bekerja lebih produktif.

Siap membuat RFP itu sukses? Jangan ambil risiko, gunakan ProjectManager, perangkat lunak berbasis cloud yang membantu Anda bekerja lebih efisien. Dapatkan fitur yang Anda butuhkan untuk merencanakan, memantau, dan melaporkan pekerjaan Anda dengan lebih baik. Coba alat ini secara gratis dengan uji coba 30 hari ini.